Kuinka järjestää työpajoja, jotka pitävät osallistujat sitoutuneina + Pikavihje
BABOK-oppaassa työpaja määritellään ” helpoksi ja keskittyneeksi tapahtumaksi, johon osallistuvat keskeiset sidosryhmät määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi.”
DSDM: n mukaan se on ”erityistyyppinen kokous, jolla on selkeät tavoitteet, ryhmä osallistujia, jotka on valittu ja valtuutettu saavuttamaan vaadittu tulos.”
yleisesti voidaan sanoa, että kyseessä on tekniikka, jolla saadaan nopeasti tietoa eri näkökulmien kesken sovitulla tavalla. Työpajat ovat yleensä lyhytkestoisia. Ne voidaan suorittaa tunnissa tai kahdessa, tai pidentää pari päivää. Tärkeää on hankkia kurssin aikana uusia tietoja tai taitoja sekä saada osallistujilta muita näkökulmia tiimityön ja avoimen viestinnän avulla. Yhteistyön edistämiseksi on tarpeen, että joku nimetään fasilitaattoriksi. Fasilitaattori vastaa työpajatoiminnan valvonnasta, jäsentämisestä, osallistujien auttamisesta ja istunnon eteenpäin viemisestä.
työpajaa voidaan käyttää monenlaisiin tilanteisiin strategisten suunnitelmien määrittelystä ja sopimisesta, vaatimusten tunnistamisesta ja priorisoinnista tai monimutkaisten teknisten ongelmien ratkaisemisesta. Lyhyesti sanottuna työpajat ovat erinomaisia mihin tahansa tilanteeseen, joka vaatii suurta yhteistyötä, sitoutumista ja sopimista eri osallistujien välillä. Työpajat edistävät myös luottamusta ja tehokasta viestintää sidosryhmien välillä.
vaikka Työpajan pitämisestä on monia etuja, huonosti toteutettu työpaja voi aiheuttaa ristiriitoja, edistää olemassa olevia ongelmia ja vähentää luottamusta siihen, että asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa.
miten korjaamo siis onnistuu? Mitkä ovat keskeisiä näkökohtia, jotka on otettava huomioon sen tehostamisessa? Tässä artikkelissa esitämme joitakin olennaisia kriteerejä Työpajan onnistumisen varmistamiseksi.
fasilitaattorin rooli
tämä on keskeinen rooli. Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että istunnon tavoitteet toteutuvat ohjaamalla ja ohjaamalla osallistujia työpajan aikana tehtävien harjoitusten ja toimintojen läpi.
fasilitaattori ei saa ottaa kantaa ja osallistujien tulee pitää häntä puolueettomana. Yksi heidän tehtävistään on varmistaa, että kaikkien osallistujien mielipiteillä on yhtäläinen painoarvo ja että kaikki voivat tehdä yhteistyötä samalla tavalla. Työpajan tarkoitus ei ole vakuuttaa, vaan eri näkökulmat toimivat yhdessä sopimusten aikaansaamiseksi.
toinen tärkeä fasilitaattorin tehtävä on pitää osallistujat mukana. Pyysimme ohjaajiamme kertomaan, mitä he tekevät osallistuakseen yhteisiin työpajaskenaarioihin. Lataa ne pikavinkkiimme täyttämällä sivupalkissa oleva lomake.
jos sinulla ei ole sisäistä henkilöä, joka voi toimia fasilitaattorina, hyvä vaihtoehto on kutsua mukaan ulkopuolinen fasilitaattori, joka on puolueeton tulosten suhteen ja jolla on tarvittavat taidot johtaa sitä.
Plan The for Session
Workshopin suunnittelu on monimutkaista toimintaa, joka vaatii aikaa ja kokemusta. Vähintään, muista harkita näitä tekijöitä:
- tavoitteet ja tulokset. Mitä haluat saavuttaa työpajassa? Mitä konkreettisia tuloksia työpajan aikana pitäisi saada aikaan?
- osallistujia. Keiden pitäisi olla läsnä, jotta voimme saavuttaa tavoitteet ja odotetut tulokset? Ihanteellisesti 5-15 hengen ryhmät (yhden fasilitaattorin osalta) edustavat kaikkia olemassa olevia näkökulmia ratkaistavaan ongelmaan tai tilanteeseen.
- kesto, esityslista, logistiset näkökohdat. Varmista, että määrität selkeästi odotetun keston (riippuen saavutettavista tuloksista) ja niiden toimien aikataulun, jotka osallistujien tulisi tuntea. Kiinnitä erityistä huomiota Työpajan sijaintipaikan ominaisuuksiin (yleensä suuri huone, jossa on tilaa liikkua, työtarvikkeet, paikat, joissa voi ripustaa flipchart/post-it) ja tarvittaviin materiaaleihin (flipchart, tussitaulu, post-it, paperi jne.). Tämä elementti on harkittava uudelleen virtuaalinen ympäristö. Tutustu työkalupakettiin, jota käytämme avoimen luokan virtuaalikoulutuksissamme.
- rakenne ja suoritettavat harjoitukset. Kuinka kauan osallistujien on tehtävä päätelmiä? Mitä harjoituksia tai toimia pitäisi tehdä odotettujen tulosten saavuttamiseksi? Mitkä asiat pitäisi ratkaista istunnon aikana ja mitkä ei?
- validointi ja seuranta. Miten johtopäätökset dokumentoidaan? Miten tulokset validoidaan? Mitä jatkotoimia osallistujille annetaan?
