Gestión de Inventario Minorista: Definición y Mejores Prácticas
Gestión de Inventario Minorista: Definición y mejores Prácticas
La gestión de inventario es una parte de la cadena de suministro donde se realiza un seguimiento de las cantidades de inventario y existencias a medida que las cosas entran y salen del almacén.
Los sistemas de gestión de inventario tienen como objetivo avisarle de dónde está su inventario en un momento dado y de cuánto tiene que administrar los niveles correctamente.
Algunas organizaciones escanean su inventario con un escáner de códigos de barras para mejorar la eficiencia y la precisión a lo largo de las rutas de recolección.
Un sistema de gestión de inventario se centra en un único proceso de cadena de suministro, a diferencia de un sistema ERP. Estos sistemas de gestión de inventario a menudo se integran con otros sistemas que utiliza a lo largo del curso del negocio, como el sistema de punto de venta o el software POS, el envío y la gestión de canales, lo que permite a su organización crear una pila de integración personalizada adecuada a las necesidades de su negocio.
En última instancia, el objetivo de la gestión de inventario es garantizar que tenga una mayor visibilidad y organización de su actividad de inventario con operaciones automatizadas y optimizadas, desde la recogida hasta el embalaje y el envío del inventario.
Las pequeñas empresas, especialmente las tiendas minoristas, deben contar con sistemas y procesos de gestión de inventario eficaces si desean seguir siendo competitivas.
Por qué importa la gestión de inventario
Sin gestión de inventario, no puede esperar estar en el negocio por mucho tiempo. Cuando su inventario está organizado correctamente, permite que el resto de la gestión de su cadena de suministro se acomode en su lugar. Sin él, corre el riesgo de tener demasiado inventario de algunos artículos, no lo suficiente de otros, envíos erróneos, selecciones erróneas y más.
La clave es la gestión adecuada del almacén. Los errores de selección ocurren debido a almacenes desordenados, etiquetado deficiente en los estantes o listas de selección de papel incorrectas. Los envíos erróneos son generalmente el resultado de selecciones erróneas al inicio del proceso de inventario, pero también son el resultado de la falta de procedimientos de control de calidad.
Las existencias excesivas y agotadas ocurren cuando una empresa se basa en métodos manuales para realizar pedidos sin tener una comprensión completa de su estado de inventario actual. Sin él, no tiene un buen predictor para la previsión de inventario y termina con demasiado o muy poco stock.
Todos estos errores cuestan dinero, y le cuestan aún más si considera el trabajo desperdiciado invertido en corregir el error. Sin implementar las herramientas de gestión de inventario adecuadas, aumenta exponencialmente el riesgo de error humano. Cuanto más error humano tenga, más comentarios y lealtad de sus clientes comenzarán a desplomarse.
Si tiene un sistema POS basado en iPad, puede integrar su sistema de inventario para recopilar datos de ventas y agilizar el llenado de su pedido.
Mejores prácticas de Gestión de inventario minorista
Los sistemas de gestión de inventario solo son tan potentes como la forma en que los usa. Vale la pena los recursos adicionales para tener el sistema configurado por las personas que crearon el software. Trabajar con ellos garantiza que esté utilizando las características y técnicas adecuadas para obtener el máximo valor por su dinero.
Veamos algunas de las mejores prácticas para el control de inventario que puede usar en su almacén. Estas técnicas de gestión de inventario son esenciales para ayudar a los propietarios de negocios a mantener recuentos de inventario precisos.
Análisis ABC
El análisis ABC es un método para organizar su inventario en una jerarquía de los elementos más importantes a los menos importantes.
Los artículos A son los que se venden mejor, por lo que son el stock de mayor prioridad y requieren un reordenamiento regular junto con una revisión de calidad consistente.
Los artículos B son aquellos que son valiosos, pero tienen un stock de prioridad media y se ordenan una vez al mes.
Los artículos C son artículos de baja prioridad de stock, y generalmente se transportan en gran volumen, por lo que no requieren muchos reordenamientos.
Organizar el stock dentro de su almacén en función de qué tan bien se venden y cuánto valor aportan a la empresa ayuda a garantizar que su espacio de almacenamiento esté optimizado, al tiempo que agiliza el proceso de cumplimiento de pedidos.
Optimización de procesos de selección y empaque
Su proceso de selección y empaque son las herramientas y procedimientos que su equipo utiliza para cumplir con los pedidos de manera rápida y eficiente. Hay varios tipos de procesos de recolección y empaque, que incluyen;
- Selección de pedidos discreta: Este es el proceso que prefieren la mayoría de las pequeñas empresas. Funciona así: recibes dos pedidos. Recoge y empaca todos los artículos para el primer pedido. Proceda al siguiente orden y repita. Esto garantiza que solo esté recogiendo artículos para un pedido a la vez. Funciona bien para catálogos de productos pequeños y volúmenes de pedidos pequeños porque ayuda a reducir errores.
- Selección por lotes: En lugar de abordar un pedido a la vez, la selección por lotes reúne un lote de SKU a la vez. Por ejemplo, si tiene 5 pedidos y 3 de ellos requieren el artículo A, y dos de ellos requieren el Artículo B, elegiría los 3 Como primero, luego los 2 Bs. Ahorra tiempo y realiza más pedidos más rápido, lo que es ideal para pequeñas empresas con volúmenes de productos y pedidos más grandes.
- Wave pocking: Este es un proceso de picking híbrido que combina discretos y por lotes. Grupos de órdenes similares se cumplen durante oleadas programadas, o marcos de tiempo. Los pedidos pueden tener plazos de envío similares, SKU similares o pueden estar cerca uno del otro en el almacén.
