• Articles
• admin

a agenda for the event voi auttaa merkittävästi suunnittelun ja järjestämisen kannalta. Se on hyvä tapa tietää, onko sinulla tarvittavat resurssit suorittaa koko tapahtuman ilman häiriöitä.

tämän lisäksi kattava asialista voi sisältää myös ohjeet siitä, mitä tulee tehdä, jos jokin osa tapahtumasta menee pieleen. Tämä on ehkä eräänlainen varautumissuunnitelma, joka on elintärkeä joka tapauksessa.

esityslista voidaan myös jakaa muiden henkilökunnan jäsenten kanssa, jotta he tietävät, mitä on tehtävä, milloin ja miten kaikki on hallittava niin, että kaikki tapahtuman istunnot sujuvat ajallaan.

näin ollen tapahtuman agenda varmistaa, että kaikki sujuu sujuvasti. Tapahtuman esityslistan laatiminen voi kuitenkin olla vaikea tehtävä. Tämä johtuu siitä, että tapahtuman järjestämiseen liittyy paljon tekijöitä. Täältä löydät joitakin hyviä vinkkejä siitä, miten valmistella esityslistan tapahtuma.

kuinka luoda asialista tapahtumalle

tapahtumalistan luominen voi tuntua aluksi pelottavalta tehtävältä. Tämä johtuu siitä, että et ehkä tiedä, mistä aloittaa. Sellaisenaan, on suositeltavaa aina aloittaa karkea ääriviivat mielessä ennen keksiä agenda.

voit aloittaa kirjoittamalla ensin tärkeät tiedot. Tähän voi sisältyä tapahtuman alkamisajankohdan kirjoittaminen ylös. Voit sitten kirjoittaa tiedot siitä, mitä on tehtävä, kun tapahtuma alkaa.

eli voit kirjoittaa ylös tarvittavat järjestelyt, jotka on tehtävä ennen tilaisuuden alkua. Voit kirjoittaa tällaisia asioita luettelon muodossa. Tämä varmistaa, että et menetä joitakin tärkeitä yksityiskohtia.

tällaisia tietoja voivat olla osallistujien määrä, ensimmäisen istunnon paikka, annettavat virvokkeet ja se, mikä on koko istunnon tarkoitus, joka on toimitettava.

tästä voi seurata muita asiaan liittyviä yksityiskohtia, jotka voivat liittyä tapahtuman aikana pidettäviin istuntoihin. Muista, agenda ei eroa luoda tapahtuma aikataulu, jossa voit varmistaa, että kaikki tapahtuu ajoissa. Sellaisenaan, sinun tarvitsee vain luetella alas olennaiset yksi kerrallaan luoda täydellinen tapahtuma esityslistan.

hyödyllisiä vinkkejä

nyt kun sinulla on yleinen käsitys siitä, miten kirjoittaa tapahtuman esityslista, on aika paljastaa joitakin tärkeitä vinkkejä.

ennen kaikkea pitää varmistaa, että tiedossa on tarkka määrä juontajia, jotka esiintyvät tapahtumassa, ja kuinka kauan kunkin esityksen pitäisi tai kestää.

tämän tehtävän suorittamiseksi sinun on otettava suoraan yhteyttä juontajiin ja kysyttävä heiltä arvioidusta esitysajasta. Tämä varmistaa, että voit aikatauluttaa tehokkaammin, ja antaa osallistujille tietää tarkalleen, mitä tapahtuu.

lisäksi osallistujat voivat pyytää sinulta yksityiskohtaista esityslistaa. Tämä voi johtua siitä, että he eivät halua osallistua tiettyyn istuntoon, koska se ei kiinnosta heitä.

on sanomattakin selvää, että kirjoittaessanne kunkin esityksen aikataulun mainitsette myös esityksen tarkoituksen tai päämäärän sekä käsiteltävän aiheen.

varmista lisäksi, että lähetät vahvistussähköpostin osallistujille, jotka osallistuvat tapahtumaan, ja kerro heille, että heidän tulee ilmoittaa sinulle etukäteen, jos he eivät halua tulla. Tämä auttaa sinua suunnitella vastaavasti, koska tiedät tarkka määrä ihmisiä, jotka osallistuvat.

lopuksi, varmistakaa, että jokainen istunto avarretaan niin, että osallistujilla on aikaa rentoutua ja seurustella istuntojen välillä. Näin varmistetaan, ettei kukaan ahdistu jatkuvasta toiminnasta ja että kaikkea voidaan hallita paljon tehokkaammin.

yleiset virheet

ei ole harvinaista, että tapahtumasuunnittelijat tekevät virheitä agendaa luodessaan. Tässä muutamia niistä virheistä, jotka on vältettävä hinnalla millä hyvänsä, jos haluat tapahtumasi olevan suuri menestys.

ei seuraa juontajia

juontajat ovat tärkeä osa tapahtumaasi. Juontajat ajavat tapahtuman loppuun asti. Siksi on välttämätöntä, että seuraat heitä jatkuvasti vahvistaaksesi heidän läsnäolonsa.

usein tapahtumasuunnittelijat jättävät tällaiset tehtävät tekemättä ja aiheuttavat siksi koko tapahtuman suistumisen raiteiltaan.

varmista myös, että sinulla on suunnitelma B, jos juontaja ei saavu paikalle viime hetkellä.

tällaisen varautumissuunnittelun pitäisi olla oleellinen osa tapahtumaa, sillä vasta varsinaisten istuntojen aikana selviää, mikä on mennyt pieleen. Sinun täytyy suunnitella etukäteen ja huolehtia siitä, että vaihtoehtoisia järjestelyjä tehdään ja käytössä.

kaiken tekeminen itse

tämä on yksi yleisimmistä virheistä, joita tapahtumasuunnittelijat tekevät. Sen sijaan, että tapahtuman eri tehtävät delegoitaisiin henkilökunnalle, tapahtumasuunnittelijat ottavat joskus kaiken itselleen, jotta tapahtuma onnistuisi.

tätä tulisi välttää hinnalla millä hyvänsä ja delegointi olisi tehtävä asianmukaisesti. Näin varmistetaan tapahtuman sujuvuus ja se, että kaikki ovat käytettävissä auttamaan, jos jokin menee pieleen.

lisäksi tapahtuman aikataulusuunnittelijat eivät aina anna johtotehtäviä eri tiimin jäsenille. Tämä on suuri virhe, koska se voi johtaa huonoon koordinointiin ja viestintään, mikä voi johtaa hajonneisiin tapahtumiin.

varmista, että olet antanut tarvittavat tehtävät asianomaisille joukkueille ja valinnut henkilöt, jotka johtavat omia joukkueitaan.

5 Tapahtuman Agendapohjat

Tässä muutamia tapahtuman agendapohjia, joita voit käyttää oppaana suuren agendan laatimiseen hetkessä.

#1

hyvin yksinkertainen, mutta tehokas malli, osoittaa, miten voit jäsentää tapahtuman esityslistan sisällyttämään kaikki asiaankuuluvat istunnot ytimekkäästi.

#2

tämä on täydellinen tapahtuma aikataulu malli, koska se on helppo ymmärtää ja sisältää nimet osallistujien ja juontajien sekä ylimääräistä tilaa kirjoittaa lisätietoja.