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Sie können neue freigegebene Postfächer sowohl in Exchange Server als auch in Office 365 zusammen mit allen gewünschten Einstellungen und Berechtigungen in einem einzigen Schritt mithilfe einer anpassbaren Vorlage erstellen. Darüber hinaus können Sie mit Vorlagen den Erstellungsprozess für freigegebene Postfächer genau nach Ihren organisatorischen Anforderungen optimieren.

Außerdem können Sie mit Vorlagen den Prozess der Erstellung neuer freigegebener Postfächer sicher delegieren, da Sie die Vorlagen einfach mit einfachen Drag-and-Drop-Aktionen anpassen können, um die Art und Weise zu bestimmen, wie Postfächer erstellt werden müssen. Das heißt, basierend auf dem Techniker oder Benutzer, dem die Vorlage zugewiesen wird, oder dem Techniker, der das freigegebene Postfach erstellt, können Sie jedes Feld obligatorisch, schreibgeschützt oder sogar ausgeblendet machen.

Standardmäßig sind bestimmte Felder für Active Directory und Office 365 obligatorisch. Je nachdem, welche Option ausgewählt ist, entweder Active Directory oder Office 365, sind die anderen Felder, die nicht übereinstimmen oder nicht relevant sind, nicht mehr obligatorisch.

Schritte zum Erstellen einer neuen Vorlage zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.

2. Gehen Sie zur Postfachverwaltung. Klicken Sie unter Vorlagen für freigegebene Postfächer auf Vorlagen für die Erstellung freigegebener Postfächer.

3. Klicken Sie auf der Seite Vorlagen zum Erstellen freigegebener Postfächer auf den Link Neue Vorlage erstellen.

4. Geben Sie den gewünschten Namen und die Beschreibung für die Vorlage ein.

5. Wählen Sie die Domäne aus, in der diese Vorlage verwendet werden soll.

6. Klicken Sie auf Drag-and-Drop aktivieren, um die Vorlagenstruktur anzupassen, indem Sie die erforderlichen Felder aus der Feldleiste auf die entsprechende Registerkarte ziehen und ablegen.

7. So passen Sie die Vorlage an (Hinzufügen oder Entfernen einer Registerkarte / eines Felds aus der Vorlage, Eingeben eines Werts für ein Feld, Aktivieren einer Registerkarte / eines Felds im Hintergrund usw.).), folgen Sie diesen Anweisungen:

   • Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
     – Wenn Sie diese Registerkarte umbenennen möchten, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten neben dem Registerkartennamen oderdoppelklicken Sie auf den Namen der Registerkarte und geben Sie einen neuen Namen ein.
     – Um die gesamte Registerkarte und alle ihre Felder während der Erstellung eines freigegebenen Postfachs im Helpdesk auszublenden oder zu löschen, klicken Sie auf das Symbol ‚-‚ oder ‚x‘ neben dem Registerkartennamen. Wenn ein Feld oder eine Registerkarte gelöscht wird, wird es in die Feldleiste verschoben und kann bei Bedarf per Drag & Drop wieder in die Vorlage gezogen werden.
     Unter jeder Registerkarte werden die Felder unter Feldgruppen platziert. In Registerkarte Allgemein sind alle Felder standardmäßig unter einer gemeinsamen Gruppe Allgemein.
     • Wenn Sie eine Feldgruppe umbenennen möchten, klicken Sie auf den Link Bearbeiten neben dem Feldgruppennamen und geben Sie den neuen Namen ein.
     • Um die gesamte Feldgruppe auszublenden oder zu löschen, klicken Sie auf Stillschweigend aktivieren bzw. auf den Link Löschen.
     • Je nach Bedarf können Sie jedes Feld obligatorisch machen. Um ein Feld obligatorisch zu machen, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, das angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über das gewünschte Feld zeigen.
     • Sie können jedes Feld auch schreibgeschützt machen oder es ausblenden (unbeaufsichtigt aktiv), je nach Bedarf.
     • Wenn Sie die Anpassung der Registerkarte abgeschlossen haben, geben Sie für alle gewünschten Felder die Werte ein, die Sie speichern möchten.
     • Um einen Wert für ein beliebiges Feld zu speichern, zeigen Sie mit der Maus über das gewünschte Feld, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten, geben Sie den entsprechenden Wert ein und klicken Sie zum Speichern auf Fertig.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakt. Standardmäßig sind die Felder auf dieser Registerkarte unter zwei Feldgruppen Telefon oder Organisation und Adresse gruppiert.
     Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen an den Feldern in dieser Registerkarte vor, und wenn Sie den Wert für ein Feld voreinstellen möchten, fügen Sie dem gewünschten Feld den entsprechenden Wert hinzu.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Exchange. Standardmäßig werden die Felder auf dieser Registerkarte unter den folgenden Feldgruppen platziert: Exchange Allgemein, Speicherbeschränkungen oder Proxy-E-Mail-IDs, Zustellungsbeschränkungen oder Zustellungsoptionen, Exchange 2010-, 2013- oder 2016-Richtlinien und mobile Dienste oder Protokolle. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen an den Feldern auf dieser Registerkarte vor, und wenn Sie den Wert für ein Feld voreinstellen möchten, fügen Sie dem gewünschten Feld den entsprechenden Wert hinzu.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Delegation. In den Feldern unter dieser Registerkarte können Sie die vollständigen Zugriffsrechte festlegen, Senden als und im Namen von Berechtigungen senden. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen an den Feldern auf dieser Registerkarte vor, und wenn Sie den Wert für ein Feld voreinstellen möchten, fügen Sie dem gewünschten Feld den entsprechenden Wert hinzu.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Attribute. Über die Registerkarte Benutzerdefinierte Attribute können Sie die benutzerdefinierten Attribute (im AD-Schema konfiguriert) zu AdManager Plus hinzufügen.
     Um ein benutzerdefiniertes Attribut dauerhaft hinzuzufügen und es für mehrere Verwaltungs-/Berichtsaufgaben zu verwenden, klicken Sie auf den Link benutzerdefiniertes Attribut konfigurieren. Wenn Sie den Wert für ein beliebiges Feld voreinstellen möchten, fügen Sie dem gewünschten Feld den entsprechenden Wert hinzu.
8. Nachdem Sie die erforderlichen Anpassungen auf allen Registerkarten vorgenommen haben, klicken Sie auf Vorlage speichern, um die neue Vorlage zu erstellen.

