Cómo crear un plan de capacitación para empleados: Una guía paso a paso
Cada empresa entiende el valor de un programa de capacitación de alta calidad. Se acepta universalmente que la capacitación de los empleados puede crear mayores eficiencias, menores costos y mejores márgenes de beneficio. Pero hay una gran diferencia entre un plan de capacitación y desarrollo del personal promedio y uno que realmente funcione.
Su programa de formación promedio lleva a los empleados a través del proceso rápidamente y los produce lo más rápido posible. Entrénalos, entrénalos y sácalos.
Pero eso no es todo lo que debería ser el entrenamiento. Una buena iniciativa de aprendizaje electrónico es más completa. Está bien pensado, ejecutado con cuidado y revisado para mejoras.
Cómo crear un plan de capacitación eficaz para empleados
Crear una capacitación eficaz no es fácil, pero con el plan, la ejecución y el seguimiento adecuados, puede crear aprendizaje electrónico que realmente es un activo valioso para su negocio.
Identificar objetivos claros y específicos
De alguna manera, cuando los gerentes y profesionales de recursos humanos crean un nuevo plan de capacitación para empleados, a menudo descuidan la importante tarea de identificar y comunicar el objetivo específico. Pueden crear objetivos amplios, vagos o incluso no declarados, como «queremos empleados más inteligentes y mejores», pero esto no ayuda directamente a la empresa ni identifica el propósito de la capacitación.
Puede comenzar identificando los objetivos de negocio. Ya sea para aumentar la productividad, mejorar las tasas de conversión de ventas o reducir los gastos, conocer los objetivos de negocio puede ayudarlo a moldear el objetivo de la capacitación.
Al final, desea un objetivo que se parezca a este:
» El objetivo de esta capacitación es garantizar que el 75% del personal entienda cómo usar SharePoint.»
Cuando identifica el objetivo específico de su programa de capacitación, proporciona a sus empleados una mejor orientación y comprensión desde el principio.
Prepare los materiales de capacitación y haga un cronograma
Ahora que usted y sus empleados entienden hacia dónde se dirigen todos estos esfuerzos, puede comenzar a formular los materiales de capacitación y desarrollar un cronograma. Para un plan de capacitación empresarial, es útil darse al menos un par de días (o más, según las necesidades) para explicarlo todo.
Durante este paso, piense en lo que incluirá su capacitación, qué software usará y cuál será el horario. ¿Entrenarán los empleados durante una hora al día, por ejemplo, o durante dos días completos?
Realmente ayuda ser minucioso y paciente al diseñar un curso de aprendizaje electrónico corporativo, ya que la planificación adecuada ayudará a que su capacitación sea lo más fluida posible. Además, los empleados ciertamente no quieren sentir que su tiempo se está desperdiciando en una capacitación mal preparada y de vía rápida.
Desarrollar cursos de capacitación
Ahora que tiene los objetivos y los esquemas de los materiales de capacitación, puede comenzar a desarrollar su plan de capacitación para empleados. Esta es la fase en la que se pone a trabajar creando los cursos reales y las rutas de aprendizaje que ayudarán a sus alumnos a adquirir conocimientos y habilidades.
Si tiene problemas para crear su plan de capacitación en línea, podría considerar contratar a un socio externo. Hay empresas que se especializan en crear plantillas de planes de capacitación del personal y crear recursos como carteles, tarjetas e incluso videos. Su asistencia puede crear recursos de calidad que aumenten el compromiso de los empleados. Además, los cursos ya preparados pueden ahorrarle tiempo y dinero.
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Como paso final antes de traer a los empleados, notifique a su equipo (incluidos los supervisores) que habrá nueva capacitación y que ciertas personas asistirán. Asegúrese de enviar este mensaje con suficiente antelación para que los empleados ocupados tengan tiempo de coordinar sus horarios.
Implemente su programa de capacitación
Esta es la fase en la que finalmente pone en acción el plan de capacitación de empleados.
A lo largo de la capacitación, es posible que deba diferenciar ligeramente la implementación real. Por ejemplo, puede introducir funciones de gamificación para motivar a los alumnos o agregar sesiones de videoconferencia y capacitación dirigidas por instructores para asegurarse de que los empleados conserven nuevos conocimientos.
Del mismo modo, es posible que note que los empleados completan su capacitación más rápido o más lentamente de lo que había planeado originalmente. Esto significa que debe ajustar el horario de capacitación en función de las necesidades de sus alumnos.
En este punto, no subestimes la importancia del tiempo de descanso durante todo el día. Numerosos estudios enfatizan que el tiempo de inactividad no solo es bueno para la moral, sino que en realidad ayuda al cerebro a absorber más información. Cuando esté implementando su capacitación corporativa, asegúrese de permitir unos descansos de 5 o 10 minutos a lo largo del día para permitir que los miembros del equipo mantengan un potencial de aprendizaje efectivo.
