• Articles
• admin

edellisessä artikkelissa pohdittiin, miksi hankekatselmuksia ei järjestetä yleisesti,

vaikka on laajalti hyväksytty, että ne ovat ensisijainen tapa parantaa tulevaa suorituskykyä oppimalla aiemmista suorituksista. Tässä artikkelissa tarkastelemme, miten käsitellä tiesulkuja tehokkaisiin arviointeihin.

miksi katselmuksia ei pidetä

yleisimpiä syitä katselmuksen pitämättä jättämiseen ovat:

• epäonnistumisen ja sen syiden kohtaamisen pelko – jos epäonnistuminen koetaan niin kuin Einstein ja Edison sen kokevat – ponnahduslautana menestykseen – on suuri motivaatio tarkastella suoritusta ja oppia siitä. Jos taas epäonnistuminen nähdään asiana, joka pitää kieltää ja salata, niin arvostelua vältetään.
• syyttäminen – jos kulttuuri nojaa syyttelyyn ja rangaistukseen motivoidakseen käyttäytymistä, tulee vastustusta ja puolustuskykyä. Syyttely lisää pelkoa. Olennaista on välttää syyttelyä ja keskittyä prosessiin yksilöllisen käyttäytymisen sijaan. Katso toukokuun 2019 artikkelini Stop fokus on the Process To a optimal Performance
• Negative experience-aiemmat arvostelut ovat olleet arvottomia. Niitä ei esimerkiksi ole seurattu muutosten toteuttamiseksi saatujen kokemusten perusteella, vaan osallistujat syyttelivät ja puolustelivat ja estivät todellisen selvittelyn siitä, mikä meni pieleen ja miksi.
• ammattitaitoisten ohjaajien puute-ammattitaitoisia ohjaajia tarvitaan, jotta arvioinneista saadaan tehokkaita käsittelemällä projektipäälliköiden ja esittäjien taipumusta toimintalähtöisyyteen introspektiivisen ja pohdiskelevan sijaan. Fasilitaattori antaa osallistujille mahdollisuuden kohdata suoraan rumat realiteetit, ei juuttua syyttelyyn ja puolustautumiseen ja varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus osallistua. Fasilitointi tekee tarkastelukokemuksista todennäköisemmin positiivisia.
• aikasidosryhmät eivät ole lähdössä seuraavaan hankkeeseen tai takaisin operatiivisiin toimiinsa, eikä uudelleentarkastelua priorisoida arvokkaaksi toiminnaksi eikä siten aikataulutettua.
• dokumentoidun projektinhallintaprosessin puuttuminen-ohjeiden ja mallien puuttuminen aiheuttaa tarpeetonta vaivaa ja hankkeen aikana kerättyjen hyödyllisten tietojen puutetta.
• laadunvarmistusta ja jatkuvaa parantamista ei arvosteta – jos johtajat ja hankkeen sidosryhmät eivät arvosta jatkuvaa parannusta tarpeeksi motivoidakseen aikaa ja vaivaa arviointien pitämiseen ja niiden seurantaan, arviointeja ei ehditä tehdä ja toteutettavat arvioinnit koetaan hyödyttömiksi.

katselmuksen pitäminen

jotta varmistettaisiin, että näihin syihin puututaan, on tarpeen käsitellä katsauksia samalla tavalla kuin mitä tahansa projektin hallintaprosessin tärkeää osaa. Luo toimintatapoja, menettelyjä ja ohjeita, jotka tunnistavat arviointiprosessin vaiheet – käynnistämisen, tutkimuksen ja raportin. Nimittää ja valtuuttaa arviointiryhmä, jonka tehtävänä on

• upottaa hyödyllisten tietojen ja miniarvostelujen tai retrospektiivien talteenotto projektiin
• koota oikeat toimijat (projektin esiintyjät, asiakkaat, toiminnalliset johtajat ja henkilökunta jne.),
• kerää ja analysoi projektin artefakteja (esimerkiksi projektin tilanneraportit ja muistiinpanot)
• luo joukko haastattelukysymyksiä käytettäväksi yksilö-ja ryhmäistunnoissa,
• helpottaa istuntoja
• arvioi havainnot ja
• tuottaa raportin.