Hinweis: Jedes Feld kann nur einmal und nur in einer Registerkarte verwendet werden. Alle Felder, die verwendet werden, werden in der Feldleiste ausgegraut angezeigt. Standardmäßig sind alle Felder in der Feldleiste ausgegraut, da alle Felder in den Registerkarten verwendet werden. Sie können die ausgegrauten Felder nicht per Drag-and-Drop verschieben. Felder, die zur Registerkarte Exchange gehören, können in keiner anderen Registerkarte verwendet werden und umgekehrt. Wenn ein Feld aus den Registerkarten gelöscht wird, wird es in die ‚Feldablage‘ verschoben.

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Feldablage:

Wenn die Option ‚Drag-and-Drop‘ aktiviert ist, können Sie zwei Komponenten oder Bereiche sehen. Der linke Bereich enthält alle Standardregisterkarten und alle entsprechenden Felder. Dieser Bereich wird als ‚Field Tray‘ bezeichnet. Die Felder können per Drag & Drop auf die gewünschten Registerkarten in der Vorlage gezogen oder unerwünschte Felder aus der Vorlage zurück in die Feldleiste verschoben werden.

Unbeaufsichtigt aktiv:

Mit der Option unbeaufsichtigt aktiv ist es möglich, eine Registerkarte oder ein Feld auszublenden, ohne es tatsächlich zu löschen.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die entsprechende Registerkarte oder das entsprechende Feld sowie die Werte in der Registerkarte während des Erstellungsprozesses des freigegebenen Postfachs nicht angezeigt, sondern tatsächlich beim Erstellen des freigegebenen Postfachs verwendet.

Diese Option ist nützlich, wenn der Administrator den Attributen auf der Registerkarte Werte zuweisen möchte, aber nicht möchte, dass die Person, die das freigegebene Postfach erstellt, die angegebenen Werte kennt.

Diese Option kann durch Klicken auf das Symbol ‚-‚ ausgewählt werden, das neben der Option Löschen angezeigt wird, wenn sich die Maus über oder in der Nähe des Registerkartennamens befindet.

Feldgruppe:

Eine Feldgruppe enthält eine Gruppe verwandter Attribute, die unter einem gemeinsamen Kopf platziert sind.

Eine neue Feldgruppe kann mit der Option Gruppe hinzufügen hinzugefügt werden, die sich in der Registerkarte in der oberen rechten Ecke befindet.

Ähnlich wie bei der Registerkarte kann eine Feldgruppe oder ein beliebiges Feld, das in einer Feldgruppe platziert ist, ’still aktiv‘ gemacht werden.

Ziehen und Ablegen:

Mit dieser Option können Sie das gewünschte Feld oder Attribut per Drag & Drop auf die Registerkarte Erforderlich ziehen.

Klicken Sie auf die Registerkarte, in der Sie ein neues Feld hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann das gewünschte Feld aus der Feldleiste in die gewünschte Feldgruppe auf der Registerkarte.

Beim Verschieben des Feldes / Attributs wird ein Feld angezeigt, das automatisch in der Feldgruppe angezeigt wird, in die Sie das Feld verschieben.

Ein Feld obligatorisch oder schreibgeschützt machen

• Zeigen Sie mit der Maus über das Attribut, das Sie als obligatorisch festlegen möchten.
• Platzieren Sie den Mauszeiger über das Symbol Bearbeiten, das neben dem Attributnamen angezeigt wird.
• Klicken Sie in den aufgeführten Optionen auf Bearbeiten.
• Klicken Sie auf Optionen.
• Wählen Sie unter Sicherheit je nach Bedarf Obligatorisch oder Schreibgeschützt aus.
• Klicken Sie auf Fertig, um die Änderungen zu speichern.

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