Wie man Prozent komplett verfolgt
Wenn Sie versuchen, Prozent zu berechnenvollständig in einem Gantt-Diagramm müssen Sie verschiedene verschiedene berücksichtigenzahlen und erhalten viele Informationen von anderen Personen. Oder Sie? Es gibt einfache Möglichkeiten, den prozentualen Abschluss Ihres Projekts zu verfolgen, damit Sie wissen, was Sie in Ihre Software eingeben müssen.
In diesem Artikel werden wir uns 3 Methoden ansehen, um die prozentuale Fertigstellung zu verfolgen.
Was ist prozentual abgeschlossen?
Es ist eine Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen – ein ziemlich wichtiger Teil der Projektverwaltung.
Prozent abgeschlossen an einem Projekt bezieht sich darauf, wie weit Sie für eine bestimmte Aufgabe (oder das Projekt insgesamt) sind. Betrachten Sie es als Indikator für den Projektfortschritt.
Im Bild unten sehen Sie, dass % complete durch die Farbe grün dargestellt wird. Der blaue Bereich der Leiste steht für noch nicht geleistete Arbeit. Es gibt auch eine Spalte, die Ihnen die% Complete-Nummer gibt.
Prozentualer Abschluss in Ihrer Projektsoftware
Die prozentuale Abschlussmethode, die Ihre Software verwendet, hängt davon ab, ob es sich um ein Unternehmenstool handelt, das in Arbeitszeittabellen integriert ist oder nicht.
Wenn Ihr Tool in eine Arbeitszeittabellen-App integriert ist, kann sich der Prozentsatz der Erledigung der Aufgabe automatisch erhöhen, wenn Ihre Teammitglieder Zeit für die Aufgabe buchen. Dies ist jedoch möglicherweise nicht brillant genau, je nachdem, wie gut die Zeiterfassung des Teams ist.
In Ihrer Software befindet sich normalerweise eine Spalte auf der linken Seite des Gantt-Diagramms, in der Sie den Prozentsatz der Fertigstellung manuell eingeben können.
Aber woher wissen Sie, was Sie in die Spalte Prozent vollständig einfügen sollen? Ist es nur eine Vermutung?
Nun, das ist eine Möglichkeit, es zu tun! Hier sind 3 Möglichkeiten, den Prozentsatz der Fertigstellung eines Projekts zu berechnen.
Prozent abgeschlossen Tracking #1: Professionelles Urteil
Die erste Möglichkeit, den Prozentsatz der Fertigstellung für Ihr Projekt zu berechnen, besteht darin, Ihr professionelles Urteil oder das Ihres Teams zu verwenden.
Hier gibt es keine prozentual vollständige Formel – Sie raten, schätzen oder verlassen sich auf die Denkprozesse Ihrer Fachexperten. Fragen Sie sie, wie sie den Fortschritt der Aufgabe bewerten. Sie vergleichen mental die tatsächliche Dauer der bisher geleisteten Arbeit mit dem prognostizierten Arbeitsaufwand und beurteilen, wie nahe die Aufgabe angesichts dieses Aufwands liegt. Sie geben dir eine Nummer. Dann geben Sie es in die Spalte Prozent Abgeschlossen ein.
Dies ist die einfachste Option, solange Ihr Team Ihnen die richtigen Antworten gibt!
Prozent Vollständige Verfolgung #2: Gewichtete Aktivitäten
Dies ist eine kompliziertere Prozent vollständige Berechnung, um den Fortschritt zu verfolgen, aber es könnte sich lohnen, dies für längere Aufgaben zu tun, die aus mehreren Aktivitäten bestehen oder beliebige Punkte enthalten. Beispielsweise:
- Eine einwöchige Aufgabe mit einem Entscheidungstreffen in der Mitte der Woche
- Eine Aufgabe zum Erstellen von 500 Codezeilen, die in 2 Blöcke mit jeweils 250 Zeilen aufgeteilt werden können
- Eine Testaktivität aus 20 Tests, die in 4 Abschnitte mit jeweils 5 Testskripten unterteilt werden können.
In diesen Fällen möchten Sie die Aufgabe nicht verkleinern, indem Sie sie aufteilen, aber Sie wissen, dass es einen Punkt gibt, an dem Sie den Fortschritt verfolgen können. Im letzten Aufgabenbeispiel würden Sie% complete basierend auf der Anzahl der Testskripte zuweisen, die das Team durchlaufen hat.
