Comment créer un Budget de paie
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Les entreprises utilisent les budgets de paie pour prévoir les dépenses salariales pour l’année à venir. Ces budgets comprennent également les dépenses connexes telles que les charges sociales fédérales, les avantages sociaux des employés et les heures supplémentaires.
En tant que tel, un budget de paie détaillé et précis aidera une entreprise à gérer ses dépenses et à prendre des décisions commerciales importantes.
Mais le processus d’établissement de ce budget peut être long et complexe. Il y a beaucoup à considérer lors de la création d’un budget de paie, nous le décomposerons donc en étapes faciles et gérables pour vous.
Pourquoi la création d’un budget de paie En vaut la peine
Jetons un coup d’œil aux avantages de la création d’un budget de paie:
La paie est une dépense importante
La paie représente généralement 20 à 30% du chiffre d’affaires brut de l’entreprise. Il représente une part importante du budget global. Par conséquent, il est important que vous gérez le budget de la paie de manière fastidieuse.
Les dépenses excessives et les dépenses insuffisantes sur la paie peuvent causer des problèmes. Des dépenses excessives réduisent vos marges bénéficiaires, tandis que des dépenses insuffisantes peuvent signifier que vous ne parvenez pas à favoriser la croissance. Votre budget de paie devrait augmenter à mesure que l’entreprise se développe, après tout.
Un Budget Vous Aide à rester sur la bonne voie
Un budget de paie vous aide à maintenir la santé financière de l’entreprise. En particulier, avoir un budget qui décompose correctement chaque dépense associée à la paie vous aidera à rester dans vos limites.
En ce qui concerne les décisions clés, telles que la possibilité de faire une nouvelle embauche ou de donner une augmentation à quelqu’un, vous saurez exactement si l’entreprise peut se le permettre ou non.
De plus, si vous avez besoin de réduire vos dépenses, vous aurez une idée de l’endroit où effectuer des réductions et / ou comment gérer les dépenses salariales plus efficacement.
Vous respecterez les exigences légales
La projection des charges sociales et des avantages sociaux est un élément clé de la création d’un budget de paie, vous aurez donc une bonne compréhension des paiements obligatoires que vous devez effectuer à l’avance.
Cela signifie que vous pouvez vous assurer d’avoir les fonds disponibles pour vous conformer à ces exigences légales. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités inutiles. Par exemple, si vous produisez des formulaires trimestriels d’impôt fédéral sur la masse salariale en retard, vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 15% de l’impôt impayé.
L’investissement nécessaire pour créer un budget de paie
La création d’un budget de paie peut prendre du temps selon votre approche et la taille de l’entreprise. Il y a beaucoup d’informations à trouver, c’est-à-dire les données des employés et les dossiers de paie.
La bonne nouvelle est que vous pouvez accélérer ce processus en utilisant un logiciel de paie, tel que Gusto.
Gusto exécute et suit automatiquement la paie et offre d’autres fonctionnalités utiles, telles que le dépôt de taxes en votre nom. Vous pouvez accéder et télécharger des rapports contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour créer un budget de paie, telles que les informations sur les gains de chaque employé et les totaux des avantages sociaux.
Le logiciel de paie nécessite bien sûr un investissement financier. Le forfait de base de Gusto coûte un prix de base de 39 per par mois plus 66 par mois par employé.
Cependant, vous constaterez peut-être que cela vaut l’investissement, car les logiciels de paie peuvent considérablement augmenter l’efficacité. Ceci est important compte tenu du fait que de nombreux processus impliqués dans la paie nécessitent beaucoup de main-d’œuvre s’ils sont effectués manuellement.
9 Étapes pour créer un budget de paie
Pour créer un budget de paie, vous devez collecter les bonnes données et faire plusieurs projections significatives.
La vérité est qu’il existe de nombreuses variables que vous devrez peut-être prendre en compte. Mais une fois que vous connaissez tous les éléments que vous devez inclure dans le budget de la paie, vous serez sûr de bien faire les choses.
#1 – Énumérez tous les employés
Tout d’abord, dressez une liste de tous les employés que l’entreprise paie. Cela inclut tous les différents types de postes, y compris les postes à distance et temporaires ainsi que ceux qui travaillent sur place.
N’oubliez pas de vous inscrire sur la liste. Notez également que vous souhaiterez peut-être séparer les travailleurs contractuels, car vos calculs pour ces travailleurs seront différents étant donné que vous ne paierez pas d’impôts pour eux ni d’avantages pour eux.
Sauf si vous êtes une start-up, il est peu probable que vous deviez faire cette liste à partir de zéro. J’espère que vous avez des dossiers d’employés détaillés disponibles et qu’il s’agit simplement de rassembler les informations.
