5 Étapes Faciles vers la Session Parfaite des Leçons Apprises
Cela dit, j’ai un processus simple en 5 étapes pour mener une session très réussie des leçons apprises. C’est basique, mais ça devrait l’être. Ce n’est pas très différent de toute autre réunion, mais cela peut être un sujet sensible pour certains et difficile de rassembler les gens une fois le projet terminé ou presque terminé. Si simple est le meilleur. Les cinq étapesPlan
Planifiez à l’avance. Vous pouvez simplement vous asseoir à une table ronde avec toutes les parties prenantes clés et faire le tour de la pièce. Le problème avec cela est que ce qui devrait prendre 1 à 2 heures pourrait durer toute la journée, alors étant le bon facilitateur de réunion que vous êtes, vous planifiez à l’avance plutôt que de simplement lui téléphoner. Planifiez une date, une heure et un lieu et faites-le approuver par le client. Gardez à l’esprit que pour quelque chose comme cette co-implantation n’est pas vraiment nécessaire. En fait, se voir n’est pas vraiment nécessaire non plus, donc une conférence téléphonique devrait le faire à moins que vous ne la combiniez avec un événement de projet majeur que je ne recommanderais pas. La seule exception est que je suis un grand partisan de plusieurs sessions de leçons apprises organisées tout au long d’un engagement de projet – coïncidant généralement avec une approbation / approbation du livrable clé, donc si vous êtes au même endroit pour quelque chose comme ça, alors génial.
Mais pour la session ponctuelle de fin des leçons apprises du projet, planifiez un ordre du jour, présentez certains de vos propres avantages et inconvénients comme points de départ de la discussion et envoyez-les à toutes les parties prenantes dans le cadre du partage d’informations et de la communication d’invitation. Cela aidera à faire avancer le processus de réflexion, car la plupart des parties prenantes sont vraiment mal à l’aise avec les sessions ainsi qu’inexpérimentées avec ces sessions et ne savent pas quoi apporter à la table. Votre communication avancée et votre kit de démarrage vous aideront à lancer le bal lorsque la session proprement dite débutera. N’hésitez pas à rassembler ces informations initiales avec l’équipe pour faire progresser la discussion avec du matériel de plus en plus approfondi – le point de vue de cinq ou six personnes pour commencer les choses sert non seulement à une meilleure discussion hors de la porte, mais devrait aider à raccourcir la réunion dans son ensemble.
Envoyer à l’avance. Ensuite, envoyez ces informations que vous et l’équipe avez préparées à toutes les parties prenantes pour examen. Comme indiqué ci-dessus, cela les aidera à se rendre à cette session parfois délicate plus préparés et à mieux comprendre l’objectif général de la réunion, ce qui rendra la réunion et les informations à partager plus utiles, ciblées et productives.
Obtenez des commentaires. Obtenez les commentaires des parties prenantes prévues. Beaucoup n’auront pas besoin de plus d’informations, mais quelques-uns peuvent encore avoir besoin de directives ou les participants clés peuvent demander un changement de date afin qu’ils puissent être présents. Quels que soient les commentaires que vous obtenez – même s’il s’agit de commentaires sur les avantages et les inconvénients que vous avez envoyés pour démarrer la fête – seront utiles pour les objectifs généraux de la réunion. La mission est de partager l’information et de le faire de manière et dans un cadre opportun et contrôlé.
Conduite. Ensuite, procédez à la séance sur les leçons apprises. Prenez de bonnes notes ou demandez à quelqu’un de l’équipe de prendre de bonnes notes – ce doit être quelqu’un qui a traversé le projet et qui a connu les hauts et les bas afin qu’il comprenne la discussion et les commentaires qui ont été faits. Il y aura beaucoup de hochements de tête – ou de tremblements de tête.
Suivi. Enfin, faites le suivi. Suivez toujours toute réunion ou discussion importante avec les notes de la réunion et envoyez-les à tous les participants et aux participants proposés qui n’étaient pas présents. La clé est toujours de s’assurer que tout le monde a son mot à dire et que tout le monde est sur la même longueur d’onde à la fin de la journée. Demandez des commentaires avec 24 heures, révisez les notes et renvoyez-les une dernière fois.
Résumé / appel à contribution
Les leçons apprises consistent à comprendre ce que vous avez tous fait « bien » et ce que vous auriez tous pu faire « mieux ». »Il ne s’agit pas de pointer du doigt. Il s’agit d’apprendre. Que pensez–vous des leçons apprises – effectuez-vous la session régulièrement? Que pensez–vous de cette liste – que changeriez-vous à ce sujet?