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¿Publicar en el Libro de Caja de 3 Columnas te está volviendo loco a ladrar?

Publicar y equilibrar el libro de caja de 3 columnas de AATs siempre ha sido un poco complicado para los estudiantes.

Como sabrá, el libro de caja tiene dos caras:

• El lado de los recibos (DÉBITO) y
• El lado de los pagos (CRÉDITO)

El lado de recibos (conocido como el «libro de recibos de efectivo») es donde registramos los detalles de todo el dinero que ingresa al negocio, es decir, los recibos de clientes de crédito, así como de clientes de efectivo y cualquier otro recibo diverso.
El lado de los pagos (conocido como el «libro de pagos en efectivo») es donde registramos los detalles de todo el dinero que sale del negocio, es decir, los pagos a proveedores de crédito, así como a proveedores de efectivo y cualquier otro pago diverso.
En las evaluaciones, el TAA trata el Libro de Caja como la «cuenta bancaria», por lo que generalmente no se le proporciona una cuenta T Bancaria: el Libro de Recibos de Efectivo y el Libro de Pagos en Efectivo (combinados) son efectivamente una cuenta T Bancaria gigante. Al final del período contable, el Libro de Caja debe equilibrarse como cualquier otra cuenta T. ¡Hablaremos de eso un poco más tarde!

Recordatorio de Clientes de Efectivo y crédito:

• Un cliente de crédito es alguien que tiene una cuenta con nosotros, p. ej. les facturaremos por cualquier bien y / o servicio que hayamos suministrado, y nos pagarán en una fecha posterior (generalmente dentro de los 30 días).
• Un cliente en efectivo es alguien que no tiene una cuenta con nosotros, es decir, comprará bienes y / o servicios de nosotros y nos pagará de inmediato (no le proporcionaremos los bienes y/o servicios hasta que nos hayan pagado)

Métodos de pago:

Se puede utilizar cualquier método de pago, independientemente de si está tratando con un cliente en efectivo o con crédito. Por ejemplo:

• CLIENTE DE CRÉDITO: un cliente de crédito generalmente pagará su factura a través de cheque, BACS o tarjeta de débito/crédito, sin embargo, es perfectamente posible que un cliente de crédito pague su factura en efectivo (es decir, BILLETES y MONEDAS), por ejemplo, si la empresa tiene un punto de venta minorista, el cliente puede aparecer para pagar su factura utilizando billetes y monedas.
• CLIENTE EN EFECTIVO: un cliente en efectivo pagará sus bienes y/o servicios utilizando cualquier método de pago, por ejemplo, cheque, BACS o tarjeta de débito/crédito, y si se encuentra cerca de sus instalaciones, puede optar por pagar sus bienes y / o servicios utilizando billetes y monedas.

Cuando un cliente nos paga en efectivo (billetes y monedas), la idea es que guardaremos este efectivo en las instalaciones y lo usaremos para pagar cualquier pago en efectivo. Si el exceso de efectivo se acumula, entonces puede decidir depositar el exceso de efectivo.

EJEMPLO 1: Libro de Recibos de Efectivo

Aquí tenemos un ejemplo de Libro de Recibos de Efectivo:

Para determinar cómo registramos cada recibo, es vital distinguir si el recibo se refiere a un cliente de crédito o a un cliente de efectivo.

Publicar un recibo de un CLIENTE DE CRÉDITO:

Es importante tener en cuenta que habremos registrado previamente la factura (enviada al cliente) en el Libro de Días de Venta, por lo que habremos analizado la factura a efectos del IVA en ese momento, es decir, Debitaremos a SLCA el importe total (Bruto) de la factura, Acreditaremos a la cuenta de Ventas el importe Neto y Acreditaremos a la cuenta de IVA el importe del IVA. Es crucial, entonces, que no analicemos el IVA de nuevo cuando registremos el recibo en el Libro de Recibos de Efectivo; si lo hiciéramos, terminaríamos duplicando el impuesto sobre las ventas (también conocido como Impuesto sobre la Producción) pagadero a HMRC, ¡lo que definitivamente no querríamos hacer!
Por lo tanto, para registrar un recibo de un cliente de crédito, necesitamos publicar el monto total del recibo en la columna Banco de Efectivo (dependiendo del método de pago utilizado) y luego registrar el mismo monto en la columna Cuentas por cobrar comerciales (SLCA). Esta última entrada se registra en la columna SLCA para indicar una reducción en la cantidad que ahora nos adeudan nuestros clientes de crédito (cuentas por cobrar/deudores).

