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Papier, papier, papier! Je suis sur le point de numériser le reste de mes fichiers à l’aide du scanner pratique dandy NeatDesk que Neat Company m’a envoyé examiner, mais avant de le faire, j’ai pensé que nous devrions revoir l’organisation de vos fichiers papier car il n’y a rien de mal à conserver des copies papier des choses long tant que vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin!

Dans mon ancienne vie, les systèmes de fichiers étaient en fait ma passion pour l’organisation (vous tous qui organisez des junkies comme moi hochez la tête, appréciez que j’ai une passion pour cela, et vous autres secouez la tête en vous demandant si je suis nuts…am J’ai raison?).

Je réalise que c’est un peu banal d’être passionné, mais j’aime le sentiment de prendre des piles de papier non organisé et de créer un joli système de fichiers facile à utiliser. Par exemple, si vous êtes un étudiant diplômé qui a commandé des services de rédaction de thèse personnalisés, vous devez être organisé avec toutes vos recherches et documents de thèse pour économiser de l’argent! En fait, beaucoup réalisent à quel point il est important d’organiser vos documents. J’ai fait du conseil pour des entreprises et des particuliers pour les aider à créer des systèmes de fichiers pour répondre à leurs besoins, et il n’y a rien de mieux que de regarder les fichiers finis et de voir quelle énorme différence s’organiser a fait!

Bien sûr, pouvoir accéder rapidement et trouver soi-même des documents importants n’est pas la seule raison de s’organiser. Bien que ce ne soit pas la raison la plus glamour de s’organiser, il est important de considérer avec quelle facilité quelqu’un d’autre pourrait être en mesure de donner un sens à tous vos fichiers si vous deviez décéder. Avoir des fichiers organisés rend cette tâche déchirante un tout petit peu plus facile en éliminant la frustration de ne pas pouvoir trouver ce dont ils ont besoin.

Réfléchir à vos besoins

Avant de commencer à parler de ce que je crois être les ingrédients clés d’un système de fichiers qui fonctionne, commençons par quelques questions de base:

Qu’y a-t-il dans Vos fichiers?

• Vos dossiers sont-ils principalement des documents à long terme tels que des informations hypothécaires, des documents d’assurance automobile, des contrats de loyer, etc., ou avez-vous également des dossiers quotidiens / hebdomadaires / mensuels à ajouter?

• Avez-vous des papiers d’affaires à déposer? Des dossiers d’école à la maison? D’autres catégories de documents?

• Quels enregistrements sauvegardez-vous actuellement et dont vous n’avez peut-être pas besoin? Pourriez-vous passer aux relevés électroniques pour n’importe lequel de vos comptes?

Garder à l’esprit la confidentialité et la sécurité

• Avez-vous des documents importants tels que des certificats de naissance qui doivent être conservés dans une boîte ignifuge?

• Est-ce que l’un de vos dossiers doit être verrouillé pour éloigner les yeux curieux?

• Qui a besoin d’accéder à vos fichiers ? Avez-vous besoin de zones séparées auxquelles différentes personnes peuvent accéder?

Compte tenu des contraintes d’espace

• Combien d’espace avez-vous pour vos fichiers?

• Votre classeur est-il plein?

• Pouvez-vous extraire les enregistrements des années passées et les stocker ailleurs au lieu de les conserver dans votre zone de fichiers principale?

• Est-ce que scanner vos documents et les conserver sur l’ordinateur plutôt que sur papier vaudrait votre temps et vos efforts?

• À quels documents avez-vous tendance à vous référer le plus souvent que vous devez garder facilement accessibles?

Réfléchir à ces questions avant de commencer à organiser vos fichiers vous aidera à créer un système qui fonctionne en rendant vos enregistrements faciles à trouver et à accéder.

Utilisation d’une boîte de réception & Boîte d’envoi

Alors que les enregistrements désorganisés sont une énorme source d’encombrement du papier, le papier entrant qui doit être trié et le papier qui attend que vous agissiez est généralement un plus gros coupable. Créer un système de fichiers est important, mais il en va de même d’avoir un système pour le papier lorsqu’il entre chez vous, sinon votre système de fichiers ne vous servira à rien.

