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Que vous installiez un nouveau bureau ou que vous mettiez à niveau des équipements existants, le choix du bon copieur est impératif pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Il existe de nombreux copieurs sur le marché avec un large éventail de fonctionnalités et de prix parmi lesquels vous pouvez choisir.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Quelles fonctionnalités seraient bien d’avoir? Lesquels sont totalement inutiles pour votre entreprise? Faire de la recherche de produits peut rapidement se transformer en une distraction majeure et en un engagement de temps à mesure que vous approfondissez de plus en plus les différentes options pour votre entreprise. C’est pourquoi nous avons dressé cette liste des questions les plus importantes que vous devez vous poser lorsque vous démarrez la recherche d’une nouvelle imprimante multifonction (MFP).

Questions à poser Avant d’acheter un copieur

On estime que les coûts d’impression et de copie peuvent représenter jusqu’à 1 % à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise – il s’agit donc d’une décision importante pour votre entreprise. Poser ces questions fondamentales peut aider à affiner vos besoins spécifiques et à concentrer votre esprit lors du choix d’un copieur.

Quel est le but de ce MFP ?

Cela peut sembler simple (à imprimer, évidemment), mais déterminer exactement ce que vous voulez que votre appareil puisse faire, ou ne pas faire, au début du processus peut avoir un impact considérable sur le montant que vous finissez par payer et la fiabilité de votre copieur. sera finalement. Demandez-vous:

• Dois-je imprimer en couleur ou le noir et blanc (monochrome) est-il suffisant ?
• Avez-vous besoin d’un appareil intelligent capable de lire du texte avec OCR et d’acheminer automatiquement des documents?
• Avez-vous besoin de capacités de finition telles que l’agrafage ou la fabrication de brochures?
• L’appareil sera-t-il utilisé de manière cohérente par quelques personnes ou les visiteurs devront-ils également imprimer?

Combien Allez-Vous Imprimer?

Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de capacités d’impression et de copie. Comment déterminez-vous le bon copieur pour votre entreprise?

Déterminer combien vous allez imprimer est un excellent point de départ lorsque vous magasinez pour un nouveau copieur. Chaque MFP est conçu pour gérer un volume d’impression spécifique et si vous achetez un appareil qui n’est pas conçu pour gérer votre volume, vous pouvez économiser quelques dollars à l’avance, mais il s’usera beaucoup plus rapidement que prévu et finira par vous coûter plus cher en service et en temps d’arrêt à long terme.

En règle générale, les volumes d’impression mensuels peuvent être traduits en vitesse d’impression mesurée en pages par minute (ppm). Par exemple, les organisations qui impriment de 4 000 à 7 000 pages par mois seront généralement satisfaites d’un appareil de 25 ppm, tandis que les entreprises imprimant jusqu’à 20 000 pages par mois voudront souvent envisager un appareil capable de gérer 50 ppm ou plus.

Quel Est Votre Budget Pour Acheter le Copieur?

Faire du shopping avec seulement un budget à l’esprit n’est pas la meilleure façon de prendre une décision importante pour votre entreprise. Cependant, c’est une considération importante pour trouver le bon copieur.

Les copieurs de qualité professionnelle typiques peuvent coûter de 4 000 à 16 000 $. Une imprimante de production pour les entreprises d’impression coûtera encore plus cher que le prix des copieurs les plus haut de gamme. Étant donné que les prix des MFP peuvent varier considérablement, il est essentiel de savoir ce que vous êtes prêt à dépenser au début du processus.

Une autre considération est de savoir si vous souhaitez acheter l’appareil purement et simplement et le traiter comme une dépense en capital ou si vous préférez louer votre appareil afin qu’il puisse être traité comme une dépense commerciale. Dans cet article supplémentaire, nous décomposons tous les avantages et les inconvénients de la location d’un MFP plutôt que de l’acheter purement et simplement.

