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Pour de nombreuses associations de propriétaires, la collecte des cotisations peut être une tâche difficile, surtout lorsqu’il y a trop de résidents délinquants. Heureusement, vous pouvez faire des collections HOA un jeu d’enfant en suivant un processus simple et en considérant toutes vos options.

L’importance d’une politique de recouvrement des HOA

Une HOA repose sur les cotisations comme principale source de revenus. Sans cotisations de propriétaire, une association manquerait à son devoir de maintenir la communauté.

Les services, les réparations et l’entretien des fournisseurs ne sont pas bon marché. Ainsi, lorsqu’un HOA ne parvient pas à collecter les cotisations, il se peint essentiellement dans un coin. Cela conduit finalement à une diminution de l’attrait et à une baisse de la valeur des propriétés.

Pour ceux qui ne le savent pas, les cotisations HOA sont des paiements que les propriétaires versent chaque année à l’association. Chaque propriétaire vivant dans une communauté HOA est tenu de payer ces cotisations, comme stipulé dans les documents directeurs. Le conseil HOA calcule le budget annuel chaque année et répartit les dépenses entre tous les propriétaires de la communauté. Certaines associations perçoivent une somme mensuelle, tandis que d’autres le font en une somme forfaitaire annuelle.

Parce que les cotisations HOA sont la pierre angulaire de toute association, chaque HOA doit avoir une politique de recouvrement en place. L’établissement d’une politique standard pour les collections pour l’année peut économiser beaucoup de temps et de problèmes. En fait, certains États l’exigent même. En définissant clairement votre processus de collecte de HOA, vous pouvez avoir un ensemble de directives à consulter en cas de complications.

Comprendre le processus de collecte HOA

Le processus de collecte HOA ne doit pas nécessairement être une bataille difficile. En fait, la plupart des associations ont le processus prévu pour elles dans leurs documents directeurs. D’autres peuvent se tourner vers les lois de l’État pour obtenir un aperçu. Bien que tous les HOAs ne soient pas créés égaux, le processus général commence par l’envoi de rappels par message texte, newsletters mensuelles, médias sociaux ou par d’autres moyens.

Une fois le temps de percevoir les cotisations arrivé, les propriétaires peuvent envoyer leurs paiements par courrier ou par une autre méthode. C’est le mode de collecte le plus traditionnel. D’autres HOA envoient des représentants pour collecter les cotisations de porte à porte. Ces derniers temps, de plus en plus d’associations adoptent l’automatisation comme moyen de collecter les cotisations.

Lors de la définition de votre politique ou processus de recouvrement HOA, assurez-vous de définir les détails. Allez-vous facturer des frais de retard? Comment seront-ils imposés ? Les propriétaires peuvent-ils contester le défaut de paiement de leurs cotisations? Quel est le processus pour les différends? Une politique claire peut être la seule chose qui empêche votre HOA de sombrer dans le chaos total.

Les avantages et les inconvénients de la collecte automatisée

Les systèmes de collecte ou de paiement électroniques sont de plus en plus populaires sur la scène HOA. Cela est dû en grande partie au fait que le monde évolue chaque jour et que l’adaptation à la technologie est simplement une réaction normale aux changements. Mais, votre association devrait-elle même envisager d’automatiser votre processus de collecte? Jetez un coup d’œil aux avantages et aux inconvénients de la collecte électronique ou automatisée ci-dessous avant de prendre votre décision:

Les avantages de la collecte automatisée:

• Plus pratique
• Facilité d’utilisation, en particulier chez les plus jeunes et les plus férus de technologie
• Surveillance et suivi en temps réel de la carte HOA
• Système d’alerte intégré pour la date limite de paiement
• Plus efficace

Les inconvénients de Collecte Automatisée:

• Repose sur une connexion stable (LAN ou Internet)
• Sujette au piratage sans précautions de cybersécurité appropriées
• Peut ne pas être facile pour les résidents âgés ou ceux qui ne sont pas férus de technologie

Méthodes de collecte HOA pour les paiements HOA en souffrance

Chaque propriétaire doit payer sa cotisation religieusement. Malheureusement, la réalité en est loin. De nombreux propriétaires ne paient pas leurs cotisations à temps ou manquent sciemment à leurs paiements.

