Wie man Workshops durchführt, die die Teilnehmer beschäftigen + Quick Tip
Der BABOK Guide definiert Workshop als „eine erleichterte und fokussierte Veranstaltung, an der wichtige Stakeholder teilnehmen, um ein definiertes Ziel zu erreichen.“
Laut DSDM ist es „eine besondere Art von Treffen mit klaren Zielen, einer Gruppe von Teilnehmern, die ausgewählt und befugt sind, das erforderliche Ergebnis zu liefern.“
Im Allgemeinen können wir sagen, dass es sich um eine Technik handelt, mit der Informationen schnell auf eine zwischen verschiedenen Gesichtspunkten vereinbarte Weise abgerufen werden können. Workshops haben in der Regel eine kurze Dauer. Sie können in ein oder zwei Stunden durchgeführt werden oder sich auf ein paar Tage erstrecken. Das Wichtigste ist, während des Kurses neue Kenntnisse oder Fähigkeiten zu erwerben und durch Teamarbeit und offene Kommunikation andere Standpunkte der Teilnehmer zu gewinnen. Um die Zusammenarbeit zu fördern, ist es notwendig, jemanden als Moderator zu benennen. Der Moderator ist verantwortlich für die Überwachung der Workshopaktivitäten, die Bereitstellung von Struktur, die Unterstützung der Teilnehmer und die Weiterentwicklung der Sitzung.
Ein Workshop kann für viele verschiedene Situationen genutzt werden, von der Definition und Vereinbarung strategischer Pläne über die Identifizierung und Priorisierung von Anforderungen bis hin zur Lösung komplexer technischer Probleme. Kurz gesagt, Workshops eignen sich hervorragend für jede Situation, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit, Engagement und Übereinstimmung zwischen verschiedenen Teilnehmern erfordert. Sie dienen auch dazu, Vertrauen und effektive Kommunikation zwischen den Stakeholdern zu fördern.
Es gibt zwar viele Vorteile, einen Workshop abzuhalten, aber ein schlecht ausgeführter Workshop kann Konflikte erzeugen, zu bestehenden Problemen beitragen und das Vertrauen in die Erreichung der beabsichtigten Ziele verringern.
Wie machen wir also den Workshop erfolgreich? Was sind die wichtigsten Aspekte, um es effizient zu machen? In diesem Artikel stellen wir einige wesentliche Kriterien vor, um den Erfolg des Workshops sicherzustellen.
Moderatorrolle
Dies ist die Schlüsselrolle. Der Moderator hat die Aufgabe sicherzustellen, dass die Ziele der Sitzung erreicht werden, indem er die Teilnehmer durch die Übungen und Aktivitäten während des Workshops führt.
Der Moderator sollte keine Partei ergreifen und von den Teilnehmern als neutral wahrgenommen werden. Eine ihrer Aufgaben besteht darin, sicherzustellen, dass die Meinungen aller Teilnehmer das gleiche Gewicht haben und alle auf die gleiche Weise zusammenarbeiten können. Der Zweck eines Workshops besteht nicht darin, zu überzeugen, sondern dass verschiedene Standpunkte zusammenarbeiten, um Vereinbarungen zu treffen.
Eine weitere wichtige Rolle des Moderators besteht darin, die Teilnehmer zu beschäftigen. Wir haben unsere Dozenten gebeten, zu teilen, was sie tun, um die Teilnehmer bei gemeinsamen Workshop-Szenarien zu engagieren. Laden Sie sie in unserem Quick-Tipp herunter, indem Sie das Formular in der Seitenleiste ausfüllen.
Wenn Sie intern niemanden haben, der die Rolle des Moderators spielen kann, ist es eine gute Option, einen externen Moderator einzuladen, der den Ergebnissen unparteiisch gegenübersteht und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um sie zu leiten.
