• Articles
• admin

yritysjohtajat ovat tunnetusti kiireisiä henkilöitä. Loputtomat tehtävälistat, back-to-back-kokoukset, strateginen suunnittelu ja paljon muuta vaativat suorastaan yli-inhimillistä ponnistelua ja ajanhallintaa. Miten he selviävät tästä kaikesta? Menestyneellä johtajalla on salainen ase, yhtä menestyneellä johdon assistentilla.

tunnetaan myös nimillä hallinnolliset avustajat, Henkilökohtaiset avustajat, toimeenpanevat sihteerit tai lyhyesti EAs, johdon assistentin tehtävä on lähinnä portinvartijan, luottamushenkilön ja yleisen tukijärjestelmän tehtävä c-suite-johtajille.

EA: t ovat periaatteessa laajennus Ylempiin johtajiin, mikä tarkoittaa, että he ovat myös yleensä ensimmäinen yhteyspiste kaikille, jotka yrittävät tavoittaa heidät. He hallinnoivat aikataulujaan, laativat raportteja, antavat yleistä hallinnollista tukea ja osallistuvat olennaisilta osiltaan useimpiin, ellei jopa kaikkiin työtehtäviinsä.

EA: n toimenkuvaan tutustutaan tarkemmin tämän oppaan seuraavassa artikkelissa johdon assistentin tehtävistä.

johdon assistenttien merkitys

nopeasti muuttuvien työympäristöjen ja teknologisen kehityksen vuoksi johdon assistentit työskentelevät ja toimivat entistä useammissa tehtävissä. Takana ovat ajat, jolloin EA: n nähtiin puhtaasti portinvartijoita execs, siellä vastata puheluihin ja ottaa viestejä.

tekniikka tarjoaa nyt execs: ille lukuisia työkaluja, joilla nämä tehtävät voidaan suorittaa heille. Muistiinpanosovellukset, aikatauluratkaisut, liikematkustusalustat ja tehtävänhallintaympäristöt tarkoittavat, että hallinnollisen tuen tarve on vähentynyt vuosien varrella.

mutta EAs: t eivät suinkaan ole vanhentuneita. Niillä on nyt sekä strateginen että hallinnollinen rooli. He hyppäävät päätöksenteossa auttamisesta tekniseen apuun, sisäiseen viestintään, liikematkailun valvomiseen ja tapahtumasuunnitteluun muutamia mainitakseni.

the 14 skills top executive assistants Point

jos tämä hullu mutta erittäin palkitseva urapolku kuulostaa juuri sinulle sopivalta, olemme koonneet listan 14 elintärkeästä executive assistant-taidosta, joiden avulla sinusta tulee huippuhallinnollinen ammattilainen.

olla superorganisoitu

ei liene yllätys, että parhailla johdon assistenteilla on ulkopuolisia organisointitaitoja. Koska EA, olet periaatteessa vastuussa kahdesta erittäin kiireinen työtaakka, oman ja executive työskentelet. Sinun täytyy pystyä priorisoimaan kaikki, mitä on tehtävä ja huolehtia siitä mahdollisimman tehokkaasti.

moniajo on myös erittäin tärkeää. Olipa päiväsi kuinka hyvin suunniteltu tahansa, hätätapaukset ja kiireelliset asiat, jotka vaativat välitöntä huomiotasi, putkahtavat väistämättä esiin, ja sinun on oltava riittävän joustava näiden käsittelemiseksi. Kun palot on saatu sammutettua, pitäisi voida palata aikatauluun helposti.

sinun on järjestäydyttävä siten, että kaikki tieto, mitä sinä tai esimiehesi tarvitsette, on käden ulottuvilla.

Be Tech-Savvy

olemme jo hahmotelleet, miten teknologia on muuttanut merkittävästi EA: n työtä tarjoamalla toimeenpanijoille ratkaisuja joihinkin perinteisempiin hallinnollisiin toimintoihin. EAs: n odotetaan olevan työssään analyyttisempi ja strategisempi, mutta myös teknologisesti taitava on tullut ratkaisevaksi.

hallinnollisilla avustajilla tulisi olla vahva ote perinteisistä Googlen ja Microsoftin Office-ohjelmista, kuten Excel ja Powerpoint, sekä lista työkaluista ja resursseista, jotka lopulta auttavat heitä tekemään parempaa työtä, kuten Slack, Calend.ly ja TravelPerkto muutamia.

tietojen syöttäminen, minuuttien ottaminen ja tietojen kirjaaminen ovat kaikki tärkeitä osia johdon assistenttien työssä, ja ajantasaisuus markkinoiden uusimpien sovellusten ja ratkaisujen kanssa tekee työstäsi varmasti paljon helpompaa.

se, että yhä useammat teleoperaattorit käyttävät itse joitakin näistä teknisistä ratkaisuista, tarkoittaa usein sitä, että EAs: n on usein käytettävä aikaa vianmäärityksen avustamiseen tarpeen vaatiessa.

