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Les tâches perdues, les réunions floues et le manque de suivi font-ils partie de votre vie quotidienne ? Vos résultats peuvent en pâtir si votre travail n’est pas correctement hiérarchisé et organisé. Dans tous les cas, le premier ordre du jour devrait être de définir la portée d’un projet. Avez-vous déjà entendu parler de ce concept?

Ne pas utiliser une portée signifie être complètement dans l’ignorance de ce à quoi s’attendre de ses tâches et une incertitude totale sur vos performances. Non seulement cela, mais cela rend également l’ensemble du processus beaucoup plus difficile qu’il ne doit l’être.

Pour éviter tout cela, vous devez préconiser l’idée d’utiliser des étendues bien définies pour vos projets. Si tous les bons acteurs soutiennent ce mouvement, toute votre entreprise peut profiter des avantages de ses résultats.

Quelle est la portée d’un projet ?

La portée d’un projet se réfère à la détermination des éléments les plus importants dont il doit avoir besoin pour être achevé. Il comprend des détails tels que la liste des produits livrables, les objectifs, les coûts, le budget, les membres du personnel et autres. L’objectif principal d’un scope est de servir de référence centrale pour les tâches associées au projet.

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Tout peut être un projet, comme le développement d’une application, d’une vidéo ou même d’un événement. Votre équipe peut contribuer, partager et accéder à la portée d’un projet dans le cadre d’un effort de collaboration pour le mener à bien. Grâce à des méthodes de documentation efficaces, vous pouvez vous assurer que les bonnes personnes connaissent toujours chaque étape du projet, ses exigences, ses besoins et ses spécificités.

Par exemple, disons que vous développez un projet axé sur le marketing par e-mail. La portée inclurait des éléments tels que le public que vous visez atteindre, les métriques qui détermineront votre succès avec votre contenu ainsi que les étapes nécessaires pour le compléter.

Voici les avantages les plus importants de travailler avec une portée bien définie d’un projet:

• permet à toutes les parties prenantes d’être à jour sur les particularités de votre projet, en minimisant les risques d’erreurs;
• offre un cadre exploitable que les gestionnaires peuvent utiliser pour assigner des tâches à l’équipe et référencer les étapes de la feuille de route ;
• vous permet, ainsi qu’à votre équipe, de vous concentrer sur des étapes et des objectifs concrets, ce qui évite que votre projet ne perde sa concentration et ne se transforme en quelque chose qui s’apparente à ce qui était attendu ;
• vous aide à améliorer votre projet au fur et à mesure qu’il se développe;

Pour qu’un périmètre de projet fonctionne correctement, il faut une bonne communication entre les managers et leurs équipes. Il est essentiel que chacun comprenne ses rôles et comment ils affectent chaque étape du développement du projet. Cela ne peut être bénéfique que si la portée est correctement planifiée.

Comment définir le périmètre d’un projet ?

Comme vous l’avez appris dans la section précédente, la rédaction de la portée d’un projet est cruciale pour sa réussite. Il nécessite les actions correctes lors de ses étapes de planification et d’exécution; sinon, vous risquez la performance et le développement de votre projet.

Voici les 5 étapes les plus importantes pour définir la portée d’un projet dans votre entreprise:

1. Identifier les besoins du projet

De quoi votre projet doit-il être achevé? Assurez-vous de considérer chaque étape du processus, du tout début jusqu’au soutien dont il peut avoir besoin après l’achèvement.

Cela comprend des informations sur les professionnels nécessaires et les compétences requises pour développer le projet. Vous pouvez spécifier les postes, les départements et les divisions de votre entreprise si cela facilite la visualisation. C’est également là que vous devez définir les outils dont vous aurez besoin, physiques ou logiciels.

Si vous vous sentez dépassé à l’idée d’établir de tels besoins spécifiques, vous pouvez prendre des projets similaires antérieurs comme cadre de référence. De plus, consultez les membres de votre personnel sur ce dont ils ont besoin pour exécuter ce que le projet leur demande.

