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Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont l’épine dorsale des entreprises modernes. L’agilité offerte par un système ERP moderne soutenu par des processus métier perfectionnés peut aider toute entreprise à être compétitive dans l’environnement commercial actuel, qui a été gravement affecté par les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ainsi que par les perturbations des opérations commerciales traditionnelles dues au travail à domicile des employés en raison de COVID.

Si votre organisation a concocté des solutions ponctuelles ou s’est associée à une plate-forme ERP existante sur site, il est peut-être temps d’investir dans la refonte du fonctionnement de votre entreprise.

Une implémentation ou une migration ERP peut être une perspective décourageante, en particulier pour les organisations dont les processus métier obsolètes sont personnalisés pour s’adapter aux fonctionnalités limitées de leur pile d’entreprise actuelle. Cependant, les conseils suivants peuvent aider les organisations à choisir le bon fournisseur ERP et à mettre en œuvre le nouveau système avec un minimum de douleur et un maximum de succès.

Jeter les bases organisationnelles

Avant de commencer le processus de sélection des fournisseurs, les organisations doivent d’abord poser les bases en abordant dès le départ les questions politiques, organisationnelles, de gestion du changement et de gouvernance requises.

Chaque organisation connaît des luttes de pouvoir et des problèmes politiques liés aux mandats et aux pressions différents sous lesquels ses différents groupes travaillent. Un exemple classique ? Le bras de fer entre les praticiens de la sécurité informatique et le « shadow IT », dans lequel les secteurs d’activité déploient des technologies sans approbation informatique explicite. Ensuite, il y a la nature humaine fondamentale autour du changement, certaines personnes essayant de conduire des changements évolutifs dans l’entreprise, tandis que d’autres s’avèrent plus résistantes au changement, craignant que les nouvelles technologies perturbent leurs routines de travail quotidiennes, voire leur enlèvent leur travail.

Parce qu’une implémentation ERP est si profonde et a un impact sur tous les aspects de l’entreprise, les entreprises doivent résoudre les problèmes politiques avant d’aller de l’avant. Ils doivent mettre en place des processus de gestion du changement, répondre aux préoccupations des employés par la transparence et la formation, et résoudre les questions de gouvernance. À qui appartient l’ERP ? Si vous passez à un modèle SaaS, qu’advient-il de l’informatique interne ? Ces questions doivent être répondues avant que les fournisseurs potentiels ne soient amenés.

Révisez vos processus

La mise en place d’un nouveau système ERP est une excellente occasion de repenser — et d’optimiser — le fonctionnement de votre organisation. Il suffit de compiler une liste des processus métier actuels et d’essayer de les reproduire dans un nouveau système ERP est la mauvaise solution.

Au lieu de cela, les entreprises devraient utiliser un déploiement ou une migration ERP comme un élément essentiel de leurs efforts de transformation numérique. Selon Liz Herbert, analyste chez Forrester, les entreprises devraient envisager des exercices tels que

ou

pour explorer des moyens nouveaux et créatifs d’améliorer les processus métier. Les organisations devraient également ouvrir le processus de remue-méninges pour inclure non seulement les chefs de service, mais également les utilisateurs finaux, même les clients et les partenaires.

Obtenez vos canards de données d’affilée

Les entreprises qui souhaitent consolider une variété de produits ponctuels, d’applications locales ou d’un système ERP hérité en une plate-forme ERP moderne et complète doivent déterminer si leurs capacités de collecte de données sont à la hauteur.

Comme le dit Michael Larner, analyste chez ABI Research,  » La source d’informations à partir de laquelle la solution peut obtenir des informations est robuste, afin de fournir une version unique de la vérité. »Cela est particulièrement important car les entreprises sont aux prises avec des problèmes de chaîne d’approvisionnement et doivent avoir un aperçu en temps réel des systèmes de bout en bout pouvant englober plusieurs fonctions telles que les sites de commerce électronique, les ventes, la facturation, la fabrication, la gestion des stocks, la livraison, le support ou le service client.

Concentrez-vous sur les exigences métier critiques

Les organisations veulent certainement agir rapidement pour commencer à récolter les bénéfices du nouveau système ERP dès que possible, mais Lisa Anderson, présidente de LMA Consulting Group, prévient qu’il vaut mieux prendre le temps de bien choisir le fournisseur que de se précipiter dans quelque chose que vous pourriez regretter.

Lors de la sélection des fournisseurs, les grandes organisations proposent souvent une liste de dizaines et de dizaines d’exigences métier. Et la plupart des fournisseurs vous diront qu’ils peuvent tous les satisfaire. Anderson recommande de prendre le temps de réduire cette liste à quelques processus métier critiques dotés de fonctionnalités uniques ou constituant un facteur de différenciation important. Elle ajoute que les entreprises devraient épingler les fournisseurs sur ce qu’il faudrait pour améliorer ces fonctions commerciales critiques en termes de coût, de temps, de complexité et de formation.

Planifier pour l’avenir

Larner souligne que la sélection d’un fournisseur qui fournira les mêmes fonctionnalités que vous avez maintenant n’est jamais suffisante, en particulier lors de la migration vers le cloud. La mise en œuvre d’un nouveau système ERP est une excellente occasion d’utiliser des analyses de données et des simulations avancées telles que les threads numériques ou la technologie des jumeaux numériques, par exemple, pour anticiper les besoins et les préoccupations futurs, explique Larner.

