Asiakirjojen vuokraamiseen liittyvien työnantajien tietojen säilyttäminen-Eskridgen laki
5. toukokuuta 2020
liittovaltion laki vaatii työnantajia, joilla on vähintään 15 työntekijää, säilyttämään työhakemukset, ansioluettelot ja niihin liittyvät palkkaustiedot ja-asiakirjat vähintään vuoden ajan asiakirjan laatimisesta tai palkkausta/ei-palkkausta koskevasta päätöksestä, sen mukaan kumpi on suurempi. Vaikka liittovaltion urakoitsijoiden, joilla on 50 tai enemmän työntekijää, on säilytettävä nämä asiakirjat kaksi vuotta, ellei liittovaltion urakoitsijalla ole alle 150 työntekijää tai sillä ei ole valtion sopimusta, joka on vähintään 150 000 dollaria, niin pienin tallennusaika on yksi vuosi. Valintaan ja palkkaamiseen liittyvät työrekisterit, joita työnantajien on ylläpidettävä, ovat:
- Työpaikkailmoitukset
- työhakemukset ja ansioluettelomateriaalit (tämä pätee, vaikka hakijaa ei olisi aktiivisesti harkittu avoimeen tehtävään, koska hakija ei täyttänyt vähimmäispätevyyttä tai koska hakija ei täyttänyt kaikkia hakuvaatimuksia.)
- Seulontavälineet ja testit (tämä sisältää kopiot hakijoiden arvioinnissa käytetyistä testeistä ja testituloksista, myös verkossa tehdyistä testeistä.)
- Haastattelumuistiot ja muut tiedot, jotka liittyvät palkkaamista tai palkkaamatta jättämistä koskevaan päätökseen (tämä voisi sisältää tiedot hakijoiden lukumäärästä sukupuolen, rodun ja kansallisen alkuperän mukaan.)
sen lisäksi, että laki vaatii, näiden tietojen kirjaaminen asiakirjoihin voi myös auttaa työnantajia puolustautumaan ”palkkaamatta jättämistä” koskevia tapauksia vastaan. Ongelma johtuu kuitenkin siitä, miten helposti hakijat voivat nyt lähettää ansioluettelonsa sähköpostilla työnantajille. Sähköpostin vuoksi tämä kirjaamisvaatimus on tullut työlääksi työnantajille-erityisesti niille, joilla on verkkosivuja. Equal Employment Opportunity Commission (Equal Employment Opportunity Commission) tutki äskettäin tätä ongelmaa ja päätyi yhdessä eräiden muiden liittovaltion virastojen kanssa joihinkin suuntaviivoihin, joissa määritellään, ketkä kaikista niistä, jotka ottavat yhteyttä työnantajiin Internetissä, postitse tai faksilla, ovat todellisia työnhakijoita liittovaltion kirjanpitovaatimusten täyttämiseksi. Näiden ohjeiden mukaan henkilö yleensä tulee hakijaksi, kun:
- työnantaja on toiminut tietyn tehtävän täyttämiseksi;
- henkilö on noudattanut työnantajan vakiomenettelyä työhakemuksen jättämisessä, ja
- henkilö on ilmaissut kiinnostuksensa kyseiseen tehtävään.
tämä on hyvä uutinen työnantajille, sillä se tarkoittaa, että voit nyt heittää pois kaikki pyytämättömät ansioluettelot. On kuitenkin suositeltavaa, että työnantajat laativat asiasta kirjallisen ohjeen, jossa täsmennetään, milloin hakemukset ja hakemukset hyväksytään. Työnantajien, jotka eivät halua pyytämättä jatkaa ja hakemukset olisi viisasta ilmoittaa niin niiden verkkosivuilla. Kun ei-toivottu ansioluettelo on vastaanotettu, on hyvä ilmoittaa sen lähettäneelle henkilölle, että ei-toivotut ansioluettelot eivät ole arkistoituna ja että hänen on lähetettävä ansioluettelo uudelleen tiettyä työpaikkaa varten, jos sellainen syntyy. Lisäksi kun työpaikkaa mainostetaan, on hyvä lisätä ilmoitukseen tai työpaikkailmoitukseen määräaika hakemusten vastaanottamiselle.
tarvitsetko lisätietoja?
ESKRIDGE LAW ’ hun voi ottaa yhteyttä puhelimitse (310/303-3951), faksilla (310/303-3952) tai sähköpostitse ([email protected]). käy sivuillamme osoitteessa eskridge.hv-dev.com.
tämä artikkeli perustuu lakiin siitä päivästä alkaen, joka on julkaistu artikkelin yläosassa. Tämä artikla ei muodosta oikeudellista neuvontaa, eikä se itsessään luo asianajaja-asiakkuussuhdetta Eskridge Law ’ n kanssa.