hankkeen laajuudesta ja mallien saatavuudesta riippuen prosessi käynnistämisestä raporttiin voi kestää muutamasta päivästä viikkoihin.

huomaa, että tarkastelu on osa laajempaa laadunvarmistusprosessia. Arviointiraporttien sisältö on osa projektinhallintaprosessin arviointia ja parantamista. Opittuja asioita organisaatio todella oppii vasta, kun niitä käytetään suorituskyvyn muuttamiseen paremmaksi.

mitä nimessä on? – Suoritusarvioita koko Projektielämän ajan

aiemmin projektiarvioita kutsuttiin Post mortemeiksi. Viralliset arvostelut ovat tarpeeksi vaikeita saada ihmiset tekemään liittämättä heitä kuolemaan, joten nimi on muuttunut. Nyt ne ovat Post Project Reviews tai Post Implementation Reviews tai Retrospectives. Mutta, nämä nimet päättelevät, että odotat, kunnes projekti on ohi ennen suorituskyvyn tarkistamista.

jätä pois ”post” ja kutsu niitä projektin suoritusarvioiksi. Tee niistä olennainen osa projektia – ei vain sen jälkeen, kun se on ohi. Toisin sanoen, säännöllisesti tarkistaa ja säätää suorituskykyä ja tallentaa saadut kokemukset niin, että kun olet saavuttanut loppuun suuren vaiheen tai koko hankkeen olet valmis olemassa oleva luettelo saadut kokemukset ja kysymyksiä, jotta voit keskustella niistä perusteellisesti ja suositella seuraavia vaiheita.

ketterissä menetelmissä jokaisen sprintin jälkeen on katselmus, retrospektiivi. Tämä tarkoittaa, että joka viikko tai kaksi on askel taaksepäin tarkistaa ja oppia suorituskykyä. Hankkeen valmistuttua tehdään täydellinen hankekatselmus.

tarkistuslistat ja esityslistat

yksi tehokkaimmista tavoista varmistaa tarkistusten hyödyllisyys on laatia suuntaviivoja ja laatia tarkistuslistoja ja esityslistoja. Sen sijaan, että luot vielä yhden tarkistuslistan ja asialistan arvioinneille, käytä yhtä sadoista malleista, tarkistuslistoista ja malleista, mukaan lukien oma projektinhallintaprosessimallisi. Miksi keksiä pyörä uudelleen? Sen sijaan tehdä tutkimusta ja joko käyttää olemassa olevaa prosessin kuvaus tai craft yksi, joka yhdistää parhaat ominaisuudet Useita. Tässä muutamia viittauksia:

• How to Run a Post Project Review Meeting https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Post-Implementation Reviews Masking Sure That What you Delivered Actually Works https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Best Practices-Project Review Process https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• the Art and Science of Post Project Reviews https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engage the Team

arvostelut voivat olla tylsiä, kun samat harjoitukset ja jaksot toistuvat tai kun itsevarmat yksilöt monopolisoivat arvostelun.

yhdessä asiakirjassa käsitellään tarvetta ylittää tavanomaiset lähestymistavat, jotta voidaan käyttää lähestymistapaa, joka sitouttaa osallistujat paremmin ja tuottaa hyödyllistä tietoa, joka voi auttaa tekemään tulevista hankkeista todennäköisesti tehokkaampia.

hyvin helpotettu tarkastelu estää pelkän tarkistuslistojen ja Raporttien lukemisen. Älä tee arvostelustasi esitystä. Tehkää siitä interaktiivinen tapahtuma, jossa osallistujien on helpompi osallistua aktiivisesti ja jakaa näkemyksiään.

fasilitaattorin tulee pyrkiä saamaan osallistujat ylös paikoiltaan (tai aktiivisesti mukaan, jos katselmus tehdään virtuaalisesti) palautteen antamiseksi. Emotional Seismograph exercise on esimerkki sellaisesta prosessista, joka sitouttaa katselmoijia.

jos teet usein katsauksia – esimerkiksi sprinttiretroja-vaihtele harjoitustapoja. Yksinkertainen verkkohaku johtaa useisiin tapoihin tehdä emotionaalisia Seismografiharjoituksia. Vaihtele esityslistan kohtien järjestystä. Vaihtele fasilitaattoria.