Publicar un recibo de un CLIENTE EN EFECTIVO:

Para los clientes en efectivo, esta será la primera vez que el recibo (venta en efectivo) se ha ingresado en nuestros registros contables, por lo que necesitamos analizar el recibo para el IVA.
Por lo tanto, para registrar un recibo de un cliente en efectivo, necesitamos publicar el monto total del recibo en la columna Banco o en Efectivo (dependiendo del método de pago utilizado), el monto neto en la columna Cuenta de Ventas en Efectivo y el monto del IVA en la columna IVA. Nota: El IVA puede no ser aplicable en algunos casos. En este caso, el importe total del recibo se ingresará en otra columna pertinente. Notará que tenemos una entrada en la «cuenta Varios», la razón es que el recibo de venta no se refiere a la actividad principal de la empresa, por ejemplo, podría haber estado relacionado con el reembolso de un préstamo de personal.
Vale la pena señalar que las empresas pueden optar por usar una variedad de columnas de análisis para ventas en efectivo, por ejemplo, podría tener una columna de ventas para productos individuales o departamentos separados dentro de la empresa, etc.
Podemos ver en nuestro ejemplo que tenemos 3 recibos de clientes a crédito, 1 recibo de un cliente en efectivo y otro recibo diverso.

Fundición cruzada:

Antes de preparar su diario para su publicación en el libro mayor, debe realizar un ‘cast cruzado’, es decir, debe verificar que sus entradas de débito (cuando se suman) sean iguales a la suma de sus entradas de crédito.
En nuestro ejemplo, los totales totales de la cuenta de garantía de depósitos, IVA, Ventas en Efectivo y Cuentas Varias deben ser iguales a los totales de Efectivo y cuentas bancarias.
Si sus débitos y créditos no están de acuerdo, puede «cruzar» cada línea de su libro de caja para ayudarlo a identificar dónde está el error.

Diario para publicar el Libro de Recibos de Efectivo:

Débito: Cuenta de efectivo £415.14 (que está aumentando nuestro activo del banco) – estos son clientes que nos pagaron con billetes y monedas
Débito: Cuenta bancaria £4,508.10 (que está aumentando nuestro activo del banco) – estos son clientes que nos pagaron con un cheque, BACS, tarjeta de débito o crédito u otro método electrónico
Crédito: SLCA £4,258.10 (que está disminuyendo nuestro activo de cuentas por cobrar, es decir, nuestros clientes de crédito ya no nos deben tanto como lo hicieron)
Crédito: Cuenta de IVA £69.19 (lo que aumenta nuestra responsabilidad de lo que se debe a HMRC)
Crédito: Cuenta de ventas £345.95 (que está aumentando nuestros ingresos – esta cifra se relaciona con los recibos de clientes en efectivo)
Crédito: Cuenta Diversa £250.00 (que también está aumentando nuestros ingresos – como se mencionó, esta cifra se registra por separado, ya que no se relaciona con nuestra operación principal)

PD. RECUERDE registrar los montos individuales en la columna de la cuenta de clientes individuales en el Libro Mayor de Ventas!
N.B. Recuerde que el TAA trata efectivamente el libro de caja como la cuenta T del Banco.

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Ahora pasemos al Libro de Pagos en Efectivo.

