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Unabhängig vom Fokus einer Professional Services Organization (PSO) – von einer Agentur für digitales Marketing über eine Unternehmensberatung bis hin zu einem Softwareentwicklungsunternehmen (wie VOGSY Clients) – verkaufen Sie in erster Linie Zeit und das Fachwissen Ihres Teams. Daher benötigen Sie ein zielgerichtetes Modell für abrechenbare Ressourcen, das für jeden Mitarbeiter im gesamten Unternehmen gilt. Dies erfordert eine Auslastung.

Was ist eine Auslastung?

Nutzungsraten sind eine Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität eines einzelnen (oder sogar eines gesamten PSO) bei der Generierung von Einnahmen anhand der verfügbaren Bandbreite zu messen, aufgeteilt auf einen festgelegten Zeitraum. Einfacher ausgedrückt spiegelt eine Auslastungsrate den Prozentsatz der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters wider, der einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann, im Vergleich zu seiner Gesamtverfügbarkeit.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie verkaufen müssen oder wie viel Sie liefern können, können Mitarbeiter leicht unter- oder überfordert werden. Dieser Mangel an Kontrolle kann schwerwiegende finanzielle und betriebliche Auswirkungen haben, einschließlich unzufriedener Kunden, verpasster Verkäufe, überhöhter Gemeinkosten und mehr.

Es gibt viele Faktoren, die bei der Erstellung einer Nutzungsratenformel eine Rolle spielen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Viele Bereiche können Berechnungen beeinflussen, und Raten können auf verschiedene Arten verwendet werden. Um es einfacher zu machen, gibt es Technologielösungen, die PSO-Führungskräften helfen können, diese unschätzbaren Einblicke zu gewinnen und ihre Organisationen auf die Überholspur zu einer höheren Rentabilität zu bringen.

Tatsache ist, dass Sie Ihre Belegschaft wahrscheinlich nicht richtig einsetzen, wenn Sie keine Zielauslastungsraten haben.

Gibt es ein Standardauslastungsziel oder eine Erfolgsformel?

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet nein – und es gibt eine Reihe von Gründen. In erster Linie haben Organisationen unterschiedliche Strategien, daher variieren die (Ressourcen-) Nutzungsformeln.

Nehmen wir PricewaterhouseCoopers und Deloitte, Betreiber von riesigen globalen professionellen Dienstleistungs- und Beratungsnetzwerken. Ihre Mitarbeiter generieren Einnahmen durch längerfristige Engagements, oft in Kundenumgebungen. Diese Beratungsauslastungsraten wären in der Regel sehr hoch, da die Pipeline der Arbeit voll ist, Arbeitsplätze spezifisch sind und die Priorität direkt auf der Generierung von Einnahmen liegt.

Betrachten Sie nun einen kleineren PSO, der sich mehr auf Wachstum als auf Gewinn konzentriert. Um dies zu erreichen, kann ein PSO zusätzliche Personen einstellen. Sie könnten dann eine hohe Auslastung erzielen, aber nicht mit Schwerpunkt auf Rentabilität und Abrechenbarkeit – die Margen könnten geringer sein, weil sie versuchen, für die Zukunft aufzubauen und vorerst auf Barreserven angewiesen sind.

Solche Gründe erklären, warum die Ziele für die Nutzung professioneller Dienste unterschiedlich sind. HubSpot hat beispielsweise festgestellt, dass einige Agenturen eine Auslastung von 85 bis 90 Prozent anstreben, die tatsächliche durchschnittliche Auslastung jedoch mit 60 Prozent viel niedriger ist.

Die Tarife variieren je nach Art der Organisation, Rolle, Geschäftszielen und einzelnen Jobfunktionen. Sie könnten versuchen, die Preise Ihrer Konkurrenten zu Vergleichszwecken zu vergleichen, aber es ist am wichtigsten, Ihre eigene Organisation zu kennen – und das erfordert, dass Sie zuerst Ihre Operationen bewerten.

Wie berechnen Sie die Auslastung der Mitarbeiter?

