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Bewertung der Ergebnisse der 2012 Internal Audit Capabilities and Needs Survey der Fertigungsindustrie

FÜHRUNGSTEAMS IN FERTIGUNGSUNTERNEHMEN VERSUCHEN, LEHREN AUS IHREN REAKTIONEN AUF DIE REZESSION ZU ZIEHEN, DIE JÜNGSTEN STÖRUNGEN DER LIEFERKETTE IN FERNOST UND IM NAHEN OSTEN ANZUGEHEN, WEGE ZUR ENTWICKLUNG ODER STÄRKUNG DER WKM-FÄHIGKEITEN ZU UNTERSUCHEN UND MIT DEN STÄNDIG STEIGENDEN ANFORDERUNGEN AN DIE EINHALTUNG GESETZLICHER VORSCHRIFTEN UMZUGEHEN.

EINLEITUNG

Da die Auswirkungen einer Bluterguss-Rezession weiterhin langsam zurückgehen, sehen sich US-amerikanische Fertigungsunternehmen mit einer neuen Normalität konfrontiert. Obwohl sich die Hersteller nicht mehr ausschließlich darauf konzentrieren, wie sie der sinkenden Nachfrage begegnen können, sehen sie sich immer noch einem geringeren (aber gewaltigen) Druck sowie einer wachsenden Anzahl von Bedrohungen und Chancen ausgesetzt. Die globale Expansion, steigende Gesundheitskosten, Störungen der Lieferkette und die steigende Kundennachfrage nach Produkt- und Servicedifferenzierung sind zentrale Themen in den C-Suites vieler Hersteller.

Die meisten, wenn nicht alle dieser Kräfte stellen neue Belastungen und Chancen für die interne Revision dar. Die Ergebnisse der internen Audit Capabilities and Needs Survey 2012 von Protiviti zeigen, dass die internen Auditfunktionen und ihre Führungskräfte bestrebt sind, auf dieses neue Terrain zu reagieren, indem sie ein Gleichgewicht zwischen strategischeren Beiträgen zum Unternehmen und fortlaufender – und stetig steigender – taktischer und Compliance-bezogener Arbeit finden.

Führungsteams in produzierenden Unternehmen versuchen, Lehren aus ihren Reaktionen auf die Rezession zu ziehen, die jüngsten Störungen der Lieferkette in Fernost und im Nahen Osten anzugehen, Möglichkeiten zur Entwicklung oder Stärkung von Enterprise Risk Management (ERM) -Funktionen zu untersuchen und mit den ständig steigenden Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften umzugehen. Zum Beispiel bemühen sich viele Hersteller, den kürzlich verabschiedeten California Transparency in Supply Chains Act zu verstehen und einzuhalten.1

Die wirtschaftliche Erholung ist in den meisten Branchen, einschließlich des verarbeitenden Gewerbes, weiterhin instabil. Der National Purchasing Manager’s Index (PMI) des Institute for Supply Management verzeichnete im Juli nach 34 Wachstumsmonaten in Folge den zweiten (wenn auch leichten) Monat in Folge.2 Diese Informationen deuten darauf hin, dass die führenden Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes in den kommenden Monaten weiterhin mit Unsicherheiten zu kämpfen haben werden.

Führungsteams und ihre Vorstände wollen verstehen, wie bestimmte Risiken, wie die finanzielle Lebensfähigkeit von Lieferanten und / oder Kunden während der Kreditklemme, ihre Organisationen unvorbereitet getroffen haben. Darüber hinaus zwang die historische Wirtschaftskrise die überwiegende Mehrheit der US-Unternehmen, einschließlich der Hersteller, den Betrieb überwiegend reaktiv zurückzufahren: Investitionen wurden gestoppt, IT-Projekte wurden eingestellt und viele Menschen, einschließlich Top-Talente, wurden entlassen. Diese hochrangigen Untersuchungen führen häufig zu Diskussionen über aufkommende Risiken: Wir haben unsere internen Risiken ziemlich gut im Griff, aber was ist mit externen Risiken am Horizont? Welche aufkommenden Risiken sollten wir kennen und wie können wir diese eher durch die Windschutzscheibe als durch den Rückspiegel überwachen?