Emotional seismograph-Reviewing Behavioral Aspects

yksi esimerkki tekniikasta osallistujien sitouttamiseksi käsittelee projektin usein unohdettua emotionaalista ulottuvuutta.

” emotionaalista Seismografia käytetään tunnistamaan tekijöitä, jotka johtavat osallistujien onnellisuuteen ja onnettomuuteen tarkasteltavassa projektissa.”Projektin aikajana projektin elämän keskeisistä kohdista luodaan lähtötilanteen kanssa. Tämän jälkeen osallistujat asettavat hakemistokortteja tai post-it-lappuja viivan ylä-tai alapuolelle osoittaakseen, olivatko he onnellisia vai tyytymättömiä (stressaantuneita) projektin keskeisissä kohdissa. Etäisyys lähtötilanteesta kertoo tunteiden voimakkuudesta.

harjoitus sitouttaa osallistujat visuaalisesti ja fyysisesti. Se on väline, jolla voidaan keskustella stressin syistä ja sen lievittämisestä projektissa. Se avaa keskustelun eri näkökulmien syistä, kun yksi osallistuja ilmoittaa olevansa erittäin stressaantunut tai tyytymätön johonkin kohtaan projektissa ja toiset eivät.

hankkeen sykettä koskevien säännöllisten pohdintojen muistiinpanot voivat tehostaa tätä toimintaa antamalla muistutuksia siitä, miltä asiat tuntuivat keskeisissä kohdissa, jotta katselmuksessa olevien sidosryhmien vaikutelmia voidaan arvioida aikajanan tapahtumia vasten. Tämä mahdollistaa runsaan keskustelun käsityksistä. Se kutsuu oivalluksia siitä, miten se, mikä olisi voinut olla stressaavaa sillä hetkellä, kun se tapahtui, jälkikäteen, ei ollut kovin paha. Se nostaa esiin myös stressiä aiheuttavat tapahtumat ja avaa keskustelun siitä, miten niitä kannattaa jatkossa parhaiten käsitellä tai välttää.

pohdintojen lisääminen projektin tunnetilasta vahvistaa projektien ”pehmeämmän puolen” eli ihmissuhteiden ja ihmissuhteiden merkitystä. Kun tämä on osa suuntaviivoja, joiden mukaisesti otetaan säännöllisesti huomioon, on todennäköisempää, että sidosryhmät tunnustavat stressinsä ja sen vaikutukset suhteisiinsa.

emotionaalinen Seismografia on yksi monista harjoituksista, joilla voidaan tehostaa katselmuksia. Hyvä resurssi retrospektiivien ja arvostelujen käyttöön tarkoitettujen harjoitusten löytämiseen löytyy 29 Scrum Retrospektiivisestä työkalusta hajautetuille ketterille Retrospektiiveille osoitteessa https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

jos haluat päästä läpi arvostelujen vastustuksesta, pyri varmistamaan, että suoraselkäistä suorituksen arviointia arvostetaan ja mahdollistetaan poistamalla syyttely ja defensiivisyys.

tähän lisätään selkeät ja käytännölliset ohjeet, tarkistuslistat ja mallit sekä tehokas fasilitointi mukaansatempaavilla harjoituksilla. Taita executive sponsorointi jatkuvan parantamisen.

toivottavasti organisaatioiden ja niiden prosessien kypsyessä tehokkaista suoritusarvioinneista, jotka ovat olennainen osa käynnissä olevaa projektin suorituskyvyn parantamista, tulee normi.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). The Art and Science of Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425