ole viileä, rauhallinen ja koossa

kysy keneltä tahansa EA: lta, miten olla parempi henkilökohtainen avustaja, ja he luultavasti kertovat, että on tärkeää osata pysyä rauhallisena ja pitää pää kylmänä stressaavissa tilanteissa. Ylempien tasojen johtajiin kohdistuu yleensä äärimmäisiä paineita, jotka yleensä siirretään heidän EAs: lleen.

malttisi ylläpitäminen tekee elämästäsi paljon helpompaa ja auttaa sinua selviytymään monista kriiseistä, jotka tulevat väistämättä esiin säännöllisesti.

ole suurlähettiläs

portinvartijana ja oman johdon edustajana sinun on tutustuttava sekä heidän että yrityksen tavoitteisiin ja arvoihin. Sinun täytyy ymmärtää kokonaiskuva ja pitää se mielessä, varsinkin kun olet tekemisissä organisaation ulkopuolisten ihmisten kanssa.

ota aikaa ymmärtääksesi yrityksen arvoja ja intiimiä toimintaa. Tutustu kaikkiin tiimin jäseniin ja heidän velvollisuuksiinsa ja velvollisuuksiinsa. Näin varmistat, että olet valmis vastaamaan kysymyksiin ja jopa tekemään päätöksiä sekä toimeenpanijan että yrityksen parhaaksi.

olla luotettava

tiiviissä yhteistyössä ylimmän tason johdon kanssa tarkoittaa, että olet todennäköisesti säännöllisesti tietoinen arkaluonteisista ja luottamuksellisista tiedoista. Tämä voisi sisältää yrityksen taloudellisia tietoja, HR-kysymyksiä, liikesalaisuuksia sekä olla tietoinen (ja usein joutua ratkaisemaan) kriisejä arkaluonteisia.

on äärimmäisen tärkeää, että säilytät luottamuksellisuuden ja vaitiolovelvollisuuden sekä toimeenpanevan elimen että organisaation vuoksi. Jos menetät työnantajasi luottamuksen, sinun on käytännössä mahdotonta tehdä työtäsi.

olla erinomainen viestijä

EA on jatkuvasti tekemisissä ihmisten kanssa. He työskentelevät johtajalle, muille tiimin jäsenille yrityksen sisällä ja asiakkaille ja sidosryhmille organisaation ulkopuolella. Olet tiedottaja toimeenpanovallan ja yrityksen ja siksi on oltava suuri viestintätaitoja sekä ihmisten taitoja.

empatian ja tunneälyn sisältävä taito auttaa, kun luot suhteita, joista tulee ratkaisevia, jotta voit tehdä työsi. Hyvä EA on aktiivinen LinkedIn, Meetup ja kiireinen aikana sosiaalisia tapahtumia, verkostoituminen muiden EAs ja kontakteja, jotka tulevat kätevä myöhemmin linjaa.

ole taitava ennakoija

tämä on hankala ja yleensä tulee vuosien kokemus. Käyttämällä kokemustaan ja jolla on ymmärrys sekä mahdollisista tilanteista että pomosi tottumuksista ja tarpeista, suuri toimeenpaneva avustaja pystyy ennakoimaan ja voittamaan kompastuskivet ennen kuin ne tapahtuvat.

tämän tason asiantunteva ongelmanratkaisija ei ainoastaan tee sinusta arvokasta henkilökohtaista avustajaa, vaan myös helpottaa työtäsi. Kriisi toisensa jälkeen voidaan välttää pienellä strategisella suunnittelulla.

ole jaloillasi ajattelija

sen lisäksi, että pystyt ennakoimaan ongelmia, sinun on myös osattava ratkaista ne lennossa. Koska EA, kohtaat lukemattomia tilanteita, jotka eivät välttämättä ole oppikirjan ratkaisuja voit viitata. Sinun täytyy ajatella laatikon ulkopuolella ja käyttää kaikkia käytettävissänne olevia työkaluja ongelman selvittämiseksi.

tämän myötä tulee tietynlainen itsehallinto. Sinun täytyy tuntea olosi mukavaksi tehdä päätöksiä itse ja tehdä ne hetken mielijohteesta puhelut oikeaan aikaan. On tietenkin tärkeää ymmärtää oman vallan rajat ja löytää oikea tasapaino näiden kahden välillä.

ole terävä neuvottelija

yllätyt siitä, miten hyödyllinen tämä erityinen taito on hallintoammattilaiselle. EAs viettää paljon aikaa käsitellä ja kommunikoida toimittajien ja palveluntarjoajien ja täytyy tietää, miten neuvotella saadakseen tuloksia tarvitaan yrityksen tai exec. Tämä voisi olla johtohenkilöiden matkustustarpeisiin, löytää pöydän oikeasta ravintolasta liikelounaalle, saada parhaan tarjouksen toimistotarvikkeista tai jopa saada lippuja tai passeja eksklusiivisiin tapahtumiin.

