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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben eine Rezeptionistin engagiert. Es kann ein wenig nervenaufreibend sein, wenn jemand Neues in die Position kommt, besonders einer, der für ein Unternehmen so wichtig ist wie ein Rezeptionist. Die Einstellung eines Qualitätsmitarbeiters für eine Position an der Rezeption bedeutet, dass Sie das Gesicht eines Unternehmens eingestellt haben. Sie können sich ängstlich fühlen, wenn Sie feststellen, ob Sie die richtige Wahl getroffen haben oder nicht. Wenn Sie befürchten, dass der neue Mitarbeiter nicht sicher ist, wie er eine gute Rezeptionistin sein und in seiner neuen Arbeit erfolgreich sein soll, suchen Sie nicht weiter.

Wie man eine gute Empfangsdame ist: Am Telefon

Eine der wichtigsten Aufgaben als Empfangsdame ist es, das Telefon richtig zu beantworten. Dies gilt sowohl für virtuelle Rezeptionisten als auch für diejenigen, die im Büro arbeiten. Zusätzlich zu den Nachrichten und dem Hallo vor der Bekanntgabe des Firmennamens, Ihres Namens und der Frage, wie Sie ihnen helfen können, gibt es einige Dinge, an die Sie sich möglicherweise erinnern müssen.

Seien Sie begeistert

Lernen Sie in erster Linie, das Klingeln des Telefons zu lieben! Es mag wie eine dumme Frage klingen, aber denken Sie daran: Wenn das Telefon nicht klingelt, müsste Ihr Arbeitgeber Sie nicht im Personal haben. Wenn Sie lernen, den Klang des Telefons zu lieben, werden Sie es mit der Begeisterung beantworten, die ein guter Rezeptionist haben sollte. Wenn Sie mit monotoner Stimme ans Telefon gehen, repräsentieren Sie Ihr Unternehmen nicht im besten Licht.

Werden Schnelle

Wenn sie hören, dass telefon ring, versuchen zu beantworten es durch die zweite ring. Die Zeit vergeht mit einer anderen Geschwindigkeit für jemanden, der Hilfe braucht. Drei, vier oder fünf Ringe können sich wie eine Ewigkeit anfühlen – zu diesem Zeitpunkt gehen sie bereits davon aus, dass ihr Anruf unbeantwortet bleibt.

Das gleiche gilt, wenn Sie jemanden in die Warteschleife legen – versuchen Sie, diese Wartezeit unter einer Minute zu halten. Die Menschen werden schnell ungeduldig und ihre Stimmung kann dadurch sauer werden. Kunden möchten nicht lange in der Warteschleife bleiben, und je länger sie in der Warteschleife sind, desto geringer wird ihre Meinung zu Ihrem Unternehmen sein.

Betrachten Sie Ihren Ton

Es wird gesagt, dass während eines persönlichen Gesprächs 55% der Kommunikation über die Körpersprache, 38% über den Tonfall und nur 7% über die verwendeten Wörter erfolgt. Am Telefon erfolgt jedoch 83% Ihrer Kommunikation über Ihren Tonfall. Nur 17% sind die Wörter, die Sie verwenden!

In diesem Fall ist es sehr wichtig, nicht monoton zu klingen, was sich so anhört, als ob Sie nicht daran interessiert wären, ihnen zu helfen. Es ist noch wichtiger, dass Sie nicht zulassen, dass äußere Probleme Sie in eine Stimmung versetzen, die Ihren Ton wütend klingen lässt. Es steht zu viel auf dem Spiel, um als erster Eindruck eines Unternehmens nicht freundlich zu klingen.

Lächeln!

Ja, sogar (und vor allem!), wenn Sie ans Telefon gehen. Wenn du lächelst, schaltet es einen Teil deines Gehirns ein, der dich sofort glücklicher macht. Dadurch klingen Sie am Telefon zugänglicher. Einige schlagen vor, dass Rezeptionisten einen Spiegel auf ihrem Schreibtisch halten sollten, um sich selbst lächeln zu sehen. Auf diese Weise werden Sie ständig daran erinnert, ein Lächeln auf Ihrem Gesicht und eine großartige Einstellung gegenüber anderen zu bewahren.

