• Articles
• admin

Paper, paper, paper! Olen näin lähellä saada loput tiedostot digitoidaan avulla handy Dandy NeatDesk skanneri, että Neat Company lähetti minut tarkistaa, mutta ennen kuin teen, ajattelin meidän pitäisi uudelleen järjestää paperitiedostoja, koska ei ole mitään vikaa pitää paperikopioita asioita…kunhan löydät mitä tarvitset, kun tarvitset sitä!

entisessä elämässäni tiedostojärjestelmät olivat oikeastaan organisointihimoni (kaikki te, jotka järjestätte kaltaisiani narkkareita, nyökyttelette päitänne ymmärtäen, että minulla on intohimo tähän, ja te muut puistelette päätänne miettien, olenko nuts…am olenko oikeassa?).

tajuan, että se on tavallaan arkinen asia olla intohimoinen, mutta rakastan sitä tunnetta, että ottaa kasoittain järjestäytymätöntä paperia ja luo kauniin, helppokäyttöisen tiedostojärjestelmän. Esimerkiksi, jos olet jatko-opiskelija, joka on tilannut mukautettuja väitöskirja kirjallisesti palvelut, sinun täytyy järjestää kaikki opinnäytetyön tutkimus ja asiakirjat säästää rahaa! Itse asiassa monet ymmärtävät, miten tärkeää on järjestää paperityöt. Olen tehnyt joitakin konsultointi yrityksille ja yksityishenkilöille auttaa heitä luomaan tiedostojärjestelmiä vastaamaan heidän tarpeisiinsa, ja ei ole mitään parempaa kuin katsomalla valmiita tiedostoja ja nähdä, mitä valtava ero saada järjestetty on tehnyt!

ei tietenkään ole ainoa syy järjestäytyä, että voi itse nopeasti tutustua tärkeisiin asiakirjoihin ja löytää ne. Vaikka se ei ole kaikkein hohdokas syy saada järjestäytynyt, on tärkeää pohtia, kuinka helposti joku muu voisi tehdä järkeä kaikki tiedostot, Jos olisit kuolla. Ottaa järjestetty tiedostoja tekee että sydäntäsärkevä tehtävä vain hieman helpompaa poistamalla turhautumista ei voi löytää mitä he tarvitsevat.

miettimällä tarpeitasi

ennen kuin alamme puhua siitä, mitkä ovat mielestäni avainaineksia toimivalle tiedostojärjestelmälle, aloitetaan muutamilla peruskysymyksillä:

mitä tiedostoissasi on?

• ovatko rekisterisi enimmäkseen pitkäaikaisia asiakirjoja, kuten asuntolainatietoja, autovakuutusasiakirjoja, vuokrasopimuksia jne, vai onko sinulla myös säännöllisiä päivä – / viikko- / kuukausitietoja lisättäväksi?

• onko sinulla liikepapereita? Kotiopetusta? Muita paperitöitä?

• mitä levyjä olet tällä hetkellä tallentaa, että ehkä sinun ei tarvitse? Voisitko siirtyä sähköisiin tiliotteisiin?

yksityisyyden ja turvallisuuden pitäminen mielessä

• onko sinulla tärkeitä asiakirjoja, kuten syntymätodistuksia, jotka tulisi säilyttää tulenkestävässä laatikossa?

• pitääkö sinun arkistosi olla lukkojen takana, jotta uteliaat silmät pysyvät loitolla?

• kuka tarvitsee pääsyn tiedostoihisi? Tarvitsetteko erillisiä alueita, joihin eri ihmiset pääsevät?

ottaen huomioon tilarajoitukset

• kuinka paljon tilaa tiedostoillesi on?

• onko arkistokaappisi täynnä?

• Voitteko tallentaa tiedot menneiltä vuosilta jonnekin muualle sen sijaan, että pitäisitte ne päätiedostoalueellanne?

• kannattaisiko papereiden Skannaaminen ja niiden pitäminen tietokoneella paperikopion sijasta käyttää aikaasi ja vaivannäköäsi?

• mitä tietueita sinulla on tapana viitata useimmiten, että sinun täytyy pitää helposti saatavilla?

näiden kysymysten pohtiminen ennen kuin aloitat tiedostojen järjestämisen, auttaa sinua luomaan järjestelmän, joka toimii tekemällä tietueet helposti löydettäviksi ja käytettäviksi.

käyttämällä postilaatikkoa & Lähtölaatikko

vaikka epäjärjestelmälliset tietueet ovat valtava paperisotku, saapuva paperi, joka on järjestettävä, ja paperi, joka odottaa sinua ryhtymään toimiin, on yleensä suurempi syyllinen. Tiedostojärjestelmän luominen on tärkeää, mutta niin on ottaa järjestelmä paperille, koska se tulee kotiisi, muuten tiedostojärjestelmä ei tee sinulle mitään hyvää.

