Cómo Llevar a Cabo Talleres que Mantengan a los Participantes Comprometidos + Consejo rápido
La Guía BABOK define el Taller como «un evento facilitado y enfocado al que asisten partes interesadas clave con el propósito de lograr un objetivo definido.»
Según DSDM es «un tipo especial de reunión con objetivos claros, un grupo de participantes elegidos y capacitados para entregar el resultado requerido.»
En general, podemos decir que es una técnica para obtener información rápidamente de una manera acordada entre diferentes puntos de vista. Los talleres suelen tener una duración corta. Pueden llevarse a cabo en una o dos horas, o extenderse en un par de días. Lo importante es adquirir nuevos conocimientos o habilidades durante su curso, así como obtener otros puntos de vista de los participantes a través del trabajo en equipo y la comunicación abierta. Para ayudar a promover la colaboración, es necesario tener a alguien designado como facilitador. El facilitador es responsable de supervisar las actividades del taller, proporcionar estructura, ayudar a los asistentes y hacer avanzar la sesión.
Un taller se puede utilizar para muchas situaciones diferentes, desde definir y acordar planes estratégicos, identificar y priorizar requisitos o resolver problemas técnicos complejos. En resumen, los talleres son excelentes para cualquier situación que requiera altos niveles de colaboración, compromiso y acuerdo entre los diferentes participantes. Los talleres también sirven para promover la confianza y la comunicación efectiva entre las partes interesadas.
Si bien hay muchos beneficios de celebrar un taller, un taller mal ejecutado puede generar conflictos, contribuir a los problemas existentes y reducir la confianza en que se pueden lograr los objetivos previstos.
¿Cómo, por lo tanto, hacemos que el taller sea exitoso? ¿Cuáles son los aspectos clave a considerar para que sea eficiente? En este artículo presentamos algunos criterios esenciales para garantizar el éxito del taller.
Rol de facilitador
Este es el rol clave. El facilitador se encarga de garantizar que se cumplan los objetivos de la sesión dirigiendo y guiando a los participantes a través de los ejercicios y actividades durante el taller.
El facilitador no debe tomar partido y los asistentes deben percibirlo como neutral. Una de sus funciones es garantizar que las opiniones de todos los asistentes tengan el mismo peso y que todos puedan colaborar de la misma manera. El propósito de un taller no es convencer, sino que diferentes puntos de vista trabajen juntos para llegar a acuerdos.
Otro papel importante del facilitador es mantener a los participantes comprometidos. Les pedimos a nuestros instructores que compartieran lo que hacen para involucrar a los participantes cuando se enfrentan a escenarios de talleres comunes. Descarga en nuestra sugerencia rellenando el formulario en la barra lateral.
Si no tiene a alguien internamente que pueda desempeñar el papel de facilitador, una buena opción es invitar a un facilitador externo que sea imparcial con los resultados y posea las habilidades necesarias para liderarlos.
Planificar la sesión for
Planificar un taller es una actividad compleja que requiere tiempo y experiencia. Como mínimo, asegúrese de considerar estos elementos:
- Objetivos y resultados. ¿Qué quieres lograr en el taller? ¿Cuáles deberían ser los resultados tangibles que se producirán durante el taller?
- Participantes. ¿Quién debe asistir para que podamos alcanzar los objetivos y los resultados esperados? Idealmente, grupos de entre 5 y 15 personas (para un solo facilitador) representarán todos los puntos de vista existentes con respecto al problema o situación a resolver.
- Duración, agenda, aspectos logísticos. Asegúrese de definir claramente la duración esperada (dependiendo de los resultados que se logren) y el calendario de actividades con las que los participantes deben estar familiarizados. Preste especial atención a las características de la ubicación del taller (normalmente una sala grande con espacio para moverse, mesas de trabajo, lugares para colgar rotafolios/post-its) y los materiales necesarios (rotafolios, pizarra blanca, post-its, papel, etc.).). Este elemento tendrá que ser reconsiderado para un entorno virtual. Echa un vistazo al conjunto de herramientas que utilizamos en nuestros cursos virtuales de Clase Abierta.
- Estructura y ejercicios a realizar. ¿Cuánto tiempo necesitarán los asistentes para llegar a conclusiones? ¿Qué ejercicios o actividades deben realizarse para lograr los resultados esperados? ¿Qué cuestiones deben resolverse durante el período de sesiones y cuáles no?
- Validación y supervisión. ¿Cómo se documentarán las conclusiones? ¿Cómo se validarán los resultados? ¿Qué seguimiento se dará a los asistentes?