Diese Fragen führen Top-Entscheider zu ERM: Wie können wir unsere Risiken umfassender, einheitlicher und systematischer steuern? Die jüngsten globalen Lieferkettenprobleme – verursacht durch das Erdbeben, den Tsunami und die darauf folgende Atomkatastrophe in Japan sowie die weit verbreiteten politischen Unruhen im Nahen Osten – sowie neue regulatorische Risiken und Anforderungen verstärken die Bedeutung des Wechselkursmechanismus.

All diese Belastungen beeinflussen die interne Revision in der Fertigungsindustrie. Von den internen Auditoren wird erwartet, dass sie neue und bekannte Risiken und Chancen effizienter angehen. Insbesondere deuten die Ergebnisse der Umfrage in der Fertigungsindustrie darauf hin, dass sich die Aktivitäten der internen Revision im kommenden Jahr auf fünf übergeordnete Schwerpunktbereiche konzentrieren werden:

1. Förderung einer größeren Transparenz der Lieferkette
2. Verstärkter Einsatz von Technologie zur Prüfung wichtiger Geschäftsprozesskontrollen (z., Lieferantenmanagement) effektiver
3. Bewältigung und Management bestehender und aufkommender Risiken
4. Effizienzsteigerung durch technologiefähiges Auditing
5. Förderung der internen Zusammenarbeit und Vernetzung nach außen

Insgesamt zeigen die Ergebnisse der Befragten im verarbeitenden Gewerbe in der Umfrage zu den Fähigkeiten und Bedürfnissen des internen Audits 2012 ein Bild der internen Audit-Funktionen des verarbeitenden Gewerbes, die hinsichtlich bekannter und bekannter Risiken wachsam bleiben und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen sich auf aufkommende Risiken und anhaltende Unsicherheiten zu konzentrieren.

ERGEBNISSE UND ANALYSEN

Die Unterstützung in diesen Bereichen, insbesondere in Bereichen mit aufkommenden Risiken, stellt die interne Revision in der Fertigungsindustrie vor zwei bemerkenswerte Herausforderungen.
Erstens, da die meisten Funktionen derzeit einen Großteil ihrer Zeit in Compliance-bezogene Prüfungen und Betriebsprüfungen investieren, kann die Bewältigung aufkommender Risiken und die Unterstützung von WKM-Aktivitäten eine neue Denkweise innerhalb der internen Revision sowie auf der Ebene des Prüfungsausschusses und der Geschäftsleitung erfordern. Zweitens müssen die meisten internen Revisionsfunktionen praktische Wege finden, um diese Ziele mit ihrer bereits hohen Arbeitsbelastung in Einklang zu bringen, wenn sie neue und / oder zusätzliche Unterstützung für das Wechselkursmechanismus und das damit verbundene Risikomanagement leisten sollen.

Die Prioritäten, die die Befragten der Fertigungsindustrie in der 2012 Internal Audit Capabilities and Needs Survey identifiziert haben, legen nahe, dass die Führung und die Funktionen der internen Revision diese Herausforderungen bereits angehen, um den strategischen Wert ihrer Beiträge zu steigern.

1. Förderung einer größeren Transparenz der Lieferkette

Die Befragten wurden gebeten, auf einer Skala von eins bis fünf ihre Kompetenz in 17 für die interne Revision wichtigen Bereichen des spezifischen technischen Wissens der Fertigungsindustrie zu bewerten, wobei einer die niedrigste Kompetenzstufe und fünf die höchste ist. Für jeden Bereich wurden sie dann gebeten anzugeben, ob sie glauben, dass ihr Wissensstand angemessen ist oder verbessert werden muss.

Die Antworten zeigen, dass fast alle in dieser Kategorie genannten Verbesserungsbedürfnisse den Betrieb oder die Lieferkette betreffen.