Assurez-vous de demander aux fournisseurs ce qu’offrent leurs plates-formes pour que votre entreprise prospère au-delà de la mise en œuvre. « Cela m’aide-t-il à comprendre ce qui se passe aujourd’hui et ce qui se passera demain. Peut-elle prévoir des pénuries ou des goulets d’étranglement ? Cela fait passer la mise à niveau du système ERP d’un simple outil d’approvisionnement à un outil stratégique « , explique Larner.

Effectuer une démonstration au début du processus

De nombreuses organisations passent par l’ensemble du processus de sélection des fournisseurs, puis amènent le soumissionnaire gagnant pour effectuer une démonstration qui montre aux employés à quoi ressemblera le nouveau système. Une meilleure approche, dit Herbert, consiste à faire appel à un ou deux fournisseurs pour effectuer une démonstration au début du processus, afin que les employés puissent envisager les possibilités du nouveau système lorsqu’il y a encore une possibilité de rétroaction et, d’un point de vue politique, cela ne se présente pas comme un fait accompli qui est imposé aux employés sans notification préalable.

Partenaire à long terme

Pour la plupart des organisations, la transition vers un nouveau système ERP nécessitera une aide extérieure, soit en raison de contraintes de personnel informatique interne, de contraintes de temps ou de manque de compétences. Selon Anderson, cela signifie faire un choix difficile avec un impact significatif: Faites-vous un partenariat avec le fournisseur ERP, avec un revendeur ou un intégrateur de systèmes affilié au fournisseur ERP, ou avec un fournisseur de technologie ou un consultant indépendant?

Recherchez un partenaire qui possède une expertise approfondie de l’industrie, qui comprend vos processus métier à l’intérieur et à l’extérieur et qui possède une expérience d’expertise des processus. Il est également important de s’assurer que le fournisseur ERP et / ou le partenaire tiers a la portée mondiale pour répondre à vos besoins. N’oubliez pas qu’une fois que vous avez pris une décision ERP, vous êtes engagé sur le long terme.

Faire de l’expérience utilisateur une priorité

Il est essentiel de considérer non seulement le logiciel lui-même, mais aussi la facilité avec laquelle les utilisateurs finaux apprennent les nouveaux systèmes et les exploitent. La dernière chose que vous voulez est de déployer un logiciel qui éteint les gens et devient quelque chose qu’ils évitent jusqu’à ce qu’ils soient absolument obligés de l’utiliser.

Vérifiez ce que le fournisseur propose en termes de modèles, de guides en ligne, de matériel de formation, de communautés et de forums. À quoi ressemble l’intégration? Existe-t-il une option en libre-service pour que les utilisateurs finaux puissent être opérationnels sans intervention informatique?

Assurez-vous que le nouvel ERP s’intègre à d’autres applications

Le système ERP ne fonctionne pas dans le vide. Le service informatique est toujours responsable du bon fonctionnement de l’ensemble des processus métier. Les applications ERP interagissent avec des bases de données, des applications héritées, d’autres applications SaaS telles que CRM et des applications spécifiques à l’industrie telles que la gestion de la qualité dans la fabrication. Les entreprises doivent comprendre dans quelle mesure le nouveau système ERP pourra s’intégrer au reste de l’infrastructure informatique. Découvrez quels types d’API sont proposés.

Résoudre le débat sur la personnalisation par rapport à la normalisation

Dans le monde des ERP, il y a une lutte constante entre la personnalisation et la normalisation. Les organisations sont souvent tentées de créer leurs propres applications ERP afin d’améliorer les processus métier ou l’expérience utilisateur. Au fil du temps, cependant, la prolifération d’applications personnalisées peut créer des problèmes de cohérence et de mise à jour. La normalisation permet aux entreprises de rester sur la voie des fournisseurs et de tirer parti des innovations développées par le fournisseur SaaS, explique Herbert.

La tendance de nos jours est davantage à la standardisation, les organisations devraient donc avoir des politiques et des procédures en place pour s’assurer que les entreprises ne s’éloignent pas trop du chemin du fournisseur, tout en permettant une certaine personnalisation lorsque cela est logique. Herbert dit qu’un partage de 80/20 est une bonne référence à suivre.

Profitez de l’agilité et du faible code

Les systèmes ERP hérités sont souvent décrits comme des monolithes inflexibles qui ne peuvent pas être mis à jour à la vitesse de l’entreprise simplement en raison de la façon dont ils ont été conçus. Avec le passage récent au développement logiciel agile et la démocratisation générale de l’informatique rendue possible par des avancées telles que les environnements de développement low-code ou sans code, les entreprises peuvent changer cela.

Herbert dit que dans le passé, les développeurs étaient frileux à l’idée de déployer une nouvelle mise à jour ERP car elle pouvait perturber l’entreprise et que les gens avaient « peur de toucher à tout ce qui pourrait faire tomber le système. » Mais à mesure que les organisations deviennent à l’aise avec les applications SaaS qui se mettent à jour fréquemment, il est possible d’appliquer les principes de développement agile au système ERP.  » L’Agilité est un énorme changement dans le déploiement de l’ERP « , explique Herbert.  » Vous n’avez pas à planifier chaque cas d’utilisation, chaque pièce fonctionnelle à l’avant. Vous pouvez être itératif dans ce que vous construisez et ce que vous consommez. »

Et avec des options low-code et no-code, les entreprises peuvent développer en toute sécurité des améliorations aux processus métier en périphérie sans affecter le système ERP central. Bien sûr, Herbert ajoute que les organisations qui empruntent cette voie doivent également avoir la bonne gouvernance en place.