Xero – So erstellen und senden Sie eine Kundenrechnung
Die Rechnungsstellung von Kunden ist ein kritischer Bestandteil jedes Unternehmens. Ein reibungsloser Abrechnungsprozess wird also ein großer Stressabbau für Sie sein. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie eine neue Verkaufsrechnung in Xero einrichten, wie Sie diese per E-Mail an Kunden senden und wie Sie Dateien anhängen. Und um Ihnen zu helfen, die Seile schneller zu lernen, schauen Sie sich unser Video-Tutorial (oben) an.
So erstellen Sie eine neue Verkaufsrechnung in Xero
Das Erstellen einer neuen Verkaufsrechnung in Xero ist einfach. Um an die richtige Stelle zu gelangen, gehen Sie im Hauptmenü zu Geschäft → Verkaufsübersicht.
Klicken Sie im Verkaufsbildschirm auf die Schaltfläche + Neu und wählen Sie Rechnung aus der Liste aus.
Sie sollten nun eine neue Rechnungsvorlage sehen, mit der Sie Ihre Verkaufsrechnung erstellen können. Lassen Sie uns eine Rechnung erstellen, indem Sie einige der Hauptfelder ausfüllen:
- An: Wählen Sie einen beliebigen Kontakt aus. Ich habe ABC Möbel gewählt.
- Datum: Das aktuelle Datum wird angezeigt. Das kannst du ändern.
- Fälligkeitsdatum: Wählen Sie ein Datum etwa 30 Tage nach dem Datum.
- Rechnung # : die Rechnungsnummer wird automatisch angezeigt, wenn sie in Ihren Einstellungen enthalten ist.
- Referenz: kann Projektcode, Postleitzahl oder Bestellnummer sein.
- Branding: Wenn Sie die Demo-Firma verwenden, wählen Sie Spezielle Projekte aus der Liste.
- Beschreibung: Geben Sie Beratungsdienste ein.
- Menge: typ in 1.
- Stückpreis: Typ in 1000.00.
- Konto: Wählen Sie 200 – Verkäufe aus der Liste der Hauptbuchcodes.
- Steuersatz: Dieser sollte automatisch basierend auf dem gewählten Hauptbuchcode ausgefüllt werden.
Um zu sehen, wie die Rechnung für den Kunden aussehen wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau oben rechts.
Sie sollten eine Rechnung sehen, die mit der zuvor ausgewählten Branding-Vorlage von Special Projects gebrandet wurde. Die Einzelheiten der Rechnung sollten auf den oben angegebenen Informationen basieren.
Nachdem Sie Ihre Rechnung erstellt haben, können Sie sie speichern oder genehmigen. Was Sie tun, hängt davon ab, wie Sie Ihr Unternehmen führen.
Wenn Sie für Ihren Rechnungsstellungsprozess neue Verkaufsrechnungen als Entwürfe speichern müssen, damit eine andere Person sie genehmigen kann, klicken Sie unten links im Bildschirm Neue Rechnung auf Speichern → Als Entwurf speichern.
Wenn Sie keine andere Person benötigen, um Ihre neuen Verkaufsrechnungen zu genehmigen, können Sie sie selbst genehmigen, indem Sie auf die Schaltfläche Genehmigen unten rechts auf dem Bildschirm Neue Rechnung klicken.
Das ist alles, was Sie tun müssen, um eine neue Verkaufsrechnung in Xero zu erstellen.
Anhängen von Dateien an eine Verkaufsrechnung
Wenn Sie eine Verkaufsrechnung per E-Mail an einen Kunden senden, müssen Sie manchmal einige Dateien wie Excel-Tabellen oder PDF-Dokumente damit senden. In Xero können Sie dies tun, indem Sie die Dateien an die Rechnung anhängen und in die E-Mail an den Client aufnehmen.
Um Dateien an die Rechnung anzuhängen, klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts im Rechnungsbildschirm, die wie ein teilweise gefaltetes Blatt Papier aussieht. Wenn das Popup-Fenster angezeigt wird, klicken Sie auf den Link + Dateien hochladen.
Jetzt können Sie die Dateien auswählen, die Sie an die Rechnung anhängen möchten. Fügen Sie eine Excel-Datei, ein PDF oder etwas anderes hinzu, das Xero akzeptiert.
Wenn Sie Ihre Datei angehängt haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Dateinamen und wählen Sie Mit Rechnung einschließen aus der Dropdown-Liste, wenn die Datei mit der Rechnung per E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Ihre Datei sollte in den Abschnitt MIT RECHNUNG EINSCHLIEßEN des Popup-Fensters verschoben worden sein.
