• Articles
• admin

Onneksi olkoon! Palkkasit vastaanottovirkailijan. Se voi olla hieman hermoja raastava, kun joku Uusi tulee tehtävään, varsinkin yksi niinkin tärkeä yritys kuin vastaanottovirkailija. Laadukkaan työntekijän palkkaaminen vastaanottovirkailijan tehtävään tarkoittaa, että on palkannut yrityksen kasvot. Saatat alkaa tuntea ahdistunut päättää, jos olet tehnyt oikean valinnan vai ei. Jos olet huolissasi, että uusi työntekijä ei ole varma, miten olla hyvä vastaanottovirkailija ja menestyä uudessa työssään, katso enää.

miten olla hyvä vastaanottovirkailija: puhelimessa

yksi tärkeimmistä vastaanottovirkailijan tehtävistä on vastata puhelimeen oikein. Tämä koskee sekä virtuaalisia vastaanottovirkailijoita että toimistotyöntekijöitä. Sen lisäksi, että otat viestejä ja tervehdin ennen kuin ilmoitat toiminimen, nimesi ja kysyt, miten voit auttaa heitä, on olemassa muutamia asioita, jotka sinun on ehkä muistettava.

innostu

ennen kaikkea, opettele rakastamaan puhelimen sointia! Se voi kuulostaa typerältä kysymykseltä, mutta muista: jos puhelin ei soisi, työnantajasi ei tarvitsisi sinua henkilökuntaan. Jos opit rakastamaan puhelimen ääntä, vastaat siihen sillä innolla, joka hyvällä vastaanottovirkailijalla pitäisi olla. Jos vastaat puhelimeen monotonisella äänellä, et edusta yritystäsi parhaassa valossa.

Be Prompt

kun kuulet tuon puhelimen soivan, yritä vastata siihen toisella soittimella. Aika kuluu eri tahtiin apua tarvitsevalla. Kolme, neljä tai viisi soittoa voi tuntua ikuisuudelta-siinä vaiheessa he alkavat jo olettaa, että heidän kutsuunsa ei vastata.

sama pätee, kun laitat jonkun pitoon–yritä pitää tuo pitoaika alle minuutissa. Ihmiset tulevat kärsimättömiksi nopeasti, ja heidän mielialansa voi sen vuoksi mennä happamaksi. Asiakkaat eivät halua olla pidossa pitkään, ja mitä kauemmin he ovat pidossa, sitä alhaisempi heidän mielipiteensä yrityksestäsi on.

harkitse Äänensävyäsi

on sanottu, että kasvokkain käydyssä keskustelussa 55% viestinnästä tapahtuu kehonkielen, 38% äänensävyn ja vain 7% käytetyistä sanoista. Puhelimessa 83 prosenttia viestinnästäsi tapahtuu kuitenkin äänensävysi kautta. Vain 17% on sanoja käytät!

kun näin on, on erittäin tärkeää olla kuulostamatta monotoniselta, joka irtoaa kuin et olisi kiinnostunut auttamaan heitä. On vielä tärkeämpää, että et anna ulkopuolisia kysymyksiä laittaa sinut tuulella, joka on sävyä kuulostaa vihainen. Liian paljon on pelissä, ettet kuulosta ystävälliseltä yrityksen ensivaikutelmana.

Smile!

kyllä, jopa (ja varsinkin!) kun vastaat puhelimeen. Kun hymyilet, se kiihottaa aivojesi osaa, joka tekee sinut hetkessä onnellisemmaksi. Se saa sinut kuulostamaan helpommin lähestyttävältä puhelimessa. Jotkut ehdottavat, että vastaanottovirkailijoiden pitäisi pitää peiliä pöydällään nähdäkseen itsensä hymyilevän. Näin sinua muistutetaan jatkuvasti pitämään hymy kasvoillasi ja suhtautumaan muihin hyvin.

