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Un article précédent soulevait la question de savoir pourquoi les examens de performance de projet ne sont pas universellement tenus,

même s’il est largement admis qu’ils constituent un moyen principal d’améliorer les performances futures en tirant les leçons des performances passées. Dans cet article, nous examinons comment surmonter les obstacles à des examens efficaces.

Pourquoi les avis ne sont pas tenus

Parmi les raisons les plus courantes de ne pas tenir d’avis figurent:

• La peur de faire face à l’échec et à ses causes – Si l’échec est perçu comme Einstein et Edison le perçoivent – comme un tremplin vers le succès – alors il y a une grande motivation à revoir la performance et à en tirer des leçons. Si, en revanche, l’échec est considéré comme quelque chose à nier et à cacher, les critiques seront évitées.
• Blâmer – Si la culture repose sur le blâme et la punition pour motiver le comportement, il y aura de la résistance et de la défensive. Blâmer favorisera la peur. Il est essentiel d’éviter de blâmer et de se concentrer sur le processus plutôt que sur les comportements individuels. Voir mon article de mai 2019 Arrêtez de Blâmer Concentrez–Vous Sur Le Processus Pour Obtenir des Performances optimales
• Expérience négative – les critiques passées n’ont pas de valeur. Par exemple, ils n’ont pas été suivis pour mettre en œuvre des changements basés sur les leçons apprises; les participants blâmaient et défendaient et bloquaient toute exploration réelle de ce qui n’allait pas et pourquoi.
• Manque de facilitateurs qualifiés – des facilitateurs qualifiés sont nécessaires pour rendre les examens efficaces en s’attaquant à la tendance des gestionnaires de projet et des interprètes à être orientés vers l’action plutôt que vers l’introspection et la réflexion. Un facilitateur permettra aux participants de confronter directement des réalités laides, de ne pas se laisser prendre au blâme et à la défensive et de s’assurer que tout le monde a la chance de participer. La facilitation rendra les expériences d’examen plus susceptibles d’être positives.
• Pas de temps – Les parties prenantes sont en congé pour le prochain projet ou retournent à leurs activités opérationnelles et l’examen n’est pas classé comme une activité précieuse et, par conséquent, n’est pas planifié.
• Absence d’un processus de gestion de projet documenté – l’absence de lignes directrices et de modèles entraîne des efforts inutiles et l’absence d’informations utiles saisies pendant le projet.
• Ne pas valoriser l’assurance de la qualité et l’amélioration continue – si les dirigeants et les parties prenantes du projet n’accordent pas suffisamment d’importance à l’amélioration continue pour motiver le temps et les efforts nécessaires pour tenir des examens et en assurer le suivi, il n’y aura pas de temps pour les examens et ceux qui ont lieu seront considérés comme inutiles.

Comment tenir un examen

Pour vous assurer que ces causes sont traitées, il est nécessaire de traiter les examens comme vous traiteriez n’importe quelle partie importante du processus de gestion de projet. Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices qui reconnaissent les étapes du processus d’examen – initiation, recherche et rapport. Nommer et habiliter une équipe de révision chargée de

• Intégrer la capture de données utiles et de mini-revues ou rétrospectives dans le projet
• Réunir les bons acteurs (exécutants du projet, clients, gestionnaires fonctionnels et personnel, etc.),
• Collecter et analyser les artefacts du projet (par exemple, des rapports et des notes sur l’état du projet)
• Créer un ensemble de questions d’entrevue à utiliser dans des sessions individuelles et de groupe,
• Faciliter les sessions
• Évaluer les résultats et
• Produire un rapport.

Selon la portée du projet et la disponibilité des modèles, le processus de l’initiation au rapport peut prendre de quelques jours à quelques semaines.

Notez que l’examen s’inscrit dans un processus d’assurance de la qualité plus large. Le contenu des rapports d’examen sert à évaluer et à améliorer le processus de gestion de projet. Les leçons apprises ne sont véritablement apprises par une organisation que lorsqu’elles sont utilisées pour améliorer les performances.

Qu’y a-t-il dans un nom? – Examens de performance tout au long de la vie du projet

Dans le passé, les examens de projet étaient appelés post-mortem. Les examens formels sont assez difficiles pour amener les gens à le faire sans les associer à la mort, donc le nom a changé. Maintenant, ce sont des Examens Post-Projet ou des Examens Post-Mise en œuvre ou des Rétrospectives. Mais, ces noms en déduisent que vous attendez la fin du projet avant de revoir les performances.

Laissez de côté le « post » et appelez-les examens de performance du projet. Faites en sorte qu’ils fassent partie intégrante du projet – et pas seulement après sa fin. En d’autres termes, examinez et ajustez régulièrement les performances et capturez les leçons apprises de sorte que lorsque vous arriverez à la fin d’une phase majeure ou du projet dans son ensemble, vous serez prêt avec une liste préexistante des leçons apprises et des problèmes afin de pouvoir en discuter en profondeur et recommander les prochaines étapes.