Im Hinblick auf die Verbesserung der Prioritäten des Supply Chain Managements ist der neu verabschiedete California Transparency in Supply Chains Act, der am 1. Januar 2012 in Kraft getreten ist, ein Schwerpunkt.
Das Ziel dieser sozialpolitischen Gesetzgebung ist es, Sklaverei und Menschenhandel aus den Produktlieferketten von in Kalifornien tätigen Unternehmen zu beseitigen. Der Fokus liegt auf der Erhöhung der Transparenz, indem Unternehmen aufgefordert werden, ihre Bemühungen offenzulegen, um sicherzustellen, dass ihre Lieferketten frei von diesen illegalen Aktivitäten sind. Das Gesetz gilt für rund 3.200 große Unternehmen, die zumindest einige Geschäfte innerhalb des Staates tätigen.

Angesichts der Tatsache, dass das Gesetz so neu ist, ist es nicht verwunderlich, dass es eine oberste Priorität unter den internen Auditoren in der Fertigungsindustrie darstellt; Es ist auch nicht verwunderlich, dass die Befragten ihre Kompetenz bei der Einhaltung des neuen Gesetzes relativ niedrig bewerten.

Obwohl zu erwarten ist, dass diese Kompetenz im kommenden Jahr zunehmen wird, werden andere Bereiche des Supply Chain Managements, wie Zoll / Export und das Management von Drittvereinbarungen, weiterhin als oberste Prioritäten unter den internen Auditoren in der Fertigungsindustrie eingestuft. Zoll / Export und die Verwaltung von Drittvereinbarungen wurden von den Befragten der Branche 2011 ebenfalls als oberste Prioritäten eingestuft.

OSHA/Mitarbeitersicherheit und -bewertung sind weitere Top-Prioritäten für interne Auditoren in der Branche. Bemerkenswert ist auch, dass Chief Audit Executives (CAEs) in der Fertigungsindustrie diese Bereiche – sowie das neue kalifornische Gesetz und Zoll / Export – zu ihren obersten Prioritäten gezählt haben.

2. Steigerung des Einsatzes von Technologie zur effektiveren Prüfung wichtiger Geschäftsprozesskontrollen (z. B. Lieferantenmanagement)

Die Befragten wurden gebeten, auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten, inwieweit ihre Organisationen Technologie zur Prüfung von 36 verschiedenen Geschäftsprozesskontrollen einsetzen, wobei eine auf keine Verwendung hinweist und fünf auf eine umfangreiche Verwendung. Für jeden Bereich wurden sie dann gebeten anzugeben, ob sie der Meinung sind, dass ihr Technologieeinsatz angemessen ist oder erhöht werden muss.

Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass interne Prüfer in der Fertigungsindustrie über das Betrugspotenzial in der Organisation besorgt sind und sich auch dafür einsetzen, den Einsatz unterstützender Technologien in einem breiten Spektrum von Geschäftsprozesskontrollprüfungsbereichen zu erhöhen.

Diese Ergebnisse deuten auch darauf hin, dass interne Auditoren in produzierenden Unternehmen planen, eine bessere Arbeit der Kapitalisierung auf Technologie-fähigen Auditing zu überwachen Kontrollen über Bereiche anfälliger für betrügerische Aktivitäten, einschließlich Einkauf / Bestellungen, Geldeingänge / Anwendungen und Abrechnung. Die Umsatzrealisierung, die eine häufige Quelle für Fehler in der Finanzberichterstattung darstellt, kennzeichnet auch einen Bereich, in dem die Befragten der Fertigungsindustrie der Ansicht sind, dass sie von einer Zunahme der unterstützenden Technologie profitieren würden.

Um diese Probleme zu vermeiden – und die Effektivität und Effizienz der Prüfung vieler anderer Geschäftsprozesskontrollen zu erhöhen – obliegt es den Leitern der internen Revision sicherzustellen, dass ihre Funktionen über die geeigneten technologischen Werkzeuge verfügen, um effektiv zu prüfen.

