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Al vaciar la casa de mi tía fallecida para prepararla para la venta, no tuvimos tiempo de revisar todo el contenido de sus armarios y cajones. Un breve vistazo mostró que, a lo largo de los años, documentos y fotos importantes se habían superpuesto con recibos domésticos, folletos, correo basura, talones de facturas y trozos de papel al azar.

he transferido individuales cajones, cajas, y lo trajo a casa para examinar más de cerca. La primera caja que ordené me mostró que esta había sido una sabia decisión. Mezclada con libretas gratuitas del agente de bienes raíces local, encontré dos fotografías de tarjetas de gabinete de mi abuela cuando era un bebé y un niño pequeño. Estos tesoros podrían haberse perdido para siempre.

Muchos archivos familiares se transmiten en las mismas condiciones que los de mi tía: un montón de reliquias, documentos históricos y, bueno, basura. Cuando eres el que está a cargo de lidiar con el archivo, puede ser una responsabilidad abrumadora. Acabas de heredar un montón de cosas para toda la vida de un ser querido (a quien puedes haber perdido recientemente). ¿Ahora qué haces?

En mi libro Cómo Archivar recuerdos familiares, explico cómo puede organizar, preservar y transmitir lo que es significativo e importante, sin dejar que los elementos heredados se adueñen de su casa y su vida. Siga estos pasos para organizar, administrar y transmitir su archivo familiar.

Conserve solo lo que es importante

Recibos. Recortes de periódicos. Cartas viejas. Álbumes de recortes. Libreta. Todos tienen una cosa en común: están hechos de papel, en sus muchos colores, formas y tamaños. Si su archivo heredado está libre de basura de papel, considérese afortunado. He trabajado con docenas de colecciones familiares y más de la mitad contenía cantidades moderadas a extremas de este tipo de basura. ¿Por qué? Debido a que el papel es gratuito o barato, llega a ti, tiene muchos usos que valen la pena y, para muchas personas, es difícil resistirse a recoger ese folleto de vacaciones o el menú para llevar de un restaurante.

Pero todo ese papel puede ser demasiado. Guardar información vital es una cosa, pero guardar toda una vida de cheques cancelados es otra muy distinta. Como curadores familiares, podríamos tener un poco de tendencia a acumular en nuestro propio ADN. Encontramos valor en todo lo que nuestros antepasados pudieron haber tocado.

Ser fuerte. No querrás terminar en un reality con tus armarios y armarios abiertos al mundo. Cuando se trata de papel, puedes sentirte bien al tirar un poco, incluso si vino del cajón del escritorio de la tía abuela Helen. A medida que comience a ordenar y organizar su archivo, pregúntese: ¿Vale la pena el tiempo y el costo de los suministros de almacenamiento de archivos para formar parte de mi archivo?

Le sugiero que evalúe los materiales y los clasifique como:

Vital

El documento proporciona información genealógica u otra información clave sobre una persona, lugar o evento en su familia; o confirma o refuta la tradición familiar. Fotos, cartas, registros vitales, papeles de baja militar y similares encajan en esta descripción.

Esté preparado para encontrar fotos y películas en cualquier lugar y en todas partes. He encontrado fotos viejas dentro de libros, metidas en letras, rizadas dentro de un jarrón, pegadas a la parte posterior de un marco de fotos y debajo del forro de papel del cajón de la cómoda. Las fotos del tamaño de una billetera pueden estar en carteras o monederos. A menudo se recortaban pequeñas fotos para adornar joyas. Las fotografías encapsuladas, como los daguerrotipos, pueden mezclarse con libros u otros artefactos. Busque en todas partes y lleve las fotos que encuentre a un lugar donde pueda evaluar sus condiciones y organizarlas para su almacenamiento. Manipule estos artículos con cuidado y conservación.

Agrega color

Este artículo agrega color e información interesante sobre una persona, lugar o evento en su familia. Puede clasificar un boletín de la iglesia de sus antepasados o un folleto sobre su lugar de vacaciones favorito en esta categoría.
Almacene estos elementos con los elementos «vitales» o muévalos a su propia caja de archivos. Digitalícelos según sea necesario y atienda sus necesidades de almacenamiento de archivos solo después de que se hayan atendido los elementos vitales. Si la información en un papel es más útil que el papel real, considere guardar la copia digital y desechar el papel.

No archivado

Si un papel, como un recibo, un talón de factura o notas ininteligibles, no agrega información personal, no se moleste en guardarla en el archivo familiar. Solo porque un ser querido lo conservara, no significa que tengas que hacerlo. En particular, aísle cualquier cosa hecha de papel de periódico o papel ácido de calidad barata. No vale la pena dañar el testamento de tu abuelo apilándolo con un recibo de limpieza que se desmorona.

