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Félicitations! Vous avez engagé une réceptionniste. Il peut être un peu éprouvant de voir quelqu’un de nouveau occuper le poste, en particulier un poste aussi important pour une entreprise qu’un réceptionniste. Embaucher un employé de qualité pour un poste de réceptionniste signifie que vous avez embauché le visage d’une entreprise. Vous pouvez commencer à vous sentir anxieux pour déterminer si vous avez fait le bon choix ou non. Si vous craignez que le nouvel employé ne sache pas comment être un bon réceptionniste et réussir dans sa nouvelle ligne de travail, ne cherchez pas plus loin.

Comment être une bonne réceptionniste: Au téléphone

L’une des tâches les plus importantes en tant que réceptionniste est de répondre correctement au téléphone. Cela vaut aussi bien pour les réceptionnistes virtuels que pour ceux qui travaillent au bureau. En plus de prendre des messages et de dire bonjour avant d’annoncer le nom de l’entreprise, votre nom et de vous demander comment vous pouvez les aider, il y a quelques choses dont vous devrez peut-être vous souvenir.

Soyez enthousiaste

Avant tout, apprenez à aimer le son de la sonnerie du téléphone! Cela peut sembler une question idiote, mais rappelez-vous: si le téléphone ne sonnait pas, votre employeur n’aurait pas besoin de vous avoir dans le personnel. Si vous apprenez à aimer le son du téléphone, vous y répondrez avec l’enthousiasme qu’un bon réceptionniste devrait avoir. Si vous répondez au téléphone avec une voix monotone, vous ne représentez pas votre entreprise sous son meilleur jour.

Soyez rapide

Lorsque vous entendez ce téléphone sonner, essayez d’y répondre par la deuxième sonnerie. Le temps passe à un rythme différent pour quelqu’un qui a besoin d’aide. Trois, quatre ou cinq anneaux peuvent ressembler à une éternité – à ce moment-là, ils commencent déjà à supposer que leur appel restera sans réponse.

Il en va de même lorsque vous placez quelqu’un en attente – essayez de garder ce temps d’attente inférieur à une minute. Les gens s’impatientent rapidement et leur humeur peut en résulter. Les clients ne veulent pas être en attente longtemps, et plus ils sont mis en attente, plus leur opinion sur votre entreprise sera basse.

Considérez votre ton

On dit que lors d’une conversation en face à face, 55% de la communication se fait par le langage corporel, 38% par le ton de la voix et seulement 7% provient des mots utilisés. Cependant, au téléphone, 83% de votre communication se fait par le ton de votre voix. Seulement 17% sont les mots que vous utilisez!

Cela étant, il est très important de ne pas paraître monotone, ce qui se détachera comme si vous n’étiez pas intéressé à les aider. Il est encore plus crucial que vous ne laissiez pas les problèmes extérieurs vous mettre dans une ambiance qui mettra votre ton en colère. Trop de choses sont en jeu pour que vous ne sonniez pas comme la première impression d’une entreprise.

Souriez!

Oui, même (et surtout!) lorsque vous répondez au téléphone. Lorsque vous souriez, cela allume une partie de votre cerveau qui vous rend instantanément plus heureux. Cela vous rendra plus accessible au téléphone. Certains suggèrent que les réceptionnistes devraient garder un miroir sur leur bureau pour se voir sourire. De cette façon, on vous rappellera constamment de garder un sourire sur votre visage et une bonne attitude envers les autres.

Phrases à dire fréquemment

• S’il vous plait
• Merci
• Vous êtes les bienvenus
• Mon plaisir
• Bonjour
• Bonjour
• Bonne après-midi
• bonne journée
• Bonne fin de semaine
• Le nom de l’appelant

Comment être une bonne réceptionniste: Au bureau

Si vous êtes réceptionniste en personne, vous devrez en connaître quelques-uns d’autres choses. D’une part, la personne en face de vous devrait avoir priorité sur un téléphone qui sonne. Si vous êtes déjà engagé avec un client au téléphone, vous devriez trouver un moyen de reconnaître l’invité présent. Souriez ou hochez la tête pour leur faire savoir qu’ils sont importants pour vous et que vous serez avec eux sous peu.

Apparence & Professionnalisme

Parce qu’un réceptionniste est le visage d’une entreprise, il est d’autant plus important de conserver une apparence professionnelle. Une tenue d’affaires appropriée, des cheveux bien coiffés et une bonne hygiène sont attendus. Un bon réceptionniste ne mâche pas de gomme pendant les heures de travail, ni ne vérifie son téléphone personnel. Ils auront une bonne posture et seront sûrs de ne pas s’affaler.

Soyez enthousiaste en personne

Vous devriez saluer toute personne qui entre à la porte avec enthousiasme. Le client doit être votre priorité! Ne laissez rien se passer à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau affecter votre performance et votre capacité à accueillir vos clients. Personne ne devrait savoir si vous avez un jour de congé, si vous vous sentez triste ou en colère. Vous ne devez pas non plus alerter un appelant de cela en parlant d’une voix précipitée ou en le pressant en attente.

Le client doit devenir votre passion. Même s’ils peuvent avoir tort, ce n’est pas votre travail de les en informer. C’est votre travail de leur offrir un service à la clientèle exceptionnel et de les diriger vers qui ils ont besoin de parler.

Les Autres E

Selon Steve Staunting, le meilleur réceptionniste connaît la méthode des trois E: Énoncer avec enthousiasme pour être efficace. Voici un exemple d’utilisation des trois E avec un client:

De plus, il suggère de se souvenir de deux autres E: Chaque fois et tout. Il est important ou bon réceptionniste d’être cohérent, de donner la même qualité de service à quiconque entre à la porte. Tout fait référence à un rappel pour tout écrire! Répétez tout ce qui est dit à l’appelant pour vous assurer que le message est clair. Cela peut sembler exagéré, mais une bonne réceptionniste peut et saura toujours toutes les informations qui seront demandées avant de prendre le destinataire pour une personne en attente ou renvoyant un appel manqué. Un bon réceptionniste sera également sûr d’écrire l’heure de l’appel.

Appliquez cela à votre petite entreprise

Trouver de bons employés est déjà assez difficile! Si vous avez embauché quelqu’un en tant que réceptionniste, il devrait être en mesure de répondre à toutes les attentes décrites ci-dessus.

Maintenant, essayez-les:

• Faites savoir à votre nouvel employé quelles seront vos attentes à l’avenir et assurez-vous que vos attentes sont très claires dès le début.
• Utilisez ce message comme une ressource ou dirigez-le vers des vidéos d’information, comme des Règles de courtoisie pour le Téléphone, Un Exemple de Mauvaises compétences de Réceptionniste ou Comment être le Meilleur Réceptionniste de tous les temps.
• Voulez-vous en savoir plus sur la façon d’être un bon réceptionniste? Il suffit de demander à un service de répondeur qui a plus de cinquante ans d’expérience dans l’embauche de bons réceptionnistes!