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Lorsque vous entendez l’expression « newsletter », la première chose à laquelle vous pensez peut-être est une série de mises à jour par e-mail conçues pour intéresser les clients ou les visiteurs du site Web à votre produit ou service. Mais les newsletters ne doivent pas nécessairement être orientées vers le client – elles peuvent également être utilisées pour communiquer avec les employés.

Les avantages des newsletters internes peuvent être considérables. En rendant les informations importantes facilement accessibles au sein de votre organisation, vous contribuerez à renforcer l’engagement de l’entreprise en matière de transparence. Vous pouvez également utiliser votre newsletter pour tenir les gens au courant de ce sur quoi les autres équipes et départements travaillent.

Et comme l’a révélé une étude mondiale de Catalyst, les employés qui se sentent inclus au travail sont plus susceptibles de contribuer à de nouvelles idées de produits ou de services et à des moyens de réaliser des projets.

D’un point de vue pratique, regrouper du contenu important dans une newsletter hebdomadaire ou mensuelle peut vous aider à réduire le nombre d’annonces à l’échelle de l’entreprise ou à « consulter cet article » les e-mails encombrant les boîtes de réception des employés.

Si votre entreprise dispose d’une plate-forme de partage des connaissances, une newsletter interne peut également être un excellent moyen d’inciter les employés à revenir sur cette plate-forme. Vous pouvez rassembler le contenu de votre communauté de partage des connaissances dans une newsletter et créer un lien vers les publications originales afin que les lecteurs cliquent pour obtenir plus d’informations. Et plus vous aurez de personnes qui lisent, commentent et partagent du contenu dans votre communauté de partage des connaissances, plus il sera précieux pour votre organisation.

Quelle que soit votre motivation pour créer une newsletter d’entreprise, vous ne verrez les avantages que si les employés la lisent réellement.

Alors, comment enthousiasmer les employés à propos d’un autre e-mail dans leur boîte de réception?

Inclure un contenu très attrayant

Lors de la création d’un bulletin d’information à l’échelle de l’entreprise, il est préférable de se concentrer sur le contenu qui sera pertinent pour les employés de l’entreprise, pas seulement ceux de quelques équipes. (Si vous trouvez que vous avez beaucoup d’instances de contenu qui ne sont pertinentes que pour des équipes spécifiques, il est peut-être préférable de créer plusieurs listes de diffusion et d’envoyer des newsletters spécifiques à une équipe ou à un département.)
Les types de contenu de la newsletter peuvent inclure:

• Annonces de produits ou de services
• Projecteurs des employés
• Nouvelles de l’industrie ou concurrents dans les nouvelles
• Événements à venir de l’entreprise (des happy hours aux salons professionnels)
• Histoires de réussite des clients
• FAQ en vedette
• Victoires de l’entreprise et des employés (p. ex. nouveaux prix remportés, des employés prenant la parole lors d’une conférence)

Une fois que vous commencez à voir quels types de contenu fonctionnent bien dans votre newsletter, commencez à inclure certaines fonctionnalités récurrentes. Cela facilitera la navigation des lecteurs et peut leur donner quelque chose à espérer dans la prochaine newsletter. La création d’une structure cohérente facilitera également la création de bulletins d’information à l’avenir. (Dans Bloomfire, par exemple, vous pouvez dupliquer des newsletters existantes pour les utiliser comme modèle, puis simplement échanger du contenu selon les besoins.)

Écrivez sur un ton conversationnel

Le ton de votre newsletter doit aider les employés à se sentir connectés et impliqués dans l’entreprise. Vous n’essayez pas de vendre quoi que ce soit à vos collègues. Vous n’écrivez pas non plus de soumission pour une revue académique, alors éliminez le jargon et le langage trop formel. Écrivez d’une manière similaire à la façon dont vous parleriez à vos collègues au bureau.

Le ton et le contenu de votre newsletter doivent également refléter votre culture d’entreprise. Y a-t-il un amour des jeux de mots autour du bureau? Déployez des jeux de mots bien placés dans votre newsletter. Vous venez de terminer une chasse au trésor à l’échelle du bureau? Inclure une référence à celui-ci.

Un mot pour les sages: lorsque vous utilisez de l’humour dans votre newsletter, veillez à ce qu’il ne soit pas méchant ou insultant. Ne faites pas de blagues au détriment des individus, des équipes ou des clients, et n’essayez pas d’utiliser un sarcasme qui pourrait être mal interprété.

Structurez votre Newsletter pour Votre public

Le temps moyen passé par quelqu’un à lire un e-mail est de 11,1 secondes. En toute justice, vos collègues peuvent consacrer un peu plus de temps à un bulletin d’information interne qu’ils ne le feraient, par exemple, à un courriel froid d’un fournisseur. Mais ils ne vont pas passer 20 minutes à lire les mises à jour de l’entreprise, alors planifiez en conséquence.

Gardez votre newsletter interne suffisamment courte pour que les employés occupés puissent la lire en une minute ou moins. Incorporez des images visuellement attrayantes (telles que des graphiques ou des photos de bureau dans les coulisses) afin que les lecteurs qui parcourent les pages puissent s’orienter rapidement.

S’il y a un contenu plus long que vous pensez que les employés devraient lire, incluez un bref résumé et un visuel clé dans la newsletter, puis un lien vers le contenu plus long afin que les lecteurs intéressés puissent y accéder quand ils le souhaitent.

Passez du temps sur Votre ligne d’objet

47% des destinataires d’e-mails disent qu’ils décideront d’ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d’objet. Cela pourrait être une préoccupation plus importante pour ceux qui sont chargés de créer des e-mails marketing, mais cela vaut toujours la peine de passer du temps à réfléchir à la ligne d’objet de votre newsletter interne.

Commencez par trouver un nom pour votre newsletter que vous pouvez inclure dans la ligne d’objet à chaque fois. Rendez-le unique à votre entreprise afin que les destinataires puissent l’identifier immédiatement dans leur boîte de réception.

Gardez votre ligne d’objet relativement courte, mais utilisez-la pour inciter les destinataires à ouvrir la newsletter. Empruntez quelques bonnes pratiques du marketing par e-mail. Par exemple, Hubspot recommande aux spécialistes du marketing par e-mail:

• Utilisez l’écart de curiosité (c.-à-d. faites comprendre que les lecteurs trouveront la réponse à une question en lisant la newsletter)
• Commencez par des verbes orientés vers l’action
• Faites en sorte que l’ouverture de l’e-mail soit claire
• Utilisez un phrasé qui fait que les gens se sentent spéciaux (par exemple « organisé pour vous »)

Obtenez des commentaires sur votre Newsletter

Après avoir envoyé une newsletter interne pendant un certain temps, il est temps de recueillir des commentaires et d’apporter des améliorations. Envoyez un sondage demandant aux destinataires d’évaluer les différentes fonctionnalités de la newsletter et de préciser ce qu’ils aiment ou n’aiment pas. Vous pouvez également leur demander à quelle fréquence ils souhaitent recevoir la newsletter et s’il y a quelque chose d’autre qu’ils aimeraient voir couvert.

Recherchez des thèmes communs dans les commentaires que vous recevez et utilisez ces informations pour apporter des modifications qui amélioreront l’expérience de la newsletter. Lorsque les employés ont l’impression que leurs commentaires sont entendus et utilisés pour améliorer la newsletter de l’entreprise, ils seront plus susceptibles de continuer à ouvrir cet e-mail et à interagir avec le contenu.