• Articles
• admin

hankintatarkastus on hankintahallinnon vaihe ja olennainen osa hankintaprosessia. Kun yritys hankkii tarvitsemansa resurssit työnsä loppuun saattamiseen ja sujuvaan toimintaan, menojen hallinta loppuun asti on pakollista, jotta vältytään liikakuluilta ja luodaan luotettavat suhteet toimittajiin tulevia projekteja varten.

Hankintahallinta kattaa erilaisia prosesseja, joista yksi on auditointi. Muita ovat:

• ostotilaukset ja pakkolunastukset
• hankinnat toimittajilta
• sopimusneuvottelut
• Toimittajahallinto
• tilaus-ja laskutushyväksynnät
• kirjanpidon pitäminen

tilintarkastus tarkastelee erityisesti hankintasopimuksiasi ja toimittajia, jotka analysoi koko hankinnan tarkkuus, tehokkuus ja legitimiteetti. Tuotetut tallenteet auttavat muokkaamaan myös tulevia hankintaprosesseja.

menoja voi esiintyä missä tahansa muodossa. Välittömät kustannukset, kuten henkilöstön palkat ja vakuutukset, sekä raaka-aineisiin liittyvät tuotantokustannukset teollisuudessa. Myös välilliset kustannukset, kuten asiantuntijapalvelut ja matkakustannukset, ovat harkinnassa. Miten mahdollistat asianmukaisen näkyvyyden menoihin ja auditoit ne markkinoiden kilpailukyvyn saavuttamiseksi?

miksi sinun on keskityttävä tarkastusmenettelyihin

hankintaosastolla on paljon tehtävää hankintakäytäntöjen hallinnoinnissa ja täytäntöönpanossa. Auditointiprosessi auttaa työn eri osa-alueilla.

• menokehitys: auditoinnin avulla voi astua taaksepäin ja katsoa, mihin rahat menevät. Uusien keinojen löytäminen esteiden vähentämiseksi, vahvempien toimittajasopimusten neuvotteleminen, laadukkaampien toimittajien löytäminen ja menojen optimointi yleisesti edistävät kaikki parempaa kannattavuutta.
• työnkulun virtaviivaistaminen: kun sinulla on mahdollisuus tarkastella ostoprosesseja, voit helposti tunnistaa tarpeettomat tai vanhentuneet liiketoimintakäytännöt, jotka hidastavat ostosykliäsi. Esimerkiksi, saatat olla tilaamassa samanlaisia tuotteita useilta toimittajilta tai toimittajilta, kun voisit koota ne yhteen irtotavarana järjestyksessä.
• toimitusketjun näkyvyys: suorissa hankintamenettelyissä menojen jäsennellyllä katsauksella arvioidaan virallisesti toimitusketjun ekosysteemi ja ehkäistään hallinnollisia virheitä. Toimittajat itse ovat motivoituneempia arvioimaan omia käytäntöjään, kun he näkevät, että arvostat politiikan noudattamista.
• legitimiteetti: tarkastus havaitsee ja suojaa petollisilta laskuilta. Kun joka päivä tehdään niin paljon ostoksia, voi olla helppoa, että vilpilliset menot tihkuvat raoista läpi. Laskutusjärjestelmät ovat esimerkiksi pienyritysten yleisin huijausmuoto.
• riskienhallinta: vastaavasti vilpillinen rahankäyttö johtaa usein petoksiin ja säännösten noudattamista koskeviin rikkomuksiin. Viralliset tarkastukset osoittavat teille oikean suunnan, kun on kyse korjaavista toimista alan normien ja oikeuspolitiikan rikkomista vastaan.
• kirjausketjut: Omien sisäisten tarkastusten suorittaminen on varmasti askel oikeaan suuntaan, mutta toisinaan tarvitset myös ulkopuolista tarkastusta, joko toiselta yritykseltä tai valtion virastolta. Molemmissa tapauksissa sinulla on jo kirjausketju käytössä.