PSOs sollten Raten für Mitarbeiter festlegen, die erreichbar sind. Sie möchten das tatsächliche Angebot an dem bestimmen, was Sie haben, und wie Sie die Nachfrage kostengünstig decken können. Während Sie also eine Basislinie festlegen möchten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter profitabel sind, sollte dies kein Versuch sein, ein überhöhtes Verkaufsziel zu erreichen. Dies könnte zu einem Burnout der Mitarbeiter führen, der laut Untersuchungen zu einer hohen Fluktuation, erhöhten Abwesenheiten und verminderter Produktivität führt und US-Unternehmen jährlich 300 Milliarden US-Dollar kostet.

Um die Auslastung der Mitarbeiter korrekt zu berechnen, müssen Sie verstehen, dass verschiedene Rollen unterschiedliche Raten haben. Zum Beispiel hätte jemand mit Führungsverantwortung keine so hohe Rate wie jemand, der direkt an einem Projekt arbeitet. Warum? Sie würden erwarten, dass sie einen Großteil ihrer Zeit damit verbringen, Personal zu verwalten und andere Aufgaben zu erfüllen, die einem Kunden nicht direkt in Rechnung gestellt werden können.

Ein Mitarbeiter, der für die Überwachung eines Finanzbereichs wie Kontoverbindlichkeiten verantwortlich ist, oder jemand, der die Personalabteilung leitet, generiert wahrscheinlich auch nicht viele abrechenbare Stunden. Sind sie immer noch entscheidend für Ihren Erfolg? Absolut. Sie sollten jedoch nicht die gleiche Auslastung haben wie ein Grafiker oder ein Buchhalter, der den Großteil seiner Zeit mit abrechenbaren Kundenprojekten verbringt. Darüber hinaus haben Jobs verschiedene monetäre Werte: Die Stunden eines Architekten können einen höheren Aufschlag erzielen als ein Projektmanager.

Dies bringt eine gute Regel mit sich, die bei der Beurteilung der Auslastung zu beachten ist: Mitarbeiter, die an abrechenbaren Kundenarbeiten beteiligt sind, müssen nicht nur ihre eigenen Gehälter decken, sondern auch einen Teil Funktionen zuweisen, die keinen Umsatz generieren. Daher muss ein Prozentsatz der Gemeinkosten auf die abrechenbaren Mitarbeiter aufgeteilt werden, um die Rentabilität Ihrer gesamten Organisation sicherzustellen.

Die Bestimmung der abrechenbaren und der nicht abrechenbaren Zeit ist ebenfalls wichtig. Berücksichtigen Sie die Zeit, die Mitarbeiter für die persönliche berufliche Entwicklung, für interne Unternehmensbesprechungen und für bezahlte Freizeit aufwenden. Diese sind alle wichtig; Sie möchten sicherlich die Fähigkeiten der Mitarbeiter verbessern und möchten nicht, dass sie überarbeitet werden. Wenn Sie jedoch nicht von Anfang an nicht abrechenbare Stunden einbeziehen, sind alle Berechnungen fehlgeschlagen.

Eine grundlegende Formel zur Berechnung der Mitarbeiterauslastung sieht also folgendermaßen aus:

• Beginnen Sie mit 260 Arbeitstagen pro Jahr (52 Wochen x 5 Tage).
• Ziehen Sie dann die folgenden internen oder bezahlten Freizeitaktivitäten ab (Sie müssen sich an Ihr Unternehmen anpassen):
  • Urlaubstage (sagen wir 25 Tage)
  • Krankheitstage (5 Tage)
  • Interne Aktivitäten wie Schulungen, Off-Sites und Meetings (15 Tage)
  • Berufliche Entwicklung oder Konferenzteilnahme (10 Tage)
• Damit haben Sie 205 Tage abrechenbare Kundenarbeit. Teilen Sie dies durch die gesamten 260 Arbeitstage, und Sie haben eine Zielauslastungsrate von 78 Prozent.
• Darüber hinaus können Sie andere nicht abrechenbare Arbeitstätigkeiten wie Kundenvorbereitung, Berichterstattung, Reisen usw. abziehen., was die Auslastung weiter reduzieren wird. Hier müssen Sie auch die Rolle jeder Person berücksichtigen, da sich ihre Verantwortlichkeiten und Zielsätze voneinander unterscheiden.

