• Articles
• admin

in this SharePoint tutorial, learn what is SharePoint content approval? Kuinka mahdollistaa sisällön hyväksyminen SharePoint 2013/2016/2019: ssä tai SharePoint Onlinessa. Sitten näytän, miten hyväksyä / hylätä luettelo kohteita tai asiakirjoja SharePoint verkossa käyttäen SharePoint list/kirjaston sisällön hyväksymisominaisuus.

mikä on SharePoint – sisällön hyväksyntä?

SharePoint-sisällön hyväksymisominaisuuden avulla hyväksyjät (sivuston jäsenet, joilla on hyväksymisoikeus) voivat julkaista luettelon kohteita tai asiakirjoja luetteloon tai kirjastoon.

jos SharePoint-luettelossa tai asiakirjakirjastossa on asiakirjan hyväksymisominaisuus käytössä, kun käyttäjä lisää asiakirjan tai asiakirjan asiakirjakirjastoon, se ei ole kaikkien käyttäjien saatavilla, kohde on vireillä. Kun hyväksyjä, hyväksyy kohteen tai asiakirjan niin vain se on kaikkien käyttäjien saatavilla.

oletuksena sisältöhyväksynnät on kytketty pois päältä ja kuka tahansa käyttäjä, jolla on lukuoikeus, voi nähdä luonnokset useimmissa sovelluksissa. Julkaisusivustomallilla luoduilla SharePoint-sivustoilla on jo sisällön hyväksyntä päällä Pages-sovelluksessa.

miksi SharePoint-sisällön hyväksyntä vaaditaan?

SharePoint-listat ja kirjastot voivat usein sisältää arkaluonteisia tietoja, jotka voivat olla tärkeitä vain ”virallisille” versioille kohteista tai tiedostoista, joita käyttäjät voivat tarkastella. Ja jotta voit tarkastella tätä, tarvitset jonkin kohteen tai tiedoston hyväksynnän ennen kuin Sisältö tulee näkyviin useimmille sivuston käyttäjille.

vaatimalla hyväksyntää organisaatio voi soveltaa merkittävää laatu-ja tietoturvatasoa luetteloiden sisältöihin ja libraries.by tämän mahdollistaminen asiakirjaluonnos, joka odottaa sisällön hyväksymistä, on vireillä. Kun hyväksyjä tarkistaa asiakirjan ja hyväksyy sisällön, se tulee luvallisten käyttäjien nähtäväksi.

asiakirjakirjaston omistaja voi sallia asiakirjakirjaston sisällön hyväksymisen ja vaihtoehtoisesti liittää kirjaston työnkulun hyväksymisprosessin suorittamiseen.

paras esimerkki selitettäväksi on, että jos luomme blogisivua, meidän täytyy käydä läpi kaikki blogit kommentoijilta ennen julkaisua.

ota sisällön hyväksyntä käyttöön SharePoint-luettelossa tai Asiakirjakirjastossa

tässä katsotaan ensin, miten voimme ottaa sisällön hyväksymisen käyttöön/poistaa käytöstä SharePoint-luettelossa tai Asiakirjakirjastossa SharePoint Online/2013/2016: ssa.

Step-1

jos käytät nykyaikaista SharePoint-luetteloa tai kirjastoa, Napsauta vaihdekuvaketta ja valitse sitten listan Asetukset/kirjaston asetukset kuten alla:

avaa SharePoint-lista tai Asiakirjakirjasto ja napsauta kirjaston asetuksia, kuten alla, jos käytät klassista SharePoint-sivustoa.

Vaihe 2

Napsauta nyt versionhallinnan asetukset-kohtaa, joka on luettelon tai kirjaston asetukset-sivulla.

