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Vous partez en vacances et souhaitez envoyer des réponses automatiques à partir de Microsoft Outlook? C’est ainsi que vous configurez une réponse automatique pour informer vos clients, partenaires et collègues que vous ne pouvez pas lire leur e-mail et quand vous reviendrez.

Comment vérifier la version de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook vous permet de définir des réponses automatiques. Mais la façon dont vous faites cela varie d’une version d’Outlook à l’autre. Tout d’abord, vous devez vérifier la version de votre logiciel.

1. Dans le ruban au-dessus de votre boîte de réception: y a-t-il un onglet appelé « Outils »? Si vous ne pouvez pas en voir un, vous avez probablement une version plus récente ou Outlook pour Office 365. Cliquez sur « Fichier » puis sur « Info » et vérifiez si vous obtenez une image comme celle ci-dessous.
2. Si vous avez un onglet appelé « Outils » et que vous cliquez dessus, existe-t-il une option « Assistant hors bureau »? Les anciennes versions (Outlook 2003, 2007) ont cette option.
3. Vous voyez l’onglet « Outils », mais il n’y a pas d' »Assistant hors bureau »? Cela signifie que vous utilisez probablement un compte non exchange. Dans ce cas, vous définissez la réponse automatique en utilisant l’option « Règles et alertes ».

5 Étapes pour définir une réponse hors bureau dans les versions plus récentes de Microsoft Outlook

Si vous avez une version d’Outlook sans l’onglet « Outils » et obtenez une image comme celle ci-dessus, vous utilisez une nouvelle version d’Outlook ou d’Outlook pour Office 365. Dans ce cas, c’est ce que vous devez faire:

1. Cliquez sur « Fichier » puis sur « Info ».
2. Choisissez l’option « Réponses automatiques (Hors bureau) ».
3. Activez cette option en sélectionnant « Envoyer des réponses automatiques ». Vous pouvez également cocher l’option d’envoyer le message uniquement pendant une certaine période de temps. Réglez l’heure de début et l’heure de fin. Si vous ne définissez pas de plage de temps, vous devrez désactiver manuellement les réponses automatiques.
4. Écrivez le texte que vous souhaitez que les autres reçoivent comme réponse automatique à leurs e-mails. Il y a deux onglets: « À l’intérieur de Mon Organisation » et « En dehors de Mon Organisation ». Vous pouvez utiliser le même texte pour les deux ou écrire des réponses différentes. Et vous pouvez également formater le texte.
5. Cliquez sur « Ok » en bas à droite lorsque vous avez terminé.

Important: Vous pouvez définir une plage de temps à laquelle le message sera envoyé – mais le destinataire ne peut pas voir la date de fin. Cela signifie: si vous voulez que les gens sachent quand vous reviendrez, vous devez l’écrire dans votre texte.

Réponses automatiques dans les anciennes versions d’Outlook

Dans les anciennes versions, la définition d’une réponse automatique fonctionne de la même manière. Il vous suffit d’utiliser l’assistant externe.

• Dans le ruban, cliquez sur « Outils », puis sur « Assistant de bureau ».
• Cochez l’option « Envoyer des réponses automatiques hors bureau » et définissez la plage de temps si nécessaire, dans Outlook 2007. Ou l’option « Je suis actuellement hors du bureau », dans Outlook 2003.
• Écrivez le texte que vous souhaitez envoyer comme réponse. Dans Outlook 2007, vous pouvez avoir deux textes différents, pour votre organisation ou pour des personnes extérieures à votre organisation.
• Cliquez sur « Ok » en bas à droite.
• Important: Dans Outlook 2007, vous pouvez définir une plage de temps à laquelle le message sera envoyé. Mais le récepteur ne peut pas voir la date de fin. Si vous voulez que les gens sachent quand vous serez de retour au bureau, mentionnez la date de retour dans votre texte.

Réponses automatiques à l’aide de « Règles et alertes » (comptes non exchange)

S’il n’y a aucune option pour définir une réponse automatique à l’extérieur du bureau, vous pouvez toujours en envoyer une. Mais c’est un peu plus compliqué:

• Tout d’abord, vous devez enregistrer un modèle contenant le texte que vous souhaitez envoyer (quand vous reviendrez, qui est la personne de contact pendant votre absence, etc.). Commencez par écrire un nouvel e-mail.
• Dans le nouvel e-mail, écrivez le texte que vous souhaitez envoyer automatiquement à Outlook pendant que vous êtes en vacances. Mais, au lieu d’envoyer l’e-mail à quelqu’un, vous devez l’enregistrer.
• Cliquez sur « Enregistrer sous ». Dans le menu déroulant, choisissez « Modèle Outlook » et une destination où vous souhaitez enregistrer le modèle.
• Pour définir la réponse automatique, cliquez sur « Fichier » (versions plus récentes) ou « Outils » (anciennes versions) pour trouver l’option « Règles et alertes ».
• Cliquez sur « Règles et alertes » puis sur « Nouvelle règle ».
• Maintenant, vous voyez une fenêtre avec de nombreuses options. Cliquez sur « Appliquer la règle sur les messages que je reçois ».
• Si vous ne voyez pas cette option dans votre liste, cliquez sur « Vérifier les messages lorsqu’ils arrivent ».
• L’étape suivante consiste à vérifier à qui s’applique cette règle: « Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier? ». Si vous souhaitez que le message soit envoyé à tous ceux qui vous contactent, ne cochez rien et cliquez simplement sur « Suivant ». Et puis « Oui » si on vous demande si cela devrait s’appliquer à tous les messages.
• Maintenant, on vous demandera ce que vous voulez faire avec le message. Cochez l’option « répondre à l’aide d’un modèle spécifique » (étape 1). Étape 2: Cliquez sur « un modèle spécifique » et choisissez le modèle que vous avez enregistré au début.
• Cliquez sur « Suivant ». Ajoutez ensuite des exceptions, si nécessaire. Cliquez à nouveau sur « Suivant ».
• Dans la fenêtre suivante, vous devez spécifier un nom pour la règle. Et cochez « Activer cette règle » si vous souhaitez l’activer dès maintenant.
• Cliquez sur « Terminer ».