älä odota, että kaikki auditoinnin hyödyt tulevat yhdessä yössä. Audit records auttaa sinua tekemään lisäparannuksia, kun karsit turhia kustannuksia ja virtaviivaistat sopimuksia vaikuttamatta työsi laatuun.

Hankintatarkastusten täytäntöönpanoprosessi

tunnista hankintakäytännöissäsi olevat ongelmakohdat, ja havaintosi tehostavat sisäistä valvontaa ja auttavat sinua tunnistamaan sisäiseen toimintaan tarvittavat resurssit. Seuraavassa on joitakin perusaskeleita vaikuttavaan hankintatarkastukseen.

Keskustele ylemmän johdon kanssa

jos työskentelet hankinnan, hankinnan tai jopa projektinhallinnan parissa, työnjohtajien saaminen mukaan suunnitelmiisi pitäisi olla etusijalla. Poimia mitään palautetta johtajat niin, että voit tehdä valmisteluja ja tietää, mihin keskittyä ponnisteluja.

tässä on tilaisuus tuoda esiin kaikki huolenaiheet. Eivätkö tietyt toimittajat anna sinulle tarvittavia tuloksia? Sitten kannattaa aloittaa sieltä ensin. Samoin kaikki erityiset prosessit tai toimintatavat, jotka edellyttävät tunnustamista, tulisi ottaa esille ylimmän johdon kanssa.

saada sidosryhmät mukaan myös

hallinnon lisäksi organisaation sidosryhmät ovat niitä, jotka antavat hyväksynnät ja tekevät hankinnat. Nämä ihmiset eivät useinkaan ole valmiita luopumaan hallita resursseja, joten on tärkeää antaa heidän ymmärtää aikeesi samoin. Osoittaa, että auditoinnit parantavat hankintaprosessin luotettavuutta.

hyödynnä myös heiltä saamaasi palautetta. Tietyt hankintamenettelyn sidosryhmät saattavat tuoda esiin kipupisteitä tai erityisiä muutoksia, joita ne haluavat tehdä. Ehkä erilaisten sopimusten tekeminen on paikallaan, tai jokin tietty prosessi tai politiikka vaatii harkintaa.

käy läpi Ostolomakkeesi

ostotilaus on asiakirja, jonka yrityksesi toimittaa toimittajalle uutta ostoa varten. Käy läpi ostotilaukset ensin ja varmista, että ne täytetään täysin ja tarkasti. Tutkittavia erityisaloja ovat:

• tilattujen tuotteiden määrä
• Toimittajatieto
• tuotekuvausten ja hinnoittelun tarkkuus
• valtuutetut allekirjoitukset

muista, että mitä tahansa lopullisia laskuja tai kuitteja sinulla on, sinun on otettava huomioon alkuperäisessä ostotilauksessa. AP: n pitäisi pystyä tekemään ristiintarkistuksia, jotta kaikki olisi selvillä.

ostotilausten jäsennelty tarkastelu on myös mahdollisuus verrata varastosi menoja muihin vastaaviin toimialasi osastoihin. Käytä paikallisia tai kansallisia keskiarvoja nähdäksesi, miten pärjäät muiden yritysten ja kilpailijoiden kanssa.

lopuksi on muistettava, että kun hankintahallinto arvioi virallisesti ostotilauksia, jo tehtyjen liiketoimien määrä voi vaikeuttaa prosessia. Jos työskentelet manuaalisesti, ota satunnaisnäytteitä kunkin toimittajan tilausluettelosta.

käy läpi jokainen listallasi oleva toimittaja

toimittajan tai Toimittajan valinta on toinen hankintaosaston päävastuu. Sen lisäksi, että löydät tapoja tehdä irtotavaratilauksia eri osastoilla, tarkista jokaisen sopimuksen avulla, sopiiko se yrityksesi standardeihin. Syrjäytä kaikki organisaatiot, joilta ostat, jos ne eivät täytä odotuksiasi.