Voici quelques stratégies pour gérer les papiers entrants:

• Trier immédiatement. Plutôt que d’empiler le courrier, les papiers scolaires, etc. sur le comptoir ou le bureau à traiter plus tard, triez-les dès que vous franchissez la porte. Parfois, je vais même trier dans la voiture puisque notre boîte aux lettres est à un demi-mile de la route de notre maison! Jetez immédiatement les déchets, les enveloppes et les charges dans la corbeille et créez des boîtes de réception pour les documents prêts à être classés et ceux qui nécessitent une action.

• Si vous le pouvez, prenez-en soin tout de suite. Si un bordereau de permission a besoin d’une signature, signez-le tout de suite et remettez-le dans le sac à dos pour retourner à l’école. Si quelque chose a besoin d’un tampon pour retourner dans la boîte aux lettres, prenez une minute pour le préparer plutôt que de le mettre de côté pour plus tard. La règle touch it once fonctionne pour garder votre maison organisée, et elle fonctionne pour réduire la quantité de papier encombré que vous traitez aussi!

• Se désabonner, se désabonner, se désabonner. Cette règle ne s’applique pas seulement aux e-mails; elle fonctionne également pour l’encombrement du papier! Bien que cela prenne plus de temps, faites un effort pour vous désabonner des catalogues et des newsletters et pour vous inscrire à des listes de ne pas envoyer de courrier. Joshua a partagé une tonne d’excellentes stratégies ici pour réduire la quantité de courrier que vous recevez.

Que conserver & Que donner

Avant d’examiner différentes méthodes d’organisation de vos dossiers et de vos documents, un autre problème qui devient un obstacle pour de nombreuses personnes est de savoir quels dossiers doivent être conservés et lesquels peuvent être jetés.

Mon sentiment général est que nous n’avons pas besoin d’en garder presque autant que nous le pensons. Chez moi, nous ne conservons plus nos factures mensuelles de services publics, nos talons de paie hebdomadaires ou même nos relevés de carte de crédit mensuels. Oui, il est absolument essentiel que vous vérifiiez que les informations de chacun sont correctes avant de les déchiqueter et de les jeter, mais il n’y a vraiment aucune raison que vous deviez les conserver après cela, surtout lorsque vous pouvez accéder à tant de choses en ligne.

Bien sûr, il y a certaines choses que vous devez conserver, telles que les contrats de prêt, les registres permanents (tels que les certificats de naissance, les cartes de sécurité sociale, etc.), polices d’assurance, dossiers fiscaux, etc.

Consultez cet excellent article pour des directives plus détaillées sur les enregistrements qui peuvent être jetés.

Création d’un système de fichiers

Maintenant, passons en revue les étapes de la création d’un système de fichiers qui fonctionne.

1. Créez un Aperçu de base

Avant même de toucher à vos fichiers, commencez par créer un aperçu de base des enregistrements que vous avez et de la façon dont vous souhaitez qu’ils soient organisés.

Par exemple, j’ai des Dossiers d’entreprise, des Dossiers de ménage et des dossiers d’école à domicile. Ces trois éléments seront les niveaux supérieurs de mon plan, mais je dois passer au niveau suivant et créer également des catégories imbriquées:

I. Registres du ménage

A. Registres fiscaux
B. Registres du Véhicule
C. Documents d’assurance
D. Dossiers Médicaux

( C’est l’une des raisons pour lesquelles il est important de réfléchir à ce que vous devez garder et à la façon dont vous voulez l’organiser avant d’arriver à cette étape, bien que vous modifierez probablement votre plan au fur et à mesure!)

2. Créez des sous-catégories détaillées

Une fois votre plan de base en place, il est temps de réfléchir à la manière dont vous souhaitez idéalement organiser ces enregistrements pour les rendre faciles à trouver et à utiliser. Par exemple, sous Dossiers médicaux, je veux séparer les dossiers de chaque membre de la famille afin de ne pas avoir à les trier pour trouver ce que je cherche. Je peux ensuite déposer de nouveaux enregistrements à l’avant du fichier afin qu’ils soient dans l’ordre des dates (du plus récent au plus ancien) chaque fois que j’en ai besoin.