Estructura para el Taller
Los talleres deben considerarse un ejercicio intensivo de dificultad creciente que requiere que todos los asistentes participen y colaboren.
Alcanzar los objetivos de la sesión requerirá tiempo, esfuerzo y pasos intermedios que centren a los participantes en el resultado final. La estructura del taller dependerá de los objetivos específicos a alcanzar, aunque una estructura estándar debe contener los siguientes elementos:
Actividades de puesta en marcha
El objetivo aquí es presentar los objetivos, presentar a los asistentes, conocer los espacios (rotafolios, mesas de trabajo, etc.), y para cubrir las reglas del taller (uso de teléfonos móviles, puntualidad, etc.). Es importante establecer relaciones positivas entre los participantes creando un entorno abierto y seguro donde todos sean iguales y las opiniones de todos tengan el mismo peso.
Los rompehielos son una gran idea para promover el compromiso desde el inicio de la sesión y ayudar a que todos se sientan cómodos entre sí y en el entorno del taller. Nuestros instructores comparten algunos de sus rompehielos favoritos en este artículo y una infografía sobre consejos para usar rompehielos.
El» Trabajo » de los Talleres
Aquí es donde se producen los resultados esperados. Incluyen diferentes ejercicios donde el objetivo es conseguir que los participantes entren en un «flujo» lo antes posible proponiendo desafíos alcanzables, pero con creciente dificultad para alcanzar los objetivos del taller. Por ejemplo, un taller destinado a desarrollar un Plan de Acción tendría una secuencia de actividades similar a las siguientes:
- Evaluación/diagnóstico de la situación actual
- Identificación de puntos de mejora
- Identificación y priorización de acciones de mejora concretas
- Calendario y asignación de responsabilidades
- Análisis de riesgos
- Elaboración y validación del plan de acción
Proporcionar Conclusiones
La parte final de un taller siempre debe servir para resumir todo el trabajo realizado en la sesión, presentar las conclusiones obtenidas y determinar cuáles serán los próximos pasos.
No se olvide de los comentarios
Antes de que los asistentes abandonen la sesión, asegúrese de recopilar sus comentarios. Averigüe lo que piensan que salió bien y no tan bien, y cómo se puede mejorar para futuros talleres.
Consejos finales Exercises Ejercicios para Talleres
Finalmente, algunas ideas útiles para hacer que el taller sea lo más eficiente posible:
- Utilice la gestión visual (rotafolios, carteles, diagramas) y todos los espacios disponibles (paredes, mesas de trabajo). Los rotafolios y carteles ayudan a los participantes a centrarse en el trabajo y les permiten visualizar el progreso que se está realizando. El uso de los diferentes espacios permite al facilitador cambiar el ritmo y ayuda a mantener el interés en la sesión. Si está realizando un taller virtual, asegúrese de presentar a todos las herramientas que utilizarán los participantes.
- Use post-its (o post-its virtual). Los post-its te permiten resumir ideas y hacerlas visibles. También ayudan a crear sinergia entre todas las opiniones de los participantes. Esta «documentación» se puede usar para preparar rápidamente informes de la sesión tomando fotos.
- Hacer actividades en caja de tiempo. Debemos subrayar la necesidad de respetar los ejercicios propuestos y el tiempo reservado para ellos. Por lo general, no se nos ofrece el lujo de más tiempo, y necesitamos aprovechar al máximo lo que tenemos.
- Respetar el trabajo de cada participante. Si les pides que presenten ideas, debemos conectar su trabajo con los resultados esperados del taller. Nadie debe sentir que está perdiendo el tiempo en una actividad inútil. Si usa post-its, no los mueva ni los elimine sin el acuerdo de los asistentes. Cada post-it escrito debe ser tratado como el resultado de un esfuerzo individual que debe ser valorado.
- Si pedimos ideas individuales, debe haber un momento en el que estas ideas se unan para formar acuerdos de grupo, generalmente al cierre de cada actividad.
- Compilar y distribuir los resultados en pocos días. También es importante que los participantes sean los primeros en recibirlos y validarlos. Puede ser necesario que otros vean los resultados, pero no antes de que las personas que asistieron lo hayan hecho.
Finalmente, un mensaje para los facilitadores: entrenarse en técnicas y métodos populares (Lluvia de ideas, 6 Sombreros Pensantes, Ante Mortem, Gamificación, Lego Serious Play, etc.), y no tengas miedo de usarlos. Los asistentes apreciarán salir de su entorno y rutina habituales.
Gracias,
¡No olvide descargar nuestro consejo rápido para involucrar a los Participantes de su Taller!