huomioon otettavia muuttujia ovat muun muassa seuraavat:

• Irtoalennukset, hyvitykset ja muut säästökeinot
• luotto-ohjelmat
• Toimituskäytännöt
• sopimuksen tarkkuus ja selkeä kieli
• tarjottujen palvelujen laatu
• toimittajan maine markkinoilla
• vertailut kun muut organisaatiot tarjoavat samanlaisia tavaroita ja palveluja

kuka tietää? Hankintatarkastus saattaa paljastaa piilotettuja alennuksia ja säästötapoja, joita Projektinhallinta ei ole välttämättä huomannut ensi silmäyksellä.

Katsastusyhtiön linjaukset

tilintarkastajan työ ei lopu myyjiin. Se määrittelee myös organisaation sisäiset hankintamenettelyt, kuten asiakirjojen allekirjoittamisen tai sopimusten hyväksymisen. Jokainen vaihe, jonka työntekijät suorittavat, on katsottava ja kirjattava, jotta varmistetaan, että kaikki tehdään hankintahallinnon vaatimusten mukaisesti.

saat palautetta myös henkilökunnaltasi. Ovatko hankintatarkastusten tuomat uudet protokollat liian raskaita tehdä? Pitäisikö ne muuttaa vastaamaan paremmin yrityksen yleistä työnkulkua?

luo loppuraportti

Tarkista tuloksesi laatimalla loppuraportti ja keskustele siitä projektinjohdon kanssa. Jos jokin tieto viittaa tehottomiin sopimuksiin, mahdollisiin petoksiin tai sääntöjen noudattamatta jättämiseen, tee siitä merkintä ja keskustele tavoista korjata ongelmat.

raportin on sisällettävä korjaaviin toimiin kannustavia näkemyksiä, jotka perustuvat prosessin aikana kerättyihin hankintatietoihin. Parempi hankintaprosessi vauhdittaa yrityksen kykyä virtaviivaistaa hankintatoimintaa,saada resursseja johdonmukaisemmin ja tarkastella sopimusten toimivuutta.

Hankintatarkastuksen tarkistuslista

on monia prosesseja, asiakirjoja, palautetta ja hankintasopimuksia, joita on seurattava koko projektinhallinnan ajan. Jotta pysyisit ajan tasalla kaikesta ja mittaisit edistymistäsi, seuraava tarkistuslista kattaa suurimman osan hankintojen auditointien vastuualueista.

• valmistelu: epäsuorat menot ovat hankeenjohdolle erityisen vaikeita käsitellä, koska ei ole ihan kiveen hakattu, mistä uusia hankintoja tehdään. Aloita järjestämällä kaikki ostoksesi, mukaan lukien ne, joilla on epämääräisiä sopimusehtoja, hukattuja alennuksia, hintaeroja ja muita mahdollisia ongelmia.
• ostotilaukset: käyttääkö organisaatiosi esimerkiksi kolmiosaista matchingia? Onko olemassa suojaa petoksia vastaan? Ja ovatko asianmukaiset luvat käytössä hyväksymisprosessin aikana? Sinun pitäisi olla tietoinen siitä, mitä tapahtuu koko prosessin ajan, tilauksen tekemisestä sen vastaanottamiseen.
• Toimittajan valinta: analysoi kunkin sopimuksen toimivuus ja se, miten se vertautuu muuhun salkkuusi. Onko jokainen niistä standardiesi mukainen ja politiikkasi mukainen? Mikä on prosessi uuden toimittajan palvelukseen, kun sitä tarvitaan?
• maksut: laskujen käsittelyn tulee olla tarkkaa, täydellistä ja oikea-aikaista. Pidä silmällä vilpillisiä liiketoimia, kuten aina. Kolmosella saattaa olla tässäkin merkitystä.
• havainnoistasi ilmoittaminen: määritä tarvittavat korjaavat toimet hankintatarkastuksessa esiin tulleiden ongelmien korjaamiseksi. Mitä voimme tehdä vähentääksemme riskejä, lisätäksemme tehokkuutta ja varmistaaksemme projektinhallintaprosessin noudattamisen tulevaisuudessa?