Abrechenbarkeit vs. Auslastung: Wie kann die Abrechenbarkeit der Mitarbeiter die Rentabilität steigern?

Alle oben genannten Faktoren müssen zur Entwicklung der Zielmargen herangezogen werden. Diese Ziele sollten sich dann in den Auslastungsraten auf jeder Ebene Ihres Unternehmens widerspiegeln. Es ist wichtig, diese Raten festzulegen und analysieren zu können, um Gewinnmargen zu erzielen und zu steigern.

In diesem Sinne sollten Sie diese Auslastungsraten verwenden, um Abrechnungsziele festzulegen, oder die Anzahl der abrechenbaren Stunden, die jeder Mitarbeiter erreichen sollte. Diese sollten sowohl mit einzelnen Mitarbeitern als auch mit Teams geteilt werden, um allen realistische Ziele zu geben, auf die alle hinarbeiten können.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie jederzeit Einblick in den Nutzungsstatus haben. Sie müssen in der Lage sein, vorausschauend zu planen, um die Kundenarbeit zu erfüllen, die Bandbreite der Mitarbeiter zu verbessern und sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen vorhanden sind. Sie möchten nicht, dass Mitarbeiter untätig sind und sich Sorgen über unzureichende Arbeit in der Pipeline machen. Sie wollen auch nicht, dass sie überwältigt werden und gezwungen werden, auf eine Weise zu mieten, die nicht kosteneffektiv ist.

Sie müssen immer wissen, dass genügend Einnahmen generiert werden und dass Projekte gewinnbringend abgeschlossen werden. Dafür benötigen Sie Echtzeit-Transparenz in Ihrer gesamten Organisation.

Können Tools PSOs dabei helfen, die Auslastung und Abrechenbarkeit zu erhöhen?

Wenn sich das oben Genannte nach viel anhört, nehmen Sie sich ein Herz – es gibt Technologien, mit denen Sie Auslastungsraten, Margen und Rentabilität im Handumdrehen erstellen und aufrechterhalten können.

Und diese Tools wurden speziell für PSOs entwickelt.

Professional Services Automation (PSA) -Plattformen entlasten alle in einem PSO, indem sie zeitaufwändige Aufgaben in Management, Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Projektmanagement automatisieren. Sie erleichtern jeden Schritt der Quote-to-Cash-Reise. Sie können die Effizienz und Rentabilität mit größeren CRM-Funktionen und einer feineren Kontrolle über Zeit und Kosten, Rechnungsstellung, Preisgestaltung und Cashflow steigern.

Erfahren Sie, wie VOGSY Ihnen hilft, den Überblick über Auslastung und Bereitstellung zu behalten

Eine PSA-Plattform kann PSO-Führungskräften dabei helfen, Auslastungsraten festzulegen und zu überwachen. Die richtige PSA-Plattform liefert Echtzeit-Umsatz-, Kunden-, Projekt- und Nutzungsmetriken. Konfigurierbare KPI-Boards bieten schnellen Zugriff auf wichtige Daten.

Dadurch liegen die Arbeitsumfänge im Plan, die Margen werden effektiv verwaltet und ausgebaut und die Pipeline wird genau prognostiziert.

Ebenso wichtig ist, dass Sie einen realistischen Überblick über die Mitarbeiter erhalten. Sie können sicherstellen, dass sie nicht ausgebrannt werden und über die richtigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügen, um die Anforderungen zu erfüllen. Sie können Mitarbeiter befähigen, die Verantwortung für die Arbeit zu übernehmen, sicherzustellen, dass sie Projekte in Angriff nehmen müssen und in der Lage sind, ihre Ziele zu erreichen. Jeder kann sehen, woran seine Kollegen arbeiten, sich auf das vorbereiten, was vor uns liegt, und effektiver zusammenarbeiten.

Für Unternehmen kann eine PSA-Lösung Ihnen die Daten liefern, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dienstleistungen zu den richtigen Margen verkaufen. Und für Führungskräfte ist dies der Schlüssel zur Steigerung der Rentabilität.

Verwenden Sie bereits Google Workspace? Erfahren Sie, wie VOGSY, die einzige PSA-Lösung für Google Workspace, Ihre Nutzungsratenberechnungen und Rentabilität verbessern kann.

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