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Ein Point-of-Sale (POS) -System verwaltet den Punkt, an dem ein Artikel oder eine Dienstleistung in Einzelhandelsgeschäften, Restaurants, Bars, Salons und anderen Unternehmen, die persönliche Verkäufe tätigen, bezahlt wird. POS-Systeme sind die Software und Hardware, die Kauf-, Rückgabe- und Umtauschtransaktionen verwalten. Der Point of Sale ist in der Regel die Kasse, Kasse oder Kasse. Aber es passiert nicht immer an einer Theke. Die Verkaufsstelle kann auch am Straßenrand liegen, wenn ein Kunde eine Click-and-Collect-Bestellung abholt, oder auf der Verkaufsfläche über einen mobilen POS.

POS-Systeme erledigen jedoch viel mehr als den Checkout-Prozess. Hier finden Sie alles, was Sie über POS—Systeme wissen müssen – von der Funktionsweise bis zur Auswahl eines für Ihr kleines Unternehmen geeigneten Systems.

Wie funktionieren Kassensysteme?

Statt klobiger Kassen arbeiten moderne Kassensysteme auf Tablets, Computern und Smartphones. Grundsätzlich können POS-Systeme überall dort funktionieren, wo sich Ihre Kunden befinden — so können Sie Zahlungen schnell und einfach akzeptieren, solange Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen. Einige bieten auch Platz für Offline-Zahlungen, in diesem Fall benötigen Sie nicht einmal eine Verbindung.

Es ist im Allgemeinen einfach herauszufinden, wie POS-Systeme zur Verarbeitung von Transaktionen verwendet werden, aber sie tun so viel mehr als das. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, arbeitet der POS hinter den Kulissen, um die Lagerbestände zu aktualisieren, Kundendaten zu verfolgen und vieles mehr.

Gemeinsame Merkmale von POS-Systemen

Wenn Sie nach dem besten POS-System für Ihr kleines Unternehmen suchen, beginnen Sie mit der Ermittlung der Funktionen, die Sie benötigen – sowohl heute als auch in Zukunft. Denken Sie daran, dass die spezifischen Funktionen Ihres POS sowohl von der von Ihnen gewählten Plattform als auch von dem Plan abhängen, für den Sie sich anmelden. Einige Arten von Kassensystemen verfügen über eingeschränktere oder sogar spezialisiertere Funktionen, z. B. Tabellenzuordnung und Menüverwaltung für Lebensmittelunternehmen.

Verkauf und Kasse

Zahlungsabwicklung

Bestandsverwaltung

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Marketingtools

Mitarbeiter- und Teammanagement

Reporting und Analyse

Zentralisierter Multichannel-Vertrieb

Vorteile von POS-Systemen

POS-Systeme wurden entwickelt, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

• Spart Zeit: Egal, ob Sie Eigentümer oder Mitarbeiter sind, POS-Systeme sparen Zeit, wenn es um Managementaufgaben und den Checkout-Prozess geht.
• Bietet Einblicke: POS-Systeme liefern eine Fülle von Daten über Ihre Kunden — mit denen Sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Inventar, Marketing, Ziele und Prozesse treffen können.
• Skaliert mit Ihrem Unternehmen: In der Regel wird POS-Software immer mit zeitnahen Updates geliefert, die Ihnen helfen, der Entwicklung der Technologie immer einen Schritt voraus zu sein.
• Automatisiert die weniger lustigen Sachen: Von der Bestandsverwaltung bis zur Mitarbeiterplanung übernehmen POS-Systeme diese Arbeit für Sie, damit Sie sich auf Ihre wichtigeren Aufgaben konzentrieren können.
• Erhöht die Genauigkeit: Wenn Sie Preise und Artikel nicht manuell eingeben müssen, wird der Fehlerraum kleiner.
• Bietet flexible Zahlungsoptionen: Da die meisten Kassensysteme regelmäßig aktualisiert werden, kann Ihr kleines Unternehmen die neuesten und besten Zahlungsmethoden anbieten. Eine Studie der Federal Reserve zeigt den stetigen Rückgang der Bargeld- und Scheckzahlungen neben einem Anstieg der Debit-, Kredit- und elektronischen Zahlungen.

POS-Hardware

Für stationäre kleine Unternehmen benötigen Sie Hardware, die mit Ihrem POS-System verbunden ist. Die gute Nachricht: Die einfachsten kleinen Unternehmen benötigen nur ein angeschlossenes Gerät (z. B. Desktop oder Tablet) und einen Kreditkartenleser.