- Selección de zonas: La selección de zonas implica el uso de diferentes empleados asignados a diferentes zonas dentro del almacén, donde cada persona solo recoge los artículos en su zona asignada. Por ejemplo, si llega una orden que contiene elementos de la Zona A y la Zona C, el selector de la Zona A obtiene sus elementos, luego los pasa a la Zona C para agregar sus elementos y finalizar este orden. Este enfoque es el mejor para grandes empresas con una alta tasa de rotación de inventario.
No importa el enfoque que utilice, es crucial diseñar su almacén para que sea eficiente y esforzarse por mantener las cosas lo mejor organizadas posible.Usted querrá programar el sistema de gestión del almacén para mostrar los artículos que se están recogiendo en el orden en que el selector los encontrará. Querrá verificar dos veces cada pedido, porque incluso con un software preciso, siempre es una buena idea que un humano lo revise para verificar la precisión. También es una buena idea usar RFID o códigos de barras en cada pieza de inventario para facilitar el recuento.
Establecer KPI
Los KPI de inventario miden el rendimiento en un área en particular durante un cierto período de tiempo, hacia un objetivo determinado. Establecer KPI ayuda a eliminar las conjeturas porque tiene hitos claros para alcanzar en la línea de tiempo que estableció, ya sea semanal, mensual, trimestral o anual.
Con estos, tendrá los datos que necesita para tomar decisiones informadas sobre qué hacer a continuación en su negocio. Algunos KPI en los que puede centrarse incluyen:
- Costos de mantenimiento de inventario
- Paso a pérdidas y ganancias de inventario y amortización de inventario
- Tasa de rotación de inventario
- Tiempo de ciclo
- Estado y seguimiento del pedido
- Tasa de llenado
También conocido como seguimiento de lotes, este proceso está diseñado para rastrear de manera eficiente los productos a lo largo de la cadena de distribución con números de lote.
Un lote es un conjunto particular de bienes adquiridos juntos que utilizan los mismos materiales. Un sistema automático de seguimiento de lotes ingresará información sobre todos los productos dentro de su parche, por lo que la información que necesita es rápidamente accesible en caso de que tenga que emitir un retiro del mercado.
Optimización de la tasa de rotación de inventario
La tasa de rotación de inventario es la medida de la cantidad de veces al año que se usa o vende su inventario en un período determinado, generalmente un año.
Calcular la rotación de su inventario garantiza que tendrá una mejor comprensión de la demanda del mercado para sus productos, la cantidad de existencias obsoletas que puede llevar y los pasos que debe tomar para vender o almacenar inventario adicional, dependiendo de esa tasa de inventario. La fórmula simple para el cálculo de la tasa de inventario es:
Costo de los Bienes Vendidos ( COGS) / Inventario promedio
¿Necesita aumentar su tasa de rotación de inventario? Tratar:
- Experimentar con precios
- Liquidar cualquier stock obsoleto
- Pronosticar la demanda de los clientes
- Redistribuir el inventario a otro almacén
Inventario de stock seguro
El inventario de stock seguro se refiere a un pequeño excedente de inventario que tiene a mano para protegerse contra la variabilidad de la demanda del mercado y plazos de entrega. Si no tiene a mano algún tipo de inventario de existencias de seguridad, podría perder ingresos, clientes e incluso cuota de mercado. Cuando tiene un inventario de existencias seguro, evitará que se agoten las existencias, se protegerá contra picos de demanda inesperados, compensará las previsiones inexactas del mercado y, en última instancia, creará un búfer para plazos de entrega más largos de lo esperado.
Utilice una Fórmula Precisa de Puntos de Reordenación
Su fórmula de puntos de reordenación le avisa de aproximadamente cuándo debe ordenar existencias adicionales, cuando haya alcanzado el nivel de inventario más bajo que pueda mantener antes de que necesite ordenar más. Usando la ecuación matemática comprobada, puede dejar de ser víctima de los cambios del mercado y ordenar consistentemente la cantidad correcta de acciones cada mes. Esa ecuación se conoce como fórmula de punto de reordenamiento.
Puede usar este ahora mismo:
(Ventas de Unidades Diarias Promedio x Tiempo de entrega Promedio en Días) + Stock de seguridad = Punto de Reordenación.
Previsión de la demanda
Para el enfoque más eficaz de la gestión de inventario, todos deben participar. Varios equipos son responsables de varias piezas del rompecabezas. El equipo de compras, por ejemplo, debe ser responsable de asegurarse de que no está comprando demasiado o muy poco, vigilando de cerca cada orden de compra.
El equipo de merchandising tiene que asegurarse de que el inventario esté en la lista correcta, promocionado y con un precio lo suficientemente bueno como para moverse.
El equipo de almacén debe ser responsable de todas las tareas de administración de inventario, como administrar correctamente la recepción de inventario, recoger correctamente los pedidos y enviar todo correctamente para que se mueva sin problemas a través del proceso de selección, empaque y envío.
El software de gestión de inventario proporciona a las empresas minoristas una visión en tiempo real de sus niveles de existencias. Cuando se trata de inventario físico, especialmente en la industria minorista, los clientes a menudo van a la siguiente tienda que tiene lo que están buscando en stock.
Para los minoristas que dependen de múltiples canales de venta, como las ubicaciones tradicionales de ladrillo y mortero y una tienda en línea, es crucial mantener un inventario separado para los pedidos de comercio electrónico, de modo que, independientemente de cómo el cliente elija comprar, pueda satisfacer sus necesidades.
El seguimiento del inventario es esencial para las operaciones de la tienda, especialmente si tiene un catálogo bastante grande de artículos. Los problemas con su sistema de inventario harán que la administración minorista en sí sea más compleja y afectarán los resultados de su negocio.