3. Bewältigung und Management bestehender und aufkommender Risiken

Die Befragten wurden gebeten, auf einer Skala von eins bis fünf ihre Kompetenz in 57 für die interne Revision wichtigen technischen Wissensbereichen zu bewerten, wobei einer die niedrigste Kompetenzstufe und fünf die höchste ist. Für jeden Bereich wurden sie dann gebeten anzugeben, ob sie glauben, dass ihr Wissensstand angemessen ist oder verbessert werden muss.

Die Antworten auf diese Frage deuten darauf hin, dass interne Auditoren in der Fertigungsindustrie planen:

1. Verbesserung ihrer Fähigkeit, neue und aufkommende Risiken, insbesondere im Zusammenhang mit sozialen Medien, zu verstehen und zu bewältigen
2. Verbesserung ihres Managements traditionellerer Risiken, einschließlich regulatorischer Risiken
3. Weitere Bewertung und Verbesserung ihrer

Wie praktisch jede andere Abteilung und Funktion in Organisationen muss die interne Revision die Risikoauswirkungen von Social Media verstehen und angehen. Wie bei jedem neuen Prozess oder jeder neuen Aktivität, die wesentliche Elemente des Wandels mit sich bringt, schaffen Social–Media–Anwendungen und Cloud-Computing erhebliche neue Risiken, die die interne Revision in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Geschäftsinhabern identifizieren, bewerten, überwachen und angemessen mindern muss.

Social Media und andere neue Technologien, einschließlich Cloud-basierter Unternehmenssoftware, werden häufig im gesamten Unternehmen eingesetzt, von Personal und IT bis hin zu Vertrieb, Marketing und Recht. Es gibt zahlreiche Sicherheits-, Datenschutz-, Rechts- und Reputationsrisiken im Zusammenhang mit sozialen Medien zu berücksichtigen. Es ist Aufgabe der internen Revision, mit dem Management, dem Verwaltungsrat, den Abteilungsleitern und den Geschäftsprozessverantwortlichen zusammenzuarbeiten, um klare Richtlinien und Standards für die Nutzung sozialer Medien zu entwickeln und sicherzustellen, dass diese Standards im gesamten Unternehmen kontinuierlich eingehalten werden. Im weiteren Sinne sollte die interne Revision mit diesen Führungs- und Führungsgruppen zusammenarbeiten, um die Risiken der Social-Media-Fähigkeiten des Unternehmens zu bewerten und sicherzustellen, dass dieses Risikoprofil zur Unternehmenskultur und zum allgemeinen Kontrollumfeld passt.

Mit zunehmendem Einsatz neuer Technologien steigt auch die Betrugswahrscheinlichkeit. Obwohl Technologie genutzt werden kann, um Betrug zu begehen, kann sie auch verwendet werden, um Betrug zu verhindern und aufzudecken. Dies erklärt, warum die Umfrageteilnehmer der Fertigungsindustrie GTAG 13 identifizierten: Betrugsprävention und -erkennung in einer
automatisierten Welt als oberste Verbesserungspriorität in diesem allgemeinen technischen Wissensbereich. GTAG 13 konzentriert sich auf IT-bezogene Betrugsrisiken und Risikobewertungen und darauf, wie der Einsatz von Technologie internen Auditoren und anderen wichtigen Stakeholdern innerhalb des Unternehmens helfen kann, Betrug und Betrugsrisiken anzugehen.

Technologie kann auch breiter eingesetzt werden, um die Effektivität und Effizienz der Arbeit der internen Revision zu stärken (ein vorherrschendes Thema in den meisten Bereichen der Umfrageergebnisse, wie der folgende Abschnitt veranschaulicht). GTAG 16: Datenanalysetechnologien, eine weitere Priorität zur Verbesserung des allgemeinen technischen Wissens, sollen internen Prüfern helfen, ihre Nutzung der Datenanalyse zu verbessern.

