Informes Ad hoc en Excel – La Guía completa
Los informes ad hoc en Excel pueden adoptar muchas formas. Uno de los beneficios de usar una aplicación de software basada en hojas de cálculo es que es relativamente flexible en cómo se puede usar. La presentación de datos en excel puede variar de simple a compleja, y como resultado, a menudo es la mejor manera de enviar rápidamente solicitudes ad hoc de varios departamentos.
Los profesionales de finanzas continúan encontrándose en el punto de mira de las solicitudes de datos de múltiples áreas en sus respectivos negocios. Además, las solicitudes de datos a veces son dinámicas y requieren un método de presentación de informes que no es común o que nunca se ha utilizado antes.
Aquí es donde Excel, y programas de hojas de cálculo como este, pueden ser buenos y malos. Estos son los conceptos básicos para crear informes de excel ad hoc.
Comience con Datos sin procesar
Para responder a cualquier solicitud, primero necesita datos. Casi cualquier sistema se exportará a Excel en estos días o .formato de archivo csv. El uso de estas exportaciones de hojas de cálculo ahorrará tiempo y energía.
Asegúrese siempre de crear una pestaña con la etiqueta «datos sin procesar» que no manipule. Esto le permitirá volver a vincularlo o hacer referencia rápidamente a los datos sin procesar para verificaciones de calidad más adelante.
Mantener la integridad de los datos sin procesar es importante al enviar solicitudes, y a veces es aconsejable proteger con contraseña la pestaña datos sin procesar para evitar cambios no deseados. Podría darse el caso de que una solicitud requiera el uso de varias tablas de datos diferentes. En este caso, la combinación de las tablas de datos podría presentar dificultades.
Si es posible, combine conjuntos de datos similares. Esto creará el máximo beneficio al utilizar funciones como filtros y pivotes.
Comprender la solicitud
Si la solicitud es demasiado ambigua, responder con Excel puede ser difícil. Esto se debe a que Excel solo hará lo que se le diga.
La salida en Excel depende de las demandas que se realicen. Esto significa que, si la solicitud no está clara, se puede perder tiempo extrayendo datos irrelevantes al libro de trabajo y puede inundar al usuario final con más de lo que se requiere.
En la base de cualquier buena respuesta a una solicitud ad hoc es una solicitud clara. Por ejemplo, los datos demográficos de ventas, el rendimiento financiero y los tiempos de selección son solicitudes un tanto vagas y genéricas.
Aclarar las solicitudes podría dar respuestas más útiles. Por ejemplo, el código postal promedio de los compradores en una fecha determinada, las ventas brutas del mes pasado, la hora de elegir y enviar un producto determinado y más.
Cuanto más claras sean las solicitudes, más relevante y concisa será la respuesta.
Filtrado de datos Y Sus Limitaciones
La mayoría de las solicitudes serán para algún nivel de información que requiera el uso de filtrado. El filtrado es una función básica en Excel y es fácil de hacer. Las columnas se pueden ordenar y filtrar, e incluso está disponible el filtrado avanzado.
El filtrado es un enfoque básico en el manejo de conjuntos de datos cuando una solicitud ad hoc es específica y algo fácil de tratar. Por ejemplo, puede llegar una solicitud para el precio de un producto y puede existir una tabla de datos con todos los precios de los productos. Simplemente filtrar por el nombre del producto podría producir la respuesta requerida.
Existen técnicas de filtrado más avanzadas en excel que permiten a los usuarios especificar un rango de criterios y un rango de datos para aplicar también ese criterio. Este es un enfoque más complejo para tratar con conjuntos de datos cuando una solicitud puede ser para varias piezas de información.
Enlaces de datos y Consultas
Todas las solicitudes, en algún nivel, son para datos. La facilidad con la que se puede responder a una solicitud ad hoc en Excel depende del nivel de datos disponibles. Excel tiene la capacidad de vincularse a bases de datos externas, lo que permite a los usuarios ejecutar consultas personalizadas que extraerán datos rápidamente a una hoja de cálculo.
