• Articles
• admin

riippumatta siitä, missä liiketoiminnassa olet, sinun on usein lähetettävä sähköpostia, joko tilausten tekemistä tai kuittaamista. Tämäntyyppinen kirjeenvaihto tarjoaa sinulle mahdollisuuden välittää ammattitaitoa, ja edistää yrityksesi tuotteita ja palveluja.

katsotaan tarkemmin tämäntyyppisiä sähköposteja ja miten niistä voi tehdä mahdollisimman tehokkaita.

Tilauksen tekeminen

monilla yrityksillä on täytettävänään verkkolomakkeita tarvikkeiden tai laitteiden tilauksen tekemiseksi. On tilanteita, joissa sinun täytyy lähettää sähköpostia, joko mennä yhdessä lomakkeen, tai itsenäisenä viestintämuotona.

vaikka olisit tehnyt tilauksen verkossa tai puhelimitse, tilaussähköposti on hyvä tapa kirjoittaa tärkeän toimeksiannon tiedot kirjallisesti. Siten sekä sinulla että toisella yhtiöllä on kopio kaupan yksityiskohdista.

tehokkaassa tilaussähköpostissa on seuraavat osat:

• tuote-eritelmät

• määrät

• sovittu hinta

• arvioitu toimituspäivä

• muut ehdot ja ehdot

• nimesi ja yhteystietosi

jos mahdollista, etsi tilauksen täyttämisestä vastaavan henkilön suora sähköpostiosoite. Kun aikaa vierailla yrityksen verkkosivuilla, tai soittaa yrityksen toimistoon tähän osoitteeseen on vaivan arvoista. Näin voit välttää tilauskirjeen päätymisen jonkun roskapostikansioon.

tehokas aiherivi varmistaa, että myös tilauksesi luetaan. Ole mahdollisimman tarkka tuotteen suhteen ja ilmoita, että teet tilauksen. Tässä muutamia esimerkkejä:

uusi tilaus kohteelle #110

seuranta nettitilauksesta 071515

puhelintilauksen vahvistus Janille. 20 delivery

Order for 100 copies of Kindergarten Math Fun

Here is a example of a effective e-mail that places an order:

Subject line: Tilaa 200 kappaletta Kindergarten Math Fun

Dear Ms. Kingsley,

Kiitos ajastasi puhua kanssani tänään yrityksesi interaktiivisista opetusvälineistä. Kirjoitan vahvistaakseni Jacksonin peruskoulun 200 kappaleen tilauksen Kindergarten Math Funista.

ymmärrän, että jokaisen kirjan hinta on 45 dollaria, mutta saamme 10 prosentin volyymialennuksen. Tilauksen hinta on siis 8100 dollaria. Ymmärrämme, että voimme välttää toimitusmaksut hakemalla ne keskustan varastosta.

kuten keskustelimme, meillä on Shekki valmiina, kun haemme kirjat 15. elokuuta.

Kiitos vielä kerran.

vilpittömästi,

nimesi

yhteystietosi

tilauksesta ilmoittaminen

tilauksesta ilmoittava sähköposti antaa sinulle loistavan mahdollisuuden ottaa yhteyttä asiakkaaseesi ja tarjota lisätietoja yrityksestäsi. Kuittaussähköposti voi olla tehokas myyntiväline ja tapa edistää asiakassuhteita.

tilausvahvistus sähköpostiin pitäisi:

• kiitä asiakasta tilauksesta

• tarkista tilauksen sisältö

• anna toimituksen yksityiskohdat

  Kiinnostaako lisätietoja? Miksi ei ottaa Online kirjallisesti tehokkaita sähköposteja työpaikalla kurssi?