Dans les méthodologies Agiles, il y a une revue, une rétrospective, après chaque Sprint. Cela signifie que chaque semaine ou deux, il y a un recul pour revoir et apprendre de la performance. Un examen complet du projet a lieu à la fin du projet.

Listes de contrôle et ordres du jour

L’un des moyens les plus efficaces de s’assurer que les examens sont utiles consiste à établir des lignes directrices et à fournir des listes de contrôle et des ordres du jour. Plutôt que de créer une autre liste de contrôle et un autre ordre du jour pour les examens, utilisez l’un des centaines de modèles, listes de contrôle et modèles, y compris votre propre modèle de processus de gestion de projet. Pourquoi réinventer la roue ? Au lieu de cela, faites des recherches et utilisez une description de processus existante ou créez-en une qui combine les meilleures caractéristiques de plusieurs. Voici quelques références:

• Comment Organiser une Réunion d’Examen Post-Projet https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Examens Post-Mise en œuvre Masquant La Certitude Que Ce Que Vous Avez Livré Fonctionne Réellement https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Meilleures Pratiques — Processus d’Examen de projet https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• L’Art et la Science des Examens Post-Projet https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engager l’équipe

Les examens peuvent être ennuyeux lorsque les mêmes exercices et séquences sont répétés ou lorsque des individus assertifs monopolisent l’examen.

Un document traite de la nécessité d’aller au-delà des approches standard pour utiliser une approche qui engage mieux les participants et aboutit au type d’informations utiles qui peuvent aider à rendre les projets futurs plus susceptibles d’être efficaces.

Un examen bien facilité évitera de simplement lire les listes de contrôle et les rapports. Ne faites pas de votre avis une présentation. Faites-en un événement interactif auquel les participants sont invités à prendre une part active, partageant leurs points de vue.

L’animateur devrait chercher à faire sortir les participants de leur siège (ou à s’engager activement, si l’examen est effectué virtuellement) pour donner leur avis. L’exercice de sismographe émotionnel est un exemple du genre de processus qui engage les participants à l’examen.

Si vous faites des examens fréquents – par exemple, des rétrospectives de sprint – variez la façon dont vous faites les exercices. Une simple recherche sur le Web mène à plusieurs façons de faire des exercices de sismographe émotionnel. Variez la séquence des points de l’ordre du jour. Variez le facilitateur.

Sismographe émotionnel – Examen des aspects comportementaux

Un exemple de technique pour engager les participants aborde la dimension émotionnelle souvent négligée du projet.

« Un sismographe émotionnel est utilisé pour identifier les facteurs qui conduisent au bonheur et au malheur des participants sur le projet examiné. »Une chronologie du projet des points clés de la vie du projet est créée avec une ligne de base. Les participants placent ensuite des fiches ou des notes post-it au-dessus ou en dessous de la ligne pour indiquer s’ils étaient heureux ou mécontents (stressés) à des moments clés du projet. La distance par rapport à la ligne de base indique l’intensité des sentiments.

L’exercice engage les participants visuellement et physiquement. C’est un véhicule pour discuter des causes du stress et de son soulagement dans le projet. Il ouvre la discussion sur les raisons de différentes perspectives lorsqu’un participant signale un stress ou une insatisfaction élevé pour un point du projet et que d’autres ne le font pas.

Des notes tirées de réflexions régulières sur le pouls du projet peuvent rendre cet exercice plus efficace en rappelant comment les choses se sont ressenties à des moments clés afin que les impressions des parties prenantes lors de l’examen puissent être évaluées par rapport aux événements dans un calendrier. Cela permet une discussion riche des perceptions. Il invite à comprendre comment ce qui aurait pu être stressant au moment où cela se produisait, rétrospectivement, n’était pas si grave. Il met également en évidence les types d’événements qui causent du stress et ouvre la discussion sur la meilleure façon de les gérer ou de les éviter à l’avenir.

L’ajout de réflexions sur l’état émotionnel du projet renforce l’importance du « côté plus doux » des projets – les relations interpersonnelles et interpersonnelles. Le fait que cela fasse partie des lignes directrices pour prendre régulièrement du recul pour réfléchir rend plus probable que les intervenants reconnaissent leur stress et ses effets sur leurs relations.

Le sismographe émotionnel est l’un des nombreux exercices qui peuvent être utilisés pour améliorer l’efficacité des examens. Une bonne ressource pour trouver des exercices à utiliser dans les rétrospectives et les revues peut être trouvée dans 29 Outils rétrospectifs Scrum pour les Rétrospectives Agiles distribuées à https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Résultat net

Si vous souhaitez briser la résistance aux critiques, assurez-vous que l’évaluation franche des performances est valorisée et activée en éliminant le blâme et la défensive.

Ajoutez à cela des directives claires et pratiques, des listes de contrôle et des modèles et une facilitation efficace avec des exercices attrayants. Ajoutez un parrainage exécutif pour une amélioration continue.

Nous espérons que, à mesure que les organisations et leurs processus mûriront, des examens de performance efficaces, faisant partie intégrante de l’amélioration continue du rendement des projets, deviendront une norme.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). L’Art et la Science des Examens Post-Projet, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425