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Si inscribe a estudiantes en cursos o programas, ya sea a través de un instituto educativo, escuela, universidad, matrícula o clases privadas, probablemente mantenga una base de datos de estudiantes, como una base de datos de Microsoft Access, Microsoft Excel o Google Sheets. Puede contener información básica sobre tus estudiantes, como sus nombres, información de contacto y los cursos en los que están matriculados.

Puede considerar mostrar esta información en el front-end de su sitio para que sea fácilmente accesible para estudiantes, padres y miembros del personal, ya sea públicamente o dentro de un área privada protegida con contraseña. Una forma de hacerlo es usando el plugin Post Table Pro para crear una base de datos de estudiantes sencilla.

En esta publicación, explicaremos por qué necesita un complemento de base de datos de estudiantes y cómo elegir el adecuado para sus necesidades. También le guiaremos a través de un tutorial paso a paso sobre cómo crear una base de datos de estudiantes en su sitio de WordPress que:

• Muestra todos los perfiles de los estudiantes en una sola página en un diseño de tabla ordenado y organizado.
• Permite a los usuarios buscar a los estudiantes mediante las opciones integradas de búsqueda, ordenación y filtro.
• Habilite al personal administrativo para actualizar la información de los estudiantes directamente desde el front-end de su sitio.

¡Comencemos!

Por qué necesita un complemento de base de datos para estudiantes de WordPress

Cada escuela, universidad y universidad necesita crear una base de datos de todos sus estudiantes. Este directorio generalmente contiene nombres de estudiantes, identificación de estudiante, correo electrónico, foto, fecha de nacimiento, año de graduación y departamento. Crear un registro físico de todos sus estudiantes es útil para fines administrativos y también lo es almacenar esa información digitalmente en su sitio web.

Una base de datos de estudiantes en línea es conveniente, no se puede perder y se puede actualizar fácilmente. Para los usuarios de WordPress, la mejor manera de crear uno es utilizando un complemento de base de datos de estudiantes de WordPress que ofrezca estas características:

• Una manera simple y fácil de agregar estudiantes individuales y enumerarlos en un solo lugar.
• Opción para agregar tantos campos adicionales como necesite.
• Funcionalidad de búsqueda y/o filtrado para permitir a los usuarios encontrar rápidamente lo que están buscando.

Una vez que tenga una base de datos de estudiantes, puede usarla como un sistema de datos o un sistema de información de estudiantes para una mejor administración de la escuela.

Presentamos la tabla de publicaciones Pro

Afortunadamente, encontrar el mejor plugin de base de datos para estudiantes de WordPress no es tan difícil como puede parecer. Nuestro plugin Post Table Pro es una solución robusta que cumple con todos los requisitos mencionados anteriormente. Más específicamente, le permite crear una base de datos de estudiantes con capacidad de búsqueda y clasificación que se puede modificar para adaptarse a sus necesidades particulares y luego mostrarse en el front-end de su sitio de WordPress.

Podrás incluir toda la información que desees en los registros de tus estudiantes utilizando un código corto personalizable, organizar todo fácilmente y permitir a los usuarios encontrar rápidamente al estudiante que están buscando. Además, al comprar este complemento, obtendrá soporte de expertos en caso de que necesite ayuda para comenzar.

Características clave que se ofrecen con Posts Table Pro:

• Admite tipos de publicaciones personalizadas, campos y taxonomías, que son perfectos para crear un tipo de publicación personalizada para estudiantes con campos adicionales para guardar información sobre cada estudiante.
• Ofrece funciones de búsqueda y clasificación fáciles de usar que facilitan a los usuarios encontrar a un estudiante específico en la base de datos.
• Opción para incrustar archivos multimedia que puede usar para mostrar fotos de estudiantes en la base de datos en el front-end de su sitio.
• Ofrece varias opciones de personalización para modificar el aspecto de su base de datos de estudiantes de WordPress de la manera que desee.