Tässä muutamia strategioita tulevien papereiden hallintaan:

• Lajittele heti. Sen sijaan, että kasataan postia, koulupapereita jne. lajittele ne tiskillä tai pöydällä, kun astut ovesta sisään. Joskus lajittelen jopa autossa, koska postilaatikkomme on kilometrin päässä talostamme! Heti nakata roskaa, kirjekuoret, ja täyteaineita roskakoriin, ja luoda postilaatikoita papereita, jotka ovat valmiita arkistoida ja ne, jotka tarvitsevat toimia.

• jos pystyt, hoida se heti. Jos lupalappu tarvitsee allekirjoituksen, allekirjoita se heti ja laita se takaisin reppuun, jotta pääset takaisin kouluun. Jos jokin asia tarvitsee postimerkin mennäkseen takaisin postilaatikkoon, Käytä hetki sen laittamiseen valmiiksi sen sijaan, että laittaisit sen sivuun myöhemmäksi. Touch Se kerran sääntö toimii pitää kodin järjestetty,ja se toimii vähentää paperin sotkua käsittelet liian!

• Peru, peru, Peru. Tämä sääntö ei koske vain sähköpostia; se toimii paperin sotkua samoin! Vaikka se vie ylimääräistä aikaa, yritä peruuttaa luettelot ja uutiskirjeet ja rekisteröityä do-not-mail luettelot. Joshua jakoi ton hyviä strategioita vähentää postin saat.

mitä pitää & mitä antaa pois

ennen kuin tarkastelemme erilaisia menetelmiä arkistojen ja paperitöiden järjestämiseksi, yksi asia, joka tulee esteeksi monille, on tietää, mitä tietoja on säilytettävä ja mitkä voidaan heittää pois.

yleinen tuntumani on, ettei meidän tarvitse pitää läheskään niin paljon kuin luulemme. Meillä ei ole enää kuukausittaisia sähkölaskuja, viikoittaisia palkkakantoja tai edes kuukausittaisia luottokorttilaskuja. Kyllä, on ehdottoman tärkeää, että varmistat, että jokaisen tiedot ovat oikein ennen sen murskaamista ja heittämistä pois, mutta ei todellakaan ole mitään syytä, miksi sinun täytyy pitää se sen jälkeen, varsinkin kun voit käyttää niin paljon verkossa.

on tietysti joitain asioita, joita kannattaa pitää, kuten lainasopimukset, pysyvät rekisterit (kuten syntymätodistukset, sosiaaliturvakortit jne.), vakuutukset, verotiedot ja niin edelleen.

Katso tästä hienosta artikkelista tarkemmat ohjeet siitä, mitä levyjä voi heittää pois.

tiedostojärjestelmän luominen

nyt kävellään läpi vaiheet, joilla todella luodaan toimiva tiedostojärjestelmä.

1. Luo perusviiva

ennen kuin edes kosket tiedostoihisi, aloita luomalla perusviiva siitä, mitä tietueita sinulla on ja miten haluat niiden järjestyvän.

minulla on esimerkiksi yritys -, kotitalous-ja Kotiopetusasiakirjoja. Nämä kolme kohdetta ovat ylimmät tasot minun ääriviivat, mutta minun täytyy mennä seuraavalle tasolle ja luoda sisäkkäisiä luokkia samoin:

I. Kotitalouskirjanpito

A. verotiedot
B. Ajoneuvokirjanpito
C. vakuutusasiakirjat
D. Potilastiedot

(tämä on yksi syy, miksi on tärkeää miettiä, mitä sinun täytyy pitää ja miten haluat sen järjestetty ennen kuin pääset tähän vaiheeseen, vaikka luultavasti nipistää ääriviivat kuin menet samoin!)

2. Luo yksityiskohtaiset alakategoriat

kun olet saanut peruskuviosi valmiiksi, on aika miettiä, miten mieluiten haluat, että ne on järjestetty niin, että ne on helppo löytää ja käyttää. Esimerkiksi terveystietojen alle haluan erottaa jokaisen perheenjäsenen tiedot, jotta minun ei tarvitse lajitella niitä löytääkseni etsimäni. Voin sitten arkistoida uusia tietueita tiedoston etupuolelle niin, että ne ovat päiväysjärjestyksessä (uusimmasta vanhimpaan) aina, kun tarvitsen niitä.

hahmoni näyttää nyt tältä:

