Kuinka tehdä Koulutustarveanalyysi
tekijä: Carl I. Greenberg, Pragmatic HR Consulting
tehokkaan koulutusohjelman ytimessä on tunnistaa oikein, mitä tai ketkä on koulutettava. Huonosti tehty tarveselvitys voi johtaa koulutusratkaisuihin, jotka kouluttavat:
- väärät taidot;
- väärät ihmiset; ja
- väärät oppimismenetelmät.
koulutustarveanalyysin tulokset antavat työnantajalle vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
- mitä tarvitaan ja miksi?
- missä sitä tarvitaan?
- kuka sitä tarvitsee?
- miten se toimitetaan?
- kuinka paljon se maksaa? ja
- mikä on liiketoiminnan vaikutus?
työnantajat voivat tehdä tarveanalyysin seuraavia ohjeita noudattaen.
Vaihe 1: Määritä tavoitellut liiketulokset
ennen kuin koulutustarveanalyysi voidaan aloittaa, työnantajan on kerrottava koulutuksen tavoite. Eli mitkä ovat koulutuksen odotetut liiketaloudelliset tulokset?
koulutustavoitteen tulisi vastata liiketoiminnan tavoitetta. Tämä voi koskea yksittäistä työntekijää, työyksikköä, osastoa tai koko organisaatiota.
koulutuksen lopullinen tavoite on ilmaistava selkeästi ja pidettävä eturintamassa, jotta koko tarveanalyysiprosessi pitää tavoitellut tulokset näkyvillä. Työnantajan on parasta vastata kysymykseen: ”Mistä tiedämme, että koulutus toimi?”
esimerkkejä lopullisista tavoitteista ovat:
- parantaa asiakaspalveluedustajien asiakastyytyväisyysarvioita;
- myyntihenkilöstön yritysehdotusten tai tarjousten lähikorotuksia;
- parantaa työntekijöiden moraalia keskijohdon paremman valvonnan avulla; ja
- parantaa varastotyöntekijöiden tilausten täyttämisen nopeutta.
Vaihe 2: Linkitä halutut liiketoiminnan tulokset työntekijöiden käyttäytymiseen
on yleensä useita käyttäytymismalleja, jotka liittyvät mihin tahansa toivottuun liiketoiminnan tulokseen. Nämä käyttäytymismallit johtuvat työntekijöistä:
- tietäen mitä tehdä;
- jolla on kyky tehdä se; ja
- jolla on motivaatio tehdä se.
tässä vaiheessa työnantajien tulisi tunnistaa haluttu kriittinen osaaminen, eli käyttäytyminen ja siihen liittyvät tiedot, taidot, kyvyt ja henkilökohtaiset ominaisuudet, jotka liittyvät toivottuihin liiketuloksiin. Tämä tapahtuu yleensä keräämällä tietoa aineasiantuntijoilta.
tiedonkeruu voidaan toteuttaa haastatteluna, kohderyhmänä tai kyselynä. Käytetystä menetelmästä riippumatta tietojen pitäisi johtaa selkeään ymmärrykseen siitä, kuinka tärkeää kukin osaaminen on halutun liiketoimintatavoitteen saavuttamiseksi.
luokitusasteikko esimerkki merkityksen arvioimiseksi on seuraava:
kuinka tärkeää tämä on onnistuneen työsuorituksen kannalta?
1 = ei lainkaan
2 = Vähän
3 = jonkin verran
4 = huomattavasti
5 = erittäin
jotta voidaan varmistaa, että vain kriittiseksi katsotut pätevyydet otetaan huomioon otettaessa mukaan muihin koulutustarveanalyysin vaiheisiin, arvosanojen keskiarvojen tulisi olla vähintään 4,0 viidestä-pisteasteikko.
