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L’audit des achats est une étape du cycle de gestion des achats et une partie essentielle du processus d’achat. Lorsqu’une entreprise se procure les ressources dont elle a besoin pour mener à bien son travail et son bon fonctionnement, la gestion des dépenses jusqu’à la fin est obligatoire pour éviter les dépenses excessives et établir des relations de confiance avec les fournisseurs pour les projets futurs.

La gestion des achats couvre divers processus, dont l’audit. Les autres incluent:

• Bons de commande et réquisitions
• Sollicitation de fournisseurs
• Négociations contractuelles
• Gestion des fournisseurs
• Approbations de commandes et de factures
• Tenue de dossiers

L’audit examine spécifiquement vos contrats d’approvisionnement et vos fournisseurs pour analyser l’exactitude, l’efficacité et la légitimité de l’effort global d’approvisionnement. Les documents produits contribueront également à façonner les futurs processus d’approvisionnement.

Les dépenses peuvent se produire sous n’importe quelle forme. Les coûts directs tels que les salaires du personnel et les assurances, ainsi que les coûts de production associés aux matières premières dans la fabrication. Les coûts indirects, comme les services professionnels et les frais de déplacement, sont également pris en compte. Comment donner une bonne visibilité à vos activités de dépenses et les auditer pour atteindre la compétitivité du marché ?

Pourquoi Vous devez vous concentrer sur les procédures d’audit

Le service des achats a beaucoup à faire lorsqu’il s’agit de gérer et d’appliquer les pratiques d’approvisionnement. Le processus d’audit aidera avec de multiples aspects du travail.

• Performance des dépenses: L’audit vous permet de prendre du recul et de regarder où va votre argent. Trouver de nouvelles façons de réduire les obstacles, de négocier des contrats de fournisseurs plus solides, de trouver des fournisseurs de meilleure qualité et d’optimiser les dépenses en général, tout cela contribue à une meilleure rentabilité.
• Rationalisation du flux de travail : Lorsque vous avez la possibilité de revoir les processus d’achat, vous pouvez facilement identifier les pratiques commerciales redondantes ou obsolètes qui ralentissent votre cycle d’achat. Par exemple, vous pouvez commander des produits similaires auprès de plusieurs fournisseurs ou fournisseurs lorsque vous pouvez les compiler ensemble dans une commande en gros.
• Visibilité de la chaîne d’approvisionnement : Pour les procédures d’approvisionnement directes, un examen structuré des dépenses évalue formellement votre écosystème de chaîne d’approvisionnement et prévient les erreurs administratives. Les fournisseurs eux-mêmes seront plus motivés à évaluer leurs propres pratiques lorsqu’ils constateront que vous accordez de l’importance à la conformité aux politiques.
• Légitimité : Un audit détecte et protège contre les factures frauduleuses. Avec autant d’achats effectués chaque jour, il peut être facile pour les dépenses frauduleuses de s’infiltrer à travers les mailles du filet. Les systèmes de facturation sont, par exemple, la forme de fraude la plus courante pour les petites entreprises.
• Gestion des risques : Dans le même ordre d’idées, les dépenses frauduleuses entraînent souvent des fraudes et des infractions à la conformité. Les audits formels vous orientent dans la bonne direction lorsqu’il s’agit de prendre des mesures correctives contre les violations des normes de l’industrie et des politiques juridiques.
• Pistes d’audit: L’exécution de vos propres audits internes est certainement un pas dans la bonne direction, mais vous avez parfois besoin d’un audit externe, d’une autre entreprise ou d’un organisme gouvernemental. Dans les deux cas, vous aurez déjà une piste d’audit en place.

Ne vous attendez pas à ce que tous les avantages d’un audit surviennent du jour au lendemain. Les dossiers d’audit vous aident à apporter des améliorations progressives en réduisant les coûts inutiles et en rationalisant les contrats sans affecter la qualité de votre travail.

Le processus de mise en œuvre des audits d’approvisionnement

Identifie les zones problématiques dans vos pratiques d’approvisionnement, et vos conclusions entraîneront des contrôles internes plus robustes et vous aideront à identifier les ressources nécessaires aux opérations internes. Voici quelques étapes de base vers un audit d’approvisionnement percutant.

Parlez avec la direction supérieure

Si vous travaillez dans les achats, les achats ou même la gestion de projet, faire participer les superviseurs à vos plans devrait être une priorité. Récupérez toute contribution des gestionnaires afin que vous puissiez vous préparer et savoir où concentrer vos efforts.

