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Jan 14, 2021 / Par Michael Whitmire

Des états financiers complets et opportuns sont l’outil stratégique le plus puissant pour toute organisation. Ils aident les propriétaires d’entreprise à mesurer les progrès réalisés vers les objectifs, et ils sont essentiels pour effectuer une projection précise des flux de trésorerie pour l’avenir.

Étonnamment, cependant, très peu de petites entreprises effectuent une clôture formelle de fin de mois dans leur logiciel de comptabilité. C’est compréhensible: La plupart des propriétaires de petites entreprises se concentrent sur la gestion de leur entreprise. Pour utiliser vos finances comme un outil de planification et de stratégie efficace, vous devez entrer dans une cadence régulière de fermeture de vos livres. Apprenons comment.

Vos comptes de compte de résultat suivent ce qui se passe au cours d’une période spécifique.. Cela signifie que les soldes de vos comptes de compte de résultat doivent être mis à zéro afin que la prochaine période puisse commencer à nouveau. Cela se fait en fermant les livres: les soldes de vos comptes de revenus et de dépenses sont transférés aux bénéfices non répartis sur le bilan.

Lorsque vous définissez la fin de l’année dans Intuit QuickBooks, le programme met automatiquement à zéro tous les comptes de revenus et de dépenses et transfère le solde du revenu net aux bénéfices non répartis à la fin de votre exercice. Il semble donc que vos livres soient fermés, mais ce n’est pas un processus formel de fermeture. Ceci est juste une réinitialisation de la comptabilité pour l’année prochaine. Toute personne ayant accès à votre fichier QuickBooks peut entrer et changer quelque chose au cours du mois ou de l’année précédente, et vous ne le saurez peut-être pas avant que votre CPA ne prépare votre déclaration de revenus.

Si cela se produit, cela peut modifier votre revenu de la période précédente, ce qui élimine le solde des bénéfices non répartis. Lorsque les capitaux propres ne progressent pas correctement, votre comptable devra repérer les écarts avant de pouvoir émettre des états financiers ou préparer votre déclaration de revenus. Cela signifie un travail supplémentaire pour votre CPA, ce qui signifie généralement des frais supplémentaires. Et, en cas d’audit, vous et votre comptable vous efforcerez de comprendre pourquoi vos livres ne correspondent pas à votre déclaration de revenus ou aux données financières que vous avez envoyées à la banque.

La fermeture formelle des livres définit vos chiffres dans la pierre. Toute personne qui essaie d’apporter une modification aux comptes fournisseurs ou à tout autre compte recevra un avertissement désagréable à tout le moins. Si vous suivez les meilleures pratiques et mettez un mot de passe de date de clôture en place, aucune modification ne peut être apportée sans ce mot de passe.

Comment Fermez-Vous les Entrées dans QuickBooks?

Dans QuickBooks, les écritures de clôture sont effectuées automatiquement lorsque vous fermez officiellement les livres ou lorsque le calendrier passe à votre prochain exercice. Il n’y a pas de transactions réelles pour les entrées de clôture. Si vous regardez les détails du compte pour les Bénéfices non répartis, vous verrez chaque Entrée de clôture avec la date et le solde du revenu net transféré aux Bénéfices non répartis. C’est pourquoi les teneurs de livres sautent fréquemment une clôture officielle de fin d’année ou de fin de mois dans QuickBooks. Mais si vous voulez effectuer une fermeture solide de vos livres, vous devrez développer un processus étroit.

Quelles sont les étapes dans QuickBooks pour Clôturer un exercice?

Que vous fermiez les livres à la fin du mois ou à la fin de l’année, le processus est le même. Une bonne pratique consiste à l’effectuer avant de partager vos états financiers avec quiconque ou de donner à votre comptable l’accès à votre fichier QuickBooks.

