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Dans ce tutoriel SharePoint, découvrez qu’est-ce que l’approbation du contenu SharePoint ? Comment activer l’approbation du contenu dans SharePoint 2013/2016/2019 ou SharePoint Online. Ensuite, je vais montrer comment approuver / rejeter des éléments de liste ou des documents dans SharePoint Online à l’aide de la fonction d’approbation du contenu de la liste / bibliothèque SharePoint.

Qu’est-ce que l’approbation de contenu SharePoint ?

La fonction d’approbation de contenu SharePoint permet aux approbateurs (membres d’un site qui ont l’autorisation d’approuver) de publier des éléments de liste ou des documents pour une liste ou une bibliothèque.

Si une fonction d’approbation de document est activée pour une liste ou une bibliothèque de documents SharePoint, lorsqu’un utilisateur ajoute un élément ou un document à une bibliothèque de documents, il ne sera pas disponible pour tous les utilisateurs, l’élément sera en attente. Une fois qu’un approbateur approuve un élément ou un document, il ne sera disponible que pour tous les utilisateurs.

Par défaut, les approbations de contenu sont désactivées et tout utilisateur ayant accès à la lecture peut voir les éléments de brouillon dans la plupart des applications. Les sites SharePoint créés avec le modèle de site de publication ont déjà activé l’approbation du contenu dans l’application Pages.

Pourquoi l’approbation du contenu SharePoint est-elle requise ?

Les listes et bibliothèques SharePoint peuvent souvent contenir des informations sensibles qui peuvent être importantes pour n’avoir que des versions  » officielles  » d’éléments ou de fichiers visibles par les utilisateurs. Et pour afficher cela, vous devez obtenir l’approbation d’un élément ou d’un fichier avant que le contenu ne devienne visible pour la plupart des utilisateurs du site.

En exigeant l’approbation, l’organisation peut appliquer un niveau significatif de qualité et de sécurité au contenu des listes et libraries.by activation de cette option un brouillon de document en attente d’approbation du contenu est dans l’état en attente. Lorsqu’un approbateur examine le document et approuve le contenu, il devient disponible pour l’affichage par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture.

Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation de contenu pour une bibliothèque de documents et, éventuellement, associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

Le meilleur exemple à expliquer est que si nous créons un site de blog, nous devons examiner tous les blogs des contributeurs avant de les publier.

Activer l’approbation du contenu dans la liste SharePoint ou la Bibliothèque de documents

Ici, nous verrons d’abord comment activer/ désactiver l’approbation du contenu dans une liste SharePoint ou une bibliothèque de documents dans SharePoint Online /2013 / 2016.

Étape 1

Si vous utilisez une liste ou une bibliothèque SharePoint moderne, cliquez sur l’icône d’engrenage, puis cliquez sur Paramètres de la liste / Paramètres de la bibliothèque comme ci-dessous:

Ouvrez la liste SharePoint ou la bibliothèque de documents et cliquez sur Paramètres de la bibliothèque comme ci-dessous, si vous utilisez un site SharePoint classique.

Étape-2

Maintenant, cliquez sur Paramètres de gestion des versions qui se trouve sous Paramètres généraux dans la page Paramètres de la liste ou de la bibliothèque.

Étape-3

Là, vous pouvez voir la section Approbation du contenu, choisissez Oui pour « Exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis? » comme ci-dessous:

Étape-4

Ensuite, nous proposons l’historique des versions du document où vous trouverez trois options,

• Pas de Version: Si la gestion des versions n’est pas utilisée et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans le statut En attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture tant qu’il n’est pas approuvé.
• Créer des versions majeures : Si la gestion des versions majeures est utilisée et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans le statut en attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture jusqu’à ce qu’il soit approuvé en tant que version 1.
• Créer des versions majeures et mineures: Si des versions majeures et mineures sont utilisées et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, il peut être ajouté à la bibliothèque soit dans le statut de brouillon en tant que version 0.1, soit l’auteur peut immédiatement demander son approbation. Dans ce cas, le statut du document devient En attente.

Ici, nous avons sélectionné Créer une version majeure car nous ne voulons pas que les téléspectateurs voient qui ont des autorisations de lecture jusqu’à ce qu’elles soient approuvées.

Étape- 5

Sécurité des éléments de brouillon Spécifiez quels utilisateurs doivent pouvoir afficher les brouillons dans cette bibliothèque de documents. Ici, nous voulons que le seul auteur du site ou l’administrateur puisse voir, nous avons donc sélectionné uniquement les utilisateurs qui peuvent approuver les éléments (et l’auteur de l’élément).

Étape-6

Vient ensuite avec exiger de vérifier où il nous demande de spécifier si les utilisateurs doivent consulter les documents avant d’apporter des modifications à cette bibliothèque de documents ou non. Cliquez ensuite sur le bouton ok pour l’activer.

Désormais, un élément ou un fichier d’un site est approuvé dans une liste ou une bibliothèque si la personne a le contrôle total ou les autorisations de conception. En tant qu’administrateur, nous suivrons les étapes pour approuver les éléments.