Cómo crear una base de datos de estudiantes utilizando Gravity Forms and Posts Table Pro

En este tutorial, le mostraremos cómo crear una base de datos de estudiantes de front-end funcional en WordPress. Puede leerlo de principio a fin o ir a los pasos específicos que necesita:

1. Use formularios de gravedad para crear un formulario de envío
2. Almacene la información del estudiante como un tipo de publicación personalizado en WordPress
3. Muestre la base de datos de estudiantes en una tabla en el front-end de su sitio web

Paso #1: Utilice formularios de gravedad para crear un formulario de envío (opcional)

Nota: Este paso es opcional. Si te gusta agregar estudiantes directamente en el administrador de WordPress, puedes saltar al Paso 2.

Lo primero que debe hacer es usar Formularios de gravedad para crear un formulario de envío que los nuevos estudiantes puedan usar para cargar su información.

Inicie sesión en su sitio web de WordPress y vaya a Formularios → Nuevo formulario desde el panel de administración.

En la ventana emergente Crear un nuevo formulario, ingresa el título del formulario y una breve descripción. Haga clic en el botón Crear formulario para continuar.

A continuación, agregaremos campos relevantes al formulario de envío según el tipo de instituto educativo para el que esté creando la base de datos de estudiantes.

Por ejemplo, si está creando una base de datos de estudiantes de secundaria, podría considerar preguntar el nombre del estudiante, la fecha de nacimiento, el número de taquilla, la sección de clase, la asistencia del estudiante, el distrito escolar y el nombre del maestro. Sin embargo, si está creando uno para estudiantes universitarios, puede pedir el nombre del estudiante, la información de contacto, el departamento y el año de graduación. Y si tienes un cuerpo estudiantil global, podrías incluir información sobre la ciudad del estudiante (Nueva York o Toronto) y el país (Estados Unidos o Canadá). Esto debería darle una ventana a algunos de los atributos de los estudiantes que puede incluir en su base de datos de estudiantes.

Estos son algunos de los campos de formulario más comunes para ayudarlo a comenzar con un paso en la dirección correcta:

• Nombre y apellido
• Correo electrónico
• ID de estudiante
• Fecha de nacimiento
• Año de graduación
• Foto de estudiante

Nombre, apellido y dirección de correo electrónico

Para Nombre y apellido, agregue el campo Nombre de Advanced Campos.

Del mismo modo, para el correo electrónico, utilice el campo Correo electrónico (en Campos avanzados).

ID de estudiante

Para ID de estudiante, simplemente agregue un Campo Numérico (en Campos Estándar) si asigna ID numéricos de estudiante. Sin embargo, si sus ID de estudiante son alfanuméricos, tendrá que usar un campo de texto de una Sola línea en su lugar. Para los identificadores alfanuméricos de estudiante, también puede optar por agregar una máscara de entrada.

Fecha de nacimiento y año de graduación

Para Fecha de nacimiento, agregue un campo de fecha de los Campos avanzados. Cambie el nombre del campo a Fecha de nacimiento y cambie el formato de fecha a aaaa/mm/dd.

Para el campo Año de graduación, puede crear Botones de opción (en Campos estándar) en lugar de un selector de fecha.

Foto de estudiante

Para foto de estudiante, utilice el campo Carga de archivos (en Campos avanzados). Esto es lo que necesitas hacer:

• Cambie la Etiqueta de Campo a Foto de Estudiante.
• Escriba jpeg, jpg, png en la opción Extensiones de archivo permitidas. Esto restringirá a los usuarios la posibilidad de cargar otros formatos de imagen.
• Introduzca un valor de tamaño máximo de archivo (como 5 MB o 10 MB).

Una vez que hayas creado el formulario de envío, haz clic en el botón Actualizar para continuar. Tu formulario de envío podría tener un aspecto similar a este:

Paso # 2: Almacene la información del estudiante como un tipo de publicación personalizado en WordPress

En el Paso # 1, le mostramos cómo crear un formulario de envío utilizando el complemento de formularios de gravedad que los estudiantes pueden usar para enviar su información. Una vez que un estudiante complete el formulario de envío, recibirá esta información por correo electrónico y también se almacenará en la base de datos de WordPress.

En este paso, aprenderás a crear un tipo de publicación personalizado y a almacenar la información que recopilas de los estudiantes directamente en publicaciones personalizadas en tu sitio web de WordPress. De esta manera, no tendrá que introducir manualmente los datos en su sitio.