De nombreux outils RH stockent les dossiers des employés. Certains vous feront même gagner du temps en proposant des systèmes en libre-service. En d’autres termes, les employés saisissent eux-mêmes les informations les plus à jour dans la base de données.
#2 – Liste des salaires de base des employés
Ensuite, vous devrez noter le taux de rémunération de chaque membre du personnel et le nombre d’heures qu’ils travaillent chaque mois. Utilisez ces chiffres pour calculer leurs revenus mensuels et annuels projetés. Si vous utilisez déjà un logiciel de paie, vous pouvez rationaliser le processus en extrayant des données historiques.
Lors du calcul du salaire de base, il y a quelques autres aspects à prendre en compte pour vous assurer que vos estimations sont exactes pour l’année à venir:
- Augmentations ou augmentations de salaire
- Augmentations de salaire obligatoires, p.ex. un salaire minimum plus élevé
- Cessations prévisibles, p.ex. employés qui partent à la retraite
- Nouvelles embauches ou employés supplémentaires qui pourraient être nécessaires
- Changements aux heures de travail actuelles en raison de changements opérationnels
#3 – Estimez les dépenses en heures supplémentaires
Considérez attentivement le nombre d’heures supplémentaires afin d’être le plus précis possible.
Certains postes peuvent être plus susceptibles de nécessiter des heures supplémentaires que d’autres. Vous devrez également tenir compte des fluctuations saisonnières, ainsi que des événements qui augmenteront les heures supplémentaires au cours de l’année à venir. Par exemple, il pourrait y avoir un lancement de nouveau produit qui nécessite plus d’heures de personnel.
En ce qui concerne les chiffres, il y a quelques autres choses que vous devez prendre en compte. En vertu de la loi fédérale, si un travailleur fait plus de 40 heures par semaine, il a droit à 1,5 fois le salaire de ses heures supplémentaires.
Vous devrez également examiner les exigences d’état. Certains États ont des règles légèrement différentes en matière d’heures supplémentaires. Par exemple, en Californie, si les employés travaillent plus de 12 heures par jour ou plus de huit heures le septième jour consécutif, ils ont droit à une rémunération à temps double.
De plus, il peut y avoir des politiques de l’entreprise concernant la rémunération des heures supplémentaires ou la rémunération des primes, c.-à-d. augmentation des taux lorsque les employés travaillent des heures ou des jours indésirables.
#4 – Estimez les bonus et les commissions le cas échéant
Il existe différents types de bonus que vous devrez peut-être prendre en compte en fonction de la politique de l’entreprise.
Les primes ou commissions basées sur la performance, par exemple pour le personnel de vente, sont difficiles à estimer car elles ne sont pas garanties. La meilleure chose que vous puissiez faire ici est de créer une moyenne basée sur le rendement d’un employé au cours des années précédentes ou sur ce que les employés occupant un rôle particulier ont accompli au cours des années précédentes.
D’autres types de bonus peuvent être des bonus de vacances ou annuels. Ils peuvent être basés sur l’ancienneté. Ou en fonction du nombre d’années de service d’un employé. Vous devrez profiter des différents bonus offerts par votre entreprise pour vous assurer de ne rien manquer du budget.
#5 – Avantages du personnel du projet
Il y aura probablement des avantages obligatoires que vous devez inclure dans le budget. Dans la majorité des États, les employeurs doivent couvrir l’assurance contre les accidents du travail. Il existe également d’autres exigences dans certains États ou même dans certaines villes ou comtés, telles que l’assurance invalidité ou le congé parental payé.
Assurez-vous de vérifier les réglementations de l’État pour rester conforme. Et gardez un œil sur toute nouvelle législation.
Il existe également un certain nombre d’avantages volontaires que vous devrez peut-être envisager selon l’entreprise. Ceux-ci peuvent être:
- Un régime 401k
- Une assurance vie
- Une assurance médicale, dentaire et visuelle
- Un Programme d’aide aux employés (PAE)
- Un Compte de dépenses flexible (CFS)
- Un Régime de Remboursement des frais de santé (ERS)
#6 – Calculer les charges sociales
Chaque employeur doit payer des charges sociales fédérales. Notez que d’autres charges sociales d’État ou locales peuvent également s’appliquer.
L’impôt sur le revenu, l’assurance-maladie et les paiements de sécurité sociale doivent être retenus sur le salaire du salarié chaque mois et versés aux autorités compétentes.
Les employeurs doivent également payer leur part des charges sociales (qui ne proviennent pas des salaires des employés), y compris la sécurité sociale, l’assurance-maladie, le chômage fédéral et les cotisations de chômage de l’État.
Les taux d’imposition sont sujets à changement, alors assurez-vous de rester à jour.
