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Un artículo anterior planteó la pregunta de por qué las revisiones de rendimiento de proyectos no se realizan universalmente,

a pesar de que existe una amplia aceptación de que son una forma primaria de mejorar el rendimiento futuro al aprender del rendimiento pasado. En este artículo, analizamos cómo abordar los obstáculos para lograr revisiones efectivas.

Por qué no se realizan revisiones

Entre las razones más comunes para no realizar revisiones se encuentran:

• El miedo a confrontar el fracaso y sus causas – Si el fracaso se percibe como Einstein y Edison lo perciben – como un escalón hacia el éxito – entonces hay una gran motivación para revisar el rendimiento y aprender de él. Si, por otro lado, el fracaso se ve como algo que se debe negar y ocultar, entonces se evitarán las revisiones.
• Culpar-Si la cultura se basa en la culpa y el castigo para motivar el comportamiento, habrá resistencia y actitud defensiva. Culpar promoverá el miedo. Es esencial evitar culpar y enfocarse en el proceso en lugar de en los comportamientos individuales. Ver mi artículo de mayo de 2019 Deja de Culpar Al Proceso Para Lograr Un Rendimiento Óptimo
• Experiencia negativa: las reseñas pasadas no han servido de nada. Por ejemplo, no se les ha dado seguimiento para implementar cambios basados en las lecciones aprendidas; los participantes culparon y se pusieron a la defensiva y bloquearon cualquier exploración real de lo que salió mal y por qué.
• Falta de facilitadores cualificados: se necesitan facilitadores cualificados para que las revisiones sean eficaces, abordando la tendencia de los directores de proyectos y los ejecutantes a estar orientados a la acción en lugar de introspectivos y reflexivos. Un facilitador permitirá a los participantes confrontar directamente realidades feas, no quedar atrapados en la culpa y la actitud defensiva y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de participar. La facilitación hará que las experiencias de revisión tengan más probabilidades de ser positivas.
• Sin tiempo-Las partes interesadas se van al siguiente proyecto o vuelven a sus actividades operacionales y el examen no se prioriza como una actividad valiosa y, por lo tanto, no está programado.
• Falta de un proceso de gestión de proyectos documentado – la ausencia de directrices y plantillas hace que el esfuerzo sea innecesario y la ausencia de información útil capturada durante el proyecto.
• No valorar la garantía de calidad y la mejora continua: si los ejecutivos y las partes interesadas del proyecto no valoran la mejora continua lo suficiente como para motivar el tiempo y el esfuerzo para realizar revisiones y darles seguimiento, no habrá tiempo para revisiones y las que se realicen se considerarán inútiles.

Cómo realizar una revisión

Para asegurarse de que se abordan estas causas, es necesario tratar las revisiones como trataría cualquier parte importante del proceso de gestión del proyecto. Crear políticas, procedimientos y directrices que reconozcan las fases del proceso de revisión: iniciación, investigación e informe. Nombrar y capacitar a un equipo de revisión con la responsabilidad de

• Integrar la captura de datos útiles y mini-revisiones o retrospectivas en el proyecto
• Reunir a los actores adecuados (ejecutores del proyecto, clientes, gerentes funcionales y personal, etc.),
• Recopilar y analizar artefactos del proyecto (por ejemplo, informes de estado y notas del proyecto)
• Crear un conjunto de preguntas de entrevista para usar en sesiones individuales y grupales,
• Facilitar las sesiones
• Evaluar los hallazgos y
• Producir un informe.

Dependiendo del alcance del proyecto y la disponibilidad de plantillas, el proceso desde el inicio hasta el informe puede tardar de unos pocos días a semanas.

Tenga en cuenta que la revisión es parte de un proceso de garantía de calidad más amplio. El contenido de los informes de revisión se utiliza para evaluar y mejorar el proceso de gestión del proyecto. Las lecciones aprendidas son realmente aprendidas por una organización solo cuando se utilizan para mejorar el desempeño.

¿Qué hay en un nombre? – Revisiones de desempeño a lo largo de la vida del proyecto

En el pasado, las revisiones de proyectos se denominaban postmortems. Las revisiones formales son lo suficientemente difíciles para que la gente las haga sin asociarlas con la muerte, por lo que el nombre ha cambiado. Ahora son Revisiones Posteriores al Proyecto o Revisiones Posteriores a la Implementación o Retrospectivas. Sin embargo, esos nombres suponen que debes esperar hasta que termine el proyecto antes de revisar el rendimiento.

Omita el «post» y llámelos revisiones de desempeño del proyecto. Hágalos realidad como parte integral del proyecto, no solo después de que termine. En otras palabras, revise y ajuste regularmente el rendimiento y capture las lecciones aprendidas para que cuando llegue al final de una fase importante o del proyecto en su conjunto, esté listo con una lista preexistente de lecciones aprendidas y problemas para que pueda discutirlas en profundidad y recomendar los próximos pasos.

En las metodologías ágiles hay una revisión, una retrospectiva, después de cada Sprint. Esto significa que cada semana o dos hay un paso atrás para revisar y aprender del rendimiento. Una vez finalizado el proyecto, se lleva a cabo una revisión completa del proyecto.