Hier sind einige Arten von Hardware zu berücksichtigen, aber denken Sie daran, dass das, was Sie benötigen, hauptsächlich von der Art und Größe Ihres Unternehmens abhängt:

Register

Die meisten Register sind jetzt in Form eines Desktop-Computers (mit Monitor), aber viele Unternehmen verwenden immer noch einfache Registrierkassen. Registrierkassen sind in der Regel praktisch für diejenigen, die nur das Nötigste benötigen, da sie bereits mit Kassenschubladen ausgestattet sind und keine anderen Schnickschnack benötigt werden.

Angeschlossenes Gerät

Ein Gerät wie ein Tablet oder Smartphone kann problemlos den Platz eines Desktop-Computers einnehmen. Tabletten können auch mit einem Ständer für Benutzerfreundlichkeit verwendet werden.

Kassenschublade

Kassenschubladen sind nicht nur ein sicherer Platz für Bargeld, sondern können auch ein großartiger Ort sein, um Kartenzahlungsbelege zu organisieren und aufzubewahren.

Belegdrucker

Heutzutage können Belege per E-Mail verschickt, gedruckt oder beides nicht mehr. Belegdrucker bieten Ihnen die Möglichkeit, bevorzugte Optionen für Ihre Kunden bereitzustellen und Ressourcen für Ihre eigene Verkaufsverfolgung und -verwaltung bereitzustellen.

Barcodescanner

Barcodescanner helfen nicht nur, den Checkout-Prozess zu optimieren, sondern bieten Ihrem kleinen Unternehmen auch die Möglichkeit, Preise, Lagerbestände und mehr zu verwalten und zu verfolgen.

POS-Systemkosten

Die Möglichkeit, Ihre Transaktionen für Sie und Ihren Kunden zu optimieren, muss nicht mit einem hohen Preis verbunden sein. Hier kommt das Verständnis des Unterschieds zwischen Server- und Cloud-POS-Systemen ins Spiel.

Server-Kassensysteme werden lokal gespeichert und kosten aufgrund von Einrichtungs- und Lizenzgebühren in der Regel mehr als Cloud-Systeme. Einige können zusätzlich zu den Hardwarekosten auch Wartungs- und monatliche Gebühren enthalten.

Cloud-POS-Systeme haben niedrigere Einrichtungsgebühren, aber die monatlichen Gebühren können etwas höher sein als Server-POS-Systeme. Es gibt jedoch erschwingliche (und sogar kostenlose) Optionen — wie zum Beispiel Square —, die dennoch Flexibilität, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit bieten.

Der Weg, um zu bestimmen, wie viel Sie für ein Kassensystem bezahlen sollten, liegt darin, was Ihr kleines Unternehmen braucht, um zu gedeihen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich bei der Entscheidung über Ihr Budget stellen sollten:

• Erfüllt diese Software meine Bedürfnisse?
• Ist es einfach zu bedienen?
• Spart es mir Zeit?
• Soll ich meine Hardware leasen, kaufen oder finanzieren?
• Lässt sich die Software und Hardware mit meinem Unternehmen skalieren?
• Habe ich Kreditkartenabwicklungsgebühren berücksichtigt?
• Soll ich monatlich oder jährlich bezahlen?

So wählen Sie ein Kassensystem

Das Wichtigste zuerst: Berücksichtigen Sie immer die Bedürfnisse Ihres kleinen Unternehmens, sowohl jetzt als auch in Zukunft. Jedes POS-System, das Sie wählen, ist nur so gut wie die Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein.

Hier sind die 10 wichtigsten Punkte, die Sie bei der Auswahl eines Kassensystems beachten sollten:

Preis

Achten Sie immer auf die Kosten — unabhängig davon, ob es sich um monatliche Gebühren, Einrichtungsgebühren oder Gebühren für die Zahlungsabwicklung handelt.

Als nächstes folgen die Kosten für die Hardware, die Sie möglicherweise benötigen. Die besten POS-Systeme bieten zinslose Finanzierungs- oder Ratenzahlungspläne für Hardware und verfügen über mehrere Softwarepreispläne, sodass Sie mit einer erschwinglichen Option beginnen und ein Upgrade durchführen können, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Einfache Bedienung

Kassensysteme sollten benutzerfreundlich sein und wenig Schulung für das Personal erfordern. Einige der besten Systeme verfügen über Anleitungsvideos, Community-Foren und Demos oder Schulungsmodi, damit sich neue Mitarbeiter mit dem System vertraut machen können.

