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Cet article est basé sur des logiciels hérités.

L’un des avantages d’Outlook est la possibilité de partager des calendriers avec d’autres. Les calendriers peuvent être partagés pour permettre aux autres de les consulter, mais sans apporter de modifications. L’accès peut également être fourni à d’autres personnes pour prendre des rendez-vous sur votre calendrier. L’accès est basé sur des autorisations établies avec le personnel du service approprié.

Conseils d’étiquette généraux

Les conseils d’étiquette suivants sont recommandés lorsque vous prenez rendez-vous sur le calendrier de quelqu’un d’autre. Chaque ministère peut également avoir des lignes directrices pour créer des rendez-vous sur le calendrier de quelqu’un d’autre.

• Définissez l’heure comme provisoire afin que le propriétaire du calendrier puisse dire en un coup d’œil que le Calendrier a changé.

• Utilisez la boîte de dialogue Rendez-vous et incluez une brève note sur le rendez-vous (comme vous le feriez dans un message téléphonique). Inclure les coordonnées dans cette note peut être approprié si le propriétaire du calendrier doit contacter la personne avant la réunion.

• Signez la note avec vos initiales ou votre nom.

Options de partage

Outlook prend en charge trois méthodes de partage de calendriers (et d’autres ressources Outlook). Ceux-ci incluent:

• partage avec quelques utilisateurs en dehors de votre département
• partage avec des membres de votre département
• partage avec un large groupe d’utilisateurs en dehors de votre département

Peu d’utilisateurs en dehors de votre Département

Si vous partagez avec seulement quelques utilisateurs en dehors de votre département, la meilleure façon de partager votre calendrier serait d’établir les autorisations appropriées sur votre calendrier, puis demandez à l’utilisateur d’utiliser la commande Ouvrir le dossier « Autres utilisateurs ».

Pour permettre à d’autres utilisateurs d’accéder à votre Calendrier via la commande Ouvrir le dossier « Autres utilisateurs « , vous devez leur accorder l’accès à votre calendrier.

Membres de votre Département

Lorsque vous partagez des Calendriers au sein de votre département, vous pouvez utiliser la commande Ouvrir le dossier « Autres utilisateurs  » ; cependant, l’établissement d’un dossier calendriers partagés sur le lecteur S: du département serait plus facile pour accéder aux Calendriers. Les autorisations peuvent toujours être définies par utilisateur et tous les membres du département ne doivent pas pouvoir voir le calendrier.

Pour obtenir des instructions sur la configuration et l’accès au Calendrier partagé, reportez-vous à Partage de votre Calendrier avec les membres du Service.

Large groupe d’utilisateurs En dehors de votre Département

Si vous partagez avec plusieurs personnes en dehors de votre département, le moyen le plus simple de partager votre calendrier serait d’utiliser des dossiers publics, en particulier lorsque vous ne connaissez pas les personnes spécifiques qui auront besoin d’y accéder. Comme les autres options, vous pouvez définir des autorisations par utilisateur ou pour des groupes.

Pour obtenir des instructions sur la configuration et l’accès aux calendriers publics, reportez-vous à Création d’un calendrier public.

Rendez-vous et Calendriers partagés

Lorsque vous prenez un rendez-vous sur le Calendrier de quelqu’un d’autre, le processus est le même que celui de prendre un rendez-vous sur votre Calendrier. Il est recommandé d’utiliser la boîte de dialogue Nouveau rendez-vous afin d’ajouter une note sur le rendez-vous. Lorsque vous prenez un rendez-vous sur votre Calendrier, vous pouvez le définir comme privé afin que les autres personnes qui consultent votre Calendrier ne puissent pas voir les détails du rendez-vous. Pour plus d’instructions sur la prise de rendez-vous, reportez-vous à la section Planification des rendez-vous.