C’est l’occasion de mettre en évidence tout sujet de préoccupation. Certains fournisseurs ne vous donnent-ils pas les résultats dont vous avez besoin ? Ensuite, vous voudrez peut-être commencer par là en premier. De même, tout processus ou politique particulier nécessitant une reconnaissance devrait être évoqué avec la haute direction.

Impliquez également les parties prenantes

En plus de l’administration, les parties prenantes de l’organisation sont celles qui donnent les approbations et font les achats. Ces personnes ne sont souvent pas prêtes à abandonner le contrôle de leurs ressources, il est donc important de leur faire comprendre également vos intentions. Démontrer que les audits contribuent à une meilleure intégrité du processus d’approvisionnement.

Tirez également parti des commentaires que vous recevez d’eux. Certaines parties prenantes du processus de gestion des achats peuvent évoquer des points sensibles ou des changements spécifiques qu’elles souhaitent adopter. Peut-être que l’adoption de différents contrats est en ordre, ou qu’un processus ou une politique particulière doit être pris en compte.

Parcourez Vos formulaires d’achat

Un bon de commande est le document que votre entreprise soumet au fournisseur pour un nouvel achat. Parcourez d’abord vos bons de commande et assurez-vous qu’ils sont remplis complètement et avec précision. Les champs spécifiques à examiner sont:

• Numéros de bon de commande des articles commandés
• Informations sur le fournisseur
• Exactitude des descriptions de produits et des prix
• Signatures autorisées

N’oubliez pas que toutes les factures ou reçus finaux que vous avez doivent figurer dans le bon de commande original. AP devrait être en mesure de faire des vérifications croisées pour que tout soit pris en compte.

Un examen structuré des bons de commande est également l’occasion de comparer les dépenses de votre inventaire à celles d’autres ministères analogues de votre secteur d’activité. Utilisez les moyennes locales ou nationales pour voir comment vous vous situez avec d’autres entreprises et concurrents.

Enfin, gardez à l’esprit que lorsque la gestion des achats évalue formellement les bons de commande, le volume des transactions effectuées peut rendre le processus difficile. Si vous travaillez manuellement, prélevez des échantillons aléatoires de la liste des commandes de chaque fournisseur pour vérifier.

Passez en revue Chaque Fournisseur de Votre liste

La sélection du fournisseur ou du fournisseur est une autre responsabilité majeure du service des achats. En plus de trouver des moyens de faire des commandes groupées dans plusieurs départements, vérifiez avec chaque contrat si cela correspond aux normes de votre entreprise. Mettez de côté les organisations auprès desquelles vous achetez si elles ne répondent pas à vos attentes.

Les variables à prendre en compte sont les suivantes:

• Remises en vrac, remises et autres moyens d’économiser de l’argent
• Programmes de crédit
• Pratiques de livraison
• Précision et clarté du contrat
• Qualité des services fournis
• Réputation du fournisseur sur le marché
• Comparaisons avec d’autres organisations offrant des biens et services similaires

Qui sait? Un audit d’approvisionnement peut révéler des remises cachées et des moyens d’économiser que la gestion de projet aurait peut-être manqués à première vue.

Examiner les politiques de l’entreprise

Le travail d’auditeur ne se termine pas avec les fournisseurs. Il déterminera également les procédures au sein de l’organisation en matière d’approvisionnement, telles que la signature de documents ou l’approbation de contrats. Chaque étape effectuée par les employés doit être examinée et enregistrée pour s’assurer que tout est effectué conformément aux spécifications de la gestion des achats.

Obtenez également des commentaires de votre personnel. Les nouveaux protocoles apportés par les audits d’approvisionnement sont-ils trop lourds à réaliser? Doivent-ils être modifiés pour mieux s’intégrer au flux de travail global de l’entreprise?

Créez un rapport final

Examinez vos conclusions en compilant un rapport final et discutez-en avec la direction du projet. Si des données suggèrent des contrats inefficaces, une fraude potentielle ou un manque de conformité, enregistrez-en et discutez des moyens de résoudre les problèmes.

Le rapport doit contenir des informations exploitables pour encourager les mesures correctives, étayées par les données d’approvisionnement collectées au cours du processus. Un meilleur processus d’approvisionnement catalyse la capacité d’une entreprise à rationaliser les opérations d’approvisionnement, à recevoir des ressources de manière plus cohérente et à examiner le rendement des contrats.

La Liste de vérification de l’approvisionnement

Il existe de nombreux processus, documents, commentaires et contrats d’approvisionnement à suivre tout au long de la gestion du projet. Pour vous aider à rester au courant de tout et à mesurer vos progrès, la liste de contrôle suivante couvre la plupart des responsabilités des audits d’approvisionnement.