Step-3

siellä näet Sisällönhyväksyntäosion, valitse Kyllä ” Require content approval for submitted items?”kuten alla:

Vaihe 4

seuraavaksi keksimme dokumentin versiohistorian, josta löydät kolme vaihtoehtoa,

• Ei versiointia: Jos versiointia ei käytetä ja uusi asiakirja ladataan asiakirjakirjastoon, se lisätään kirjastoon vireillä olevassa tilassa, eikä käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, näe sitä ennen kuin se on hyväksytty.
• luo pääversiot: jos käytetään suurversiota ja uusi asiakirja ladataan asiakirjakirjastoon, se lisätään kirjastoon vireillä olevassa tilassa, eikä sitä voi tarkastella käyttäjillä, joilla on lukuoikeudet, ennen kuin se hyväksytään versiona 1.
• luodaan duuri-ja molliversiot: Jos käytetään suur – ja pienversiota ja uusi asiakirja ladataan dokumenttikirjastoon, se voidaan lisätä kirjastoon joko Luonnostilana versiona 0.1 tai tekijä voi välittömästi pyytää hyväksyntää. Tällöin Asiakirjan tila jää vireille.

tässä on valittu Create major-versio, sillä emme halua katsojien katsovan, kenellä on lukuoikeudet, ennen kuin se on hyväksytty.

Vaihe 5

Luonnoskohteen suojaus Määritä, kenen käyttäjien pitäisi voida tarkastella luonnoksia tässä asiakirjakirjastossa. Täällä haluamme vain kirjoittaja sivuston tai ylläpitäjä tarkastella, joten olemme valinneet vain käyttäjille, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja tekijä kohde).

Vaihe 6

seuraavaksi tulee vaatimus tarkistaa, missä se pyytää meitä määrittelemään, onko käyttäjien tarkistettava asiakirjoja ennen muutoksia tässä asiakirjakirjastossa vai ei. Napsauta ok-painiketta aktivoidaksesi.

nyt kohteen tai tiedoston sivusto saa hyväksytty luetteloon tai kirjastoon, jos henkilö on täysi valvonta tai Suunnitteluoikeudet. Järjestelmänvalvojana, seuraamme vaiheita hyväksyä kohteita.

Step-7

modernissa SharePoint-luettelossa tai kirjastossa voit nähdä kaksi näkymää lisättynä kuten alla:

classic sivusto, voimme nähdä uusi sarake on lisätty hyväksytyn tilan sekä kaksi uutta näkymätyypit luodaan rinnalla oletusnäkymä. Nämä ovat hyväksyä / hylätä kohteita ja minun huomautuksia näkymä.

nykyaikaisessa luettelossa näet Hyväksyntätilanne-sarakkeen. Oletusarvoisesti hyväksytään kunkin olemassa olevan kohteen Hyväksyntätilanne.

Vaihe 8

jos avaat SharePoint-sivuston Approve/reject Items-luettelonäkymän. Näet kaikki vireillä olevat ja hyväksytyt kohteet, kuten alla:

napsauttamalla Hyväksy / Hylkää kohteet-näkymää näemme erilaisia tiloja ja kohteita siinä, kuten kuinka monta tiedostoa on hyväksytyssä tilassa ja kuinka monta on vireillä ja kuinka monta hylätään.

Vaihe 9

My Submissions view auttaa tutkimaan kirjautuneen käyttäjän lähettämiä asiakirjoja ja kohteita.

Hyväksy / Hylkää kohteita tai asiakirjoja sisällön hyväksymisen jälkeen

nyt näemme, miten hyväksytty voi hyväksyä/hylätä kohteita sisällön hyväksymisen jälkeen SharePoint Online-luettelossa tai kirjastossa.

Step-10

on kaksi tapaa, voimme hyväksyä tai hylätä kohteita.

valitse SharePoint Online-listan kohde ja napsauta sitten … – > Hyväksy/Hylkää komentoriviltä kuten alla:

tai valitse EKP-valikko ja napsauta sitten lisää – > Hyväksy/Hylkää kuten alla:

sitten voit valita alla vaihtoehtoja:

• hyväksytty
• hylätty
• vireillä

ja voit laittaa lisäkommentteja myös kommenttikenttään kuten alla:

se lisää yhden lisäpalstan nimellä ”Approver Comments”, kuten alla, jossa näet hyväksyjän kommentin.

avaa klassisessa SharePoint-luettelossa SharePoint-luettelo tai Asiakirjakirjasto ja valitse kohde. Napsauta – > Lisäasetukset ja valitse sitten Hyväksy/Hylkää.

vaihe 11

valitse hyväksytty vaihtoehto, jotta kohde näkyy kaikille käyttäjille. Valitse hylätty, jos haluat hylätä kohteen ja se palauttaa kohteen luojalle ja kohde näkyy vain luojalle ja kaikille muille käyttäjille, jotka voivat nähdä luonnoksen. Jos valitset odottavan vaihtoehdon, asiakirja näkyy käyttäjälle, joka on luonut kohteen, sekä kaikille käyttäjille, jotka voivat nähdä luonnokset SharePoint Online-palvelussa.

Kuinka sammuttaa sisällön hyväksyminen SharePointissa

Miten poistaa sisällön hyväksyminen SharePointissa? Jos haluat poistaa sisällön hyväksymisen SharePoint-asiakirjakirjastosta, avaa SharePoint Online document library – > Settings-kuvake – > Library settings ja napsauta sitten Versiointiasetukset-kohtaa Yleiset asetukset.

aseta sitten Versionvaihtoasetusten sivulla ei, jos haluat edellyttää sisällön hyväksymistä lähetetyille kohteille? kuten alla:

näin sammutat sisällön hyväksymisen SharePoint-asiakirjakirjastossa tai-luettelossa.

SharePoint-sisällön hyväksymisoikeudet

oletuksena, kun joku lähettää kohteen tai asiakirjan, se on vireillä. Ennen kuin joku hyväksyy sen, se on vireillä.

katsotaanpa, mitä lupaa tarvitaan, jotta joku voi hyväksyä tai hylätä kohteen SharePoint-palvelussa. SharePoint modern list tai library, käyttäjä vaatii, hallita luetteloita oikeudet hyväksyä tai hylätä kohteen.

klassisissa SharePoint-sivustoissa käyttäjä tarvitsee hyväksymisluvan kohteiden hyväksymiseen tai hylkäämiseen. Osallistu lupa pitäisi toimia hyvin. Voit luoda mukautetun käyttöoikeustason ja ottaa käyttöön kohteiden hyväksymisoikeudet. Luo sitten mukautettu SharePoint-ryhmä, Määritä mukautettu käyttöoikeustaso SharePoint-ryhmälle. Lisää sitten kaikki käyttäjät tiettyyn ryhmään, varmista, että sinun pitäisi lisätä vain ne käyttäjät, jotka haluat he voivat hyväksyä.

tämä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää SharePoint-sisällön hyväksymisoikeuksista.

saatat pitää SharePoint-tutoriaalien seuraamisesta:

• Poista käytöstä asiakirjan muokkausominaisuudet käyttäjän luvalla SharePoint document library
• Get SharePoint document library size using PowerShell
• Microsoft Flow esimerkki: Kopioi uudet tiedostot tietokoneesta SharePoint Online Document Library
• Microsoft Flow esimerkki: Product Notification Approval Flow
• Microsoft Flow: template action ’Switch’ – toiminnon suorittaminen epäonnistui
• tämän kohteen ETag ei vastaa sitä Etagia, jota käytetään sisällön hyväksymisen tilan määrittämiseen Microsoft Flow-järjestelmässä
• Microsoft Flow-esimerkki: Kun kohde on luotu SharePoint-luettelossa, lähetä hyväksyntä ja luo kohde
• Microsoft Flow-esimerkki: sähköposti-ilmoitus SharePoint-luettelon hyväksymisen jälkeen

SharePoint Designer Workflow: Create Laptop Request Approval Workflow

• Approval Workflow in SharePoint Online with example

Here I have explained what is content approval in SharePoint Online or SharePoint 2013/2016? Miksi vaadimme sisällön hyväksymistä SharePointissa? Ja miten mahdollistetaan sisällön hyväksyminen SharePoint-luettelossa tai asiakirjakirjastoissa. Sitten olen myös osoittanut, miten hyväksyjä voi hyväksyä ja hylätä kohteita SharePoint Online tai SharePoint 2013/2016/2019.