• kertaus kustannukset

voit sulkea sähköpostisi lyhyeen kappaleeseen yrityksestäsi, palvelustasi tai maineestasi. Voit antaa linkin sivustollesi tai sosiaalisen median sivulle.

rakas Anna,

Kiitos tilauksesta, jossa oli 250 tilaustyönä tehtyä hääkutsua, sekä nopeasta verkkomaksusta. Tilauksesi lähetetään kolmen tai viiden arkipäivän kuluessa. Lähetämme sinulle nopean sähköpostin, kun se on lähetetty.

olemme iloisia, että valitsit seurueemme kutsuihin merkkipäivääsi. Tiedämme, että sinulla on monia vaihtoehtoja hääkutsujen suhteen, ja olemme ylpeitä voidessamme tarjota sinulle parasta laatua olevia kutsuja alhaisimpaan hintaan. Olemme olleet asiakaskorttibisneksessä 20 vuotta, ja koemme pitkäikäisyytemme johtuvan siitä, että arvostamme asiakkaitamme.

oletko harkinnut omia kiitoskortteja kutsujesi rinnalle? Monet asiakkaistamme käyttävät mielellään samaa designia kiitoskorteissaan kuin kutsuissakin. Käy verkkosivuillamme osoitteessa (sivustosi osoite) lisätietoja. Palaavana asiakkaana saat automaattisen 20 prosentin alennuksen, kun tilaat 30.kesäkuuta mennessä.

Kiitos, että kävitte ostoksilla. Ja onnittelut tulevasta suuresta päivästäsi!

vilpittömästi,

nimesi

sijaintisi yrityksen kanssa

yhteystietosi

joskus myynti-ilmoituksella voi pyytää lisätietoja, kuten:

• lähetysosoite, jos lomakkeessa on käytetty esimerkiksi postilokeroa

• vaihtoehtoinen maksutapa, jos luottokortti evättiin

• lisätietoja täytettävästä tilauksesta (kuten väri tai koko)

nämä yksityiskohdat on muotoiltava ammattimaisesti. Jälleen kerran, aihe rivi on välttämätöntä saada vastaanottajan huomiota. Saatat viestittää, että tilauksessa on ongelma tämän tyyppisellä aiherivillä: tilauksen viive: tarvittava määrä.

tässä on esimerkki sähköpostista, jossa pyydetään lisätietoja.

rakas Mr. Olden:

Kiitos tilauksesta tänään aurinkolaseista. Arvostamme yritystäsi ja odotamme innolla, että voimme tarjota sinulle pari Amerikan huippusuosittua reseptiä aurinkolasit.

valitettavasti tilauksesi on jäissä, koska lääkemääräyksessä on ongelma. Kun otimme yhteyttä lääkäriisi, hän sanoi, ettet ollut käynyt silmätutkimuksessa viiteen vuoteen. Jotta voimme täyttää tilauksesi, tarvitsemme reseptin lääkäriltä. Voisitteko ottaa yhteyttä hänen toimistoonsa ja kertoa sitten, miten edetä?

Kiitos ja odotamme kuulevamme sinusta pian.

parhain terveisin,

nimesi

sijaintisi seurassa

yhteystietosi

muissa tilanteissa saatat joutua lähettämään vastaanottajalle kuittaussähköpostin, joka tarjoaa lisätietoja.

tässä on esimerkki ilmoittautumisilmoitussähköpostista.

Asiarivi: Ilmoittautumisvahvistus Leadership Summitiin

rakas neiti Allen:

Kiitos tuoreesta ilmoittautumisesta Leadership Summitiin 2016. Saimme ilmoittautumislomakkeen, kyselylomakkeen ja maksun kaksipäiväisestä konferenssista.

käykää Richland-hotellin pääaulassa sijaitsevassa vieraanvaraisuuspöydässä helmikuuhun mennessä kello 8.30. 12 vastaanottamaan tervetuliaispakettisi. Konferenssi alkaa kello 9 pääpallosalissa pidettävällä keynote-istunnolla. Break-out istuntoja seuraa koko päivän ja on yksityiskohtainen paketti.

katso lisätietoja verkkosivuiltamme (verkkosivun osoite täällä).

odotamme näkevämme teidät huippukokouksessa. Jos teillä on kysyttävää, kertokaa minulle.