• Préparation: Les dépenses indirectes sont particulièrement difficiles à gérer pour la gestion de projet, car elles ne sont pas exactement gravées dans le marbre lorsque de nouveaux achats sont effectués. Commencez par organiser tous vos achats, y compris ceux avec des conditions contractuelles vagues, des remises manquées, des écarts de prix et d’autres problèmes potentiels.
• Bons de commande : Par exemple, votre organisation utilise-t-elle l’appariement à trois voies? Existe-t-il des protections contre la fraude? Et les autorisations appropriées sont-elles activées pendant le processus d’approbation? Vous devez être conscient de ce qui se passe tout au long du processus, de la prise de la commande à sa réception.
• Sélection des fournisseurs: Analysez la performance de chaque contrat et comment elle se compare au reste de votre portefeuille. Chacun est-il à la hauteur de vos normes et conforme à vos politiques? Quel est le processus d’intégration d’un nouveau fournisseur lorsque cela est nécessaire ?
• Paiements : Le traitement des factures doit être exact, complet et en temps opportun. Gardez un œil sur les transactions frauduleuses comme toujours. La correspondance à trois pourrait jouer un rôle ici aussi.
• Rapport de vos constatations : Déterminez les mesures correctives nécessaires pour résoudre les problèmes soulevés par l’audit d’approvisionnement. Que pouvons-nous faire pour réduire les risques, accroître l’efficacité et assurer la conformité d’un processus de gestion de projet à l’avenir?

Créez votre propre liste de contrôle en fonction de vos propres besoins et circonstances. Chaque entreprise est différente lorsqu’il s’agit d’acheter ses biens et services, alors pourquoi ne pas fabriquer votre solution sur mesure?

Meilleures pratiques d’audit des achats

Vous voulez des conseils et des tactiques supplémentaires avant de vous lancer dans cette tâche qui transformera la façon dont vous acquérez tout ce dont votre entreprise a besoin?

• Embaucher un auditeur interne dédié pour s’occuper de cette tâche: Amener le service des achats à s’auditer lui-même est à la fois inefficace et un conflit d’intérêts potentiel. Vous ne voudriez pas que les employés rédigent leurs propres évaluations de performance après tout, alors confiez le travail à une équipe d’audit interne pour créer un examen complet, précis et structuré. Une telle équipe doit comprendre les politiques et les besoins actuels du projet et de l’organisation dans son ensemble.
• N’oubliez pas de créer une piste papier pour un audit futur: Une fois que vous avez déjà collecté toutes les données de vente, les registres d’inventaire, les comptes créditeurs et autres documents liés au processus d’audit, vous savez déjà exactement comment le faire à nouveau la prochaine fois qu’un audit est en ordre. Travaillez sur la piste papier la première fois pour accélérer les cycles futurs.
• Prévoyez de mettre en œuvre des procédures personnalisées en réponse à vos constatations : L’une des choses les moins utiles que l’audit des achats puisse faire est d’offrir des conseils génériques en réponse aux inefficacités constatées. Visez à créer des solutions sur mesure qui s’appliquent spécifiquement au type d’organisations pour lesquelles vous travaillez.
• Commencez à utiliser un outil d’approvisionnement: L’automatisation nous a déjà aidés pour une grande partie de notre vie, et la direction de projet sera heureuse de savoir qu’il existe maintenant des solutions modernes pour rendre l’audit des achats plus rapide et plus facile.

Rester compétitif sur un marché en croissance constante consiste à adopter les derniers outils pour le travail. Parlons plus des outils logiciels liés à l’audit interne dans la section suivante.

Outils, logiciels et automatisation

S’il vous semble que les audits sont un défi à exécuter, sachez que s’attaquer à la tâche est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d’un système automatisé pour vous aider. Il existe maintenant des services en ligne conçus pour gérer des tâches telles que:

• Gestion centralisée des dossiers
• Collaboration basée sur le cloud
• Visibilité sur le flux de travail pour se protéger contre la fraude ou la non-conformité
• Comparaisons rapides des meilleurs fournisseurs
• Analyse des prix en temps réel pour comparer les offres

Un outil d’approvisionnement peut également accélérer l’audit en général en envoyer automatiquement les bons documents aux bonnes personnes, en veillant à ce qu’aucune partie prenante ne soit mal informée. Vous réduisez également considérablement le risque d’erreur humaine lors de la saisie et de l’analyse des données. Il est clair que l’avenir de l’audit et du processus d’approvisionnement en général dépendra de l’automatisation des logiciels et des avantages en termes d’efficacité qu’elle procure inévitablement.