So senden Sie eine Verkaufsrechnung per E-Mail in Xero
Heutzutage ist es üblich, Verkaufsrechnungen per E-Mail an Kunden zu senden.
Um in Xero an die richtige Stelle zu gelangen, gehen Sie im Hauptmenü zu Business → Verkaufsübersicht.
Klicken Sie nun auf den Abschnitt Zahlung warten, um alle Verkaufsrechnungen anzuzeigen, die erstellt, aber nicht von den Kunden bezahlt wurden.
Es gibt einige Stellen, an denen Sie Verkaufsrechnungen per E-Mail an Kunden in Xero senden können. Die beiden Orte, die wir in diesem Tutorial betrachten werden, sind:
- Aus dem Hauptbildschirm Rechnungen.
- Aus einer Rechnung.
Senden Sie eine Verkaufsrechnung per E-Mail über den Hauptbildschirm Rechnungen
Wenn Sie die obigen Anweisungen befolgt haben, sollten Sie sich im Hauptbildschirm Rechnungen befinden. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen für die Bayside Club-Rechnung und klicken Sie oben in der Liste der Rechnungen auf die Schaltfläche E-Mail.
Ein Popup-Fenster mit allen Details der E-Mail, die Sie an Ihren Kunden senden möchten, wird angezeigt. Sobald Sie mit allem, was in der Popup-Box zufrieden sind, drücken Sie die Senden-Taste, um die E-Mail die Verkaufsrechnung an Ihren Kunden zu beenden.
Sobald die E-Mail gesendet wurde und Sie zum Hauptbildschirm Rechnungen zurückgekehrt sind, sollten Sie sehen, dass sich der Status der Rechnung in Gesendet geändert hat.
Verkaufsrechnung aus der Rechnung per E-Mail versenden
Die zweite Möglichkeit, eine Verkaufsrechnung per E-Mail an einen Kunden zu senden, besteht darin, dies aus der Rechnungsvorlage heraus zu tun. Wählen Sie dazu im Hauptbildschirm Rechnungen die Rechnung Marine Systems aus.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche E-Mail oben rechts in der Rechnungsvorlage.
Ein Popup-Fenster mit allen Details der E-Mail, die Sie senden möchten, wird angezeigt. Eine E-Mail-Adresse wurde für diesen Kunden nicht automatisch angegeben, geben Sie daher die gefälschte E-Mail-Adresse ein [email protected] in der To-Box oben. Sobald Sie mit allem, was in der Popup-Box zufrieden sind, drücken Sie die Senden-Taste, um die E-Mail die Verkaufsrechnung an Ihren Kunden zu beenden.
Sobald die E-Mail gesendet wurde und Sie zum Hauptbildschirm Rechnungen zurückgekehrt sind, sollten Sie sehen, dass sich der Status der Rechnung in Gesendet geändert hat.
So drucken Sie eine Verkaufsrechnung in Xero
1. Drucken Sie eine Verkaufsrechnung aus dem Hauptbildschirm Rechnungen
Aktivieren Sie im Hauptbildschirm Rechnungen das Kontrollkästchen für die Rechnung, die Sie drucken möchten, und klicken Sie oben in der Liste der Rechnungen auf die Schaltfläche Drucken.
In einem Popup-Fenster werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung als an den Kunden gesendet markieren möchten. Wählen Sie die für Sie richtige Option.
2. Drucken Sie eine Verkaufsrechnung aus der Rechnung heraus
Die zweite Möglichkeit, eine Verkaufsrechnung als PDF zum Drucken herunterzuladen, besteht darin, dies aus der Rechnungsvorlage heraus zu tun. Um zu beginnen, klicken Sie im Hauptbildschirm Rechnungen auf die Rechnung.
Klicken Sie anschließend oben rechts in der Rechnungsvorlage auf die Schaltfläche PDF drucken.
In einem Popup-Fenster werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung als an den Kunden gesendet markieren möchten. Wählen Sie die für Sie richtige Option.
Die Rechnung sollte nun als PDF heruntergeladen werden. Von dort aus können Sie die Datei in einem PDF-Viewer öffnen und ausdrucken.
Haftungsausschluss: Unsere Artikel und Videos dienen dazu, Sie zu informieren, und die bereitgestellten Informationen stellen keine finanzielle, steuerliche, rechtliche, geschäftliche oder andere professionelle Beratung dar und sollten nicht als solche angesehen werden. Sehen Sie unseren vollständigen Haftungsausschluss hier.