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Unabhängig davon, ob Sie ein neues Büro einrichten oder vorhandene Geräte aufrüsten, ist die Auswahl des richtigen Kopierers für den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich. Es gibt viele Kopierer auf dem Markt mit einer breiten Palette von Funktionen und Preisen zur Auswahl.

Welche Funktionen benötigen Sie? Welche Funktionen wären schön zu haben? Welche sind für Ihr Unternehmen völlig unnötig? Die Durchführung von Produktrecherchen kann schnell zu einer großen Ablenkung und einem Zeitaufwand werden, wenn Sie sich immer tiefer mit den verschiedenen Optionen für Ihr Unternehmen befassen. Aus diesem Grund haben wir diese Liste der wichtigsten Fragen zusammengestellt, die Sie stellen müssen, wenn Sie nach einem neuen Multifunktionsdrucker (MFP) suchen.

Fragen, die Sie vor dem Kauf eines Kopierers stellen sollten

Es wird geschätzt, dass die Druck– und Kopierkosten 1% bis 3% des Jahresumsatzes eines Unternehmens ausmachen können – daher ist dies eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie diese grundlegenden Fragen stellen, können Sie Ihre spezifischen Anforderungen eingrenzen und sich bei der Auswahl eines Kopierers konzentrieren.

Was ist der Zweck dieses MFP?

Es mag einfach klingen (natürlich zu drucken), aber zu Beginn des Prozesses genau zu bestimmen, was Ihr Gerät tun soll oder nicht, kann sich drastisch darauf auswirken, wie viel Sie am Ende bezahlen und wie zuverlässig Ihr Kopierer letztendlich sein wird. Fragen Sie sich:

• Muss ich in Farbe drucken oder reicht Schwarzweiß (Monochrom) aus?
• Benötigen Sie ein intelligentes Gerät, das Text mit OCR lesen und Dokumente automatisch weiterleiten kann?
• Benötigen Sie Finishing-Funktionen wie Heften oder Booklet-Herstellung?
• Wird das Gerät konsequent von wenigen Personen verwendet oder müssen Besucher auch drucken?

Wie viel werden Sie drucken?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an Druck- und Kopierfunktionen. Wie bestimmen Sie den richtigen Kopierer für Ihr Unternehmen?

Die Bestimmung, wie viel Sie drucken werden, ist ein guter Anfang, wenn Sie einen neuen Kopierer kaufen. Jeder MFP ist für ein bestimmtes Druckvolumen ausgelegt und wenn Sie ein Gerät kaufen, das nicht für Ihr Volumen ausgelegt ist, können Sie im Voraus ein paar Dollar sparen, aber es wird sich viel schneller abnutzen als erwartet und kostet Sie auf lange Sicht mehr Service und Ausfallzeiten.

Als Faustregel gilt, dass monatliche Druckvolumina in Druckgeschwindigkeiten in Seiten pro Minute (ppm) umgerechnet werden können. Unternehmen, die beispielsweise 4.000 bis 7.000 Seiten pro Monat drucken, sind in der Regel mit einem Gerät mit 25 Seiten pro Minute zufrieden, während Unternehmen, die bis zu 20.000 Seiten pro Monat drucken, häufig ein Gerät in Betracht ziehen möchten, das 50 Seiten pro Minute oder mehr verarbeiten kann.

Was ist Ihr Budget, um den Kopierer zu kaufen?

Einkaufen mit nur einem Budget ist nicht der beste Weg, um eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Dies ist jedoch eine wichtige Überlegung bei der Suche nach dem richtigen Kopierer.

Typische Kopierer in Geschäftsqualität können zwischen 4000 und 16.000 US-Dollar kosten. Ein Produktionsdrucker für Druckunternehmen kostet sogar mehr als der Preis selbst der hochwertigsten Kopierer. Da die MFP-Preise so drastisch variieren können, ist es wichtig zu wissen, was Sie zu Beginn des Prozesses ausgeben möchten.

Eine weitere Überlegung ist, ob Sie das Gerät direkt kaufen und als Kapitalaufwand behandeln möchten oder ob Sie es vorziehen, Ihr Gerät zu leasen, damit es als Geschäftsaufwand behandelt werden kann. In diesem zusätzlichen Artikel beschreiben wir alle Vor- und Nachteile des Leasings eines MFP, anstatt ihn direkt zu kaufen.

Unabhängig von Ihrem Budget stehen immer Optionen zur Verfügung. Einige unserer Kunden entscheiden sich für den Kauf eines generalüberholten gebrauchten Kopierers, Dies ist traditionell im Voraus viel günstiger, aber, abhängig vom Alter des Geräts, bedeutet auch, dass die Wartung möglicherweise mehr kostet.