- Wenn 5 Testskripte abgeschlossen sind, weisen Sie 25% vollständig zu
- Wenn 10 Testskripte abgeschlossen sind, weisen Sie 50% vollständig zu
- … und so weiter.
Wenn Ihre Aufgabe leicht unterteilt werden kann (aber nicht in einer Weise, die Sie dazu bringen würde, die Aufgabe für den Zeitplan aufzuteilen), können Sie% complete basierend auf einem bestimmten Maß dafür zuweisen, wie weit Sie entfernt sind.
Wenn Ihre Aufgabe nicht sauber numerisch zerlegt wird (z. 10 Testskripte = 50%), dann können Sie einen% complete basierend auf dem Erreichen eines beliebigen Punktes in der Aktivität zuweisen, z. B. einem Abmelde-Meeting oder dem Ausfüllen eines Dokuments bis zu dem Punkt, an dem es zur Überprüfung freigegeben wurde, aber noch nicht vom gesamten Team ratifiziert wurde.
Diese Methode erfordert viel Nachdenken und manchmal müssen Sie Ihre % complete-Ziele festlegen, bevor die Aufgabe gestartet wurde, damit jeder ein gemeinsames Verständnis dafür hat, was verfolgt wird und wie es gemessen wird.
Es ist ein großer Overhead für das, was in den allermeisten Fällen eigentlich nicht so wichtig ist. Überlegen Sie genau, ob es sich lohnt, diese formale Granularität zu Ihren Projektaufgaben hinzuzufügen, oder ob professionelles Urteilsvermögen ausreicht.
Ich habe diese Technik verwendet, aber sie ist für die meisten meiner Projekte nicht relevant. Wenn es sich so anfühlt, als würde es gut zu der Art und Weise passen, wie Ihr Team (und Ihr Kunde) die Arbeit verwalten möchte, dann machen Sie es.
Prozent Vollständige Verfolgung # 3: Willkürliche Beträge
Die endgültige Methode, um herauszufinden, was in die Spalte Prozent vollständige Spalte eingefügt werden soll, besteht darin, eine beliebige, feste Zahl zu verwenden.
Zum Beispiel: wenn eine Aufgabe beginnt, geben Siees 20%. Wenn die Aufgabe beendet ist, machen Sie es bis zu 100%. Die Aufgabe wäre niemals 25% oder 90%. Es könnte immer nur 0%, 20% oder 100% sein.
Diese Verfolgungsmethode gibt Ihnen einen prozentualen Abschluss, der den aktuellen Vorgangsfortschritt für die Planung weitgehend widerspiegelt, obwohl er im wirklichen Leben ungenau ist.
Es gibt Ihnen genug Kontrolle, um den Plan angemessen zu verwalten. Es ist wenig Stress. Ganz einfach. Es ist nützlich, wenn Ihr Team Ihnen ständig falsche Prozentangaben gibt und Sie ihrem Urteil nicht mehr vertrauen.
Müssen Sie den prozentualen Abschluss von Projekten verfolgen?
Die Nachverfolgung des Prozentsatzes der Fertigstellung ist für Projektmanager hilfreich. Aber es ist nicht unbedingt notwendig. Wenn Sie mit meiner kostenlosen Excel-Gantt-Diagrammvorlage einen wirklich einfachen Zeitplan erstellen, wäre es zu aufwändig, die Zellen so einzufärben, dass sie prozentual vollständig sind — ich würde mich nicht darum kümmern.
Ob es sich lohnt, den Prozentsatz der Fertigstellung Ihrer Projektaufgaben zu verfolgen, hängt davon ab, wie robust Sie den Fortschritt verfolgen und melden müssen. Wenn Sie Fortschrittsdaten aus Vorgängen in Ihr Projekt-Dashboard einspeisen, müssen diese korrekt sein.
Verwenden Sie Ihr eigenes professionelles Urteilsvermögen und wählen Sie einen Weg, um den Fortschritt zu verfolgen, der für Sie am sinnvollsten ist. Erfahren Sie hier mehr über Kategorien von Projektmanagement-Methoden.
Holen Sie sich eine kostenlose Excel-Gantt-Diagrammvorlage in meiner Projektmanagement-Vorlagenbibliothek. Greifen Sie hier auf die Bibliothek zu, um Zugriff auf die Gantt-Diagrammvorlage und alles andere zu erhalten!