Vaihe 3: Tunnista koulutettavat taidot
kaikkia taitoja ei voida parantaa koulutuksen avulla. Esimerkiksi myyntityö voi vaatia myyjiä olemaan ulospäin suuntautuneita ja aloittamaan keskustelut täysin tuntemattomien kanssa. Työnantajan on siis tehokkaampaa palkata ihmisiä, jotka ovat jo ekstroverteja, kuin yrittää kouluttaa introverteista ulospäin suuntautuneempia. Samoin voi olla tehokkaampaa palkata erikoisosaamista omaavia ihmisiä kuin kouluttaa ja kouluttaa heitä.
työnantajien tulisi arvioida jokainen kriittinen pätevyys vaiheesta 2 alkaen ja määrittää, onko jokainen sellainen, jonka he odottavat työntekijöiltä ennen työhön siirtymistä. Yhdessä tämän pitäisi tarjota työnantajille luettelo kriittisistä osaamisalueista, joita voidaan kouluttaa.
Vaihe 4: Arvioidessaan osaamista
työnantajien tulisi määrittää, missä määrin työntekijöillä on osaamista. Yleisimmin käytetyt menetelmät ovat:
- Pätevyysarvioinnit; ja
- testit tai arvioinnit.
suorituskyvyn arviointitutkimuksia käytetään parhaiten havainnoitavan käyttäytymisen arviointiin. Tämä voidaan helposti saavuttaa ottamalla kriittistä osaamista vaiheista 2 ja 3 ja ottaa asiantuntevia ihmisiä arvostella kohdennettuja työntekijöiden käyttäytymistä. Useimmiten esimiehet suorittavat tämän tehtävän.
esimiesten ja johtajien suoriutumisen arvioinnissa käytetään kuitenkin usein useita ratereita, kuten ikätovereita, alaisia ja asiakkaita. Tätä lähestymistapaa kutsutaan yleisesti 360 asteen tutkimuksiksi.
suorituskyvyn arviointikyselyt heikkenevät, mitä enemmän rataajat joutuvat päättelemään havaitsemattomia taitoja, kuten kykyjä, taitoja ja persoonallisuutta. Pätevyyden arviointi onnistuu paremmin ammatillisten testien ja arviointien avulla. Markkinoilla on monia testejä, joilla mitataan erityisiä taitoja, kykyjä ja persoonallisuusominaisuuksia. Oikean testin valinta tulisi kuitenkin tehdä yhteistyössä testauksen ammattilaisen, esim.organisaatiopsykologin kanssa. On huolehdittava siitä, että valitaan testejä, jotka ovat päteviä toimenpiteitä kohdennetun pätevyyden.
Mittatilaustyönä tehdyt arvioinnit ovat myös tarkoituksenmukaisia, varsinkin jos työnantaja haluaa mitata erikoisosaamista tai tehokkuutta suuressa osassa työtä. Nämä voivat vaihdella monivalintatyötietotesteistä työ simulaatioiden laatimiseen. Esimerkiksi esimiesten ja esimiesten koulutustarpeiden mittaamisessa erittäin tehokas tapa on käyttää arviointikeskusta, joka koostuu erilaisista esimiestilanteiden kanssa rinnakkaisista roolipeliharjoituksista.
Vaihe 5: määritetään Suorituserot
riippumatta osaamisen arviointimenetelmistä yksittäisten työntekijöiden tulokset yhdistetään sen arvioimiseksi, kuinka moni työntekijä tarvitsee parannusta tietyssä osaamisessa.
tätä varten työnantajan on ensin selvitettävä, mikä on tulosvaje. Tämä standardi vaihtelee työnantajittain. Jotkut työnantajat asettavat korkeammat vaatimukset kuin toiset.
kyseisen standardin asettaminen antaa työnantajalle käsityksen siitä, kuinka moni työntekijä on kyseisen standardin yläpuolella tai alapuolella. Alemmaksi putoavien katsottaisiin olevan koulutuksen tarpeessa.
