Zahnärztliche Unterlagen – Teil 2
Aufbewahrung
Patientenakten sollten jederzeit sicher, vertraulich und sicher aufbewahrt werden.
Die zahnärztlichen Unterlagen sollten sicher in einem feuerfesten Schrank oder Aktenschrank aufbewahrt werden. Der Bereich, in dem die zahnärztlichen Unterlagen aufbewahrt werden, sollte vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl und Beschädigung geschützt werden.
Der Allgemeine Zahnärztliche Rat sagt:
‚4.5 Bewahren Sie die Patienteninformationen jederzeit sicher auf, unabhängig davon, ob Ihre Unterlagen auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden.
4.5.1 Sie müssen sicherstellen, dass Patienteninformationen nicht versehentlich preisgegeben werden und niemand unbefugt darauf zugreifen kann, indem Sie sie jederzeit sicher aufbewahren. Sie dürfen Aufzeichnungen nicht dort hinterlassen, wo sie von anderen Patienten, nicht autorisiertem Personal oder Mitgliedern der Öffentlichkeit eingesehen werden können.
4.5.2 Wenn Sie vertrauliche Informationen senden, sollten Sie eine sichere Methode verwenden. Wenn Sie vertrauliche Informationen elektronisch senden oder speichern, sollten Sie sicherstellen, dass diese verschlüsselt sind.
4.5.3 Wenn klinische Aufzeichnungen computergestützt sind, sollten Sie Sicherungskopien von Aufzeichnungen, Röntgenaufnahmen und anderen Bildern anfertigen‘
Wie lange sollten wir zahnärztliche Aufzeichnungen aufbewahren?
Aufzeichnungen sollten mindestens 11 Jahre oder bis zum Alter von 25 Jahren aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Archivierte Aufzeichnungen sollten entsprechend abgelegt und gespeichert werden.
Verwaltung & Entsorgung von Aufzeichnungen
Praxen können sich in der Art und Weise unterscheiden, wie sie zahnärztliche Aufzeichnungen verwalten. Wir haben eine Möglichkeit vorgeschlagen, Ihre alten Datensätze zu verwalten:
- Papierakten – Zahnärztliche Aufzeichnungen von Patienten, die seit 2 Jahren oder länger nicht mehr in die Praxis zurückgekehrt sind, werden aus dem aktuellen Ablagesystem entfernt und in Archivboxen in einem sicheren Bereich aufbewahrt.
- Computeraufzeichnungen – Die Computeraufzeichnungen dieser Patienten werden als inaktiv markiert, aber immer noch gespeichert und gesichert.
Archivierung
Um sicherzustellen, dass Patientenakten nach der Archivierung leicht gefunden werden können, ist es eine gute Idee, ein System zu haben. In der Regel sollte es ausreichen, die Patientenakten in einer großen Box in alphabetischer Reihenfolge zu platzieren und sicherzustellen, dass die Box deutlich mit den Buchstaben in Bezug auf die Box gekennzeichnet ist
z. B. Patient mit den Nachnamen
A – C
Entsorgung
Die Entsorgung von zahnärztlichen Aufzeichnungen sollte in Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz von 1998 erfolgen. Die Beseitigung sollte durch Verbrennung oder Schreddern erfolgen, wobei während des Verfahrens angemessene Sicherheitsvorkehrungen für die Vertraulichkeit zu treffen sind.
Einige Unternehmen werden in die Praxis kommen, um die vertraulichen Abfälle zu entsorgen – stellen Sie sicher, dass Sie eine Richtlinie und einen Vertrag von ihnen erhalten, die sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß entsorgt werden
Zugang zu Aufzeichnungen
Alle Patienten haben ein gesetzliches Recht, Aufzeichnungen über ihre Zahnpflege gemäß dem Data Protection Act 1998 einzusehen. Wenn sie sterben, geht das Recht auf diejenigen über, die einen Anspruch gegen ihren Nachlass haben und entsteht nach dem Access to Health Records Act 1990.
Eine andere Person kann Aufzeichnungen über die Zahnpflege erhalten, solange die schriftliche Zustimmung des tatsächlichen Patienten (betroffene Person) vorliegt
Ein Kind unter 16 Jahren kann auch Informationen über seine Zahnpflege anfordern, und in diesem Fall sollte die Praxis eine Bewertung vornehmen, um sicherzustellen, ob das Kind die Anforderungen vollständig versteht.
Ein Kind kann seiner eigenen Behandlung zustimmen und auch den Zugang zu seinen zahnärztlichen Informationen beantragen, wenn es über die Intelligenz und Kompetenz verfügt, das Gesagte zu verstehen.
Bei Zweifeln des Personals an der Leistungsfähigkeit des Patienten kann Rat bei der Verteidigungsorganisation der Zahnarztpraxis eingeholt werden.
Ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter kann einen Antrag für ein Kind unter 16 Jahren stellen.
Die Praxis darf keinen Zugang zu zahnärztlichen Informationen gewähren, wenn ein Kind ausdrücklich darum gebeten hat, dass die Informationen nicht weitergegeben werden
Informationsanfragen sollten schriftlich erfolgen und die Praxis kann eine Verwaltungsgebühr für diese Informationen erheben, diese Gebühr sollte jedoch £ 10 für elektronische Daten oder £ 50 für Papierdaten nicht überschreiten. Alle Anfragen sollten innerhalb von 40 Tagen beantwortet werden.
Die Praxis sollte eine Aufzeichnungsrichtlinie und eine Datenschutzrichtlinie haben.
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Frage 1:
Welche Verordnung schreibt vor, dass in Zahnarztpraxen sicherere scharfe Spitzen verwendet werden dürfen und warum?
Frage 2:
Erklären Sie im Detail, was ein sichereres Verfahren ist
Frage 3:
Erklären Sie im Detail, wie eine Praxis sichere Verfahren anwendet
Frage 4:
Erklären Sie das vollständige Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit für jemanden auf dem Praxisgelände, der eine scharfe Verletzung erleidet
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Von Charlotte Cash