Kirjanpidon tietoturva: 9 vinkkiä kavalluksen estämiseksi
monet pienet ja keskisuuret yritysjohtajat ajattelevat kavallusta vain asiana, jota he lukevat sanomalehtien otsikoista tai katsovat televisiosta rikosdraamoja. Mutta se on itse asiassa paljon yleisempää kuin luulet. Vuoden 2020 global PwC-tutkimuksen mukaan lähes puolet yrityksistä oli kokenut jonkinlaista huijausta viimeisen 24 kuukauden aikana. Näistä tapauksista lähes 40 prosenttia oli yritysten sisällä olevien henkilöiden tekemiä, kun taas noin 10 prosenttia tapahtui sisäisten ja ulkoisten syyllisten välisessä salaliitossa.
asiantuntijat sanovat, että pk-yritykset ovat itse asiassa alttiimpia petoksille, koska ryhmän jäsenten väliset tiiviit suhteet johtavat siihen, että rahoitusasioita valvotaan vähemmän, ja usein käytössä on vähemmän virallisia valvontamekanismeja. Koska petosten vaikutus näihin yrityksiin on suurempi kuin suuryrityksiin, yritysjohtajilla on oltava paremmat turvatoimet, jotka voivat auttaa turvaamaan organisaationsa taloutta. Tässä Vinkkejä, miten voit suojata yrityksesi kavallukselta.
ole ennakoiva kavallusta vastaan
Veterinary employees carefully
have than your gut feeling when retiring any who will be handling any type monetary transactions, and check reference and conduct background checks. Kun he ovat aluksella, pidä rutiinitakeet paikallaan, vaikka tuntisit olosi kuinka mukavaksi työntekijän kanssa. Ihmiset, jotka ovat muuten eettisiä, voivat antaa periksi kiusaukselle, kun taas huijarit voivat tietoisesti hakea luottamustasi (ja / tai tehdä vapaaehtoistyötä lisätunneista ja vastuusta) helpottaakseen kavallusta. Joka tapauksessa sinun on noudatettava nollatoleranssia kaikissa petostapauksissa.
erilliset kirjanpitovelvollisuudet
riski kasvaa, kun vain yksi henkilö hoitaa kaiken kirjanpidon ja järjestelmäsi kieltää rutiinitarkastukset. Ihannetapauksessa oman talon käteisen käsittely-ja kirjanpitotehtävät olisi suoritettava erikseen, ja vähintään kaksi työntekijää olisi vaihdellen tarkistaa rahoitustapahtumat. Esimerkiksi yksityishenkilöiden, jotka ovat mukana käteiskaupoissa, ei pitäisi tehdä pankkisovituksia.
pakota lomat
niin yksinkertaista kuin se onkin, useissa petostyypeissä sovelletaan seuraavaa asiakasmaksua vanhempaan laskuun, jolloin salataan se, että osa menneistä rahoista on ohjattu muualle. Tämä voi jatkua vain, jos työntekijä on edelleen läsnä. Lomien pakottaminen katkaisee tapahtumaketjun.
Ota käyttöön sisäinen valvonta
ole hyvin valikoiva sen suhteen, kenelle luotat taloudellisia tietoja, ja vaadi monitasoista hyväksyntää tarkastusten käsittelylle, kulukorvauksille, ylityötunneille jne. Saatat haluta seurata tätä tarkistuslista julkaisema Association of Certified Fraud Examiners arvioida, oletko ottaen tarpeeksi ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä.
Tarkista tiliotteet
automatisoi pankkitunnusten täsmäytysraportti ja käy läpi epäilyttävät toimet. Varoitusmerkkeihin voi kuulua puuttuvia tai järjestysnumeron ulkopuolisia tarkastuksia, tuntemattomia vastaanottajia tai tarkastuksia, jotka on siirretty kolmannelle osapuolelle sen sijaan, että ne olisi talletettu ohjeiden mukaan.
säilytä vakioauditoinnit
pidä säännöllisesti laadittavien taloudellisten raporttien aikataulu. Saatat myös haluta joskus suorittaa ei-aikataulun, odottamattomia tarkastuksia kohdennetaan kohti kriittisimpiä liiketoiminnan toimintoja.