Sätze, die häufig zu sagen sind

• Bitte
• Danke
• Herzlich willkommen
• Mein Vergnügen
• Guten Morgen
• Guten Tag
• Viel Spaß großer Tag
• Haben Sie ein tolles Wochenende
• Der Name des Anrufers

Wie man eine gute Empfangsdame ist: Im Büro

Wenn Sie persönlich eine Empfangsdame sind, müssen Sie einige Dinge beachten andere Dinge. Zum einen sollte die Person vor Ihnen Vorrang vor einem klingelnden Telefon haben. Wenn Sie bereits mit einem Kunden am Telefon in Kontakt stehen, sollten Sie einen Weg finden, den anwesenden Gast zu bestätigen. Lächle oder nicke, um sie wissen zu lassen, dass sie dir wichtig sind und du wirst in Kürze bei ihnen sein.

Erscheinungsbild & Professionalität

Da eine Rezeptionistin das Gesicht eines Unternehmens ist, ist es umso wichtiger, ein professionelles Erscheinungsbild zu bewahren. Angemessene Geschäftskleidung, gepflegtes Haar und gute Hygiene werden erwartet. Eine gute Rezeptionistin kaut während der Arbeitszeit keinen Kaugummi und überprüft auch nicht ihr persönliches Telefon. Sie werden eine gute Haltung haben und sicher sein, nicht zu slouch.

Seien Sie persönlich begeistert

Sie sollten jeden, der in die Tür kommt, mit Begeisterung begrüßen. Der Kunde sollte Ihre Priorität sein! Lassen Sie nicht zu, dass irgendetwas innerhalb oder außerhalb des Büros Ihre Leistung und Ihre Fähigkeit, Kunden willkommen zu heißen, beeinträchtigt. Niemand sollte wissen, ob Sie einen freien Tag haben, sich traurig oder wütend fühlen. Sie sollten einen Anrufer auch nicht darauf aufmerksam machen, indem Sie mit einer überstürzten Stimme sprechen oder ihn in die Warteschleife beeilen.

Der Kunde soll Ihre Leidenschaft werden. Auch wenn sie falsch liegen, ist es nicht Ihre Aufgabe, sie darauf aufmerksam zu machen. Es ist Ihre Aufgabe, ihnen einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten und sie darauf hinzuweisen, mit wem sie sprechen müssen.

Die anderen E’s

Laut Steve Staunting kennt der beste Rezeptionist die Methode der drei E’s: Mit Begeisterung aussprechen, um effektiv zu sein. Unten finden Sie ein Beispiel für die Verwendung der drei Es mit einem Kunden:

Außerdem schlägt er vor, sich an zwei weitere Es zu erinnern: Jedes Mal und alles. Für eine gute Rezeptionistin ist es wichtig, konsequent zu sein und jedem, der die Tür betritt, die gleiche Servicequalität zu bieten. Alles bezieht sich auf eine Erinnerung, alles aufzuschreiben! Wiederholen Sie alles, was dem Anrufer gesagt wird, um sicherzustellen, dass die Nachricht klar ist. Es mag wie ein Overkill erscheinen, Aber eine gute Empfangsdame kann und wird immer alle Informationen kennen, die gefragt werden, bevor Sie den Empfänger für jemanden abholen, der in der Warteschleife wartet oder einen verpassten Anruf zurückgibt. Eine gute Rezeptionistin wird auch die Uhrzeit des Anrufs notieren.

Wenden Sie dies auf Ihr kleines Unternehmen an

Gute Mitarbeiter zu finden ist schwierig genug! Wenn Sie jemanden als Rezeptionistin eingestellt haben, sollte er in der Lage sein, alle oben genannten Erwartungen zu erfüllen.

Probieren Sie es jetzt aus:

• Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter wissen, was Ihre Erwartungen in Zukunft sein werden, und stellen Sie sicher, dass Ihre Erwartungen von Anfang an sehr klar sind.
• Verwenden Sie diesen Beitrag als Ressource oder verweisen Sie auf einige Informationsvideos, wie Höflichkeitsregeln für das Telefon, Ein Beispiel für schlechte Fähigkeiten der Empfangsdame oder Wie man die beste Empfangsdame aller Zeiten ist.
• Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie man eine gute Rezeptionistin ist? Fragen Sie einfach einen Anrufbeantworter, der über fünfzig Jahre Erfahrung mit der Einstellung guter Rezeptionisten hat!