Workshop planen
Die Planung eines Workshops ist eine komplexe Tätigkeit, die Zeit und Erfahrung erfordert. Berücksichtigen Sie mindestens diese Elemente:
- Ziele und Ergebnisse. Was möchten Sie im Workshop erreichen? Was sollten die greifbaren Ergebnisse während des Workshops sein?
- Teilnehmer. Wer sollte teilnehmen, damit wir die Ziele und erwarteten Ergebnisse erreichen können? Idealerweise repräsentieren Gruppen von 5 bis 15 Personen (für einen einzelnen Moderator) alle bestehenden Standpunkte zu dem zu lösenden Problem oder der zu lösenden Situation.
- Dauer, Tagesordnung, logistische Aspekte. Stellen Sie sicher, dass Sie die erwartete Dauer (abhängig von den zu erzielenden Ergebnissen) und den Zeitplan der Aktivitäten, mit denen die Teilnehmer vertraut sein sollten, klar definieren. Achten Sie besonders auf die Eigenschaften des Werkstattstandortes (normalerweise ein großer Raum mit Platz zum Bewegen, Arbeitstische, Orte zum Aufhängen von Flipcharts / Post-Its) und die benötigten Materialien (Flipchart, Whiteboard, Post-Its, Papier usw.). Dieses Element muss für eine virtuelle Umgebung neu überdacht werden. Schauen Sie sich die Tools an, die wir in unseren virtuellen Open Class-Schulungen einsetzen.
- Struktur und durchzuführende Übungen. Wie lange brauchen die Teilnehmer, um Schlussfolgerungen zu ziehen? Welche Übungen oder Aktivitäten sollten durchgeführt werden, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen? Welche Probleme sollten während der Sitzung gelöst werden und was nicht?
- Validierung und Überwachung. Wie werden die Schlussfolgerungen dokumentiert? Wie werden die Ergebnisse validiert? Welches Follow-up wird den Teilnehmern gegeben?
Struktur des Workshops
Workshops sollten als intensive Übung mit zunehmendem Schwierigkeitsgrad betrachtet werden, bei der alle Teilnehmer teilnehmen und zusammenarbeiten müssen.
Das Erreichen der Sitzungsziele erfordert Zeit, Mühe und Zwischenschritte, die die Teilnehmer auf das Endergebnis konzentrieren. Die Struktur des Workshops hängt von den spezifischen Zielen ab, die erreicht werden sollen, obwohl eine Standardstruktur die folgenden Elemente enthalten sollte:
Gründungsaktivitäten
Ziel ist es, die Ziele vorzustellen, die Teilnehmer vorzustellen, die Räume kennenzulernen (Flipcharts, Arbeitstische usw.), und die Regeln des Workshops zu decken (Nutzung von Mobiltelefonen, Pünktlichkeit, etc.). Es ist wichtig, positive Beziehungen zwischen den Teilnehmern aufzubauen, indem ein offenes, sicheres Umfeld geschaffen wird, in dem alle gleich sind und die Meinungen aller das gleiche Gewicht haben.
Eisbrecher sind eine großartige Idee, um das Engagement von Beginn der Sitzung an zu fördern und allen zu helfen, sich miteinander und mit der Workshopumgebung vertraut zu machen. Unsere Instruktoren teilen einige ihrer Lieblings-Eisbrecher in diesem Artikel und eine Infografik auf Tipps für die Verwendung von Eisbrechern.
Die „Arbeit“ von Workshops
Hier treten die erwarteten Ergebnisse auf. Sie beinhalten verschiedene Übungen, bei denen das Ziel darin besteht, die Teilnehmer so schnell wie möglich in einen „Flow“ zu bringen, indem erreichbare Herausforderungen vorgeschlagen werden, aber mit zunehmender Schwierigkeit, die Ziele des Workshops zu erreichen. Zum Beispiel würde ein Workshop zur Entwicklung eines Aktionsplans eine Abfolge von Aktivitäten haben, die der folgenden ähneln:
- Beurteilung/Diagnose der Ist-Situation
- Identifikation von Verbesserungspunkten
- Identifikation und Priorisierung konkreter Verbesserungsmaßnahmen
- Timing und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Risikoanalyse
- Erstellung und Validierung des Aktionsplans
Schlussfolgerungen ziehen
Der letzte Teil eines Workshops sollte immer dazu dienen, alle in der Sitzung geleisteten Arbeiten zusammenzufassen, die erzielten Schlussfolgerungen darzustellen und die nächsten Schritte festzulegen.