Best regards,

your name

your position with company

your contact information

toinen esimerkki kuittaussähköpostista on sellainen, jossa vastaanottaja saa tietää, että olet saanut yritystoimintaan liittyviä tietoja, kuten työhakemuksen. Joissakin tilanteissa on kohteliasta kertoa vastaanottajalle, että materiaalit on vastaanotettu, ja kertoa hänelle, milloin otat seuraavan askeleen päätöksentekoprosessissa.

nämä viestit voivat olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Tässä esimerkki:

Asiarivi: Kiitos tuoreesta hakemuksestanne

Hyvä herra Jenkins:

Kiitos, että haitte IT Resourcesin markkinointijohtajan paikkaa. Käymme tiimini kanssa hakemuksia läpi tällä viikolla. Jos sinut valitaan haastatteluun, otamme sinuun yhteyttä maanantaina loka. 10 järjestää ajanvaraus.

arvostamme kiinnostustasi IT-resursseihin.

vilpittömästi,

nimesi

sijaintisi yrityksessä

yhteystietosi

riippumatta siitä, millaista sähköpostia olet kirjoittamassa, on tärkeää oikolukea sisältösi, aiherivisi ja vastaanottajan osoite.

sanoa kiitos, tai olla sanomatta kiitos.

yritysten kirjeenvaihtomaailmassa on jonkin verran erimielisyyttä siitä, pitääkö kaikkiin liiketoimintaan liittyviin sähköposteihin vastata.

jotkut väittävät, että yksinkertainen ”kiitos”-Sähköposti tuhlaa heidän aikaansa. He sanovat, että sähköpostin klikkaaminen ja avaaminen vain yhden tai kahden sanan näkemiseksi on heidän ajanhukkaa. Toiset sanovat arvostavansa aina kiitosta.

miten päätät kuitata työsähköpostin? Mieti ensin, tarvitseeko henkilön tietää, että sait tiedon vai ei. Jos on tapahtunut esimerkiksi aikaisempi väärinkäsitys tai kadonnut liite, nopea kiitos osoittaa vastaanottajalle, että kaikki on tällä hetkellä hyvin.

koska monet vastaanottajistasi ovat tulvillaan sähköposteja, se lisää kohteliasta kosketusta sanoa, mistä olet kiitollinen. Sen sijaan, että vain kirjoittamalla, ” Kiitos ”kun sait, että aiemmin puuttunut liite, harkitse kirjallisesti,” Kiitos. Sain kiinnityksen hyvin tällä kertaa.”

toinen aika lähettää kiitoskirje on silloin, kun joku on nähnyt vaivaa täyttääkseen tarpeesi. Tunnustus tässä tilanteessa on vain järkevää. Ajattele näitä tunnustuksia pikemminkin vilpittömän arvostuksen välittämisenä kuin pikaisena kiitoksena.

näissä tapauksissa on kohteliasta olla täsmällinen, mutta lyhyt. Tässä muutama esimerkki:

Kiitos, että vastasit niin nopeasti lisätietopyyntööni.

Kiitos paljon. Arvostan joustavuuttasi

tämä tieto on juuri sitä, mitä tarvitsin. Kiitoksia!

Kiitos, että kerroit päivämäärämuutoksesta. Nähdään ensi keskiviikkona.

nykykulttuurissa moni meistä on uhrannut kohteliaisuuden nopeuden vuoksi. Kyllä, me kaikki olemme kiireisiä emmekä halua tuhlata aikaamme tarpeettomien sähköpostien lukemiseen. Kolikon toinen puoli on kuitenkin se, että olemme menettäneet joitakin liiketoiminnan ja henkilökohtaisen etiketin perusasioita.

hyvin kirjoitettu kuittaussähköposti osoittaa, että arvostat asiakkaan liiketoimintaa. Se osoittaa, että arvostat jonkun ponnisteluja. Kuittaussähköposti kuvastaa hyvin myös sinua, lähettäjää ja toimipaikkaasi.