petostentorjunnan koulutyöntekijät
varmista, että kaikki, jotka ovat mukana yrityksen taloudellisessa päättymisessä, tuntevat ennalta ehkäisevät menettelyt ja varoitusmerkit ja tietävät, mitä tehdä, jos he havaitsevat ongelman. Nimetön ilmoitusjärjestelmä voisi saada ilmiantajat puhumaan hanakammin.
pidä liike-ja luottotilit erillään ja turvassa
näiden kahden yhdistäminen voi olla hämmentävää ja tulla ongelmalliseksi, kun on kyse liiketoiminnan kulujen seurannasta ja tarkkojen veroraporttien laatimisesta. Ole hyvin valikoiva sen suhteen, kuka voi käyttää yhtiön luottokortteja.
harkitse asiantuntija-apua
jos petosongelma käy liian monimutkaiseksi, jotta voit ratkaista sen itse, harkitse sertifioidun petostutkijan palkkaamista, joka voi päästä pikkurikoksiin ja tunnistaa tarkasti, mitä on tekeillä.
rikosten torjuminen: Kuinka oikea kirjanpito-ohjelmisto voi auttaa
edellä mainittujen vaiheiden lisäksi oikean kirjanpitoohjelman valinnalla ja käyttöönotolla voidaan myös estää yrityksen kovalla työllä ansaitsemien varojen kavaltaminen. Cloud accounting-ohjelmisto voi auttaa poistamaan katvealueita toiminnassasi, jotka voivat johtaa petoksiin, samalla kun se tarjoaa vankkoja turvatoimia pitääkseen taloutesi turvassa. Seuraavassa on muutamia asioita etsiä seuraavassa kirjanpito – ohjelmistoratkaisu.
täydellinen kirjausketju
viimeinen asia mitä tarvitset on ohjelmisto, jonka avulla käyttäjä voi poistaa tapahtumia mielensä jättämättä jälkeäkään siitä, mitä tapahtui. Valitettavasti perusratkaisut, kuten QuickBooks, eivät automaattisesti Pidä kirjaa kaikista tapahtumista, mikä tulee ongelmalliseksi, kun on kyse petollisen käyttäytymisen tunnistamisesta ja puuttuvien rahojen löytämisestä. Siksi ihmiset voivat poistaa tapahtuman Quickbooksilta jättämättä todellista kirjausketjua, jolloin he voivat selata hieman sieltä täältä. Vastaavasti Gravity Software® (Gravity) pilvipohjainen kirjanpitoratkaisu pitää kirjaa kaikista tehdyistä kirjauksista ja ylläpitää täydellistä kirjausketjua jokaisesta tapahtumasta.
ennalta määritellyt tietoturvaroolit
painovoiman avulla voit kontrolloida tarkasti, kuka pääsee käsiksi mihinkin dataan, yhtiöön ja taloudellisiin näyttöihin kenttäattribuuttitasoa myöten. Gravityn täydellinen roolipohjainen turvallisuus voidaan määrittää tai määrittää uudelleen pyynnöstä, jolloin käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihin, joita tarvitaan heidän työnsä tehokkaaseen suorittamiseen.
tietojen läpinäkyvyys
painovoiman avulla nähtävä tieto on aina saatavilla, kun sitä tarvitaan tietoturvan perusteella. Sinulla on kyky luoda yksilöllisiä kojelautoja keskeisille liiketoiminnan mittareille, jotka ovat ratkaisevimpia päivittäisessä toiminnassasi, reaaliajassa. Global Search-tai Advanced Find-sovelluksen avulla näet heti tietoja avoimista laskuista, maksuista ja varaston laskuista vain muutamia mainitakseni.
Pilviturvallisuus
koska Gravity on pilvipohjainen, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että menetät tietoja, jotka saattavat pystyä vahvistamaan vilpillisen toiminnan. Miksi? Gravity on rakennettu Microsoft Power Platform (alias Dynamics 365), vankka alusta, joka isännöi yli 5 miljoonaa käyttäjää maailmanlaajuisesti. Saat kaikki Alustan parannettu turvallisuus, täydellinen taloudellinen raportointi, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, täydelliset kirjausketjut ja automaattinen kopiointi, kaikki helppokäyttöisessä mobiiliympäristössä paremmin turvata kaikki tiedot ja estää kavallus yrityksesi.
Lue lisää Gravity Softwaren arvokkaista tietoturvaominaisuuksista soittamalla 844-464-7284 tai aikatauluta online-demosi tänään.