Revisar, rehacer y repetir
El Ejército de los Estados Unidos tiene un sistema de revisión llamado AAR, para «Revisión Después de la Acción».»Este es un procedimiento formal que se usa después de cualquier operación, proyecto o evento. Desde ingenieros del Ejército que construyeron un puente hasta tropas de élite que realizaron una operación encubierta, el AAR sigue siendo una parte importante para mejorar la eficacia del ejército.
No importa quién lo use, el punto sigue siendo el mismo: identificar lo que sucedió, por qué sucedió y qué se puede hacer para mejorar los resultados.
Puede utilizar el principio de un AAR para mejorar sus procedimientos de entrenamiento.
La evaluación posterior a la capacitación debe realizarse en varios momentos diferentes, comenzando inmediatamente después de que se haya completado el plan de capacitación de los empleados. Durante esta evaluación, puede observar factores como
- ¿Cómo se recibió la capacitación? ¿Los miembros del equipo parecían ansiosos por participar? ¿Parecía que el entusiasmo crecía o disminuía?
- ¿Cómo se desempeñaron los empleados en las pruebas y los cuestionarios?
Un mes o dos más adelante, puede hacer preguntas como:
- ¿Han implementado los empleados las habilidades aprendidas durante la capacitación?
- ¿Ha habido un resultado comercial cuantificable?
- ¿Se han cumplido los objetivos iniciales? ¿Estamos más cerca de alcanzar nuestros objetivos?
Después de cada ronda de entrenamiento, y en ciertos intervalos, tómese el tiempo para evaluar su programa y hacer los cambios apropiados. Con práctica, paciencia y comentarios honestos, puede crear un plan de capacitación que mejore su negocio y le brinde un mayor éxito a usted y a los miembros de su equipo.
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3 consejos adicionales para un plan de capacitación exitoso para el personal
Aunque la forma en que crea y aplica un plan de capacitación para empleados podría diferir en función de las necesidades de su empresa, aquí hay tres consejos que lo ayudarán a hacer que su programa de aprendizaje sea un éxito:
Use inmediatamente las habilidades recién adquiridas
Sus empleados tienen mucho que recordar, y olvidar información o perder habilidades es muy común si esas habilidades no se aplican. No espere ni una semana ni un día para implementar las habilidades aprendidas durante un programa de capacitación. Siempre que sea posible, úselos de inmediato, como en la actualidad.
En el mismo momento en que alguien regresa de un programa de capacitación, dale una tarea o tarea real que use directamente sus nuevas habilidades o conocimientos. Si es posible, es posible que incluso desee retrasar las tareas que requieren las nuevas habilidades hasta que se complete el entrenamiento. Esto le dará al empleado una situación del mundo real inmediatamente después de la capacitación.
Sumerge a tus empleados
¡No, no nos referimos a mojar sus cabezas en agua fría! Sin embargo, en algún momento durante la capacitación, debe permitir que sus empleados trabajen directamente en una situación real (o lo más cerca posible) con cualquier capacitación que esté implementando.
Nadie ha aprendido a nadar viendo videos. Con el tiempo, necesitan saltar; necesitan sumergirse en las herramientas o técnicas que desea que implementen.
Para herramientas tecnológicas, esto es fácil. Simplemente dé a los empleados tiempo para usar y experimentar con el software. Para habilidades como técnicas de venta, puede requerir juegos de roles u otras soluciones creativas.
Realice una encuesta posterior a la capacitación
Como parte de su evaluación posterior a la capacitación, considere crear una encuesta que permita a los miembros del equipo compartir sus ideas y comentarios sobre la capacitación. Esta información le ayudará a mejorar su plantilla de plan de capacitación para empleados en el futuro.
Haga de este uno de sus pasos permanentes en el desarrollo de un programa de capacitación y, finalmente, tendrá una iniciativa de aprendizaje electrónico de clase mundial y un equipo de clase mundial.
Crear un plan de capacitación de clase mundial con la tecnología adecuada
Utilice estos pasos y consejos para crear el tipo de capacitación adecuado para su negocio. Una plantilla de plan de capacitación de personal de calidad puede ser cada vez más valiosa para el éxito a largo plazo de su organización, así que tenga en cuenta estos consejos y posicionará a su empresa como líder en su industria.
Asegúrese de usar un LMS con muchas funciones en el que pueda crear rápidamente diferentes tipos de contenido de capacitación y obtener información útil sobre cómo los alumnos participan en la capacitación. De esta manera, puede dejar todo el trabajo administrativo a su LMS, y puede concentrarse en mejorar su plan de capacitación de empleados.