Feedback nicht vergessen
Bevor die Teilnehmer die Sitzung verlassen, stellen Sie sicher, dass Sie ihr Feedback einholen. Finden Sie heraus, was ihrer Meinung nach gut und nicht so gut gelaufen ist und wie es für zukünftige Workshops verbessert werden kann.
Abschließende Tipps… Übungen für Workshops
Schließlich einige nützliche Ideen, um den Workshop so effizient wie möglich zu gestalten:
- Verwenden Sie die visuelle Verwaltung (Flipcharts, Poster, Diagramme) und alle verfügbaren Räume (Wände, Arbeitstische). Die Flipcharts und Poster helfen den Teilnehmern, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und den Fortschritt zu visualisieren. Die Nutzung der verschiedenen Räume ermöglicht es dem Moderator, das Tempo zu ändern und das Interesse an der Sitzung aufrechtzuerhalten. Wenn Sie einen virtuellen Workshop durchführen, stellen Sie sicher, dass alle die Tools kennenlernen, die die Teilnehmer verwenden werden.
- Verwenden Sie Post-Its (oder virtuelle Post-its). Mit Post-Its können Sie Ideen zusammenfassen und sichtbar machen. Sie tragen auch dazu bei, Synergien zwischen allen Meinungen der Teilnehmer zu schaffen. Diese „Dokumentation“ kann verwendet werden, um schnell Berichte aus der Sitzung vorzubereiten, indem Sie Fotos machen.
- Machen Sie zeitgesteuerte Aktivitäten. Wir müssen betonen, dass die vorgeschlagenen Übungen und die dafür vorgesehene Zeit eingehalten werden müssen. Normalerweise wird uns nicht der Luxus von mehr Zeit angeboten, und wir müssen das Beste aus dem machen, was wir haben.
- Respektiere die Arbeit jedes Teilnehmers. Wenn Sie sie bitten, Ideen zu entwickeln, müssen wir ihre Arbeit mit den erwarteten Ergebnissen des Workshops verbinden. Niemand sollte das Gefühl haben, seine Zeit mit einer nutzlosen Aktivität zu verschwenden. Wenn Sie Post-its verwenden, verschieben oder entfernen Sie diese nicht ohne Zustimmung der Teilnehmer. Jedes geschriebene Post-it sollte als Ergebnis einer individuellen Anstrengung behandelt werden, die bewertet werden muss.
- Wenn wir nach individuellen Ideen fragen, sollte es eine Zeit geben, in der diese Ideen zu Gruppenvereinbarungen zusammenkommen, normalerweise am Ende jeder Aktivität.
- Kompilieren und verteilen Sie die Ergebnisse innerhalb weniger Tage. Es ist auch wichtig, dass die Teilnehmer sie als Erste erhalten und validieren. Es kann notwendig sein, dass andere die Ergebnisse sehen, aber nicht bevor die Personen, die daran teilgenommen haben, dies getan haben.
Zum Schluss eine Nachricht an die Moderatoren: Trainieren Sie sich in gängigen Techniken und Methoden (Brainstorming, 6 Denkhüte, Ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play usw.), und haben Sie keine Angst, sie zu benutzen. Die Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, aus ihrer gewohnten Umgebung und Routine herauszukommen.
Vielen Dank,
– Alfred
Vergessen Sie nicht, unseren kurzen Tipp zur Einbindung Ihrer Workshopteilnehmer herunterzuladen!