• Articles
• admin

olet lähdössä lomalle ja haluat lähettää automaattisia vastauksia Microsoft Outlook? Näin määrität automaattisen vastauksen, jotta asiakkaasi, yhteistyökumppanisi ja työtoverisi tietävät, ettet voi lukea heidän sähköpostiaan ja milloin palaat.

Miten tarkistaa Microsoft Outlook-versio

Microsoft Outlook mahdollistaa automaattisten vastausten asettamisen. Mutta miten teet, että vaihtelee Outlook-versio toiseen. Ensimmäinen, kannattaa tarkistaa version ohjelmiston.

1. inboxisi yläpuolella olevassa nauhassa: onko välilehdellä ”Työkalut”? Jos et näe yhtä, sinulla on todennäköisesti uudempi versio tai Outlook Office 365. Klikkaa ” Tiedosto ”ja sitten” Info ” ja tarkista, jos saat kuvan, kuten kuvan alla.
2. jos sinulla on välilehti ”Tools” ja klikkaat sitä, onko vaihtoehtoa ”Out of Office Assistant”? Vanhemmat versiot (Outlook 2003, 2007) on tämä vaihtoehto.
3. Näetkö” Työkalut ”- välilehden, mutta ei”toimistoapulainen”? Se tarkoittaa, että käytät luultavasti muuta kuin vaihtotiliä. Tässä tapauksessa, voit asettaa automaattisen vastauksen käyttämällä vaihtoehtoa ”säännöt ja hälytykset”.

5 vaiheet miten asettaa out-of-office vastaus uudemmissa versioissa Microsoft Outlook

jos sinulla on Outlook-versio ilman ”Työkalut” välilehti ja saada kuvan kuin yllä, käytät uutta versiota Outlook tai Outlook Office 365. Tässä tapauksessa, tämä on mitä sinun täytyy tehdä:

1. Napsauta ”Tiedosto”ja sitten ”Tiedot”.
2. Valitse vaihtoehto ” automaattivastaukset (poissa virasta)”.
3. Aktivoi tämä asetus valitsemalla ”Lähetä automaattiset vastaukset”. Voit myös tarkistaa vaihtoehdon lähettää viestin vain tietyn ajan. Aseta alkamisaika ja päättymisaika. Jos et aseta aikaväliä, sinun on deaktivoitava automaattivastaukset manuaalisesti.
4. Kirjoita teksti, jonka haluat muiden saavan automaattisena vastauksena sähköposteihinsa. Välilehtiä on kaksi: ”Inside My Organization” ja ”Outside My Organization”. Voit käyttää samaa tekstiä molempiin tai kirjoittaa erilaisia vastauksia. Tekstin voi myös muotoilla.
5. napsauta” Ok ” oikealla alhaalla, kun olet valmis.

tärkeää: voit asettaa aikajanan, jolloin viesti lähetetään-mutta vastaanottaja ei näe päättymispäivää. Tämä tarkoittaa: jos haluat ihmisten tietävän, milloin palaat, sinun on kirjoitettava se tekstiisi.

automaattiset vastaukset vanhemmissa Outlook-versioissa

vanhemmissa versioissa automaattisen vastauksen asettaminen toimii samalla tavalla. Sinun täytyy vain käyttää ulkopuolista avustajaa.

• nauhassa klikkaa ”Työkalut ”ja sitten”toimistoapulainen”.
• Tarkista vaihtoehto” Send out of office auto-responses ” ja aseta tarvittaessa aikajänne Outlookissa 2007. Tai vaihtoehto” olen tällä hetkellä poissa toimistosta”, Outlookissa 2003.
• Kirjoita vastaukseksi haluamasi teksti. Outlookissa 2007 voi olla kaksi erilaista tekstiä, omalle organisaatiolle tai organisaation ulkopuolisille ihmisille.
• klikkaa oikeassa alakulmassa ”Ok”.
• tärkeä: Outlookissa 2007, voit asettaa aikaväli, kun viesti lähetetään. Vastaanottaja ei kuitenkaan näe päättymispäivää. Jos haluat ihmisten tietävän, milloin palaat toimistoon, mainitse palautuspäivä tekstissäsi.

automaattiset vastaukset käyttäen ”sääntöjä ja hälytyksiä” (muut kuin vaihtotilit)

jos automaattista viran ulkopuolista vastausta ei ole mahdollista asettaa lainkaan, voit silti lähettää vastauksen. Mutta se on hieman monimutkaisempaa.:

• ensimmäinen, sinun täytyy tallentaa malli, joka sisältää tekstin, jonka haluat lähettää (kun palaat, kuka on yhteyshenkilö, kun olet poissa jne.). Aloita kirjoittamalla uusi sähköposti.
• Kirjoita uuteen sähköpostiin teksti, jonka haluat Outlookin automaattisesti lähettävän lomalla ollessasi. Mutta sen sijaan, että lähettäisit sähköpostin jollekulle, sinun täytyy tallentaa se.
• klikkaa ”Tallenna nimellä”. Vuodesta pudotusvalikosta, valitse ”Outlook malli” ja kohde, jossa haluat mallin tallennetaan.
• voit asettaa automaattisen vastauksen valitsemalla ” Tiedosto ”(uudemmat versiot) tai” Työkalut ”(vanhemmat versiot) löytääksesi vaihtoehdon”säännöt ja hälytykset”.
• klikkaa ” säännöt ja hälytykset ”ja sitten”uusi sääntö”.
• nyt näet ikkunan, jossa on monta vaihtoehtoa. Klikkaa ”käytä sääntöä saamiini viesteihin”.
• jos et näe tätä vaihtoehtoa listassasi, valitse ”Tarkista viestit, kun ne saapuvat”.
• seuraava vaihe on tarkistaa, Keihin tätä sääntöä sovelletaan: ”Which condition(s) do you want to check?”. Jos haluat, että viesti lähetetään kaikille, jotka ottavat sinuun yhteyttä, Älä tarkista mitään ja klikkaa ”Seuraava”. Ja sitten ”Kyllä”, Jos olet beeing kysyi, pitäisikö tämän koskea kaikkia viestejä.
• nyt sinulta kysytään, mitä haluat viestillä tehdä. Valitse ”vastaa tietyn mallin avulla” (Vaihe 1). Vaihe 2: Napsauta ”tietty malli” ja valitse alusta tallennettu malli.
• Klikkaa ”Seuraava”. Lisää sitten tarvittaessa poikkeuksia. Klikkaa ”Seuraava” jälleen.
• seuraavassa ikkunassa on annettava säännön nimi. Ja valitse ”Käynnistä tämä sääntö”, Jos Haluat aktivoida sen juuri nyt.
• Klikkaa ”Valmis”.