Mon contour ressemble maintenant à ceci:

I. Registres du ménage

A. Registres fiscaux

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Enregistrements de véhicules

1. Entretien et garanties
2. Titre, enregistrement et étiquettes

C. Documents d’assurance

1. Assurance auto
2. Politiques annulées
3. Assurance santé
4. Assurance habitation
5. Assurance vie

D. Dossiers médicaux

1. Dossiers de la petite fille #1
2. Dossiers de la petite fille #2
3. Dossiers de la petite fille #3
4. Dossiers de la petite fille #4
5. Enregistrements de Mandi
6. Les disques de Sean

3. Commencez à créer des fichiers pour chaque Catégorie

Maintenant, voici où mes systèmes de fichiers diffèrent de beaucoup d’autres.Je n’utilise jamais de dossiers de fichiers pour mes fichiers. Jamais. Au lieu de cela, je préfère utiliser des fichiers suspendus pour tous mes fichiers.

La raison pour laquelle je fais cela est simple: avoir les onglets de fichiers suspendus tous alignés et / ou codés par couleur rend un système de fichiers beaucoup, beaucoup plus facile pour vos yeux et beaucoup, beaucoup plus facile à utiliser. Personnellement, je pense que les dossiers de fichiers intérieurs sont un gaspillage d’argent, d’espace et de ressources à moins que vous ne les utilisiez pour lapbooking!

Au lieu de cela, j’échelonne et / ou code couleur les onglets pour définir les catégories et les sous-catégories, puis je les classe par ordre alphabétique dans chaque catégorie pour une référence rapide.

Par exemple, en utilisant mon contour ci-dessus, je commencerais par créer des onglets pour tous les enregistrements fiscaux et les aligner à gauche de mes fichiers suspendus. Plutôt que d’utiliser un fichier suspendu avec quatre dossiers à l’intérieur, je préfère créer quatre fichiers suspendus distincts étiquetés 2008, 2009, 2010 et 2011.

Ensuite, je passerais aux enregistrements de véhicules. Pour cette catégorie, je créerais deux onglets: « Enregistrements de maintenance » et « Titre, Enregistrement et Balises ». Au lieu d’aligner ces onglets à l’extrême gauche de mes fichiers suspendus, je commençais quelques fentes pour qu’elles soient décalées derrière les autres.

J’imprime toujours une copie de mon contour et la garde à l’avant du classeur dans un protecteur de feuille, mais si vous craignez de ne pas avoir la catégorie principale définie pour chaque groupe, vous pouvez simplement l’ajouter à l’onglet. Par exemple,  » Yukon – Dossiers d’entretien « ,  » Yukon – Titre, Enregistrement et étiquettes « .

4. Utilisez le codage couleur pour différentes catégories principales

J’ai également utilisé des onglets colorés en plus de décaler les onglets pour différencier les catégories. Cependant, si vous avez plusieurs catégories principales – comme le Ménage, les affaires et l’école à la maison – que vous souhaitez conserver dans une seule armoire, je réserverais votre code couleur à cette fin. Vous pouvez acheter les onglets colorés ou simplement imprimer vos étiquettes sur du papier de couleur afin de voir clairement quelle section était consacrée à quelle catégorie.

5. Classez vos documents

Une fois vos fichiers créés, commencez à transférer vos anciens fichiers vers le nouveau système et à trier les documents non classés. Il y a de fortes chances que vous deviez ajouter des sous-catégories en cours de route, et vous pouvez regarder en arrière et réaliser que vous auriez pu combiner certaines de vos sous-catégories après tout, mais ce n’est pas grave. La clé d’un système de fichiers qui fonctionne est d’être prêt à le modifier si nécessaire. C’est en fait l’une des raisons pour lesquelles j’ai arrêté d’imprimer mes onglets sur l’imprimante et j’ai choisi d’écrire à la main ou d’utiliser le fabricant d’étiquettes à la place. Je sais que je suis plus susceptible d’en créer un nouveau en cas de besoin si c’est facile à faire!

Même à notre époque de courrier électronique, de paiement de factures en ligne et de blogs, l’encombrement du papier submerge beaucoup de familles, mais prendre le temps de créer un système de fichiers qui fonctionne et des habitudes qui minimisent l’encombrement est vraiment payant car vous ne triez plus les piles de papiers pour trouver ce dont vous avez besoin!

Comment organisez-vous vos fichiers papier ?