Étape 1: Vérifiez Vos comptes

1. Connectez-vous à QuickBooks en tant que maître ou administrateur de l’entreprise.
2. Rassemblez toutes les factures, dépenses et paiements impayés et saisissez-les tous.
3. Rapprochez tous vos comptes de votre date de clôture. Les rapprochements bancaires comprennent les cartes de crédit, les comptes bancaires et les prêts éventuels.
4. Enregistrez toutes les écritures de journal pour enregistrer l’amortissement ou pour obtenir tous vos comptes selon la méthode de la comptabilité d’exercice.
5. Comparez votre solde d’inventaire réel au solde de votre grand livre général. Vous devrez peut-être faire une entrée de journal pour ajuster votre inventaire à la réalité.
6. Examinez vos comptes et assurez-vous que tout semble raisonnable. Comparez votre bilan actuel et votre compte de résultat à vos états financiers de la période précédente et voyez s’il y a de grandes fluctuations que vous devez étudier.

Une fois que vous avez tous vos numéros cloués, vous êtes prêt à fermer les livres. Assurez-vous de fixer la date de clôture pour le dernier jour de votre exercice, et non le premier jour de l’année suivante. Le processus est un peu différent selon que vous utilisez QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online, nous allons donc passer par ces processus étroits séparément.

Étape 2: Fermez vos livres dans QuickBooks Online

1. Allez dans Paramètres (l’engrenage dans le coin) et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Avancé.
3. Dans la section Comptabilité, sélectionnez Modifier.
4. Cochez la case Fermer les livres.
5. Entrez une date de clôture.
6. Sélectionnez l’option pour autoriser les modifications après l’affichage d’un avertissement et la saisie d’un mot de passe si vous souhaitez exiger un mot de passe avant de pouvoir apporter des modifications à la période fermée. Ceci est fortement recommandé.

Étape 2: Fermez vos livres dans QuickBooks Desktop:

1. Dans le menu Édition, choisissez Préférences.
2. Dans l’onglet Préférences de l’entreprise, cliquez sur Définir la date/le mot de passe.
3. Entrez la date de clôture.
4. Sélectionnez l’option pour autoriser les modifications après l’affichage d’un avertissement et la saisie d’un mot de passe si vous souhaitez exiger un mot de passe avant de pouvoir apporter des modifications à la période fermée. Ceci est fortement recommandé.

Que se passe-t-il Lorsque Vous Définissez une Date de Clôture dans QuickBooks?

La définition d’une date de clôture empêche les autres d’apporter des modifications aux périodes précédentes. Cela peut se produire par accident, lorsque quelqu’un fait un ajustement à une facture de l’année dernière, ou entre la mauvaise date sur une dépense.

De nombreux propriétaires de petites entreprises demandent à leur Proadvisor QuickBooks ou à leur CPA d’effectuer le processus de fermeture formel (et toutes les procédures de fermeture connexes) et d’être le seul à connaître ce mot de passe de fermeture. C’est le plus sûr et empêche quiconque d’apporter des modifications non autorisées.

Comment suivre les Modifications Apportées Après la Fermeture des Livres dans QuickBooks Online?

Même avec la protection par mot de passe, il est toujours possible d’apporter des modifications à QuickBooks après avoir officiellement fermé les livres. C’est une bonne chose sometimes parfois, vous découvrez des éléments négligés qui auraient dû être signalés l’année précédente ou des erreurs dans les entrées. Ou peut-être que votre CPA remarque qu’une entrée de journal pour accumuler des comptes créditeurs n’a pas été faite. Mais ces changements ne devraient pas être faits à la légère.

C’est pourquoi QuickBooks suit ces modifications dans un rapport d’exception. Vous trouverez le rapport Exceptions à la date de clôture sous Rapports. Ce rapport indiquera toutes les transactions datées au plus tard à la date de clôture qui ont été enregistrées pour la première fois ou qui ont été modifiées après la date de clôture. Ce rapport indique la date et l’heure de chaque modification ainsi que le nom de l’utilisateur qui a effectué cette modification.

La fermeture des livres trace une ligne dans le sable et vous donne des nombres solides avec lesquels travailler pour l’avenir. Avec de meilleurs chiffres, les propriétaires d’entreprise peuvent prendre de meilleures décisions. Et n’est-ce pas la clé du succès de votre entreprise?