Neben der Bewältigung neuer Risiken wie Social Media und der Nutzung von Technologie zur Betrugsprävention und -aufdeckung identifizierten interne Prüfer in Fertigungsunternehmen IFRS auch als einen Wissensbereich, den sie 2012 und darüber hinaus verbessern wollen.

4. Effizienzsteigerung durch technologiebasierte Prüfung

Die Befragten wurden gebeten, auf einer Skala von eins bis fünf ihre Kompetenz in 52 Wissensbereichen über Prüfungsprozesse zu bewerten, wobei einer die niedrigste Kompetenzstufe und fünf die höchste ist. Für jeden Bereich wurden sie dann gebeten anzugeben, ob sie glauben, dass ihr Wissensstand angemessen ist oder verbessert werden muss.

Im Einklang mit den Ergebnissen der letzten Jahre der Internen Audit Capabilities and Needs Survey, Continuous Auditing, Continuous Monitoring und Computer-Assisted Audit Tools (CAATs) Figur als oberste Prioritäten für CAEs und ihre internen Audit-Funktionen in allen Branchen, einschließlich der produzierenden Unternehmen. Obwohl der weit verbreitete Wunsch, die Abdeckung der internen Revision zu erweitern, traditionell das Interesse an Audit-Technologien geweckt hat, wird die Notwendigkeit, mehr Zeit für höherwertige Arbeiten aufzuwenden, wahrscheinlich auch zu einer stärkeren Akzeptanz dieser Tools führen.

Viele interne Auditoren in der Fertigungsindustrie gaben an, dass ihre Funktionen den Grad erhöhen müssen, in dem sie Technologiewerkzeuge in ihren Auditprozessen einsetzen. Der Einsatz dieser und anderer technologiegestützter Prüfungsansätze (z. B. statistische Analyse und Datenmanipulation) ermöglicht es Fertigungsunternehmen, täglich Millionen von Transaktionen durchzuführen und große Datenmengen zu erfassen.

5. Förderung der internen Zusammenarbeit und Vernetzung nach außen

Die Befragten wurden gebeten, auf einer Skala von eins bis fünf ihre Kompetenz in 24 Bereichen persönlicher Fähigkeiten und Fertigkeiten zu bewerten. Für jeden Bereich wurden sie dann gebeten anzugeben, ob sie glauben, dass ihr Wissensstand angemessen ist oder verbessert werden muss.

Die im Abschnitt Persönliche Fähigkeiten und Fertigkeiten der Umfrage ermittelten obersten Prioritäten der internen Auditoren aus dem verarbeitenden Gewerbe weisen darauf hin, dass in den folgenden Bereichen Verbesserungen erwünscht sind:

1. Gestaltung zwischenmenschlicher Fähigkeiten wie Verhandeln, Verwalten von Meetings mit hohem Druck, Überzeugen und Umgang mit Konfrontationen
2. Nutzung persönlicher Fähigkeiten zur Stärkung der internen Beziehungen zu leitenden Angestellten und Unternehmensdirektoren (diejenigen, die im Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats sowie mit anderen Verwaltungsratsmitgliedern tätig sind)
3. Nutzung ihrer persönlichen Fähigkeiten zur Stärkung externer Netzwerke, die Zugang zu führenden Praktiken und zugehörigem Wissen

Mehr Zeit und Ressourcen für risikoorientiertes Handeln bereitzustellen interne Auditfunktionen in produzierenden Unternehmen müssen eng mit ihren Führungsteams und Prüfungsausschüssen zusammenarbeiten, um eine gemeinsame Vision der Rolle der Funktion innerhalb der Organisation zu schaffen. Viele der in dieser Kategorie ermittelten Prioritäten spiegeln die laufende Entwicklung der internen Revision wider. Nur wenige, wenn überhaupt, effektive interne Auditabteilungen arbeiten heute in einem Silo. Eine wachsende Zahl von Funktionen hat eine „immersive Rolle“ angenommen, da sie eng mit Geschäftspartnern auf allen Ebenen der Organisation (einschließlich des Board of Directors) zusammenarbeiten, um Bedrohungen und Chancen im gesamten Unternehmen anzugehen.