2. Déterminer les objectifs du projet

La prochaine étape que vous devez franchir consiste à décider des objectifs de votre projet. Cela signifie définir ce que votre entreprise vise en termes de résultats avec l’exécution et la réalisation de votre projet. Si cela semble trop abstrait, vous pouvez utiliser une directive utile appelée critères INTELLIGENTS.

L’acronyme SMART est utilisé pour vous aider à mémoriser les caractéristiques appropriées aux objectifs que vous proposez pour votre projet. Voici ce que chaque lettre signifie et comment vous pouvez travailler avec chaque critère:

• S est pour spécifique, ce qui vous aide à vous assurer quel aspect de votre entreprise bénéficie de la réalisation de votre projet;
• M est pour mesurable, ce qui pousse à la sélection d’un ou plusieurs indicateurs de performance clés;
• A est pour réalisable, ce qui vous oriente vers la définition d’objectifs orientés vers l’action et réalistes;
• R est pour pertinent, ce qui signifie définir des objectifs alignés sur les objectifs et la mission de votre entreprise;
• T est pour time-bound, c’est-à-dire que vous spécifiez le délai de votre projet et le temps dont vous disposez pour atteindre vos objectifs.

3. Tenez compte des limites du projet

Tout en pensant à la portée d’un projet, vous devez considérer comment l’équilibre de vos forces et de vos faiblesses ajoute et affecte vos résultats. Cela signifie s’assurer que vos limites ne vous empêchent pas d’atteindre vos objectifs.

Pour vous aider dans cette étape, vous pouvez utiliser l’analyse SWOT. C’est une matrice qui vous oblige à renseigner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre projet. L’objectif principal est d’être conscient de ces critères et de la façon dont ils peuvent affecter votre capacité à mener à bien votre projet.

Les points forts de votre projet doivent être ce que votre entreprise a qui constitue un avantage pour les autres. Les faiblesses, bien qu’elles soient explicites, indiquent ce qui désavantage votre entreprise. Dans opportunités, vous devez indiquer les environnements dans lesquels vous pouvez exploiter vos forces. Enfin, ajoutez les conditions qui pourraient vous causer des problèmes de menaces.

4. Définir les ressources et le budget

Combien en termes de ressources est nécessaire pour atteindre vos objectifs avec ce projet? Une partie essentielle de votre champ d’application consiste à définir combien tout cela coûtera et quel est le budget que votre entreprise a réservé pour cela.

Le budget d’un projet doit être suffisant pour qu’il soit conclu avec succès dans les caractéristiques prévues. Cela signifie également s’assurer que les bonnes ressources sont dépensées dans les domaines appropriés de votre projet.

Cette étape doit être terminée après les précédentes, car il est nettement plus facile de penser à vos coûts et à votre budget après avoir défini vos besoins, vos objectifs et vos limites. Pour cette raison, assurez-vous de les suivre dans l’ordre.

5. Écrivez une déclaration de portée de projet killing

Vous pouvez avoir l’impression de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour la portée d’un projet, mais il reste un contenu ultime qui lie tout: votre déclaration.

L’objectif de l’énoncé de portée du projet est de fournir une justification de son existence ainsi qu’un résumé de tout ce que vous avez défini jusqu’à présent. C’est là que vous spécifiez une compréhension commune de ce qui est important, des processus utilisés et établissez la base fondamentale de votre projet.

Assurez-vous également que c’est une lecture inspirante. De cette façon, votre équipe et toute autre personne qui lit votre déclaration de projet verront rapidement sa valeur. Pour ce faire, créez un récit qui lie toute votre portée. Enfin, attention à ne pas trop écrire, car être précis est un must.

Pour définir la portée d’un projet, vous devez suivre les bonnes étapes. Ceci est essentiel pour la planification et l’exécution d’un résultat de qualité, ce qui est toujours une nécessité, quelle que soit l’activité de votre entreprise. Suivez les directives apportées par l’article et assurez-vous d’atteindre vos objectifs établis.

Si votre projet inclut la création de contenu, vous devez vous assurer qu’il a l’ouverture parfaite pour inspirer une lecture ultérieure. Consultez cet article de blog sur la façon d’écrire une excellente introduction.