Si la información solo le interesa a usted, o es posible que la necesite para un seguro u otros fines, guárdela en algún lugar fuera del archivo. Por ejemplo, tengo una pequeña caja de zapatos de plástico llena de tarjetas de San Valentín de la década de 1950, marcadores dulces y otros fragmentos de objetos efímeros que uso en collages hechos a mano y tarjetas de felicitación.

Conservar y proteger

Revise todos los elementos de su archivo caja por caja y considere prestar toda su atención y recursos solo a los elementos que realmente importan. Ocúpate de las cosas vitales primero. Cuando se sienta tentado a guardar trozos extraños de objetos efímeros geniales, recuerde su objetivo original de preservar su historia familiar.

Papel

Tiene varias opciones para organizar los papeles que decidió conservar. Puedes ordenarlos por el miembro de la familia con el que están asociados, por apellido, tamaño o tipo (como registros vitales, documentos militares o recuerdos escolares). Dependiendo del tamaño de su colección, es posible que pueda colocar todos sus documentos para una persona o apellido en una sola carpeta, o puede que necesite varias carpetas.

Mientras trabaja, retire con cuidado las grapas (use una goma de borrar de lápiz para doblar los «brazos» y luego sáquelos suavemente con un abrecartas), clips u otro metal. Retire el cordel o las bandas elásticas y deséchelas. Retire las cartas de los sobres y desdoblelas para guardarlas de forma plana, pero deje los papeles quebradizos doblados, no los abra a la fuerza. Guarde cada carta con su propio sobre, y mantenga juntas las colecciones de correspondencia.

Retire cualquier recorte de periódico adjunto con letras, escanee o fotocopie el recorte en papel sin ácido e incluya la copia con los documentos originales. Mantenga el recorte de papel de periódico original en un almacenamiento separado.

Una buena manera de almacenar artículos de papel es colocar documentos de tamaño similar juntos en carpetas de archivos o fundas de papel de calidad de archivo. Puede colocar las carpetas o fundas planas en cajas de almacenamiento de archivos o verticales en carpetas colgantes. Si elige la opción vertical, no permita que los papeles se desplomen dentro de la carpeta. Si tiene un presupuesto limitado, puede usar carpetas colgantes de calidad de oficina siempre que los documentos se coloquen primero dentro de carpetas de archivos de calidad de archivo.

Etiquete cada carpeta con la fecha y el nombre de la familia o personas asociadas con el documento. Para que los elementos sean más fáciles de encontrar, numere las carpetas y mantenga una lista de lo que hay en cada una. A medida que coloque cada papel en su carpeta, considere escanearlo para preservar y compartir el contenido fácilmente.

Fotos

Hay muchas formas de organizar tus fotos. Después de ordenar la colección, decida si desea organizar las fotos por familia, fecha, tema, evento, lugar, fotógrafo (por ejemplo, fotos que tomó mamá), tamaño o tipo de imagen (como daguerrotipo, tintype, etc.).).

Su estrategia de almacenamiento depende del tipo de imagen que tenga. No te preocupes si tienes dificultades para determinar si tus fotos son daguerrotipos, tintypes o ambrotipos. El cuidado de cualquier imagen encapsulada es el mismo: Guárdela en sobres o fundas de almacenamiento de fotos individuales ajustados dentro de una caja de archivo. Es importante que tanto los sobres o mangas como la caja se ajusten perfectamente a la foto para evitar que las imágenes se deslicen y rayen.

Guarde las impresiones en fundas o sobres de papel de archivo o plástico transparente. Almacene las impresiones del mismo tamaño juntas, apilándolas cuidadosamente para evitar que se rayen. Coloque estampados raros en mangas individuales. Guarde estos sobres verticalmente en cajas de archivo del mismo tamaño.

Las fotos en color son especialmente propensas a desvanecerse cuando se exponen a la luz, pero incluso las imágenes almacenadas en la oscuridad pueden desarrollar un «cambio de color» y una neblina amarillenta. Afortunadamente, al escanear y restaurar digitalmente impresiones antiguas, puede recuperar gran parte del color original. Guarde las impresiones antiguas en papel de archivo o en fundas de plástico dentro de cajas de almacenamiento de fotos. Guárdalos en un lugar fresco y seco. Cuanto más frías guardes tus fotos, más durarán, pero no las refrigeres ni las pongas en el sótano: la humedad causa sus propios problemas. Un estante en un armario interior en la sala de estar de su hogar es lo mejor, y revise la colección regularmente para detectar plagas.