aika, jonka olisit sijoittanut verkostoitumiseen, tulee tässä esiin, sillä EAs käyttää näitä kontakteja usein pyytääkseen palveluksia ja saadakseen sisäpiiritietoa tai suosituksia.

ole taitava projektinhallinnan taidoissa

kun asiaa ajattelee, johdon assistentti on pohjimmiltaan projektipäällikkö, jonka tehtävänä on käsitellä yhtä mutta erittäin monimutkaista projektia. Korkean tason johtajan tarpeet ja vaatimukset. Tiukka ote joistakin projektinhallinnan keskeisistä käsitteistä ja käytännöistä edistäisi näin pitkälle.

EAs: n tehtävänä on usein tapahtumien koordinointi, mukaan lukien ryhmänrakennustapahtumien suunnittelu yrityskulttuurin parantamiseksi. Koska suuri yritys suurlähettiläs (KS. kohta 4) antaa sinulle vahvemman aseman suorittaa tällaisia tehtäviä mahdollisimman tehokkaasti ja tehokkaasti.

ole analyyttinen

kuten olemme jo maininneet, teknologian kehittyminen on tehnyt johdon assistentin roolista vähemmän hallinnollisen ja strategisemman tai analyyttisemman. Mitä analyyttisempi ajattelija olet, sitä parempi olet työssäsi EA: na ja sitä arvokkaampi olet niille johtajille, joille työskentelet.

sinulla on paremmat valmiudet käsitellä arkaluonteisia ja monimutkaisia tilanteita. Kun joudut tekemään päätöksen toisensa jälkeen, analyyttisyytesi ja yksityiskohtien huomioiminen on salainen aseesi. Työnantajasi arvostavat tätä erityisesti, sillä EA: lla on usein epävirallisen neuvonantajan ja uskotun rooli.

ole johtaja ja tiimipelaaja

henkilö, joka työskentelee lähimpänä joitakin organisaation avainhenkilöitä, pyytää usein sinulta ohjausta ja neuvoja. Sinulla on tietoa johtajien tarpeista ja toiveista ja siitä, mikä on parasta yritykselle. Sinulla on myös avain suurten kontaktien ja yhteyksien löytämiseen. Aika ajoin sinua pyydetään välittämään viestejä muulle yritykselle c-suite-tiimin puolesta.

tämä asettaa sinut valta-asemaan, mutta edellyttää myös joukkuepelaamista. Sinun on edustettava toimeenpanovaltaa, mutta sinun on myös oltava henkilö, jonka puoleen ihmiset tuntevat voivansa kääntyä tarpeen tullen. Työsi luonne tarkoittaa, että sinun on tehtävä yhteistyötä eri tiimin jäsenten kanssa eri hetkinä tilanteesta riippuen. Tämä pätee erityisesti silloin, kun sinun on otettava vetovastuu projekteissa, kuten tiimirakennustapahtumien järjestämisessä, toimistotöiden valvomisessa tai kokouslogistiikan koordinoimisessa.

ole valmis sopeutumaan

kuten Olet varmaan jo havainnut, tylsä hetki on harvinaisuus ja yliassistentille luksusta. Kriisit pulpahtavat esiin, puhelin soi koko ajan, sähköposteja tulvii jatkuvasti, ja tietenkin toimeenpanijat vaativat jatkuvaa huomiota.

muutoksen on oltava jotain, mitä syleilet. Pitäisi osata käsitellä alati muuttuvaa ympäristöä, mutta myös jatkuvasti arvioida omia prosesseja ja löytää keinoja niiden tehostamiseksi.

ole halukas oppimaan

kun päiväsi etenee sadan mailin tuntivauhdilla, keinojen löytäminen taitojesi parantamiseksi tai jopa uusien opetteleminen voi tuntua työläältä. Se sanoi, Tämä on paras tapa edetä urallasi ja lisätä lisäarvoa itsellesi executive assistant.

aloita omistamalla joka viikko aikaa pysyäksesi ajan tasalla alan uusimmista uutisista ja trendeistä ja etsi työkaluja, jotka voisivat helpottaa elämääsi. Tämä yksin asettaa sinut välittömästi vahvempaan asemaan EA: na.

Johtoapulaiset ovat organisaatiolleen pohjimmiltaan Sveitsin armeijan veitsen inhimillinen vastine. Skillset hahmoteltu tässä artikkelissa on melko laaja ja saattaa tuntua hieman pelottava aluksi, mutta älä anna sen laittaa sinut pois. Jos haluat excel kuin executive assistant, ensimmäinen asia, sinun täytyy hallussaan on halukkuus ottaa tämä intensiivinen mutta palkitseva rooli ja oppia kuin mennä. Virheet ovat väistämättömiä, mutta ota kaikki askeleesi ja opi niistä, niin pärjäät.