Lorsqu’il s’agit de déposer ces taxes, si vous ne voulez pas les tracas ou si vous craignez de faire des erreurs, de nombreux outils de paie, tels que Gusto, peuvent calculer et déposer automatiquement les taxes sur les salaires en votre nom.
#7 – Totalisez votre budget de paie
Vous pouvez avoir une certaine façon d’afficher vos totaux. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil de budgétisation ou un logiciel de paie ou une combinaison des deux qui fera les calculs pour vous et fournira un rapport. Ou peut-être que vous utilisez une feuille de calcul, peut-être basée sur un modèle.
De toute façon, vous devez voir une ventilation des différents totaux de dépenses afin que les bonnes personnes puissent utiliser les informations pour prendre des décisions commerciales intelligentes. En plus du total global, incluez les totaux pour les salaires bruts, les heures supplémentaires, les avantages sociaux, les primes et les impôts.
Lorsque vous avez les totaux, vous pouvez ajouter un pourcentage pour les dépenses imprévues. Par exemple, il peut y avoir une résiliation inattendue ou, comme nous l’avons vu récemment, des perturbations dues à des événements mondiaux.
#8 – Passez en revue Votre budget de paie
L’indice de référence pour les dépenses de paie est généralement de 20 à 30% du chiffre d’affaires brut de l’entreprise. Cependant, certaines industries, telles que les industries des services et de l’hôtellerie, peuvent avoir un budget de masse salariale de 50% qui ne diminue pas les profits. Consultez le budget de paie standard de votre secteur pour voir comment votre budget s’accumule.
Il existe d’autres raisons pour lesquelles comparer le budget de la paie aux revenus projetés est une bonne idée. Tout d’abord, vous serez en mesure de déterminer si vous pouvez vous permettre de nouvelles embauches. S’il y a de la place dans le budget pour cela, c’est un énorme avantage car les nouvelles recrues peuvent aider la croissance de l’entreprise.
Ou, si le budget de paie prévu est trop élevé, vous avez la possibilité d’apporter des modifications qui auront un impact sur l’exercice. Par exemple, vous voudrez peut-être créer des programmes incitatifs pour augmenter la productivité des employés ou réévaluer les heures supplémentaires.
#9 – Suivre les dépenses salariales
Vous devez suivre vos dépenses salariales réelles tout au long de l’année et les comparer à vos projections. Cela aidera l’entreprise à rester dans ses limites lors de l’examen des bonus, des heures supplémentaires, etc.
Naturellement, il existe de nombreuses autres raisons de surveiller et de tenir des registres de la paie. Par exemple, s’il doit y avoir un audit. Et, bien sûr, vos dossiers vous aideront à créer le budget de paie pour l’année prochaine.
Le moyen le plus simple de conserver les registres de paie est d’utiliser un outil de paie tel que Gusto. Il suit les heures, les congés, les salaires de chaque individu et conserve automatiquement tous les enregistrements pour vous au même endroit.
Derniers conseils pour créer un budget de paie
Si vous souhaitez créer et gérer le budget de paie comme un pro, voici les dernières choses que vous devez savoir:
- Utilisez une agence d’intérim pour les travailleurs saisonniers? N’oubliez pas d’inclure leurs salaires plus les frais administratifs liés à l’utilisation de l’agence dans le budget.
- Vous pouvez créer une stratégie de paie documentée basée sur le budget. Par exemple, fixez un objectif financier (une augmentation ou une diminution) pour le budget de l’année à venir.
- Assurez-vous que tout changement aux dépenses salariales est durable et n’aura pas d’effet néfaste ailleurs. Par exemple, la suppression d’une prime de vacances annuelle à laquelle les employés sont habitués pourrait gravement affecter le moral.
- Laissez les pigistes et les entrepreneurs hors du budget de la paie. Ils n’ont pas les mêmes exigences financières que les autres salariés.
Prochaines étapes
Une fois que vous avez créé et examiné votre budget de paie, la prochaine étape consiste à vous réunir avec les personnes concernées et à les consulter également. Il peut s’agir du niveau C, de l’équipe RH, de la comptabilité et / ou des chefs de service.
De cette façon, vous pouvez discuter et implémenter les modifications nécessaires. Ensuite, bien sûr, vous devez continuer à maintenir de bons dossiers et essayer de respecter votre budget comme mentionné ci-dessus.
Comme vous le savez sûrement, les professionnels RH occupés ont de nombreuses tâches à effectuer en plus de l’administration de la paie. Donc, si vous souhaitez simplifier d’autres processus RH, vous pourriez être intéressé par notre guide du meilleur logiciel RH. Nous vous présenterons les outils qui vous aideront à rationaliser le recrutement, la gestion des ressources humaines, la prise de force, la paie, les rapports, etc.