Catalogando sus recuerdos

Después de su fallecimiento, ¿sabrá su familia la importancia de ese extraño surtido de porcelana que heredó de su abuela? O ellos (gasp!) vender sus preciosos tesoros familiares en una venta de garaje? Decirle a los miembros de la familia la importancia de los objetos no hace daño, pero es posible que no recuerden la historia que ha contado sobre cada objeto. En su lugar, haga un inventario de los artefactos de su familia. Para cada recuerdo, incluya detalles como:

• cómo llegó a su posesión
• quién lo poseía originalmente
• cuándo se hizo
• qué historias familiares están asociadas con la reliquia

Guarde esto con sus documentos importantes.

También es posible que desee catalogar reliquias que no están en su posesión, para que usted y las generaciones futuras conozcan el paradero de family treasures. Puede comenzar con el práctico formulario de Inventario e Historial de reliquias (una descarga gratuita) o crear su propio inventario desde cero. Para cada artículo, incluya el nombre del familiar, la información de contacto, una descripción del objeto, el historial del artículo (quién lo poseía originalmente, cómo se transmitió en la familia, cómo lo obtuvo el propietario original) y las historias asociadas con él. A continuación, fotografíe los objetos desde diferentes ángulos y agregue las imágenes a su inventario.

Aquí hay una muestra del inventario de reliquias de una familia:

Juego de té y café Stafforshire azul oscuro, alrededor de 1840. El juego consiste en una cafetera, tetera, crema, azucarero y cuatro tazas y platillos. Todos, excepto el azucarero y la crema, comprados en una fecha posterior, pertenecían a la familia de Emma (Ludwig) Rhoads y se usaron en su granja en Yellow House, Pensilvania. Propietario actual: .

Incluso puede inventariar reliquias familiares faltantes. Haga las descripciones lo más completas posible:

Muestreador de costura inacabado y sin firmar, probablemente cosido por Ellen M. Lorah, hija de Mary (Rhoads) Lorah, Broomfieldville, Berks Company, Pa., que asistió a la Escuela Linden Hail para Niñas en Lititz, Po., en 1860, cuando tenía 16 años. Decorado floral, aproximadamente 6 ×18 pulgadas. Propietario actual. desconocido.

Haga al menos dos copias de su inventario de historia familiar y cualquier foto de reliquias. Guarde una copia con sus archivos genealógicos, y guarde otra copia con sus documentos importantes, para que permanezca en la familia. Si tiene un sitio web de historia familiar o publica un boletín familiar, es posible que desee publicar la lista de reliquias familiares, especialmente si incluye artículos no identificados o perdidos.

Sharon DeBartolo Carmack, de la edición de mayo de 2004 de Preserving Family History.

Hacer casas para reliquias

«Artefactos» no describe solo objetos excavados en una excavación arqueológica. Los curadores y coleccionistas usan el término para referirse a los muchos objetos hechos por el hombre que adquieren importancia histórica o artística. Para el historiador familiar, los artefactos también pueden asumir un valor emocional y sentimental. El reloj de bolsillo de tu bisabuelo y el edredón de la época de la depresión de tu tía son ejemplos del tipo de artefactos que podrías encontrar en el archivo familiar.

Preservar los artefactos heredados no es necesariamente complicado, especialmente si el objeto se exhibe o se usa en su hogar. Algunos artículos necesitan un poco de cuidado adicional, pero la mayoría probablemente estará bien con el mismo cuidado y atención que le da a todo lo demás en su hogar. Si va a almacenar los artefactos, tome las precauciones estándar contra temperaturas extremas, humedad y plagas.

No importa el tipo de artefacto que esté manipulando, lávese siempre las manos antes de tocarlo y quítese anillos y pulseras para evitar que se enganche o se enganche al objeto. Te mostramos cómo almacenar varios artefactos:

• Arte: Los museos recomiendan exhibiciones giratorias de piezas valiosas, seis meses en exhibición, seis meses en almacenamiento, para evitar la sobreexposición a la luz, el polvo y otros elementos ambientales.
• Porcelana y artículos de colección: No envuelva la porcelana en papel de periódico o papel de periódico ácido para su almacenamiento a largo plazo; esto puede causar decoloración. En su lugar, use tejido libre de ácido y lignina. Guarde los artículos frágiles en cajas de archivo resistentes y resistentes a los golpes.
• Muebles: El pulido de muebles en aerosol es conveniente, pero es una mala opción para el cuidado de la madera. En su lugar, use un paño limpio y ligeramente húmedo e intente mantener las piezas fuera de la luz solar directa.
• Instrumentos musicales: Utilice un paño suave para eliminar el polvo. Tocar regularmente un instrumento es la mejor manera de monitorear su función y sus necesidades de reparación. Sin un mantenimiento adecuado, ese violín o cuerno de latón puede perder fácilmente su función de hacer música y convertirse simplemente en otro artefacto interesante.
• Edredones y muestreadores: Enrolle artículos de tela grandes, como edredones, alrededor de un tubo de archivo para evitar pliegues. Amortigua y protege la superficie con tejido de archivo. Use un trozo de muselina limpia y lavada más largo que el rollo para formar una capa exterior protectora: Enrolle la muselina alrededor del artículo una vez y media, luego coloque los extremos en los extremos del tubo. Ate suavemente cinta de sarga de algodón o tiras de muselina alrededor del rollo para asegurarlo.
• Ropa: Si está en buenas condiciones, lave ropa como vestidos de novia, uniformes y batas de bautizo después de su uso y cuelgue para guardar (consulte con un limpiador profesional para artículos antiguos o intrincados). Para sujetar la prenda, envuelva las perchas de madera en una colcha de poliéster cubierta con una manga de muselina. Coloque el tejido de archivo en las mangas y las piernas para un soporte adicional, y coloque toda la prenda en una bolsa de muselina del mismo tamaño que la prenda de vestir. No use bolsas de plástico o vinilo para prendas de vestir.
• Insignias militares y recuerdos de exploración: Almacene protegido con muselina sin blanquear o tejido sin ácido dentro de cajas de archivo. Para la exhibición, no use un respaldo de lana: la lana contiene azufre que eventualmente dañará las medallas. El algodón es una mejor opción. Mantenga la pantalla alejada de la luz solar directa.

Al igual que puede escanear fotos y documentos, puede usar su cámara digital para fotografiar reliquias familiares. Las fotos serían una excelente adición a un inventario de las reliquias en su posesión (descargue un formulario de inventario aquí).

Los archivos familiares son un gran recurso para los historiadores familiares y un maravilloso legado para transmitir a las generaciones futuras. El tiempo que dedique a organizar y preservar su archivo le ayudará a usted y a su familia a aprovechar al máximo toda la información genealógica y los recuerdos que guardan esas cartas, fotos y recuerdos antiguos.

Juicios de valor para Reliquias

¿Qué tipo de valor tienen sus artículos? El valor se entiende comúnmente como el mérito, el valor o la importancia de algo con respecto al dinero, la historia, la cultura, el arte o el sentimiento. La segunda mitad de la definición a menudo no está indicada, pero es esencial en cualquier evaluación de valor.

Valor monetario

El valor monetario se refiere al precio que un artículo traería en el mercado abierto, o su valor justo de mercado. La escasez y la condición juegan un papel importante, al igual que la popularidad actual del artículo como coleccionable. Un tasador puede evaluar el valor monetario de un artículo para que pueda asegurarlo.

El valor monetario a menudo es diferente del valor intrínseco. Su familia puede colocar un valor intrínseco de 5 500 en el plato de dulces de cristal de su abuela, es decir, no consideraría venderlo por menos. Pero un tasador puede poner el valor monetario en 8 80 porque es viejo pero no raro, y eso es para lo que se venden platos similares en eBay. Esto también puede ser el valor del seguro del plato de dulces y su deducción de impuestos si decide donarlo.

Valor histórico y Cultural

El valor histórico y cultural está determinado por eventos, personas y lugares asociados con un elemento. Puede o no llevar un valor monetario correspondiente. El diario de su abuela, por ejemplo, puede tener poco valor monetario en comparación con su valor histórico como una ventana a la vida de una enfermera del Ejército de la Primera Guerra Mundial.

Aún así, los museos buscan y compran artículos para sus colecciones, lo que ayuda a establecer el valor en efectivo de los artefactos históricos. El actual mercado negro de artículos históricos y culturales ha creado toda una industria basada en la venta de artefactos históricos robados y falsificados.

Valor artístico

El valor artístico puede ser alto si una pieza muestra habilidad en pintura, escultura u otros medios, pero no todo el arte «bueno» adquiere un alto valor monetario. En general, el artista, la escuela o el tema ya deben ser famosos. A veces, las pinturas bonitas son solo eso, pinturas agradables sin valor monetario o histórico excepcional.

Valor sentimental

El valor sentimental es más familiar para el historiador familiar. Muchos de nosotros apreciamos pequeñas baratijas «sin valor» por los recuerdos que inspiran. No es raro que las familias regateen sobre quién recibe el tarro de galletas después de la muerte de la abuela. No es la cosa, son los recuerdos los que van con ella.

Consejo: ¿Tiene problemas para soltar los papeles de la casa de la abuela? Separe los artículos en una caja y vea si otros miembros de la familia quieren algo. Si nadie más encuentra valor en los documentos, es posible que se sienta más fácil tirarlos.

Denise Levenick bloguea sobre la organización y preservación de archivos familiares en The Family Curator.

Una versión de este artículo apareció en la edición de julio/agosto de 2012 de la revista Family Tree .