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Jan 14, 2021 / Von Michael Whitmire

Vollständige und zeitnahe Abschlüsse sind das mächtigste strategische Instrument für jede Organisation. Sie helfen Geschäftsinhabern, den Fortschritt in Richtung Ziele zu messen, und sie sind wichtig für die Durchführung einer genauen Cashflow-Projektion für die Zukunft.

Überraschenderweise führen jedoch nur sehr wenige kleine Unternehmen einen formellen Monatsabschluss in ihrer Buchhaltungssoftware durch. Es ist verständlich: Die meisten Kleinunternehmer konzentrieren sich darauf, ihre Geschäfte zu führen. Um Ihre Finanzen als effektives Planungs- und Strategieinstrument zu nutzen, müssen Sie regelmäßig Ihre Bücher schließen. Lass uns lernen wie.

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung Konten verfolgen, was während eines bestimmten Zeitraums passiert.. Dies bedeutet, dass die Salden in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen auf Null gesetzt werden müssen, damit die nächste Periode neu beginnen kann. Dies geschieht durch Schließen der Bücher: Die Salden in Ihren Einnahmen- und Aufwandskonten werden in die Gewinnrücklagen in der Bilanz übertragen.

Wenn Sie das Jahresende in Intuit QuickBooks festlegen, setzt das Programm automatisch alle Einnahmen- und Ausgabenkonten auf Null und überträgt den Saldo des Nettoergebnisses auf die Gewinnrücklagen, wenn Ihr Geschäftsjahr endet. Es sieht also so aus, als wären Ihre Bücher geschlossen, aber dies ist kein formeller Abschlussprozess. Dies ist nur ein Buchhaltungs-Reset für das nächste Jahr. Jeder mit Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei kann im Vormonat oder Jahr etwas ändern, und Sie werden es möglicherweise erst herausfinden, wenn Ihr CPA Ihre Steuererklärung vorbereitet.

In diesem Fall kann sich Ihr Einkommen aus der Vorperiode ändern, was das Gleichgewicht der Gewinnrücklagen beeinträchtigt. Wenn das Eigenkapital nicht korrekt vorgerollt wird, muss Ihr Buchhalter die Diskrepanzen aufspüren, bevor er Finanzdaten ausstellen oder Ihre Steuererklärung vorbereiten kann. Dies bedeutet zusätzliche Arbeit für Ihren CPA, was normalerweise zusätzliche Gebühren bedeutet. Und im Falle einer Prüfung werden Sie und Ihr Buchhalter herausfinden, warum Ihre Bücher nicht mit Ihrer Steuererklärung oder den Finanzdaten übereinstimmen, die Sie an die Bank gesendet haben.

Wenn Sie die Bücher formell schließen, sind Ihre Zahlen in Stein gemeißelt. Jeder, der versucht, eine Änderung an der Kreditorenbuchhaltung oder einem anderen Konto vorzunehmen, wird zumindest eine böse Warnung erhalten. Wenn Sie Best Practices befolgen und ein Stichtagskennwort festlegen, können ohne dieses Kennwort keine Änderungen vorgenommen werden.

Wie schließen Sie Einträge in QuickBooks?

In QuickBooks werden Abschlussbuchungen automatisch vorgenommen, wenn Sie die Bücher entweder formell schließen oder wenn der Kalender auf das nächste Geschäftsjahr verschoben wird. Es gibt keine tatsächlichen Transaktionen zum Schließen von Einträgen. Wenn Sie sich die Kontodetails für Gewinnrücklagen ansehen, sehen Sie jeden Abschlusseintrag mit dem Datum und dem Saldo des in die Gewinnrücklagen übertragenen Nettoeinkommens. Aus diesem Grund überspringen Buchhalter häufig ein formelles Jahres- oder Monatsende in QuickBooks. Aber wenn Sie ein solides Schließen Ihrer Bücher durchführen möchten, müssen Sie einen engen Prozess entwickeln.

Was sind die Schritte in QuickBooks zum Abschluss eines Geschäftsjahres?