Proveedores de Efectivo y Crédito Recordatorio:

En términos de distinguir entre un proveedor de Crédito y un proveedor de Efectivo, los mismos principios que se aplican al Libro de Recibos de Efectivo también se aplican aquí, es decir,

• Un proveedor de crédito es alguien con quien tenemos una cuenta, es decir, el proveedor nos facturará por cualquier bien y/o servicio que nos proporcione, y le pagaremos al proveedor en una fecha posterior (generalmente dentro de los 30 días).
• Un proveedor en efectivo es alguien con quien no tenemos una cuenta, es decir, compraremos bienes y / o servicios al proveedor y los pagaremos de inmediato (el proveedor no nos dará los bienes y / o servicios hasta que los hayamos pagado)

Métodos de pago:

Al igual que con el Libro de Recibos de Efectivo, se puede usar cualquier método de pago, independientemente de si estamos tratando con un proveedor de efectivo o crédito, p. ej. cheque, BACS, tarjeta de débito / crédito o efectivo (billetes y monedas).

EJEMPLO 2: Libro de Pagos en Efectivo

Aquí tenemos un ejemplo de Libro de Pagos en Efectivo:

Contabilizar un pago a un PROVEEDOR de CRÉDITO:

Al igual que con el Libro de Recibos en Efectivo, habremos registrado previamente la factura (enviada por el proveedor) en el Libro de Día de Compras, por lo que habremos analizado la factura a efectos del IVA en ese momento, es decir, Debite en la cuenta de IVA el importe del IVA y acredite en el PLCA el importe total (Bruto) de la factura. Si analizáramos de nuevo el pago del IVA al registrarlo en el Libro de Pagos en Efectivo, terminaríamos duplicando el impuesto a la compra (también conocido como Impuesto Soportado) reclamable de HMRC – una buena idea, pero HMRC no estaría contento… y nosotros tampoco lo estaríamos, si posteriormente termináramos siendo multados.
Por lo tanto, para registrar un pago a un proveedor de crédito, necesitamos publicar el monto total del pago en la columna Banco de Efectivo (dependiendo del método de pago utilizado) y luego registrar el mismo monto en la columna Cuentas por pagar comerciales (PLCA). Esta última entrada se registra en la columna de PLCA para indicar una reducción en la cantidad que ahora debemos a nuestros proveedores de crédito (cuentas por pagar/acreedores).

Publicar un pago a un PROVEEDOR DE EFECTIVO:

Para los proveedores de efectivo, esta será la primera vez que el pago (compra en efectivo) se ha ingresado en nuestros registros contables, por lo que necesitamos analizar el recibo para el IVA.
Por lo tanto, para registrar un pago de un proveedor de efectivo, necesitamos publicar el monto total del pago en la columna Banco o en Efectivo (dependiendo del método de pago utilizado), el monto neto en la columna Cuenta de Compras en Efectivo y el monto del IVA en la columna IVA. Una vez más, el IVA puede no ser aplicable en algunos casos, por ejemplo, si un proveedor no está registrado con el IVA. En este caso, el monto total del pago se ingresaría en la columna de la cuenta de Compras en efectivo u otra columna pertinente. N.B. es más probable que tenga más columnas de análisis en el Libro de Pagos en efectivo, ya que habrá muchos proveedores utilizados que no se relacionan con sus compras comerciales principales, por ejemplo, electricidad, teléfono, gastos de vehículos motorizados, etc.
Podemos ver en nuestro ejemplo que tenemos 4 pagos para proveedores de crédito y 1 pago a un proveedor de efectivo.

Casting cruzado:

Antes de preparar su diario para su publicación en el libro mayor, debe realizar un «cast cruzado», es decir, debe verificar que sus entradas de débito (cuando se suman) sean iguales a la suma de sus entradas de crédito.
En nuestro ejemplo, los totales totales de las cuentas PLCA, IVA, Compras y Gastos Varios deben ser iguales a los totales de Efectivo y cuentas bancarias.
Si sus débitos y créditos no están de acuerdo, puede «cruzar» cada línea de su libro de caja para ayudarlo a identificar dónde está el error.

Diario para publicar el Libro de Pagos en Efectivo:

Débito: PLCA £18,861.07 (lo que disminuye nuestra responsabilidad de cuentas por pagar, no debemos a nuestros proveedores de crédito tanto como lo hicimos)
Débito: IVA £15.75 (lo que disminuye nuestra responsabilidad de lo que se debe a HMRC)
Débito: Compras £78.78 (que está aumentando nuestros gastos – esta cifra se refiere a los pagos realizados a proveedores de efectivo)
Crédito: Efectivo £94.53 (que está disminuyendo nuestro activo del banco)
Crédito: Banco £18,861.07 (que está disminuyendo nuestro activo del banco)
En este ejemplo, no hemos pagado dinero con respecto a Gastos Varios, pero si lo hubiéramos hecho, esto también habría sido una entrada de débito (cualquier otra cuenta de gastos también sería una entrada de débito).
P.D. ¡RECUERDE registrar los montos individuales en la columna PLCA en las cuentas individuales de los clientes en el Libro de Compras!