Zahlungsabwicklung

Wählen Sie ein Kassensystem, das entweder eine integrierte Zahlungsabwicklung oder die Integration mit gängigen Zahlungsabwicklern umfasst.

Hardware

Einige Systeme laufen auf generischer Hardware wie iPads oder Android-Tablets, während andere auf proprietären Hardwaresystemen funktionieren. Proprietäre POS-Hardware kann langlebiger sein; Sie kann jedoch nicht wiederverwendet werden, wenn Sie später Systeme wechseln.

Inventar-Tools

Alle POS-Systeme verfügen über eine Art Bestandsverfolgung, aber die besten bieten Echtzeit-Lagerbestände mit automatisierten Warnungen, Bestellverwaltung und Prognosetools.

Reporting und Analyse

Ein gutes Kassensystem bietet Einblicke in Verkaufs-, Bestands-, Kunden- und Mitarbeiterdaten. Ein großartiges Kassensystem bietet auch Rohdaten, ein automatisiertes Berichts-Dashboard, Tipps zum Lesen und Bearbeiten von Berichten sowie Optionen zum Exportieren von Berichten.

Skalierbarkeit

Das beste Kassensystem wächst mit Ihrem Unternehmen. Wenn Sie beispielsweise über ein Einzelhandelsgeschäft verfügen, aber in Zukunft online verkaufen möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem über eine integrierte E-Commerce-Lösung verfügt, mit der Sie Ihr gesamtes Inventar und Ihre Kundendaten an einem Ort verwalten können.

Planen Sie die Eröffnung weiterer Geschäfte? Ihr Kassensystem sollte in der Lage sein, mehrere Standorte zentral zu verwalten.

Integrationen

Wenn Sie sich auf andere Software für E-Commerce, Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung verlassen, wählen Sie ein Kassensystem, das in diese Produkte integriert werden kann. Beachten: Viele POS-Systeme bieten diese Funktionen auch an, so dass es möglich ist, eine Software zu finden, die alles kann.

Kundendienst

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem während Ihrer normalen Geschäftszeiten Live-Telefonsupport bietet, damit Sie bei Problemen immer sofort Hilfe erhalten.

Nutzerbewertungen

Lesen Sie immer die Nutzerbewertungen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Und wenn möglich, sprechen Sie mit Geschäftsinhabern in Ihrer Nähe, um ihr Konto aus erster Hand zu erhalten.

Wie sieht die Zukunft der POS-Systeme aus?

In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie POS-Systeme nicht nur den Checkout-Prozess weiterentwickelt haben, sondern auch die Geschäftsaufgaben hinter den Kulissen rationalisieren können, erheblich verändert.

Aber einer unserer größten Imbissbuden für das kommende Jahr sind flexible Fulfillment-Möglichkeiten. Laut dem POS & Customer Engagement Report 2021 von Retail Consulting Partner priorisieren mehr als die Hälfte der Einzelhändler Liefer— und Abholoptionen – und stellen fest, dass dies für stationäre Geschäfte von entscheidender Bedeutung ist, um die laufenden Umsatzauswirkungen von COVID-19 und anderen ungeplanten Ereignissen zu reduzieren.

Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie wir weiterhin sehen werden, wie POS-Systeme die Zukunft für kleine Unternehmen gestalten:

• Erhöhte Flexibilität für mobile Zahlungsoptionen
• Verbesserter Zugriff auf Verkaufsdaten durch Cloud-Technologie
• Personalisiertere Marketinglösungen
• Daten und Analysen, die zu fundierteren Kaufentscheidungen führen
• All-in-One-Lösungen verbinden persönliche, Online- und Social-Media-Verkäufe
• Vereinfachte Hardwareoptionen

Fazit

POS-Systeme sind ein Muss für kleine Unternehmen, da sie dazu beitragen, Einkäufe zu rationalisieren, Verkaufsdaten mit Marketingbemühungen zu verbinden, Kunden Flexibilität zu bieten und Produkte zu verwalten Bestandsaufnahme und Bereitstellung von Tools zur Verwaltung Ihrer Mitarbeiter.

Jetzt, da Sie wissen, was Sie beachten müssen — und wie ein Kassensystem funktioniert -, sollten Sie diese drei Tipps beachten:

1. Fragen Sie immer nach einer Demo
2. Testen Sie mehrere Kassensysteme
3. Sprechen Sie mit anderen Kleinunternehmern

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