Luo oma tarkistuslista omien tarpeidesi ja olosuhteittesi mukaan. Jokainen yritys on erilainen, kun se tulee hankkia sen tavaroita ja palveluja, joten miksi ei tehdä ratkaisu räätälöityjä?

Procurement Audit parhaat käytännöt

Haluatko lisää vinkkejä ja taktiikoita ennen kuin aloitat tämän tehtävän, joka muuttaa tapaa, jolla hankit kaiken, mitä yrityksesi tarvitsee?

• palkata tehtävään erikoistunut sisäinen tarkastaja: hankintaosaston saaminen itse tarkastamaan on sekä tehotonta että mahdollinen eturistiriita. Et halua työntekijöiden kirjoittavan omia suoritusarvioitaan, joten anna työ sisäisen tarkastuksen tiimille täydellisen, tarkan ja jäsennellyn katsauksen luomiseksi. Tällaisen tiimin on ymmärrettävä hankkeen ja koko organisaation nykyiset toimintatavat ja tarpeet.
• muista luoda paperijälki tulevaa tilintarkastusta varten: kun olet jo kerännyt kaikki myyntitiedot, varastotiedot, maksutilit ja muut auditointiprosessiin liittyvät asiakirjat, tiedät jo tarkalleen, miten se tehdään seuraavan kerran, kun auditointi on kunnossa. Työskentele paperijäljellä ensimmäistä kertaa, jotta tulevat syklit ovat paljon nopeampia.
• Suunnittele ottavasi käyttöön mukautettuja menettelyjä havaintojen perusteella: yksi vähiten hyödyllisistä asioista, joita hankintojen auditointi voi tehdä, on tarjota yleisiä neuvoja havaittuihin tehottomuuksiin vastaamiseksi. Pyri luomaan räätälöityjä ratkaisuja, jotka koskevat erityisesti sellaisia organisaatioita, joille työskentelet.
• Aloita hankintatyökalun käyttö: Automaatio on auttanut meitä jo suuressa osassa elämäämme, ja projektinhallinta on tyytyväinen saadessaan tietää, että nyt on olemassa nykyaikaisia ratkaisuja, jotka nopeuttavat ja helpottavat hankintojen auditointia.

kilpailukykyisenä pysyminen alati kasvavilla markkinoilla edellyttää uusimpien työvälineiden omaksumista. Puhutaan lisää sisäiseen tarkastukseen liittyvistä ohjelmistotyökaluista seuraavassa jaksossa.

työkalut, ohjelmistot ja automaatio

jos sinusta tuntuu, että auditoinnit ovat haastavia toteuttaa, tiedä, että tehtävän hoitaminen on paljon helpompaa, kun käytössäsi on automatisoitu järjestelmä, joka auttaa sinua. Online-palvelut ovat olemassa nyt, jotka on suunniteltu käsittelemään tehtäviä, kuten:

• keskitetty arkistojen hallinta
• pilvipohjainen yhteistyö
• näkyvyys työnkulkuun petoksilta tai noudattamatta jättämiseltä suojautumiseksi
• parhaiden toimittajien nopeat vertailut
• Reaaliaikainen hinta-analytiikka sopimusten vertailuun

hankintatyökalu voi nopeuttaa tilintarkastusta myös yleisesti oikeiden asiakirjojen lähettäminen oikeille ihmisille automaattisesti, varmistaen, ettei yksikään sidosryhmä jää vaille tietoa. Vähennät myös huomattavasti inhimillisten virheiden mahdollisuutta tietojen syöttämisessä ja analytiikassa. On selvää, että auditoinnin ja ylipäätään hankintaprosessin tulevaisuus nojaa ohjelmistoautomaatioon ja sen väistämättä tuomiin tehokkuushyötyihin.