Les comptes en souffrance peuvent être préjudiciables à une association. Après tout, pour la plupart, les cotisations hoa sont leur seule source de revenus.

Un bon moyen d’encourager le paiement des cotisations en temps opportun est de reconnaître et de remercier les propriétaires qui ne manquent jamais une date limite. Cela peut ne pas sembler beaucoup à certains, mais l’appréciation peut aller très loin. Si vous êtes confronté à des paiements en souffrance, voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour collecter des cotisations HOA en retard:

Avis de demande

Il s’agit d’une première étape typique que la plupart des HOA prennent en cas de paiements en souffrance. Parfois, les propriétaires ne savent même pas qu’ils ont manqué la date limite. Envoyez un avis de demande qui comprend tous les détails nécessaires. Cela inclut le montant dû, les frais de retard ou d’intérêt, le nombre de jours de retard sur leurs paiements et d’autres informations importantes.

Plan de paiement

Si votre association le permet (ou si votre État l’exige), vous pouvez mettre en place un plan de paiement pour les propriétaires en souffrance. Vérifiez vos documents de gestion pour toute disposition concernant les plans de paiement. Si vous n’en avez pas déjà un, envisagez de parler à votre responsable HOA de la mise en place d’un. Après tout, les paiements incrémentaux valent mieux que le non-paiement.

Révoquer les droits et privilèges

Certains résidents refusent tout simplement de payer leurs cotisations, même après avoir reçu un avis de demande ou s’être vu offrir un plan de paiement. Pour ces cas, il peut s’agir de suspendre leurs droits et privilèges. Cela inclut le fait de ne pas être autorisé à voter sur les questions de HOA et de perdre l’accès aux commodités telles que la piscine communautaire ou le centre de remise en forme.

Demander le paiement des locataires

Si un propriétaire délinquant loue sa propriété, le HOA peut s’en prendre au locataire à la place. Il est important de noter cependant que cette voie n’est possible qu’à condition que le locataire ait signé un tel accord avec l’association. Donc, avant de vous lancer dans la recherche d’un paiement, assurez-vous d’abord de revoir leur contrat.

Agence de recouvrement HOA

La collecte des cotisations en souffrance peut être un casse-tête, c’est pourquoi de nombreux HOAs se tournent vers des services professionnels pour obtenir de l’aide. Une agence de recouvrement HOA peut faire tout le travail pour vous. Bien sûr, leurs services ont un prix. Le plus souvent, cela implique de prélever une partie du montant collecté pour eux-mêmes.

Intenter une action en justice

Selon les lois de votre État, vous pouvez être autorisé à poursuivre le propriétaire délinquant pour des cotisations impayées. Votre association peut régler la dette en prélevant le montant sur le salaire ou le compte bancaire dudit propriétaire. Vous pouvez même les amener devant une cour des petites créances.

Placer un privilège HOA ou une forclusion

Habituellement, un HOA peut placer un privilège d’association de propriétaires sur la propriété du résident délinquant. Les privilèges ne causent pas beaucoup de problèmes aux propriétaires au début. Cependant, les privilèges deviendront un problème lorsqu’ils tenteront de vendre leur maison ou de refinancer leur hypothèque. Les associations peuvent même saisir le privilège, en fonction de ce que les lois de l’État et les documents régissant la HOA permettent.

Votre processus de collections HOA Compte

Les collections HOA sont une grande partie de la gestion HOA. Les cotisations maintiennent l’association en vie et bien financée. Bien qu’une HOA soit une organisation à but non lucratif, elle nécessite toujours des revenus pour poursuivre ses activités et maintenir la valeur des propriétés à la hausse. Par conséquent, l’établissement d’une politique de collecte claire et standard reste impératif.

Si votre HOA a des difficultés à naviguer dans les collections HOA, envisagez de faire appel à une société de gestion HOA avec des services de collecte. Dans ce cas, appelez-nous.