Listas de verificación y Agendas

Una de las formas más eficaces de garantizar que las revisiones sean útiles es establecer directrices y proporcionar listas de verificación y agendas. En lugar de crear otra lista de verificación y agenda para revisiones, use una de las cientos de plantillas, listas de verificación y modelos, incluido su propio modelo de proceso de gestión de proyectos. Por qué reinventar la rueda? En su lugar, investigue un poco y use una descripción de proceso existente o cree una que combine las mejores características de varias. Aquí hay algunas referencias:

• Cómo Ejecutar una Reunión de Revisión Posterior al Proyecto https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Revisiones Posteriores a la Implementación Enmascarar Seguro De Que Lo Que Entregó Realmente Funciona https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Mejores Prácticas: Proceso de Revisión del Proyecto https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• El Arte y la Ciencia de las Revisiones Posteriores al Proyecto https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Involucrar al equipo

Las revisiones pueden ser aburridas cuando se repiten los mismos ejercicios y secuencias o cuando individuos asertivos monopolizan la revisión.

Un documento aborda la necesidad de ir más allá de los enfoques estándar para utilizar un enfoque que involucre mejor a los participantes y produzca el tipo de información útil que puede ayudar a que los proyectos futuros sean más efectivos.

Una revisión bien facilitada evitará simplemente leer listas de verificación e informes. No convierta su reseña en una presentación. Conviértalo en un evento interactivo en el que se facilite a los participantes tomar parte activa, compartiendo sus puntos de vista.

El facilitador debe tratar de que los participantes se levanten de sus asientos (o participen activamente, si la revisión se realiza virtualmente) para dar su opinión. El ejercicio de Sismógrafo Emocional es un ejemplo del tipo de proceso que involucra a los participantes de la revisión.

Si haces revisiones frecuentes, por ejemplo, retrospectivas de sprint, varía la forma en que haces los ejercicios. Una simple búsqueda en la web conduce a varias formas de hacer ejercicios Sismográficos emocionales. Variar la secuencia de los temas del programa. Varíe al facilitador.

Sismógrafo emocional – Revisión de Aspectos Conductuales

Un ejemplo de una técnica para involucrar a los participantes aborda la dimensión emocional del proyecto, que a menudo se pasa por alto.

«Se utiliza un Sismógrafo emocional para identificar los factores que conducen a la felicidad e infelicidad de los participantes en el proyecto que se está revisando.»Se crea una línea de tiempo del proyecto de puntos clave en la vida del proyecto con una línea de base. Luego, los participantes colocan tarjetas de índice o notas post-it por encima o por debajo de la línea para indicar si estaban felices o infelices (estresados) en puntos clave durante el proyecto. La distancia desde la línea de base indica la intensidad de los sentimientos.

El ejercicio involucra a los participantes visual y físicamente. Es un vehículo para discutir las causas del estrés y su alivio en el proyecto. Abre la discusión de las razones de las diferentes perspectivas cuando un participante informa de alto estrés o insatisfacción por un punto del proyecto y otros no.

Las notas de reflexiones regulares sobre el pulso del proyecto pueden hacer que este ejercicio sea más efectivo al proporcionar recordatorios de cómo se sintieron las cosas en puntos clave para que las impresiones de las partes interesadas en la revisión puedan evaluarse en relación con los eventos en un cronograma. Esto permite una rica discusión de las percepciones. Invita a comprender cómo lo que podría haber sido estresante en el momento en que estaba ocurriendo, en retrospectiva, no era tan malo. También destaca los tipos de eventos que causan estrés y abre la discusión sobre la mejor manera de manejarlos o evitarlos en el futuro.

Agregar reflexiones sobre el estado emocional del proyecto refuerza la importancia del «lado más suave» de los proyectos: lo interpersonal e interpersonal. Tener esto como parte de las pautas para retroceder regularmente para reflexionar hace que sea más probable que las partes interesadas reconozcan su estrés y cómo afecta sus relaciones.

El Sismógrafo emocional es uno de los muchos ejercicios que se pueden usar para mejorar la efectividad de las revisiones. Un buen recurso para encontrar ejercicios para usar en retrospectivas y revisiones se puede encontrar en 29 Herramientas Retrospectivas de Scrum para Retrospectivas Ágiles Distribuidas en https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Resultados

Si desea superar la resistencia a las revisiones, trabaje para asegurarse de que la evaluación franca del desempeño se valore y habilite eliminando la culpa y la actitud defensiva.

Agregue a eso directrices claras y prácticas, listas de verificación y plantillas y facilitación efectiva con ejercicios atractivos. Pliegue en el patrocinio ejecutivo para la mejora continua.

Esperamos que, a medida que las organizaciones y sus procesos maduren, las revisiones de desempeño efectivas como parte integral de la mejora continua del desempeño de los proyectos se conviertan en una norma.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). El Arte y la Ciencia de las Revisiones Posteriores al Proyecto, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425