Nota: No recomendamos almacenar los datos enviados por el usuario como publicaciones regulares de WordPress porque desordenarán rápidamente todo tu sitio web. En su lugar, le sugerimos que cree un tipo de publicación personalizado dedicado para almacenar los datos de los estudiantes. Dado que queremos crear una base de datos de estudiantes a partir de los datos enviados por el usuario, podemos crear un tipo de publicación personalizada ‘Estudiantes’. De esta manera, podrás organizar los datos de los estudiantes por separado de otros contenidos del sitio.

Para crear un tipo de publicación personalizado que funcione a la perfección con el complemento Gravity Forms, recomendamos usar el complemento gratuito Gravity Forms + Tipos de publicación personalizados. Estos son los pasos que debe seguir para crear un tipo de publicación personalizado e integrarlo con su formulario de envío de Gravity Forms:

1. Instale el plugin Gravity Forms + Custom Post Types en su sitio web de WordPress y actívelo.
2. Si aún no ha creado un tipo de publicación personalizado, use el complemento de Pods gratuitos para hacer esto. Para obtener instrucciones completas, consulte este tutorial paso a paso sobre cómo crear un tipo de publicación personalizado y luego regrese aquí para continuar este tutorial.
3. Finalmente, debe asignar los campos de su formulario al tipo de publicación personalizada utilizando las instrucciones proporcionadas en la página del complemento en la sección de preguntas frecuentes (Cómo asignar un formulario a un tipo de publicación personalizada).

O si no necesita una forma de enviar estudiantes desde el front-end, entonces no necesita molestarse con los formularios de gravedad. En su lugar, simplemente vaya a Estudiantes → Agregar nuevo en el administrador de WordPress y agregue a los estudiantes desde allí.

Paso # 3: Muestra la base de datos de estudiantes en una tabla en el front-end de tu sitio web

Ya deberías tener un formulario de envío que esté vinculado a un tipo de publicación personalizado en tu sitio web de WordPress. En otras palabras, cada vez que un estudiante rellena el formulario y envía su entrada, los datos del estudiante deben rellenarse automáticamente en su sitio de WordPress como una publicación personalizada.

A continuación, aprenderás a mostrar las publicaciones personalizadas enviadas por el usuario en el front-end de tu sitio en un diseño de tabla dinámico y organizado. Usaremos el plugin Post Table Pro para hacer esto.

Instala Posts Table Pro en tu sitio web de WordPress

Si aún no lo has hecho, obtén el plugin Posts Table Pro e instálalo en tu sitio web de WordPress. Recibirá los archivos del complemento y la clave de licencia en un correo electrónico de confirmación.

Dirígete a Configuración → Post Table Pro desde el panel de WordPress. Introduzca su clave de licencia en el campo Clave de licencia para activarla. Haga clic en el botón Guardar cambios para continuar.

Configure la opción tipo de publicación

Desde la misma pantalla, puede realizar cambios en el aspecto y las funciones de su base de datos de estudiantes en el front-end.

En la sección Selección de publicaciones:

Establezca la opción Tipo de publicación en su tipo de publicación personalizado (e.g. estudiante) usando el menú desplegable.

De esta manera, el complemento Post Table Pro sabrá de dónde obtener los datos de los estudiantes.

Además de esto, también puede modificar otras configuraciones de tabla, como el contenido de la tabla, las opciones de carga de la tabla, las opciones de ordenación y los controles de tabla desde la pantalla de configuración.

Consulte la documentación para obtener una explicación detallada de cada configuración.

Crear una página para mostrar la base de datos de estudiantes

Finalmente, crearemos una página donde queremos mostrar la base de datos de estudiantes. Dirígete a Páginas → Agregar nuevo desde el panel de administración de WordPress. Dale a tu página un título adecuado, como la base de datos de estudiantes.

Dado que estamos mostrando datos de un tipo de publicación personalizado, necesitaremos usar las columnas de campos personalizados. Por ejemplo, el campo personalizado para el nombre del estudiante se asigna a first_name, ya que se almacena en el tipo de publicación personalizada de los estudiantes. Por lo tanto, para mostrar el nombre del estudiante, ingresaríamos cf:first_name como una entrada de columna.

Puede obtener más información sobre cómo usar los campos personalizados con Posts Table Pro aquí.