Workshopin rakenne
workshopeja tulisi pitää intensiivisenä, yhä vaikeampana harjoituksena, joka edellyttää kaikkien osallistujien osallistumista ja yhteistyötä.
istuntotavoitteiden saavuttaminen vaatii aikaa, vaivaa ja välivaiheita, joissa osallistujat keskittyvät lopputulokseen. Työpajan rakenne riippuu saavutettavista erityistavoitteista, vaikka vakiorakenteen olisi sisällettävä seuraavat osatekijät::
Aloitustoiminta
tavoitteena on esitellä tavoitteet, esitellä osallistujat, tutustua tiloihin (fläppitaulut, Työpöydät jne.), ja kattamaan Työpajan säännöt (kännykän käyttö, täsmällisyys jne.). On tärkeää luoda positiivisia suhteita osallistujien välille luomalla avoin, turvallinen ympäristö, jossa kaikki ovat tasa-arvoisia ja kaikkien mielipiteillä on sama painoarvo.
jäänmurtajat ovat loistava idea edistää sitoutumista istunnon alusta alkaen ja auttaa kaikkia sopeutumaan toisiinsa ja työpajaympäristöön. Ohjaajamme jakavat joitakin heidän suosikki jäänmurtajat tässä artikkelissa ja infographic vinkkejä käyttää jäänmurtajat.
työpajojen ” työ ”
tässä ovat odotetut tulokset. Niihin kuuluu erilaisia harjoituksia, joissa tavoitteena on saada osallistujat ”flow ’ hun” mahdollisimman pian ehdottamalla saavutettavissa olevia haasteita, mutta yhä vaikeammin saavutettavissa olevia Työpajan tavoitteita. Esimerkiksi toimintasuunnitelman laatimiseen tähtäävässä työpajassa olisi seuraavanlaista toimintaa:
- nykytilanteen arviointi/diagnoosi
- parannuspisteiden tunnistaminen
- konkreettisten parannustoimien tunnistaminen ja priorisointi
- ajankohta ja vastuualueiden jakaminen
- riskianalyysi
- toimintasuunnitelman valmistelu ja validointi
johtopäätökset
työpajan loppuosan tarkoituksena on aina tehdä yhteenveto kaikesta istunnossa tehdystä työstä, esittää saadut päätelmät ja määrittää seuraavat vaiheet.
älä unohda palautetta
ennen kuin osallistujat poistuvat istunnosta, muista kerätä palautteensa. Selvitä, mitä he ajattelevat meni hyvin ja ei niin hyvin, ja miten sitä voidaan parantaa tulevia työpajoja.
Final Tips … workshopien harjoitukset
lopuksi muutamia hyödyllisiä ideoita, joilla työpajasta saadaan mahdollisimman tehokas:
- käytä visuaalista hallintaa (fläppitaulut, julisteet, kaaviot) ja kaikkia käytettävissä olevia tiloja (seinät, työtarvikkeet). Fläppitaulut ja julisteet auttavat osallistujia keskittymään työhön ja visualisoimaan saavutettua edistystä. Erilaisten tilojen käyttö antaa fasilitaattorille mahdollisuuden muuttaa tahtia ja auttaa pitämään yllä mielenkiintoa istuntoa kohtaan. Jos olet tekemässä virtuaalityöpajaa, muista esitellä kaikille osallistujien käyttämät työkalut.
- käytä post-itsiä (tai virtuaalista post-itsiä). Post-sen avulla voit tiivistää ideoita ja tehdä niistä näkyviä. Ne auttavat myös luomaan synergiaa kaikkien osallistujien mielipiteiden välille. Tätä ”dokumentaatiota”voidaan käyttää istunnon raporttien nopeaan valmistamiseen valokuvaamalla.
- tekee aikalaatikkotoimintaa. Meidän on korostettava, että ehdotettuja harjoituksia ja niille varattua aikaa on kunnioitettava. Yleensä meille ei tarjota ylellisyyttä enemmän aikaa, ja meidän on otettava kaikki irti siitä, mitä meillä on.
- kunnioita kunkin osallistujan työtä. Jos pyydätte heitä keksimään ideoita, meidän on yhdistettävä heidän työnsä Työpajan odotettuihin tuloksiin. Kenenkään ei pitäisi tuntea tuhlaavansa aikaansa hyödyttömään toimintaan. Jos käytät post-it: tä, älä siirrä tai poista niitä ilman osallistujien suostumusta. Jokainen kirjallinen viesti – se olisi käsiteltävä tulos yksittäisen vaivaa, joka on arvostettava.
- jos pyydämme yksittäisiä ideoita, tulee olla aika, jolloin nämä ideat yhdistyvät ryhmäsopimuksiksi, yleensä kunkin toiminnan päättyessä.
- kokoa ja jaa tulokset muutaman päivän kuluessa. On myös tärkeää, että osallistujat ovat ensimmäisinä vastaanottamassa ja validoimassa niitä. Toisten on ehkä tarpeellista nähdä tulokset, mutta ei ennen kuin läsnäolijat ovat nähneet ne.
lopuksi viesti fasilitaattoreille: kouluttautukaa kansantekniikoihin ja-menetelmiin (ideointi, 6 Ajatteluhattua, Ante Mortem, pelillistäminen, Lego Serious Play jne.), ja älä pelkää käyttää niitä. Osallistujat arvostavat päästä pois tavanomaisesta ympäristöstään ja rutiinia.
Kiitos,
– Alfred
älä unohda ladata pikavinkkiä Workshop-osallistujien sitouttamiseen!