Étape 7

Dans la liste ou la bibliothèque SharePoint moderne, vous pouvez voir deux vues ajoutées comme ci-dessous:

Dans le site classique, nous pouvons voir qu’une nouvelle colonne a été ajoutée en tant que statut approuvé ainsi que deux nouveaux types de vue sont créés avec la vue par défaut. Ce sont des éléments d’approbation / rejet et la vue de Mes soumissions.

Dans la liste moderne, vous pouvez voir la colonne Statut d’approbation. Par défaut, le statut d’approbation de chaque élément existant sera approuvé.

Étape-8

Si vous ouvrez la vue de liste des éléments Approuver / rejeter dans le site SharePoint. Vous verrez tous vos Éléments en attente et approuvés comme ci-dessous:

En cliquant sur la vue Approuver / rejeter les éléments, nous pouvons voir divers statuts et éléments, comme le nombre de fichiers à l’état approuvé, le nombre de fichiers en attente et le nombre de fichiers rejetés.

Étape 9

La vue Mes soumissions permet d’examiner les documents et les éléments soumis par l’utilisateur connecté.

Approuver/Rejeter des éléments ou des documents après que l’Approbation du contenu a été activée

Maintenant, nous verrons comment un approuvé peut approuver/rejeter des éléments après que l’approbation du contenu a été activée dans la liste ou la bibliothèque SharePoint Online.

Étape-10

Il y a deux façons, nous pouvons approuver ou rejeter des articles.

Sélectionnez l’élément de liste SharePoint Online, puis cliquez sur le … – > Approuver / Rejeter à partir de la barre de commande comme ci-dessous:

Ou sélectionnez le menu BCE, puis cliquez sur Plus – > Approuver / Rejeter comme ci-dessous:

Ensuite, vous pouvez sélectionner parmi les options ci-dessous:

• Approuvé
• Rejeté
• En attente

Et vous pouvez également mettre des commentaires supplémentaires dans la boîte de commentaires comme ci-dessous:

Il ajoutera une colonne supplémentaire en tant que « Commentaires de l’approbateur » comme ci-dessous, où vous pouvez voir le commentaire de l’Approbateur.

Dans la liste SharePoint classique, Ouvrez la liste SharePoint ou la bibliothèque de documents et sélectionnez un élément. Cliquez sur – > Avancé, puis cliquez sur Approuver/Rejeter.

Étape-11

Choisissez l’option approuvée, pour rendre l’élément visible à tous les utilisateurs. Choisissez Rejeté si vous souhaitez rejeter l’article et il retournera l’article au créateur et l’article ne sera visible que par le créateur et tous les autres utilisateurs qui peuvent voir le brouillon. Si vous choisissez l’option En attente, le document sera visible par l’utilisateur qui a créé l’élément ainsi que par tous les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons dans SharePoint Online.

Comment désactiver l’approbation du contenu dans SharePoint

Comment désactiver l’approbation du contenu dans SharePoint ? Pour désactiver l’approbation du contenu dans la bibliothèque de documents SharePoint, ouvrez l’icône Bibliothèque de documents SharePoint Online – > Paramètres – > Paramètres de la bibliothèque, puis cliquez sur Paramètres de gestion des versions sous Paramètres généraux.

Ensuite, dans la page Paramètres de gestion des versions, Définissez No pour exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis ? comme ci-dessous:

Voici comment désactiver l’approbation du contenu dans la bibliothèque ou la liste de documents SharePoint.

Autorisations d’approbation de contenu SharePoint

Par défaut, lorsqu’une personne soumet un élément ou un document, il est en attente. Avant que quelqu’un l’approuve, il sera dans le statut en attente.

Voyons quelle autorisation est requise pour que quelqu’un approuve ou rejette un élément dans SharePoint. Dans la liste ou la bibliothèque SharePoint modern, un utilisateur a besoin de l’autorisation de Gérer les listes pour approuver ou rejeter un élément.

Dans les sites SharePoint classiques, un utilisateur a besoin d’une autorisation d’approbation pour approuver ou rejeter des éléments. L’autorisation de contribuer devrait fonctionner correctement. Vous pouvez créer un niveau d’autorisation personnalisé et activer l’autorisation Approuver les éléments. Créez ensuite un groupe SharePoint personnalisé, attribuez le niveau d’autorisation personnalisé au groupe SharePoint. Ajoutez ensuite tous vos utilisateurs au groupe particulier, assurez-vous d’ajouter uniquement les utilisateurs que vous souhaitez qu’ils puissent approuver.

C’est tout ce que vous devez savoir sur les autorisations d’approbation de contenu SharePoint.

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Ici, j’ai expliqué qu’est-ce que l’approbation de contenu dans SharePoint Online ou SharePoint 2013/2016? Pourquoi avons-nous besoin de l’approbation du contenu dans SharePoint ? Et comment activer l’approbation du contenu dans la liste SharePoint ou les bibliothèques de documents. Ensuite, j’ai également montré comment un approbateur peut approuver et rejeter des éléments dans SharePoint Online ou SharePoint 2013/2016/2019.