Vaihe 6: priorisoidaan koulutustarpeet
työnantajien on yhdistettävä vaiheen 6 Tiedot ja tiedot suoritusvajeesta. Toisin sanoen työnantajien olisi laskettava yhteen, kuinka moni tai mikä prosenttiosuus kohdennetusta työvoimasta tarvitsee koulutusta.
työnantajien tulisi myös ottaa huomioon pätevyyden merkitys (KS.Vaihe 2). Kokonaisvaltaisuuden ja tärkeyden pitäisi yhdessä johtaa koulutuksen painopisteiden luetteloon.
Vaihe 7: määritellään, miten
koulutetaan käyttäen vaiheen 6 koulutusta koskevaa prioriteettiluetteloa. Tyypillisiä harjoitusmenetelmiä ovat:
- työpaikkakoulutus (OJT);
- mentorointi ja valmennus;
- Luokkahuone;
- verkkopohjaiset;
- Kirjat;
- konferenssit; ja
- yliopisto-ohjelmat.
on suositeltavaa, että työnantajat konsultoivat ammattihenkilöä, joka on perehtynyt aikuiskoulutukseen, jotta voitaisiin selvittää, miten työntekijät voivat parhaiten hankkia tietyn pätevyyden.
jotkut oppimismenetelmät toimivat paremmin kuin toiset. Vaikka ei kaksi ihmistä oppii tai säilyttää tietoa samalla tavalla, tutkimukset osoittavat, että yksilöt säilyttävät tietoa paljon paremmin, jos he todella suorittaa taito tai tehtävä. Tällainen retentio on noin 75 prosenttia.
vertaa sitä luennon kuunteluun, jossa retentio on vain viisi prosenttia. Muita oppimispidätyksen muotoja ovat seuraavat:
- lukeminen, 10 prosenttia;
- audiovisuaalinen, 20 prosenttia;
- demonstraatio, 30 prosenttia; ja
- keskusteluryhmä, 50 prosenttia.
työnantajien tulisi pitää tämä mielessä ja pyrkiä sellaiseen koulutusmenetelmään, joka ei ainoastaan sovellu materiaaliin, vaan jolla on myös parhaat mahdollisuudet työntekijöiden säilymiseen.
Vaihe 8: Tee kustannushyötyanalyysi
tässä vaiheessa työnantajien on otettava huomioon tiettyyn koulutusmenetelmään liittyvät kustannukset ja se, missä määrin suorituserot voidaan yhdistää samaan koulutuskokemukseen.
kustannustekijöitä ovat:
- tarvittava koulutusaika;
- Koulutussisällön kehittäminen, Jos se on suunniteltu talon sisällä;
- koulutuksen arviointi ja hankinta, jos se on ostettu myyjältä;
- Koulutussisällön toimitus;
- tuottavuuden menetys koulutukseen käytetystä ajasta; ja
- Matka-ja logistiikkakulut.
hyötypuolella eri harjoitusmenetelmien tehokkuus vaihtelee (Katso vaihe 7). Vaikka esimerkiksi verkkokoulutus saattaa olla edullisinta, se ei välttämättä ole työntekijöille paras tapa kehittää tiettyä taitoa. Työnantajien on löydettävä tasapaino tietyn koulutusmenetelmän kustannusten ja sen kyvyn välillä saavuttaa toivottuja tuloksia.
Vaihe 9: koulutuksen arviointisuunnitelma
prosessin viimeinen vaihe on, että työnantajat päättävät, miten he tietävät, toimiko koulutus. Koulutus on tehokasta vain, jos materiaalia säilytetään ja käytetään työssä. Tähän vaiheeseen olisi sisällyttävä arviointiosuus, joka vastaa sitä, miten tarpeet arvioitiin vaiheessa 4.
kysymyksiä, joihin arviointiprosessin tulisi vastata, ovat:
- kuinka paljon koulutus paransi koulutukseen kohdistuvaa osaamista?
- kuinka paljon koulutus paransi työntekijöiden todellista työsuoritusta?
- kuinka paljon koulutus paransi liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista?
- kuinka paljon koulutus tuotti sijoitukselleen positiivista tuottoa?
kysymykset, joihin työnantajat haluavat vastauksia, määrittelevät arviointiprosessin menetelmän ja osatekijät.