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Comment créer le conseil d’administration idéal pour votre organisme à but non lucratif

Un conseil d’administration ou de fiduciaires efficace est essentiel au succès de votre organisme à but non lucratif. Mais quelle devrait être la taille de la planche? Quels sont les traits idéaux d’un membre du conseil d’administration? Combien de formation est nécessaire? Et qu’en est-il de l’indemnisation? Les réponses à ces questions de base peuvent vous aider à créer le conseil idéal pour votre organisation à but non lucratif.

Avec des budgets à but non lucratif et des contacts en face à face mis à rude épreuve par la pandémie, l’utilisation de plateformes numériques de communication, de collaboration, de connexion et d’engagement protégées par mot de passe, telles que les communautés d’engagement, peut être la réponse facile et abordable pour recruter, former, soutenir, inspirer, rationaliser les tâches et fidéliser vos parties prenantes, en particulier les membres du conseil d’administration.

Soyez intelligent quant à la taille des cartes

Les experts mettent en garde contre les cartes de plus de 15 personnes, car il devient difficile de s’assurer que tout le monde est entendu. D’un autre côté, les conseils d’administration trop petits peuvent ne pas permettre une diversité suffisante des points de vue. Par exemple, au Royaume-Uni, la Small Charities Coalition et la Charity Commission recommandent un minimum de trois membres du conseil d’administration. Vous devrez décider vous-même du bon nombre de membres du conseil d’administration pour votre organisation.

Recrutez votre conseil d’administration de manière stratégique

La constitution d’un conseil d’administration ou d’un conseil d’administration implique plus que de pourvoir des sièges. Le recrutement stratégique peut vous aider à réaliser la mission de votre organisation. Cela peut sembler intimidant— mais vous pouvez le rendre gérable en tenant compte de l’expertise, de l’expérience et des liens dont votre organisation a besoin.

Presque tous les conseils, par exemple, auront besoin de membres qui connaissent bien le public ou la population de l’organisme à but non lucratif ainsi que de membres qui ont des liens avec la communauté locale. Recherchez un groupe diversifié de personnes passionnées par la mission de votre organisation et engagées à consacrer le temps nécessaire, ainsi que des représentants de ceux qui ont un intérêt ou un intérêt pour le travail de l’organisation (comme un enseignant ou un parent pour un organisme de bienfaisance axé sur la jeunesse ou l’éducation). Les compétences en collecte de fonds et l’expertise financière et en gestion sont souvent des atouts précieux pour un conseil d’administration.

Une fois que votre conseil d’administration ou de fiduciaires est en place, le travail n’est pas terminé. Le recrutement doit se poursuivre lorsque les membres quittent le conseil. Les membres actuels du conseil d’administration devraient être à l’affût des recrues potentielles. Il est également important de se rappeler que les besoins du conseil d’administration peuvent changer avec le temps. Par exemple, la collecte de fonds peut être un besoin particulier si une campagne de financement est imminente.

Périodiquement, le directeur général ou le chef de la direction et le président du conseil d’administration devraient examiner les compétences et l’expertise des membres actuels du conseil d’administration afin de cerner les lacunes potentielles. Cette analyse peut ensuite être utilisée pour guider l’identification des futurs membres du conseil d’administration.

Offrir une formation appropriée aux membres du conseil

Les nouveaux membres du conseil devraient recevoir une orientation expliquant leurs rôles et responsabilités. Vous pourriez vous adresser:

• Mission et vision. Offrez un bref historique de l’organisation. Décrivez la mission et la vision de l’organisation à but non lucratif pour l’avenir. Expliquer les services fournis aux clients.
• Attentes. Dites aux membres du conseil ce qu’on attend d’eux. Cela peut inclure un soutien financier, la participation à la réunion et les attentes des bénévoles.
• Personnel et bénévoles. Fournir un organigramme à jour, y compris les biographies des membres actuels du conseil d’administration et du personnel clé. Examinez les descriptions de travail pour clarifier les rôles et les responsabilités.
• Politiques. Examiner les politiques pertinentes, telles que celles régissant les conflits d’intérêts, la gestion du personnel, les normes de conduite et d’éthique.
• Rapports. Fournir des rapports financiers récents, un rapport annuel et tout autre document répertoriant les donateurs ou autres bailleurs de fonds qui soutiennent l’organisation.
• Documents juridiques et fiscaux. Cela peut inclure des règlements du conseil d’administration, des statuts constitutifs, une certification ou des documents des autorités fiscales ou des organismes de réglementation, ainsi qu’un résumé de la couverture d’assurance.
• Détails pratiques. Fournir les descriptions de travail des membres du conseil d’administration, une liste des comités du conseil d’administration (y compris les membres, les chartes et les initiatives en cours) et un calendrier des réunions pour l’année prochaine.

Considérez la rémunération

Peu d’organismes à but non lucratif paient directement leurs membres du conseil d’administration. Au lieu de cela, les membres du conseil d’administration donnent généralement de leur temps et demandent le remboursement de leurs dépenses, telles que les déplacements et l’hébergement pour les réunions du conseil d’administration ou les conférences. Comme pratique exemplaire, votre organisme à but non lucratif devrait établir une politique de remboursement des dépenses.

Membres du conseil d’administration rémunérés aux États-Unis..

Il n’est pas illégal pour les organisations à but non lucratif de payer les membres du conseil d’administration si les règlements administratifs de votre organisation le permettent. Si une indemnisation est accordée, établir des garanties pour s’assurer que le niveau de la rémunération est raisonnable et conforme à la rémunération fournie par des organisations similaires.

L’article 501(c)(6) de l’Internal Revenue Code interdit toute partie des gains nets bénéficiant aux particuliers. Le paragraphe 501(c)(3) contient des règles sur les prestations excédentaires, qui empêchent les administrateurs et les dirigeants du conseil d’administration de tirer profit de leurs postes au sein d’organismes à but non lucratif. Payer plus que la moyenne du marché reconnue peut entraîner des amendes et la perte du statut d’exonération fiscale.

Il est également important de noter que les protections offertes aux bénévoles en vertu de la Loi fédérale sur la protection des bénévoles de 1997 ne s’appliquent qu’aux personnes qui ne reçoivent pas d’indemnisation, autre qu’un remboursement raisonnable ou une allocation pour les dépenses réellement engagées.

…et au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, payer un fiduciaire pour des services normaux dans le cadre de son rôle de fiduciaire n’est normalement pas possible (à moins que le document régissant l’organisme de bienfaisance ne le permette spécifiquement ou que l’organisme n’ait l’autorité de la Commission de bienfaisance ou des tribunaux). Cependant, un organisme de bienfaisance peut payer un fiduciaire pour des services qui dépassent les fonctions normales de fiduciaire, si la décision de le faire est prise par d’autres fiduciaires qui n’en bénéficieront pas et si certaines conditions sont remplies. Ces services peuvent inclure un travail de recherche, donner une conférence ou fournir des services spécialisés, tels que des conseils en gestion, des travaux de construction ou d’électricité, ou la traduction. Vérifiez auprès de la Charity Commission (ou de votre organisme de réglementation en Écosse ou en Irlande du Nord) pour plus de détails.

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