I. Kotitaloustiedot

A. verotiedot

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Ajoneuvoennätykset

1. Huolto ja takuut
2. Arvonimi, rekisteriote ja tunnisteet

C. Vakuutusasiakirjat

1. Autovakuutus
2. Peruutetut käytännöt
3. Heath insurance
4. Kotivakuutus
5. Henkivakuutus

D. potilastiedot

1. Baby Girl #1: n ennätykset
2. Baby Girl #2: n ennätykset
3. Baby Girl #3: n ennätykset
4. Baby Girl #4: n ennätykset
5. Mandin ennätykset
6. Seanin records

3. Aloita tiedostojen luominen kullekin kategorialle

nyt, tässä kohtaa tiedostojärjestelmäni eroavat monista muista ihmisistä. Koskaan. Sen sijaan käytän mieluummin ripustettavia tiedostoja kaikkiin tiedostoihini.

syy miksi teen tämän on yksinkertainen: kun ripustettavat tiedostolehdet ovat rivissä ja/tai värikoodatut, tiedostojärjestelmä on paljon, paljon helpompi silmille ja paljon, paljon helpompi käyttää. Olen henkilökohtaisesti sitä mieltä, että sisätilojen tiedostokansiot ovat rahan, tilan ja resurssien tuhlausta, ellet käytä niitä lapbookaukseen!

sen sijaan minä hoipertelen ja / tai värikoodaan välilehdet määrittääkseni Kategoriat ja alaluokat, ja sitten aakkostan ne kuhunkin luokkaan pikaviittausta varten.

esimerkiksi, käyttäen ääriviivat ylhäältä, aloittaisin luomalla välilehdet kaikille verotiedot ja kohdistamalla ne vasemmalle minun roikkuu tiedostoja. Sen sijaan, että käyttäisin yhtä ripustettavaa tiedostoa, jossa on neljä tiedostokansiota sen sisällä, haluan luoda neljä erillistä ripustettavaa tiedostoa, jotka on merkitty 2008, 2009, 2010 ja 2011.

seuraavaksi siirtyisin Ajoneuvoennätyksiin. Tähän luokkaan, haluaisin luoda kaksi välilehdet: ”huolto kirjaa ”ja”otsikko, rekisteröinti ja Tunnisteet”. Sen sijaan, että kohdistaisin nämä välilehdet roikkuvien tiedostojeni äärivasemmalle, aloittaisin muutaman paikan yli niin, että ne porrastettiin muiden taakse.

tulostan aina kopion hahmotelmastani ja säilytän sitä arkistokaapin edessä arkkisuojassa, mutta jos olet huolissasi siitä, ettei kullekin ryhmälle ole määritelty pääluokkaa, voit yksinkertaisesti lisätä sen välilehteen. Esimerkiksi ”Yukon-Maintenance Records”, ”Yukon – Title, Registration and Tags”.

4. Käytä värikoodeja eri Pääluokille

olen käyttänyt myös värillisiä välilehtiä välilehtien porrastamisen lisäksi luokkien erottamiseen. Kuitenkin, jos sinulla on useita pääluokkia – kuten kotitalous–, liike-ja Kotiopetus-jotka haluat säilyttää yhdessä kaapissa, varaisin värikoodisi tähän tarkoitukseen. Voit ostaa värilliset välilehdet tai yksinkertaisesti tulostaa tarrat värilliselle paperille, jotta näet selvästi, mikä osio oli omistettu mille luokalle.

5. Arkistoi paperisi

kun olet luonut tiedostosi, aloita vanhojen tiedostojen siirtäminen uuteen järjestelmään ja lajittele käsittelemättömät paperit. On todennäköistä, että joudut lisäämään alikategorioita matkan varrella, ja saatat katsoa taaksepäin ja ymmärtää, että olisit sittenkin voinut yhdistää joitakin alikategorioitasi, mutta se ei haittaa. Toimivan tiedostojärjestelmän avain on halu muokata sitä tarpeen mukaan. Tämä on itse asiassa yksi syy siihen, että lopetin välilehtieni tulostamisen tulostimeen ja päätin kirjoittaa käsin tai käyttää tarrakirjoitinta sen sijaan. Tiedän, että olen todennäköisemmin luoda uuden tarvittaessa, jos se on helppo tehdä!

tänäkin päivänä sähköpostin, nettilaskun ja blogien aikana paperisotku hukuttaa monet perheet, mutta kun aikaa kuluu sellaisen tiedostojärjestelmän luomiseen, joka toimii ja tottumukset minimoivat sotkua, se todella kannattaa, Kun et enää Lajittele paperikasoja löytääksesi mitä tarvitset!

miten paperiset tiedostot järjestetään?