Este método de acceso a los datos suele ser el más rápido y proporciona los conjuntos de datos más completos con los que trabajar. Un beneficio de vincular Excel a una base de datos es que la información se actualizará a medida que se actualice la base de datos.
Esto permite hacer referencia a conjuntos de datos precisos y oportunos. Excel también se conectará a Internet para obtener varios tipos de información; por ejemplo, los datos de mercado se pueden vincular directamente a Excel y se actualizarán a pedido.
Un inconveniente para acceder a las bases de datos en Excel es que a menudo requieren que los usuarios finales actualicen manualmente los datos, lo que puede dar lugar a conjuntos de datos incompletos u obsoletos.
Informes ad hoc en Excel-Uso de tablas dinámicas
Cuando se trata de informes ad hoc, Excel tiene una función conocida como tablas dinámicas, que son una forma única de responder a solicitudes ad hoc en Excel. Permiten filtrar los datos y presentarlos de forma resumida.
Una tabla dinámica es dinámica, ya que las entradas se pueden alterar y cambiar en función de lo que el usuario solicite. Resumirá todos los datos de un conjunto de datos dado y permitirá a los usuarios agrupar columnas y filas de datos de formas únicas.
Debido a que los datos se resumen, el uso de una tabla dinámica con fines analíticos es mucho más fácil. Incluso si la solicitud ad hoc no se puede responder con una tabla dinámica real, crear una podría permitir al usuario identificar más fácilmente la respuesta a una solicitud.
Una vez creadas, las tablas dinámicas también pueden «profundizar» en datos específicos en función de lo que el usuario quiera hacer. Esto se hace intuitivamente simplemente haciendo doble clic en los datos, y debido a eso, las tablas dinámicas a menudo son una forma predeterminada de ordenar y resumir grandes cantidades de datos.
Un inconveniente es que los datos deben agruparse en columnas para poder usar una tabla dinámica. Las tablas dinámicas también se basan exclusivamente en los conjuntos de datos a los que hacen referencia, lo que significa que si los datos no están completos, los resúmenes de las tablas dinámicas tampoco lo están.
Otro inconveniente es que las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente. Esto a veces crea problemas cuando los conjuntos de datos están vinculados o son autónomos.
Presentación de datos Con Tablas y Gráficos
Algunas solicitudes ad hoc pueden requerir el uso de tablas y/o gráficos. Excel tiene una amplia variedad de tipos de gráficos y gráficos para trabajar. Los gráficos son buenos para ilustrar tendencias y movimientos direccionales con datos. Por ejemplo, volumen de ventas a lo largo del tiempo, o ingresos brutos a lo largo del tiempo.
El desafío de responder en gráficos es que debe darse contexto con el gráfico y debe seleccionarse el gráfico apropiado. Los gráficos de líneas y puntos son buenos para ilustrar tendencias, los gráficos circulares son buenos para ilustrar datos proporcionados y los gráficos de barras son buenos para comparar datos categóricos.
Uso de DataRails Para Responder a Solicitudes Ad hoc
DataRails es una aplicación de software única que le permite responder a solicitudes ad hoc de manera dinámica. DataRails es una herramienta de gestión de datos mejorada que puede ayudar a su equipo a crear informes financieros, así como a monitorear presupuestos, planes y otros KPI de manera más rápida y precisa que nunca.
Tiene la capacidad de administrar conjuntos de datos en un entorno fácil de usar, lo que reduce el tiempo dedicado a atender solicitudes ad hoc.
El Big data debe ser útil. DataRails le ayuda a usarlo al máximo sin tener que aprender una nueva interfaz de usuario propietaria. El uso de Excel como telón de fondo proporciona un marco dinámico familiar que facilita la adopción de DataRails para cualquier profesional de finanzas.
Al reemplazar las hojas de cálculo por datos en tiempo real e integrar libros de trabajo fragmentados y fuentes de datos en una ubicación centralizada, puede trabajar con la comodidad de Excel con el soporte de un sistema de gestión de datos mucho más sofisticado a su espalda.
Cree presupuestos hermosos, realice un seguimiento y supervise el rendimiento empresarial, y ofrezca a los usuarios paneles impresionantes y fáciles de usar con DataRails.
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