Egal, ob Sie die Bücher am Ende des Monats oder am Ende des Jahres schließen, der Prozess ist derselbe. Eine bewährte Methode besteht darin, dies durchzuführen, bevor Sie Ihren Jahresabschluss an Dritte weitergeben oder Ihrem Buchhalter Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei gewähren.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Konten

1. Melden Sie sich bei QuickBooks als Master- oder Firmenadministrator an.
2. Sammeln Sie alle ausstehenden Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen und geben Sie alle ein.
3. Stimmen Sie alle Ihre Konten mit Ihrem Abschlussdatum ab. Bankabstimmungen umfassen Kreditkarten, Bankkonten und Kredite.
4. Erfassen Sie alle Journaleinträge, um Abschreibungen zu erfassen oder alle Ihre Konten periodengerecht zu erfassen.
5. Vergleichen Sie Ihren tatsächlichen Lagerbestand mit dem Saldo in Ihrem Hauptbuch. Möglicherweise müssen Sie einen Journaleintrag vornehmen, um Ihr Inventar an den tatsächlichen Wert anzupassen.
6. Überprüfen Sie Ihre Konten und stellen Sie sicher, dass alles vernünftig aussieht. Vergleichen Sie Ihre aktuelle Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit Ihren Abschlüssen aus der Vorperiode und sehen Sie, ob es große Schwankungen gibt, die Sie untersuchen müssen.

Sobald Sie alle Ihre Zahlen festgenagelt haben, können Sie die Bücher schließen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Abschlusstermin für den letzten Tag Ihres Geschäftsjahres festlegen, nicht für den ersten Tag des nächsten Jahres. Der Prozess ist etwas anders, je nachdem, ob Sie QuickBooks Desktop oder QuickBooks Online verwenden.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Online

1. Gehen Sie zu Einstellungen (das Zahnrad in der Ecke) und wählen Sie Konten und Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert.
3. Wählen Sie im Abschnitt Buchhaltung die Option Bearbeiten.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bücher schließen.
5. Geben Sie ein Enddatum ein.
6. Wählen Sie die Option zum Zulassen von Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts, wenn Sie ein Kennwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Desktop:

1. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Einstellungen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen auf Datum/Passwort festlegen.
3. Geben Sie das Enddatum ein.
4. Wählen Sie die Option zum Zulassen von Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts, wenn Sie ein Kennwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Was passiert, wenn Sie ein Abschlussdatum in QuickBooks festlegen?

Das Festlegen eines Abschlussdatums verhindert, dass andere Änderungen an früheren Perioden vornehmen. Dies kann zufällig passieren, wenn jemand eine Rechnung aus dem letzten Jahr anpasst oder das falsche Datum für eine Ausgabe eingibt.

Viele Kleinunternehmer bitten ihren QuickBooks Proadvisor oder ihren CPA, den formellen Abschlussprozess (und alle damit verbundenen Abschlussverfahren) durchzuführen und der einzige zu sein, der dieses Abschlusskennwort kennt. Dies ist am sichersten und verhindert, dass jemand unbefugte Änderungen vornimmt.

Wie verfolge ich Änderungen, die nach dem Schließen von Büchern in QuickBooks Online vorgenommen wurden?

Selbst mit Passwortschutz ist es immer noch möglich, Änderungen an QuickBooks vorzunehmen, nachdem Sie die Bücher formell geschlossen haben. Dies ist eine gute Sache – manchmal entdecken Sie übersehene Elemente, die im Vorjahr hätten gemeldet werden sollen, oder Fehler in den Einträgen. Oder vielleicht bemerkt Ihr CPA, dass ein Journaleintrag für die Kreditorenbuchhaltung nicht vorgenommen wurde. Aber diese Änderungen sollten nicht leichtfertig vorgenommen werden.

Aus diesem Grund verfolgt QuickBooks diese Änderungen in einem Ausnahmebericht. Den Bericht Ausnahmen zum Stichtag finden Sie unter Berichte. In diesem Bericht werden alle Transaktionen angezeigt, die am oder vor dem Abschlussdatum datiert sind und die zuerst erfasst oder nach dem Abschlussdatum geändert wurden. Dieser Bericht zeigt das Datum und die Uhrzeit jeder Änderung sowie den Namen des Benutzers an, der diese Änderung vorgenommen hat.

Das Schließen der Bücher zieht eine Linie in den Sand und gibt Ihnen solide Zahlen, mit denen Sie für die Zukunft arbeiten können. Mit besseren Zahlen können Unternehmer bessere Entscheidungen treffen. Und ist das nicht der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens?