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In einem früheren Artikel wurde die Frage aufgeworfen, warum,

obwohl es eine breite Akzeptanz dafür gibt, dass sie ein primärer Weg sind, um die zukünftige Leistung zu verbessern, indem sie aus der Leistung in der Vergangenheit lernen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Hindernisse für effektive Überprüfungen beseitigen können.

Warum Reviews nicht gehalten werden

Zu den häufigsten Gründen, warum Reviews nicht gehalten werden, gehören:

• Angst vor dem Scheitern und seinen Ursachen – Wenn Scheitern als Einstein wahrgenommen wird und Edison es als Sprungbrett zum Erfolg wahrnimmt – dann ist die Motivation groß, die Leistung zu überprüfen und daraus zu lernen. Wenn andererseits Misserfolg als etwas angesehen wird, das geleugnet und verborgen werden muss, werden Überprüfungen vermieden.
• Beschuldigen – Wenn die Kultur sich auf Schuld und Bestrafung stützt, um Verhalten zu motivieren, wird es Widerstand und Abwehr geben. Schuldzuweisungen fördern die Angst. Es ist wichtig, Schuldzuweisungen zu vermeiden und sich auf den Prozess und nicht auf einzelne Verhaltensweisen zu konzentrieren. Siehe meinen Artikel vom Mai 2019 Hör auf, dich auf den Prozess zu konzentrieren, um eine optimale Leistung zu erzielen
• Negative Erfahrung – frühere Bewertungen waren wertlos. Zum Beispiel wurden sie nicht verfolgt, um Änderungen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen umzusetzen; Die Teilnehmer beschuldigten und defensiv und blockierten jede echte Erforschung dessen, was schief gelaufen ist und warum.
• Mangel an qualifizierten Moderatoren – Qualifizierte Moderatoren sind erforderlich, um Reviews effektiv zu gestalten, indem sie die Tendenz von Projektmanagern und Performern ansprechen, eher handlungsorientiert als introspektiv und reflektierend zu sein. Ein Moderator ermöglicht es den Teilnehmern, hässliche Realitäten direkt zu konfrontieren, sich nicht in Schuldzuweisungen und Abwehr zu verfangen und sicherzustellen, dass jeder die Chance hat, teilzunehmen. Durch die Erleichterung werden die Überprüfungserfahrungen wahrscheinlicher positiv.
• Keine Zeit – Stakeholder sind auf dem Weg zum nächsten Projekt oder zurück zu ihren operativen Aktivitäten und die Überprüfung wird nicht als wertvolle Aktivität priorisiert und daher nicht geplant.
• Fehlen eines dokumentierten Projektmanagementprozesses – Das Fehlen von Richtlinien und Vorlagen sorgt für unnötigen Aufwand und das Fehlen nützlicher Informationen, die während des Projekts erfasst werden.
• Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung nicht wertschätzen – Wenn Führungskräfte und Projektbeteiligte die kontinuierliche Verbesserung nicht genug schätzen, um die Zeit und den Aufwand für die Durchführung von Überprüfungen und deren Nachverfolgung zu motivieren, bleibt keine Zeit für Überprüfungen, und diejenigen, die stattfinden, werden als nutzlos angesehen.

Wie man eine Überprüfung durchführt

Um sicherzustellen, dass diese Ursachen behoben werden, ist es notwendig, Überprüfungen so zu behandeln, wie Sie jeden wichtigen Teil des Projektmanagementprozesses behandeln würden. Erstellen Sie Richtlinien, Verfahren und Richtlinien, die die Phasen des Überprüfungsprozesses erkennen – Initiierung, Recherche und Bericht. Ernennen und befähigen Sie ein Review-Team mit der Verantwortung,

• Die Erfassung nützlicher Daten und Mini-Reviews oder Retrospektiven in das Projekt einzubetten
• Stellen Sie die richtigen Akteure zusammen (Projektdarsteller, Kunden, funktionale Manager und Mitarbeiter usw.),
• Projektartefakte sammeln und analysieren (z. B. Projektstatusberichte und Notizen)
• Eine Reihe von Interviewfragen zur Verwendung in Einzel- und Gruppensitzungen erstellen,
• Die Sitzungen erleichtern
• Die Ergebnisse bewerten und
• Einen Bericht erstellen.

Abhängig vom Umfang des Projekts und der Verfügbarkeit von Vorlagen kann der Prozess von der Initiierung bis zum Bericht einige Tage bis Wochen dauern.

Beachten Sie, dass die Überprüfung Teil eines umfassenderen Qualitätssicherungsprozesses ist. Die Inhalte von Reviewberichten werden eingegeben, um den Projektmanagementprozess zu bewerten und zu verbessern. Lessons Learned wird von einer Organisation nur dann wirklich gelernt, wenn sie verwendet wird, um die Leistung zum Besseren zu verändern.

Was ist in einem Namen? – Leistungsüberprüfungen während der gesamten Projektlaufzeit

In der Vergangenheit wurden Projektüberprüfungen als postmortems bezeichnet. Formale Bewertungen sind schwer genug, um Menschen dazu zu bringen, sie nicht mit dem Tod in Verbindung zu bringen, daher hat sich der Name geändert. Jetzt sind sie Post Project Reviews oder Post Implementation Reviews oder Retrospektiven. Diese Namen schließen jedoch daraus, dass Sie warten, bis das Projekt beendet ist, bevor Sie die Leistung überprüfen.

Lassen Sie den „Beitrag“ weg und nennen Sie ihn Projektleistungsüberprüfungen. Machen Sie sie zu einem integralen Bestandteil des Projekts – nicht erst nach dem Ende. Mit anderen Worten, überprüfen und passen Sie die Leistung regelmäßig an und erfassen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, damit Sie am Ende einer wichtigen Phase oder des gesamten Projekts eine bereits vorhandene Liste der gewonnenen Erkenntnisse und Probleme erhalten, damit Sie diese eingehend diskutieren und die nächsten Schritte empfehlen können.

In agilen Methoden gibt es nach jedem Sprint eine Überprüfung, eine Retrospektive. Dies bedeutet, dass jede Woche oder zwei gibt es einen Schritt zurück zu überprüfen und von der Leistung zu lernen. Eine vollständige Projektprüfung findet nach Abschluss des Projekts statt.

Checklisten und Tagesordnungen

Eine der effektivsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Überprüfungen nützlich sind, besteht darin, Richtlinien festzulegen und Checklisten und Tagesordnungen bereitzustellen. Anstatt eine weitere Checkliste und Agenda für Überprüfungen zu erstellen, verwenden Sie eine der Hunderten von Vorlagen, Checklisten und Modellen, einschließlich Ihres eigenen Projektmanagement-Prozessmodells. Warum das Rad neu erfinden? Recherchieren Sie stattdessen und verwenden Sie entweder eine vorhandene Prozessbeschreibung oder erstellen Sie eine, die die besten Funktionen mehrerer kombiniert. Hier ein paar Referenzen:

• So führen Sie eine Besprechung zur Überprüfung nach dem Projekt durch https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Überprüfungen nach der Implementierung Stellen Sie sicher, dass das, was Sie geliefert haben, tatsächlich funktioniert https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Best Practices – Projektprüfungsprozess https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• Die Kunst und Wissenschaft von Überprüfungen nach dem Projekt https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engagieren Sie das Team

Bewertungen können langweilig sein, wenn dieselben Übungen und Sequenzen wiederholt werden oder wenn durchsetzungsfähige Personen die Überprüfung monopolisieren.

Ein Papier befasst sich mit der Notwendigkeit, über Standardansätze hinauszugehen, um einen Ansatz zu verwenden, der die Teilnehmer besser einbezieht und zu nützlichen Informationen führt, die dazu beitragen können, dass zukünftige Projekte effektiver werden.

Eine gut erleichterte Überprüfung vermeidet das einfache Durchlesen von Checklisten und Berichten. Machen Sie Ihre Bewertung nicht zu einer Präsentation. Machen Sie es zu einer interaktiven Veranstaltung, an der die Teilnehmer aktiv teilnehmen und ihre Standpunkte teilen können.

Der Moderator sollte versuchen, die Teilnehmer aus ihren Sitzen zu holen (oder aktiv zu engagieren, wenn die Überprüfung virtuell durchgeführt wird), um ihr Feedback zu geben. Die emotionale Seismograph-Übung ist ein Beispiel für die Art von Prozess, der alle Teilnehmer einbezieht.

Wenn Sie häufige Überprüfungen durchführen, z. B. Sprint–Retrospektiven, variieren Sie die Art und Weise, wie Sie die Übungen ausführen. Eine einfache Websuche führt zu mehreren Möglichkeiten, emotionale Seismographenübungen durchzuführen. Variieren Sie die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte. Variieren Sie den Moderator.

Emotionaler Seismograph – Überprüfung von Verhaltensaspekten

Ein Beispiel für eine Technik zur Einbindung der Teilnehmer befasst sich mit der oft übersehenen emotionalen Dimension des Projekts.

„Ein emotionaler Seismograf wird verwendet, um Faktoren zu identifizieren, die dazu führen, dass die Teilnehmer glücklich und unglücklich über das zu überprüfende Projekt sind.“ Eine Projektzeitleiste mit wichtigen Punkten im Projektleben wird mit einer Baseline erstellt. Die Teilnehmer platzieren dann Karteikarten oder Post-It-Notizen über oder unter der Linie, um anzuzeigen, ob sie an wichtigen Punkten während des Projekts glücklich oder unglücklich (gestresst) waren. Die Entfernung von der Grundlinie zeigt die Intensität der Gefühle an.

Die Übung bindet die Teilnehmer visuell und physisch ein. Es ist ein Vehikel, um die Ursachen von Stress und seine Linderung im Projekt zu diskutieren. Es eröffnet die Diskussion von Gründen für unterschiedliche Perspektiven, wenn ein Teilnehmer hohen Stress oder Unzufriedenheit für einen Punkt im Projekt meldet und andere nicht.

Notizen aus regelmäßigen Reflexionen über den Puls des Projekts können diese Übung effektiver machen, indem sie daran erinnern, wie sich die Dinge an wichtigen Punkten angefühlt haben, so dass die Eindrücke der Stakeholder bei der Überprüfung anhand von Ereignissen in einer Zeitleiste bewertet werden können. Dies ermöglicht eine reichhaltige Diskussion der Wahrnehmungen. Es lädt zu Einblicken ein, wie das, was in dem Moment, in dem es auftrat, stressig gewesen sein könnte, im Nachhinein gar nicht so schlimm war. Es hebt auch die Arten von Ereignissen hervor, die Stress verursachen, und eröffnet die Diskussion darüber, wie sie in Zukunft am besten behandelt oder vermieden werden können.

Das Hinzufügen von Reflexionen über den emotionalen Zustand des Projekts verstärkt die Bedeutung der „weicheren Seite“ von Projekten – der zwischenmenschlichen und zwischenmenschlichen. Wenn dies Teil der Richtlinien für das regelmäßige Zurücktreten zum Nachdenken ist, ist es wahrscheinlicher, dass die Stakeholder ihren Stress und seine Auswirkungen auf ihre Beziehungen anerkennen.

Der emotionale Seismograph ist eine von vielen Übungen, mit denen die Effektivität von Reviews gesteigert werden kann. Eine gute Ressource, um Übungen für Retrospektiven und Reviews zu finden, finden Sie in 29 Scrum Retrospective Tools für verteilte agile Retrospektiven unter https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Fazit

Wenn Sie den Widerstand gegen Bewertungen durchbrechen möchten, stellen Sie sicher, dass eine ehrliche Leistungsbewertung bewertet und ermöglicht wird, indem Sie Schuldzuweisungen und Abwehr beseitigen.

Hinzu kommen klare und praxisnahe Richtlinien, Checklisten und Vorlagen sowie eine effektive Moderation mit ansprechenden Übungen. Falten Sie in Executive Sponsoring für kontinuierliche Verbesserung.

Hoffentlich werden effektive Leistungsüberprüfungen als integraler Bestandteil der laufenden Verbesserung der Projektleistung zur Norm, wenn Organisationen und ihre Prozesse reifen.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). Die Kunst und Wissenschaft der Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425