Haben Sie Verbrauchsmaterial und Service geplant?

Die Vorlaufkosten eines Kopierers sind eine wichtige Überlegung, aber Sie sollten auch die Gesamtbetriebskosten des Kopierers einplanen. Verbrauchsmaterialien wie Tinten- oder Tonerkartuschen können im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosten werden. Sie müssen auch entscheiden, ob Sie für den Service auf Zeit- und Materialbasis bezahlen oder ob Sie einen Servicevertrag erwerben.

Der einfache Austausch und die Kosten für den Austausch von Verbrauchsmaterialien sind wichtige Faktoren bei der Auswahl eines Kopierers. Schließlich wird das Ersetzen von Toner und Tinte wahrscheinlich eine der häufigsten Dienstleistungen sein, die der Kopierer während seiner gesamten Lebensdauer erbringt.

Hat das Unternehmen, das Sie kaufen oder leasen, einen einfachen Bestellvorgang oder müssen Sie durch Reifen springen, warten oder den Hersteller kontaktieren? Zusätzlich zu den Kosten können Tinten- und Tonerkartuschen zu Kopfschmerzen werden, wenn es keinen schnellen und effizienten Weg gibt, Ersatz zu erhalten. Bei Office Interiors bieten wir unseren Kunden beispielsweise verschiedene Möglichkeiten, ihre Lieferungen zu erwerben.

• • Automatische Auftragsabwicklung für Kunden unserer umfassenden Serviceverträge
  • Self-Service-Einkauf über unseren Online-Shop
  • Indem Sie eine Anfrage an unser Versandteam richten (für diejenigen, die es immer noch vorziehen, zum Telefon zu greifen und mit einem Menschen zu sprechen!)

Auswahl einer seriösen Marke

Es gibt eine Reihe von vertrauenswürdigen Markennamen in der Branche wie Ricoh, Xerox, Konica Minolta und andere; Jeder bietet seine eigenen einzigartigen Produkte und Funktionen. Wenn Sie beim Kauf eines neuen Kopierers Optionen zur Verfügung haben, können Sie die fundierteste Entscheidung treffen. Sie möchten darauf vertrauen, dass die von Ihnen gewählte Marke auch in Zukunft Support und Ersatzteile für Ihren Kopierer anbietet. Unternehmen mit bekannten und angesehenen Namen in der Branche haben jahrzehntelang daran gearbeitet, ihren Ruf aufzubauen.

Noch wichtiger als die Auswahl eines seriösen Herstellers ist jedoch die Auswahl eines zuverlässigen Händlers vor Ort. Der lokale Händler, bei dem Sie Ihren Kopierer kaufen, ist Ihr Dienstleister, und die Kundenerfahrung kann zwischen den Händlern stark variieren. Fragen Sie sie nach ihren typischen Antwortzeiten, ihrem Abrechnungsprozess, wie Sie zusätzlichen Toner und Verbrauchsmaterialien bestellen und was in ihren Serviceverträgen enthalten ist oder nicht.

Funktioniert es mit Ihren vorhandenen Geräten?

Sind Sie ein Mac-Büro oder ein PC-Büro? Spielt es überhaupt eine Rolle, wenn Sie einen Kopierer auswählen? (Hinweis … Es tut.) Gibt es verschiedene Problemumgehungen, um Ihr System in Ihren neuen Kopierer zu integrieren?

Dies sind wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung treffen. Es ist wichtig, die Kompatibilität mit den vorhandenen Geräten in Ihrem Büro sicherzustellen. Können alle wesentlichen Funktionen, die Sie identifiziert haben, in Ihrem Büro verwendet werden oder sind sie spezifisch für bestimmte Betriebssysteme oder andere Netzwerkfaktoren?

Welchen Kopierer möchten Sie kaufen?

Die Auswahl eines Kopierers für Ihr Unternehmen ist nicht immer einfach. Bei Office Interiors werfen wir Ihnen nicht nur ein Angebot vor. Unser Ansatz besteht darin, Ihre Druckanforderungen zu bewerten und eine Lösung zu entwickeln, die diese Anforderungen sowohl heute als auch in späteren Jahren erfüllt.

Noch nicht bereit, den Auslöser für ein neues Gerät zu drücken? Eine kostenlose Druckbewertung hilft Ihnen festzustellen, ob Sie wirklich ein Upgrade benötigen oder nicht.

Cory Porteous
Marketingleiter & Inbound Business Development
Büroeinrichtung