Ahora veremos cómo equilibrar el Libro combinado de Recibos de Efectivo y el Libro de Pagos en Efectivo.

EJEMPLO 3: Libro de Caja combinado

En el pasado, el libro de caja era un libro físico con todos los recibos registrados manualmente en el lado izquierdo (lado de débito) y los pagos registrados manualmente en el lado derecho (lado de crédito), similar al formato que se muestra a continuación.

Para los propósitos de este blog, sin embargo, separaremos los libros para hacer las cosas un poco más fáciles de seguir a la hora de calcular el efectivo y los saldos bancarios.
N.B. Tenga en cuenta que hemos agregado un SALDO DE APERTURA al ejemplo anterior.

EJEMPLO 3a: Cálculo de los Saldos

Por lo tanto, para calcular el saldo de efectivo, tome su cifra total de efectivo del Libro de Recibos de Efectivo (£415.14 en este ejemplo) y deduzca la cifra total de efectivo del Libro de Pagos en Efectivo (es decir, £94.53). Esto le dará un saldo de efectivo de £320.61, es decir, tiene £320.61 en su caja de efectivo, que será una entrada de débito en la cuenta de efectivo en su Libro Mayor.
RECUERDE, en una evaluación de AAT, no puede terminar con una cifra menos aquí, imagine su caja de efectivo, ¡puede tener cero efectivo, pero no menos efectivo!

Cómo calcular el saldo bancario:

Por lo tanto, para calcular el saldo bancario, simplemente siga el mismo procedimiento. Tome su cifra bancaria total del Libro de Recibos de Efectivo (£20,940.10 en este ejemplo) y deduzca la cifra total de efectivo del Libro de Pagos en Efectivo (es decir, £18,861.07). Esto le dará un saldo bancario de £2,079.03, que será una entrada de débito en la cuenta bancaria en su Libro Mayor.
En este ejemplo, comenzamos con £16,432.00 en la cuenta bancaria comercial. Sin embargo, si el total de su banco para el Libro de Pagos en Efectivo fue mayor que la cifra registrada en el Libro de Recibos de Efectivo (es decir, su cálculo resultó en una cifra menos), esto significaría que su cuenta bancaria está sobregirada, es decir, una entrada de crédito en el Libro Mayor.

EJEMPLO 4: Cálculo de los Saldos

Aquí hay otro ejemplo para mostrarle cómo calcular los saldos:

Cómo calcular el saldo de caja:

Por lo tanto, para calcular el saldo de efectivo, tome su cifra total de efectivo del Libro de Recibos de Efectivo (£583.54 en este ejemplo) y deduzca la cifra total de efectivo del Libro de Pagos en Efectivo (es decir, £550.24). Esto le dará un saldo de efectivo de £33.30, es decir, tiene £33.30 en su caja de efectivo, que será una entrada de débito en la cuenta de efectivo en su Libro Mayor.
De nuevo, RECUERDE que NO puede terminar con una cifra menos aquí: ¡puede tener cero efectivo, pero no menos efectivo!

Cómo calcular el Saldo Bancario:

Por lo tanto, para calcular el saldo bancario, simplemente siga el mismo procedimiento. Tome su cifra bancaria total del Libro de Recibos de Efectivo (£5,689.72 en este ejemplo) y deduzca la cifra total de efectivo del Libro de Pagos en Efectivo (es decir, £4,516.69). Esto le dará un saldo bancario de £1,173.03, que será una entrada de débito en la cuenta bancaria en su Libro Mayor.
En este ejemplo, comenzamos con un sobregiro de – £1,275.60 en la cuenta bancaria comercial, que sería una entrada de crédito en el Libro Mayor.

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