Siguiendo nuestro formulario de envío, mostraremos la siguiente información en nuestra base de datos de estudiantes:

• Foto de estudiante
• ID de estudiante
• Nombre
• Apellido
• Correo electrónico
• Fecha de nacimiento
• Año de graduación

: [posts_table columns="cf:photo,cf:student_id,cf:first_name,cf:last_name,cf:email,cf:date_of_birth,cf:graduation_year"]

Para Gutenberg:

Si estás usando el editor de Gutenberg, haz clic en el icono ( + ) en la esquina superior izquierda de la pantalla y agrega un bloque de código corto al editor de texto. A continuación, ingrese el código corto de la Tabla de publicaciones Pro.

Para editor clásico:

Sin embargo, si está utilizando el editor clásico, simplemente ingrese el código corto de la tabla de publicaciones Pro en el editor de texto.

Haga clic en el botón Publicar para continuar.

Vista previa

Su base de datos de estudiantes debería tener un aspecto similar a este:

Juega con todas las opciones de Posts Table Pro, como agregar filtros de búsqueda encima de la mesa.

Y si desea recopilar información adicional de los estudiantes, como su …

• Departamento (Departamento de Educación o Departamento de Tecnología de la Información) o
• Especialidades (Gestión de Ventas de Pequeñas Empresas o Finanzas Corporativas)

… el diseño de la mesa podría verse algo como esto:

¿Pueden los estudiantes editar las entradas después de enviarlas?

Desafortunadamente, Gravity Forms no ofrece a los usuarios la opción de permitir que los estudiantes editen entradas u otra información después de que las hayan enviado a través del formulario de envío. Sin embargo, puedes hacer ediciones usando Editus, un plugin de editor front – end de WordPress.

Para lograr esto, los estudiantes tendrían que hacer clic en la página de perfil de un solo estudiante en su sitio. Esto es necesario porque no pueden hacer cambios en las entradas desde la propia tabla Post Table Pro. Sin embargo, podrán editar el contenido de la página de publicación individual según sea necesario.

¿Puedo mostrar entradas de Gravity Forms en el front-end sin crear un tipo de publicación personalizado?

La tabla de publicaciones Pro te permite mostrar publicaciones o tipos de publicaciones personalizadas en un diseño de tabla en el front-end de tu sitio. Dado que los envíos de formularios se almacenan en un campo de base de datos separado por Gravity Forms, no puede enumerar entradas directamente en un diseño de tabla con Posts Table Pro. La información debe almacenarse como un tipo de publicación o publicación personalizada.

Por esta razón, deberá seguir las instrucciones proporcionadas en la sección tutorial anterior si desea almacenar automáticamente la información como un tipo de publicación personalizado y luego mostrar estas entradas en el front-end en un diseño de tabla.

¿Puedo importar estudiantes a granel?

Absolutamente. Puede importar estudiantes en masa a la base de datos utilizando cualquier complemento de importación de WordPress, como WP All Import. Esto ahorra tener que agregar a cada estudiante individualmente, ya sea a través de un formulario de front-end o el administrador de WordPress.

Crear una base de datos privada para estudiantes

Finalmente, hablemos de cómo ocultar su base de datos de estudiantes de WordPress y hacerla segura. Algunos directorios de estudiantes están disponibles para el público, y eso está bien. Sin embargo, otros necesitan ocultarse de la vista del público.

La forma más fácil de proteger su base de datos de estudiantes es proteger con contraseña la página donde está listando a todos los estudiantes. Puede hacer esto fácilmente configurando la página en «Protegida por contraseña» y dando la contraseña a sus estudiantes y personal.

Conclusión

El plugin Post Table Pro ofrece varias funciones útiles para escuelas privadas o públicas (desde escuelas primarias hasta escuelas secundarias), institutos educativos sin fines de lucro, colegios y universidades para crear una base de datos de estudiantes con capacidad de búsqueda y filtrable. Siguiendo las instrucciones paso a paso proporcionadas en este artículo, podrá crear una base de datos de estudiantes flexible todo en uno (o un sistema de administración de estudiantes) que se puede buscar, clasificar y filtrar fácilmente directamente desde el front-end. Además de esto, no tendrá que preocuparse por crear cuentas de estudiantes o darles acceso al back-end de su sitio.