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MS Outlook est un excellent assistant pour gérer la communication, prendre des notes et suivre le calendrier dans le calendrier. Plus vous l’utilisez activement, plus il stocke de fichiers. Par conséquent, la question de savoir comment compresser les fichiers PST sera abordée plus tôt ou plus tard.

Un utilisateur moyen n’a peut-être jamais pensé à la nécessité de compacter les fichiers de données Outlook. Très probablement, l’espace occupé par les fichiers Outlook n’est pas considérable, ou vous êtes un heureux propriétaire d’un gros disque dur. Cependant, mis à part la taille de la mémoire occupée par les fichiers PST, la question de la vitesse et du temps de réponse d’un PC est influencée par la quantité de données stockées. Ainsi, la compression des fichiers PST peut devenir une habitude utile.

Avant de Compacter les fichiers PST

Mis à part la correspondance nécessaire et importante, les utilisateurs reçoivent de nombreuses annonces et spams par e-mail. Pas toujours, ces fichiers sont supprimés en temps voulu. En outre, certains e-mails contiennent des pièces jointes qui ont été enregistrées sur un PC; par conséquent, ces pièces jointes prennent deux fois plus d’espace qu’elles ne le devraient. C’est pourquoi avant de commencer à compacter PST, il est préférable de nettoyer les dossiers et les sous-dossiers. N’oubliez pas les éléments supprimés; ce dossier doit également être vérifié régulièrement.

Le nettoyage et l’organisation des e-mails, des entrées de calendrier, des notes, des tâches, des rendez-vous et des contacts sont une habitude utile. Cela peut sembler une tâche longue et difficile pour la première fois. Mais si vous le faites régulièrement, cela permettra non seulement d’économiser de l’espace, mais également de trouver rapidement les informations requises.

Où trouver les fichiers PST

MS Outlook stocke des données dans des fichiers particuliers nommés Dossiers personnels Outlook. Ces fichiers peuvent avoir deux extensions – PST ou OST, selon la version et la configuration du logiciel que vous utilisez. La combinaison de ces fichiers peut également être stockée. Très probablement, les utilisateurs se demandent comment compacter un fichier PST car il s’agit d’une extension du fichier stocké sur le disque dur d’un PC. Cependant, nous allons décrire les deux. Donc, pour localiser les fichiers de données, procédez de la manière suivante:

• Exécutez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichier;
• Choisissez et cliquez sur le bouton Paramètres du compte;
• Dans la liste déroulante, il est nécessaire d’appuyer sur Paramètres du compte;
• Dans la nouvelle fenêtre, recherchez l’onglet nommé Fichiers de données et cliquez dessus.

Il y aura la liste de tous les fichiers PST et OST dans lesquels Outlook stocke des données. Connaissant leur emplacement, les utilisateurs peuvent les trouver sur le disque dur pour définir quels dossiers occupent trop d’espace et doivent être nettoyés. Ensuite, il est possible de procéder à la compression des fichiers Outlook PST et OST.

Compactage du fichier PST: Quelques étapes faciles

Les utilisateurs de la version non Exchange de MS Outlook traitent généralement des fichiers PST. Ainsi, pour compresser des fichiers PST dans Outlook 2010 ou des versions ultérieures, suivez les étapes mentionnées ci-dessus pour trouver des fichiers de données. Ensuite, sélectionnez un fichier que vous souhaitez compresser:

• Choisissez l’un de vos fichiers PST et cliquez sur Paramètres;
• Trouvez le bouton Compact Now et appuyez dessus;
• Le processus de compactage du fichier de données Outlook sera lancé;
  
• Lorsque ce processus est terminé, cliquez sur Ok et vous verrez à nouveau la fenêtre Paramètres du compte, où vous pouvez continuer à compresser les PST.

Qu’En Est-Il Des Fichiers OST?

En règle générale, les utilisateurs d’entreprise ont affaire à des OST. Les étapes de compression sont similaires à celles que vous prenez lorsque vous souhaitez compacter un fichier PST Outlook 2013 ou une autre version non Exchange:

• Recherchez l’onglet Paramètres du compte > Fichiers de données et recherchez un OST à compresser > Paramètres;
• Dans la nouvelle fenêtre, recherchez l’onglet Avancé;
• Appuyez sur le bouton Paramètres du fichier de données Outlook;
• Puis choisissez Compact Maintenant, et le processus commencera.

Que fait le Compactage d’un fichier PST & À quelle fréquence Faire Cela?

Les étapes simples ci-dessus peuvent vous aider à économiser environ 10% de l’espace disque dur. En outre, cette procédure améliorera la vitesse d’Outlook et d’un PC en général. Avant de commencer à compacter vos fichiers, notez que pendant ce processus, vous ne pourrez pas utiliser le logiciel de messagerie. En outre, un ordinateur sera chargé avec ce processus; c’est pourquoi cela peut être un peu lent.

La fréquence de la procédure de compactage dépend de l’utilisation active d’Outlook, du nombre de pièces jointes et de l’espace libre dont vous disposez sur votre disque dur. Les utilisateurs réguliers peuvent recourir à cette procédure une fois par 4 à 5 mois. Cependant, lorsque vous estimez que le temps de réponse d’Outlook est devenu plus long, vérifiez l’espace occupé par les fichiers de données. Il est probablement temps de les compresser pour améliorer l’efficacité de votre PC et d’Outlook.

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