Quel que soit votre budget, il y a toujours des options disponibles. Certains de nos clients choisiront d’acheter un copieur d’occasion remis à neuf, ce qui est traditionnellement beaucoup moins cher à l’avance mais, en fonction de l’âge de l’appareil, signifie également qu’il peut coûter plus cher de rester entretenu.

Avez-vous prévu des Consommables et du service?

Le coût initial d’un copieur est une considération importante, mais vous devez également budgétiser le coût total de possession du copieur. Les consommables tels que les cartouches d’encre ou de toner peuvent devenir une dépense considérable au fil du temps. Vous devez également décider si vous paierez le service en fonction du temps et des matériaux ou si vous achèterez un contrat de service.

La facilité de remplacement et le coût de remplacement des fournitures sont deux facteurs importants à prendre en compte lors du choix d’un copieur. Après tout, le remplacement du toner et de l’encre sera probablement l’un des services les plus courants effectués sur le copieur au cours de sa durée de vie.

L’entreprise que vous achetez ou louez a-t-elle un processus de commande facile ou devez-vous sauter dans des cerceaux, attendre en attente ou contacter le fabricant? En plus du coût, les cartouches d’encre et de toner peuvent devenir un casse-tête s’il n’existe pas de moyen rapide et efficace d’obtenir des remplacements. Par exemple, chez Office Interiors, nous offrons à nos clients quelques options différentes pour acquérir leurs fournitures.

• • Traitement automatique du toner pour les clients sur nos contrats de service complets
  • Achat en libre-service via notre boutique en ligne
  • En faisant une demande auprès de notre équipe d’expédition (pour ceux qui préfèrent encore décrocher le téléphone et parler avec un humain!)

Choisir une marque réputée

Il existe un certain nombre de marques de confiance dans l’industrie comme Ricoh, Xerox, Konica Minolta et d’autres; chacune offrant ses propres produits et fonctionnalités uniques. Avoir des options à votre disposition lorsque vous magasinez pour un nouveau copieur peut vous aider à prendre la décision la plus éclairée. Vous voulez avoir confiance que la marque que vous choisissez continuera à offrir un support et des pièces pour votre copieur à l’avenir. Des entreprises avec des noms bien connus et respectés dans l’industrie ont travaillé pendant des décennies pour bâtir leur réputation.

Cependant, il est encore plus important que de choisir un fabricant réputé, de choisir un revendeur local fiable. Le concessionnaire local auprès duquel vous achetez votre copieur sera votre fournisseur de services et l’expérience client peut varier énormément d’un concessionnaire à l’autre. Demandez-leur leurs temps de réponse typiques, leur processus de facturation, la façon dont vous devez commander du toner et des consommables supplémentaires et ce qui est inclus ou non dans leurs contrats de service.

Fonctionnera-t-il avec Votre Équipement existant?

Êtes-vous un bureau Mac ou un bureau PC? Est-ce même important lors du choix d’un copieur? (Indice It C’est le cas.) Existe-t-il différentes solutions de contournement pour intégrer votre système à votre nouveau copieur?

Ce sont des questions importantes à poser avant de prendre une décision finale d’achat. Assurer la compatibilité avec les équipements existants dans votre bureau est essentiel. Toutes les fonctionnalités essentielles que vous avez identifiées peuvent-elles être utilisées au sein de votre bureau ou sont-elles spécifiques à des systèmes d’exploitation particuliers ou à d’autres facteurs de réseau?

Quel Copieur Souhaitez-Vous Acheter?

Choisir un copieur pour votre entreprise n’est pas toujours une tâche simple. Chez Office Interiors, nous ne nous contentons pas de vous faire un devis. Notre approche consiste à évaluer vos besoins d’impression et à concevoir une solution qui répondra à ces besoins aujourd’hui et des années plus tard.

Vous n’êtes pas encore prêt à appuyer sur la gâchette d’un nouvel appareil ? Une évaluation d’impression gratuite vous aidera à déterminer si vous avez vraiment besoin d’une mise à niveau ou non.

Cory Porteous
Directeur du marketing & Développement des affaires entrants
Intérieurs de bureaux