lauseita, joilla sanoa usein

• Please
• Thank you
• my pleasure
• Good morning
• Good afternoon
• Have a suuri päivä
• hyvää viikonloppua
• soittajan nimi

miten olla hyvä vastaanottovirkailija: toimistossa

jos olet vastaanottovirkailija henkilökohtaisesti, sinun täytyy olla tietoinen muutamista muita asioita. Ensinnäkin edessäsi olevan henkilön pitäisi mennä soivan puhelimen edelle. Jos olet jo puhelimessa asiakkaan kanssa, sinun pitäisi keksiä tapa kuitata nykyinen vieras. Hymyile tai nyökkää kertoaksesi heille, että he ovat sinulle tärkeitä ja olet heidän kanssaan pian.

ulkonäkö & Ammattimaisuus

koska vastaanottovirkailija on yrityksen kasvot, on entistäkin tärkeämpää säilyttää ammattimainen ulkonäkö. Odotettavissa on sopiva liikeasu, hyvin kempt-hiukset ja hyvä hygienia. Hyvä vastaanottovirkailija ei pureskele purkkaa työaikana eikä tarkista omaa puhelintaan. Heillä on hyvä ryhti ja varmista, ettei laahustaa.

innostu henkilökohtaisesti

jokaista ovesta sisään tulevaa kannattaa tervehtiä innostuneesti. Asiakkaan pitäisi olla etusijalla! Älä anna minkään meneillään tai ulkopuolella toimistossa vaikuttaa suorituskykyä ja kykyä olla tervetullut asiakkaille. Kenenkään ei pitäisi tietää, onko sinulla Vapaapäivä, surullinen vai vihainen olo. Sinun ei myöskään pitäisi varoittaa soittajaa siitä puhumalla kiireisellä äänellä tai kiirehtimällä heitä pitoon.

asiakkaasta pitäisi tulla Intohimosi. Vaikka he olisivatkin väärässä, ei ole sinun tehtäväsi kertoa heille tästä. Sinun tehtäväsi on antaa heille poikkeuksellista asiakaspalvelua ja ohjata heitä, joille he haluavat puhua.

Muut E: T

Steve Stauntingin mukaan paras vastaanottovirkailija tuntee kolmen E: n metodin: ääntele innostuneesti ollakseen tehokas. Alla on esimerkki kolmen E: n käytöstä asiakkaan kanssa:

lisäksi hän kehottaa muistamaan vielä kaksi E: tä: Everytime and everything. On tärkeää tai hyvä vastaanottovirkailija olla johdonmukainen, antaa samaa laatua palvelun kuka tahansa kävelee ovesta. Kaikki viittaa muistutukseen kirjoittaa kaikki ylös! Toista kaikki, mitä sanotaan takaisin soittajalle varmistaaksesi, että viesti on selvä. Se voi tuntua ylilyönniltä, mutta hyvä vastaanottovirkailija voi ja tietää aina kaikki tiedot, joita kysytään ennen vastaanottimen noutamista jonottajalle tai vastaamattoman puhelun palauttamista. Hyvä vastaanottovirkailija kirjoittaa muistiin myös puhelun ajankohdan.

käytä tätä pienyritystäsi

hyvien työntekijöiden löytäminen on tarpeeksi vaikeaa! Jos olet palkannut jonkun vastaanottovirkailijaksi, heidän pitäisi pystyä täyttämään kaikki edellä esitetyt odotukset.

now, give these a try:

• kerro uudelle vuokraajalle, mitä odotuksia sinulla on menossa eteenpäin ja varmista, että odotukset ovat hyvin selkeitä alusta alkaen.
• käytä tätä viestiä resurssina tai ohjaa heidät joihinkin informaatiovideoihin, kuten puhelimen Kohteliaisuussääntöihin, esimerkkinä huonoista vastaanottovirkailijan taidoista tai siitä, miten olla paras vastaanottovirkailija ikinä.
• haluaisitko tietää enemmän siitä, miten olla hyvä vastaanottovirkailija? Kysy vastaajapalvelulta, jolla on yli viidenkymmenen vuoden kokemus hyvien vastaanottovirkailijoiden palkkaamisesta!