Aus persönlicher Sicht reicht es für interne Auditoren in der Fertigungsindustrie nicht mehr aus, aus der alten Silo-Denkweise in eine neue, immersivere Rolle zu treten. Stattdessen scheinen interne Auditoren in der Fertigung bestrebt zu sein, sicherzustellen, dass ihre Zusammenarbeit mit all den verschiedenen Teilen ihrer Organisationen so stark wie möglich ist, damit sie in ihren neuen Rollen gedeihen können.
Die Umfrageergebnisse zeigen erneut eine interne Auditfunktion, die bestrebt ist, ihre zunehmend strategischen Beiträge (die Befragten identifizierten strategisches Denken als persönliche Verbesserungspriorität) mit der anhaltenden Notwendigkeit in Einklang zu bringen, ihre Funktion effizienter zu gestalten (in diesem Fall durch die Beherrschung neuer Technologien und Anwendungen).

ABSCHLIEßEND

Für interne Auditoren in der Fertigungsindustrie wird es nicht einfach sein, die in dieser Umfrage identifizierten Prioritäten auszugleichen, zum großen Teil, weil es das Jonglieren mehrerer Prioritäten erfordert, wie z. B. neue und wachsende Compliance-Anforderungen, ERM-Aktivitäten, aufkommende Risiken, Exportprobleme, Lieferantenleistungsmanagement, die Einführung kontinuierlicher Auditierungsfunktionen und zahlreiche IT-Auditierungsanforderungen.

Indem sie ihre Bemühungen auf die Elemente dieses Balanceakts konzentrieren, können interne Auditleiter und Fachleute in produzierenden Unternehmen dazu beitragen, eine stabilere Grundlage für die Organisation zu schaffen, die unabhängig vom makroökonomischen Klima äußerst wertvoll sein wird.

1″Nach kalifornischem Recht müssen Unternehmen ihre Bemühungen offenlegen, um sicherzustellen, dass Lieferketten frei von Sklaverei und Menschenhandel sind“, Protiviti Flash Report, 6. Februar 2012.
2″Juli 2012 Manufacturing ISM Report On Business®,“ Institut für Supply Management (ISM), 1. August 2012.

Über die Umfrage

Jedes Jahr führt Protiviti seine interne Audit Capabilities and Needs Survey durch, um das aktuelle Qualifikationsniveau von Führungskräften und Fachleuten der internen Revision zu bewerten, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren und den Austausch führender Praktiken im gesamten Beruf zu fördern. In diesem Jahr beantworteten die Umfrageteilnehmer fast 200 Fragen in den folgenden Kategorien: Allgemeines technisches Wissen, Auditprozesswissen, Einsatz von Technologie bei der Prüfung von Geschäftsprozesskontrollen sowie persönliche Fähigkeiten und Fertigkeiten. Die Befragten der Fertigungsindustrie wurden auch gebeten, eine fünfte Kategorie von Fragen zu beantworten: Herstellungsspezifisches allgemeines technisches Wissen. Die Ergebnisse, die auf Informationen aller Befragten (mehr als 800) basieren, sind im Gesamtbericht der Umfrage enthalten (verfügbar unter www.protiviti.com/IAsurvey ).

In jeder Kategorie wurden die Befragten gebeten, ihre Kompetenz in verschiedenen Fähigkeiten und Wissensbereichen auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten, wobei eine die niedrigste Kompetenzstufe und fünf die höchste ist. Anschließend wurden sie gebeten anzugeben, ob sie der Ansicht sind, über ein angemessenes Kompetenzniveau zu verfügen, oder ob unter Berücksichtigung der Umstände ihrer Organisation und der Art ihrer Branche Verbesserungsbedarf besteht.